ファイル転送とは？
ファイル転送とは、ネットワークを経由して他のコンピュータにファイルを送信することです。アップロードと似た概念と考えていただいても構いません。
ファイル転送サービスを利用することで、メールには添付できないサイズのファイルを即座に送信できます。製品によりますが、画像や広告原稿など、数百MBにのぼるファイルも送信可能です。
ファイル転送は、セキュリティ対策に効果的です。後に述べますが、送信方法が通常のメールとは大きく異なります。
有料サービスの中にはファイルを暗号化して送信できる機能もあり、機密文書を安全に送信することが可能です。銀行や官公庁が使用している事例もあるほどです。もちろん、社外の方にファイルを送信する以外に、社内でファイルを共有するときにも使用されています。
ファイル転送の仕組み
それでは、ファイル転送サービスのシステム部分がどうなっているか見ていきましょう。
ファイル転送の要は「プロトコル」
ファイル転送を行う際は、ファイルをいくつかの「パケット」に分けて送信を行います。そのパケットを分ける際の取り決めのことを「プロトコル」と呼びます。
プロトコルにはいくつかの種類があり、送信者と受信者が同じプロトロルを利用することでファイルの送受信が成立します。
- プロトコルの利用場面
-
- ●データの分割
- ●パケットの送信
- ●パケットから元のデータへの復元
ファイル転送のプロトコルについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事を御覧ください。
ファイル転送を行う手順
まず、送信者がインターネット上のオンラインストレージにファイルをアップします。そうすると、受信者にURLが記載されたメールが届きます。このURLは、1回限りのユニークアドレスですので、通常のメールで送信するよりもはるかにセキュリティ性に優れています。
受信者はこのURLをクリックして、自分のコンピュータにファイルをダウンロードします。受信者がファイルをダウンロードすると、送信者に「ダウンロード完了しました」というメールが届くので、送信者は受信者がきちんと受け取ったか確認できます。
中にはファイルを転送したログを蓄積できる機能がある製品も存在します。いつ、誰が、誰に、どんなファイルを送信したか、後日確認することも可能です。
覚えておきたい3つの注意点
安全で便利なファイル転送サービスですが、導入する際に注意したい点があることも事実です。
以下に紹介する３つの注意点を導入時、あるいは、運用時に留意してください。
注意点１．拭い切れない誤送信の可能性
通常、顧客のアドレスを事前に登録しておいて、ファイルを送信したい方のアドレスを選択します。しかし、選択をミスしてしまった場合、顧客の情報を他の顧客に漏らしてしまうことになるため、大きな問題へと発展する可能性があります。
メールアドレスを手入力する場合は、１つの打ち間違いで見ず知らずの人に重要なファイルを転送してしまう可能性があるため、さらに注意が必要となります。
注意点２．無機質なメール内容になってしまう
受信者に届くダウンロード用URLは、各ファイル転送サービスにて用意されている無機質なテンプレートメールで送信されます。ファイルの詳細な説明や、会議の議事録など必要な情報は、別途メールで送信する必要があります。
ただし製品によっては、ダウンロード用URLと必要な文章を1通のメールで送信できるものもあります。メール送信上のマナーが気になるようであれば、必要な機能が付いているサービスを選択しましょう。
注意点３．迷惑メールと勘違いされやすい
これは無料のファイル転送サービスに関する注意点です。無料サービスは基本的に広告収入で運営をしています。ですから、受信者が受け取るメールには広告が含まれており、メルマガや迷惑メールと勘違いされやすいのです。
有料サービスは広告が入ることはありませんし、無料サービスよりはるかに安全です。スムーズなファイル転送をお考えであれば、有料サービスをおすすめします。
ファイル転送サービスの注意点について気になる方は、以下の記事を御覧ください。
ファイル転送サービスで有効なセキュリティ対策を！
ウイルス対策ソフトで外部からの侵入を防げたとしても、内部から機密情報を発信してしまっては意味がありません。より強力な対策をするためにも、簡単かつ安全にファイル転送を行うことのできる、ファイル転送サービスを検討してみましょう。製品を比較する際には、無料で資料請求を行ってみてください。
