ファイル転送サービスで始めるセキュリティ対策

ファイル転送とは？

ファイル転送とは、ネットワークを経由して他のコンピュータにファイルを送信することを指します。アップロードと似た概念と考えていただいても構いません。

ファイル転送サービスを利用することで、メールには添付できないサイズのファイルを即座に送信できます。製品によりますが、画像や広告原稿など、数百MBにのぼるファイルも可能です。

そして何より、セキュリティ対策に効果的です。後に述べますが、送信方法が通常のメールとは大きく異なります。有料サービスの中にはファイルを暗号化して送信できる機能もあり、機密文書を安全に送信することが可能です。銀行や官公庁が使用している事例もあるほどです。もちろん、社外の方にファイルを送信する以外に、社内でファイルを共有するときにも使用されています。

ファイル転送のしくみ

それでは、ファイル転送サービスのシステム部分がどうなっているか見ていきましょう。

まず、送信者がインターネット上のオンラインストレージにファイルをアップします。そうすると、受信者にURLが記載されたメールが届きます。このURLは、1回限りのユニークアドレスですので、通常のメールで送信するよりもはるかにセキュリティ性に優れています。受信者はこのURLをクリックして、自分のコンピュータにファイルをダウンロードします。

受信者がファイルをダウンロードすると、送信者に「ダウンロード完了しました」というメールが届くので、送信者は受信者がきちんと受け取ったか確認できます。

中にはファイルを転送したログを蓄積できる機能がある製品も存在します。いつ、誰が、誰に、どんなファイルを送信したか、後日確認することも可能です。

覚えておきたい3つの注意点

安全で便利なファイル転送サービスですが、導入する際に注意したい点があることも事実です。
以下に紹介する３つの注意点を導入時、あるいは、運用時に留意してください。

注意点１．拭い切れない誤送信の可能性

通常、お客様のアドレスを事前に登録しておいて、ファイルを送信したい方のアドレスを選択します。もしアドレスの選択を間違えたとしても、既にお客様になっている方なので場合によってはそこまで大きな問題にはなりません。

しかし、未登録のアドレスに送信する場合、アドレスを手入力する必要があるので注意が必要です。自ら機密文書を漏えいさせてしまうミスにつながりかねません。

注意点２．無機質なメール内容になってしまう

受信者に届くダウンロード用URLは、各ファイル転送サービスにて用意されている無機質なテンプレートメールで送信されます。ファイルの詳細な説明や、会議の議事録など必要な情報は、別途メールで送信する必要があります。

ただし製品によっては、ダウンロード用URLと必要な文章を1通のメールで送信できるものもあります。メール送信上のマナーが気になるようであれば、必要な機能が付いているサービスを選択しましょう。

注意点３．迷惑メールと勘違いされやすい

これは無料のファイル転送サービスに関する注意点です。無料サービスは基本的に広告収入で運営をしています。ですから、受信者が受け取るメールには広告が含まれており、メルマガや迷惑メールと勘違いされやすいのです。

有料サービスは広告が入ることはありませんし、無料サービスよりはるかに安全です。スムーズなファイル転送をお考えであれば、有料サービスをおすすめします。

まとめ

ウイルス対策ソフトで外部からの侵入を防げたとしても、内部から機密情報を発信してしまっては意味がありません。より強力な対策をするためにも、毎日使うことができるファイル転送サービスを検討してみましょう。