選定ポイント１ サービスの提供形態
ファイル転送システムには、オンプレミス製品とクラウド製品の2種類が存在します。
オンプレミス型ファイル転送サービス
自社のセキュリティポリシー上、ファイルを外部のネットワーク上に置くことができない、機密情報のやり取りが多くセキュリティ面の不安がある企業では、社内サーバを利用できるオンプレミス型のファイル転送製品が適しています。
また、オンプレミス型では利用人数に制限がない場合が多いので、利用人数が多いケースではコスト面で有利になることもあります。
クラウド型ファイル転送サービス
送信者がファイルをクラウド上にアップして、受信者がそれをダウンロードするしくみです。クラウド上にアップされているので、ファイルを複数の拠点間で共有したい場合や、顧客やパートナーとのファイルのやり取りが多い場合に適しています。
選定ポイント２ 利用者人数の制限やかかる費用
サービスによっては、利用者人数によってアカウントのライセンス費用がプラスされる場合もあります。特定の社員数人が機密情報を送受信する場合は、権限付与を行える製品やライセンス費用が多少高い製品でもよいかもしれません。セキュリティなど他の軸を基準に比較しましょう。
一方で社員の多くが利用する場合、クラウドで共有できるようなものがよいでしょう。クラウド上で上司の承認を受けられるサービスもあり、アナログで行っていた作業をオンライン上で完結できるしくみを作ることができます。
選定ポイント３ 送受信ファイル数やデータの重さ
製品によって、転送ファイル数制限がある場合や、最大ファイルサイズが異なる場合があります。自社ではどのくらいのサイズのファイルをどのくらいの頻度で転送しているのかを確認しましょう。さらに、確認するポイントとしては以下の項目があります。
- ●送信可能容量
- ●送信スピード
- ●ファイルの保存期間
また、画像や動画などの容量が重いファイル向けのサービスもあるので、広告や制作に携わる方はチェックしてみてください。
選定ポイント４ 機能やセキュリティレベル
ファイル転送サービスには、暗号化やログ監視などセキュリティ対策を行うための機能が多く備わっています。具体的には以下のような機能があります。
- ■送信先アドレス制限機能
- ■上長承認機能
- ■レジューム機能
- ■ファイル更新機能
だからといって多機能な製品が良いわけではありません。自社に必要な機能やセキュリティレベルを明確にし、必要最低条件が備わっている製品を選択しましょう。
選定ポイント５ 無料サービスは要注意
インターネットで「ファイル転送システム」を検索すると、無料サービスが多く見つかるかもしれません。しかし、法人が使用するファイル転送システムは、有料のサービスをおすすめします。なぜ無料サービスを使用しないほうがよいのでしょうか？
- ■セキュリティ面への不安
- そもそも無料サービスはセキュリティの保証がありません。
- ■責任の所在が不明確
- もし情報漏えいが起きた際に、システムの不具合であってもサービス提供者の責任になることは少なく、「利用にあたっては、すべて自己責任で」との事前通知を盾に、一切の保証がないことがほとんどです。
無料だから、と安易に使用してしまうと、顧客の信頼を失いかねないので注意しましょう。
有料製品や法人向けのファイル転送サービスを利用しよう！
ファイル転送システムを比較する際に、「何のために導入するのか」を明確にしましょう。それによって、どの機能を重要視すればよいのかがわかります。
- ■業務を効率化したい
- 大容量のファイルを転送できるシステム・クラウドで一括管理できるシステム
- ■セキュリティを強化したい
- ファイル転送において暗号化が強固なシステム
製品によっては、悪意のある侵入を解析する機能が付いているシステムも存在します。このように、ファイル転送システムの機能は千差万別です。導入の目的を明確化した上で、製品比較を行いましょう。
