ファイル転送システムを比較する3つのポイント

比較ポイント1　ファイル送信方法

ファイル転送システムには、オンプレミス製品とクラウド製品の2種類が存在します。

■オンプレミス製品

自社のセキュリティポリシー上、ファイルを外部のネットワーク上に置くことができない、機密情報のやり取りが多くセキュリティ面の不安がある企業では、社内サーバを利用できるオンプレミス型のファイル転送製品が適しています。また、オンプレミス型では利用人数に制限がない場合が多いので、利用人数が多いケースではコスト面で有利になることもあります。

■クラウド製品

送信者がファイルをクラウド上にアップして、受信者がそれをダウンロードするしくみです。クラウド上にアップされているので、ファイルを複数の拠点間で共有したい場合や、お客様やパートナーとのファイルのやり取りが多い場合に適しています。

比較ポイント2　ファイル転送サービスの利用者

ファイル転送サービスの利用状況によって費用が変わるケースがあります。例えば、利用者数、送受信ファイル数、データの重さなどの基準があります。

■利用者数

サービスによっては、利用者人数によってアカウントのライセンス費用がプラスされる場合もあります。特定の社員数人が機密情報を送受信する場合は、ライセンス費用が多少高くてもよいかもしれません。セキュリティなど他の軸を基準に比較しましょう。一方で社員の多くが利用する場合、クラウドで共有できるようなものがよいでしょう。クラウド上で上司の承認を受けられるサービスもあり、アナログで行っていた作業をオンライン上で完結できるしくみを作ることができます。

■送受信ファイル、データの重さ

製品によって、転送ファイル数制限がある場合や、最大ファイルサイズが異なる場合があります。自社ではどのくらいのサイズのファイルをどのくらいの頻度で転送しているのかを確認しましょう。また、画像や動画などの容量が重いファイル向けのサービスもあるので、広告や制作に携わる方はチェックしてみてください。

比較ポイント3　無料サービスは△

インターネットで「ファイル転送システム」を検索すると、無料サービスが多く見つかるかもしれません。しかし、法人が使用するファイル転送システムは、有料のサービスをおすすめします。なぜ無料サービスを使用しないほうがよいのでしょうか？

■セキュリティ面への不安

そもそも無料サービスはセキュリティの保証がありません。

■責任の所在が不明確

もし情報漏えいが起きた際に、システムの不具合であってもサービス提供者の責任になることは少なく、「利用にあたっては、すべて自己責任で」との事前通知を盾に、一切の保証がないことがほとんどです。

無料だから、と安易に使用してしまうと、お客様の信頼を失いかねないので注意しましょう。

まとめ

ファイル転送システムを比較する際に、「何のために導入するのか」を明確にしましょう。それによって、どの機能を重要視すればよいのかがわかります。

■業務を効率化したい

大容量のファイルを転送できるシステム・クラウドで一括管理できるシステム

■セキュリティを強化したい

ファイル転送において暗号化が強固なシステム

製品によっては、悪意のある侵入を解析する機能が付いているシステムも存在します。このように、ファイル転送システムの機能は千差万別です。導入の目的を明確化した上で、製品比較を行いましょう。