導入準備・選定段階での失敗パターン
電子カルテ導入の失敗の多くは、導入前の準備不足や製品選定のミスから始まります。
自院の診療スタイルに合わない製品を選んだ失敗
複数の医師が在籍する中規模クリニックが、個人クリニック向けのシンプルな電子カルテを選んでしまい、複数ユーザーの同時利用での動作が遅い・権限管理ができないという問題が発生するケースがあります。逆に、大病院向けの高機能な製品を小規模クリニックが導入し、機能が多すぎて使いこなせないケースもあります。
製品選定では、自院の規模・診療科・医師とスタッフの人数・使用するデバイスの種類を事前に整理し、それに合った製品を選ぶことが基本です。デモや無料トライアルを積極的に活用して、実際の利用場面での動作確認を怠らないようにしましょう。
費用の総額を把握せずに契約した結果の予算超過
「初期費用0円」「月額2万円〜」という訴求に惹かれて契約したところ、カスタマイズ費用・データ移行費用・追加モジュール費用・サポート費用が重なり、想定の2倍以上のコストがかかったというケースがあります。
電子カルテの総コストを比較するには、初期費用・月額費用・オプション費用・サポート費用・診療報酬改定対応費用を5年間分でシミュレーションすることが重要です。ベンダーに見積もりを依頼する際は「5年間のトータルコスト見積もり」として全費用を一覧化してもらいましょう。
既存レセコンとの連携を確認しなかった失敗
既存のレセコンとの連携を想定して電子カルテを選んだところ、実際には連携が限定的で、データの二重入力が必要になったというケースがあります。電子カルテとレセコンの連携は製品によって連携の深さが大きく異なります。
導入前に、現行のレセコンと選定中の電子カルテの連携仕様（連携できるデータ項目・連携の方向・リアルタイム連携か一括連携か）を技術担当者レベルで詳細に確認することが重要です。必要であれば、ベンダー同士に直接話し合ってもらう機会を設けましょう。
移行・運用開始後の失敗パターン
選定が適切であっても、移行や運用開始のプロセスで問題が発生することがあります。
紙カルテからのデータ移行でのトラブル
長年使ってきた紙カルテや旧電子カルテのデータを新しいシステムに移行する際、データの形式変換ミス・文字化け・画像データの欠損などのトラブルが発生することがあります。特に電子カルテを切り替える場合、旧システムのデータ形式と新システムの受け入れ仕様が一致しないと、移行後に過去の診療記録が正常に表示されないことがあります。
データ移行はベンダーのサポートのもとでテスト移行を実施し、本番移行前にすべてのデータが正しく表示されることを確認することが必須です。移行後の一定期間は旧システムへのアクセスも維持しておくことで、問題発生時のリスクを軽減できます。
スタッフの習熟不足による業務の混乱
電子カルテの切り替え直後、操作に慣れていないスタッフが増えて、診察の待ち時間が倍以上になったというケースがあります。特に受付・看護師・医師それぞれの操作フローが変わる場合、全員が新しい操作に慣れるまでの期間に業務が滞ります。
導入前に十分なトレーニング期間を確保し、全スタッフが基本操作を習得した状態で切り替えることが重要です。ベンダーが提供するオンサイト研修・オンライン研修・操作マニュアルを最大限活用し、習熟度の低いスタッフには追加サポートを行いましょう。
本番稼働後のシステムトラブルと対応の遅れ
新しい電子カルテに切り替えた直後の数週間は、予期しないエラーやバグが発生しやすい時期です。このタイミングにベンダーのサポートが迅速に対応してくれないと、診察に支障をきたすリスクがあります。
導入時には、ベンダーの担当者が常駐またはすぐに駆けつけられる体制を確認しておきましょう。また、旧システムへの切り戻し手順を事前に準備しておくことで、重大なトラブル発生時の最悪事態を回避できます。
電子カルテ導入を成功に導くためのプロジェクト管理
電子カルテの導入を失敗させないためには、プロジェクトとして体系的に管理することが有効です。
導入プロジェクトの体制作りとキックオフ
電子カルテの導入は、院長・事務長・各診療科の医師・看護師長・受付リーダーなどが関わるクリニック全体のプロジェクトです。導入責任者を明確に決め、定期的なミーティングで進捗を確認する体制を作ることで、「誰も全体を把握していない」という失敗を防げます。
キックオフ時にスケジュール・役割分担・目標（何をいつまでに達成するか）を全員で確認し、合意を取り付けることが重要です。スタッフの理解と協力を得ることが、スムーズな導入の前提条件となります。
並行稼働期間の設定と切り替えリスクの管理
紙カルテや旧システムから電子カルテへの切り替えは、一定期間の「並行稼働」を経てから完全移行するアプローチが安全です。並行稼働期間中は、新旧両方のシステムで記録を行いながら、電子カルテの動作と内容の正確性を確認します。
並行稼働期間の長さは、スタッフの習熟度や移行対象データの量によって異なりますが、最低でも1〜2週間は設けることを推奨します。スタッフが電子カルテに慣れたことを確認してから、紙カルテへの記録を終了しましょう。
導入後の継続的な改善とベンダーとの協力関係
電子カルテの導入は「完了」ではなく「開始」です。実際に使ってみて気づく改善点・追加したいカスタマイズ・スタッフからの要望を収集し、ベンダーに定期的にフィードバックすることで、使い勝手は向上し続けます。ベンダーとの良好な関係を維持することで、新機能の優先対応や早期アクセスなどの恩恵を受けられることもあります。
導入から3〜6ヵ月後には「導入効果の評価」として、導入前後の業務時間・算定漏れ・患者待ち時間などを比較しましょう。投資対効果を可視化するうえで有効です。
導入リスクを低減する電子カルテ製品の紹介
データ移行サポート・充実した研修・導入後の手厚いサポート体制を提供する電子カルテ製品を紹介します。
Medicom クラウドカルテ
- 直感的で使いやすい、医師やスタッフの業務をスピーディにするUI
- カルテ入力内容から算定可能項目を抽出できるAI自動算定機能搭載
- 医事一体型だから、カルテ入力からレセプト会計なども一元管理
医事会計と電子カルテを一体化したクラウド型システムです。AI自動算定機能で算定漏れを防止し、全国に広がるサポート拠点でアフターケアも万全。初期費用0円・月額24,800円から導入できます。
blanc
- どこでも使える！在宅訪問時でも院内と同じカルテが利用可能
- クラウドを利用したバックアップでデータ保管も安心！
- 早く・安価に導入可能！サーバー購入や構築もなく素早く導入
クラウド型の電子カルテで、病院・クリニック・在宅医療のいずれにも対応します。大手クラウドサービスを基盤に構築されており、サーバーの購入が不要。シンプルな操作性と文書の自動作成機能を備えています。
Medicom-HRf Hybrid Cloud
- オンライン順番受付・モバイル型決済・オンライン問診と連携可能
- はじめてでも直観的に理解しすぐに使いこなせるUX/UIデザイン
- クラウド活用によるデバイス＆ロケーションフリーを実現
無床クリニック向けの医事一体型電子カルテです。170社以上の医療機器と連携し、直感的なUIと6つのアシスト機能でスタッフの入力負担を軽減します。
m-KARTE
- 富士通とLSIメディエンスの技術とノウハウを融合
- 診療報酬改定や制度改革にも迅速に対応する万全のサポート
- クラウドを活用したサービスにも対応できる高信頼なシステム構成
無床クリニックから中小病院に対応した電子カルテです。シンプルなデザインで操作習得がしやすく、診療報酬改定への対応も迅速。充実したサポート体制で導入後も安心です。
CLIUS （クリアス）
- 【無料】WEB予約・問診・在宅・オンライン診療全て追加料金なし
- カルテ入力時間を短縮できるUI・UX。初心者でも使いやすい
- iPadでも使える！訪問診療や院内での持ち運びに役立ちます
予約・問診・在宅医療・オンライン診療の機能が追加料金なしで利用できる電子カルテです。Windows・Mac・iPadのマルチデバイス対応で、患者情報を一画面に集約して診療効率を高めます。
アポクル問診 （カルー株式会社）
- アスピック、看護展望、医療DX業界カオスマップに掲載
- 院内滞在時間短縮で診療に貢献。
- 患者様の回答で質問が変わるドリルダウン型問診
e3透析管理システム （株式会社システムリサーチ）
- 透析患者の長期データ管理に強み
- 多職種連携のための情報共有機能
- レセプト請求漏れ防止機能
まとめ
電子カルテ導入の失敗は、製品選定のミス・費用の総額見落とし・レセコン連携の未確認・データ移行トラブル・スタッフ習熟不足の五つに集約されます。導入前の入念な準備とベンダーへの詳細な確認、そして十分なトレーニング期間の確保が、成功する電子カルテ導入の鍵です。
