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ファイル転送サービス6つの活用方法をご紹介!

2023年01月17日 最終更新
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ファイル転送サービス6つの活用方法をご紹介!

ファイル転送サービスには、ファイル転送を効率的に行なう機能が用意されています。また、オンラインストレージ関連機能がオールインワンパッケージで提供されていることがあります。このため「業務に使用してみるとデータ送信作業以外でもメリットを実感できる」ことが多数あります。

今回はファイル転送サービスを利用する上で、どんな活用方法があるのか、具体的な機能と併せて紹介していきます。

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活用1.ファイル転送の宛先チェック機能で作業コストを軽減

ファイル転送サービスには、送信先アドレス制限機能、上長承認機能を持つものがあります。送信先アドレス制限機能は、あらかじめ送信先のホワイトリストを作成しておき、登録済みのアドレス以外には送信できなくするものです。上長承認は、上司のチェックを経て初めて送信を開始するという機能で、誤送信の可能性を低減してくれます。

これらの機能を活かしたデータ送信手順を定めることで、手動での複数回の宛先チェックや上司への声かけ連絡が省略可能になります。送信ミスを減らした上で、作業スピードを向上させられます。

また、ファイル転送サービスの返信機能も活用したい機能のひとつです。何度もやり取りする相手にはこの機能を使ってレスポンスしてもらうようお願いすれば、よりスムーズなやり取りが行なえるようになるでしょう。

活用2.送信後の事態急変にも即対応

ファイル転送サービスはメールと同じような使い勝手しかないだろうと思われがちですが、ファイル更新機能は間違ってファイルを送信した場合に取り消すことが可能です。

ファイル更新機能は、お知らせした受信用URLは変更せず、対象となるファイルのみを更新するというものです。状況が急変し送信したばかりの文書を読まれたくない時等、すぐさま差し替えを実行すれば事なきを得ることができます。こういった対処は、通常のメール添付では不可能です。

活用3.外出先からの情報更新が効率的に

出先からモバイル回線経由で見積もりなどの文書を更新、アップロードする時、意外と役立つのがレジューム機能です。

モバイルデバイスから少し大きいファイルをメール添付で送信する場合、エラーが発生するともう一度最初から送信し直しになってしまいます。何度も送信作業をしたり、送信完了まで電波の安定した場所から動けなかったりと、非効率であることこの上ない環境です。

一方ファイル転送サービスなら、レジューム機能が標準で使えます。エラー発生時も未送信部分から自動的に再送信してくれるので、大きいファイルを頭から何度も送るということがなくなり、電波状況を気にして移動できないという不自由からも解放されます。

活用4.あらゆるデバイスで高速なファイル共有が可能に

ファイル転送サービスは社外へのデータ送信を目的とした導入が多いと思われますが、スマートデバイスへの情報格納といった機能も標準搭載されているのです。

従来の紙の資料を抱える営業スタイルから、スマートフォンやタブレットで情報を持ち歩く営業スタイルに進化します。商談先で追加の問い合わせに対して最新カタログをダウンロードして提示する、動画資料をすぐ再生開始して疑問を解消してもらう、といったもう一押しが、契約の増加に結びつくことでしょう。

また、ビジネス環境が急激にグローバル化する中で海外拠点とのやり取りも増えているのではないでしょうか。本国のデザイナーと容量の大きい画像データをやり取りしなければならないケースも増えています。高速なファイル転送サービスであれば、海外拠点や海外の取引先ともデータ容量を気にせず、きめ細かい対応が可能になります。

活用5.自社ドメインでのファイル転送で顧客の不安を解消

顧客とやり取りするファイルのサイズが大きくなってきたら、ファイル転送サービスの導入を検討すべきです。ツールのプランの中には、転送サービスサイトのドメインを利用するものだけでなく、自社ドメインを利用するものもあり、多少のコストアップで選択できます。

メールでやり取りしていた顧客にファイル転送への乗り換えを促すときも、自社ドメインなら社外サービスであるという不安を感じさせることなく、スムーズに移行してもらえます。

活用6.アプリで調査業務効率アップ

ファイル転送サービスには、スマートフォンで撮影した写真を直接クラウドのストレージに保存する機能、ボイスレコーダで会話を録音する機能を備えた製品もあります。こういった連携機能を使えば、デジタルカメラやボイスレコーダといったばらばらの機器を携帯して行なっていた現地調査業務を、効率的に行なえるようになります。

調査を終了した時点で即座に写真と音声をオンラインストレージにアップロードすれば、すぐに社内のチームで現状分析や対策の検討を開始することができるでしょう。

自社に必要な機能を洗い出して、製品を選定しましょう

ファイル転送はセキュリティ対策だけでなく、活用できる場面が多くあります。もし、ファイル転送サービスの導入を検討している場合は、自社に必要な機能を洗い出してから製品の選定を行いましょう。製品の詳しい情報が知りたい方は、無料で資料請求してみてはいかがでしょうか。

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【PPAP対策に】大容量ファイルセキュア送受信サービスEASY FILE EXPRESS
<大阪府下自治体 導入実績 No.1> 企業向けセキュアファイル転送システムが、メール添付/大容量ファイル/誤送信/情報漏えい/標的型攻撃対策の課題を解決。 サービス料 \3,000/5人/月~
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
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☆☆☆☆☆
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4.2
【25万ID以上で利用】Bizストレージファイルシェア(ファイル授受特化型)
通信事業者ならでは! 国内データセンター・NW多重・OCNバックボーン直結・Web脆弱性対応 関東・関西拠点でディザスタリカバリー
株式会社石川コンピュータ・センター
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5
セキュア環境でファイルを送受信、機密データの情報漏洩を防止WEB-CABINET
メールで送付できない大容量ファイルを、スピーディーに送信・受信できるオンラインストレージサービスです。自社データセンター内のサーバを経由しやり取りするため、セキュリティも万全です。
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機密データや大容量ファイルを簡易配布・収集・管理FITWeb Okulot
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多拠点・多店舗への効率的な一斉高速配信を実現SkeedDelivery™
多拠点・多店舗への大容量のコンテンツ配信・データ転送用ソフトウェアです。サーバー増強コストや配信元の回線拡幅を抑え、効率的で高速な一斉配信を実現します。
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日中間ファイル転送サービスDIRECT! EXTREME
中国・ASEAN地区への超高速大容量データ転送を実現! 超高速大容量データ転送サービス「DIRECT! EXTREME」を利用することで、ファイル転送にかかる時間と手間を大幅に軽減することができます。
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3
高いセキュリティが求められるビジネスに /TeamFile
メール送信では困難な大容量のファイルも簡単に転送・共有できるソフトウェアです。セキュリティも万全で安心して安全にご利用頂けます。
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4.1
ファイル転送市場で国内シェアNo.1クリプト便
暗号化技術を使い、インターネット経由で安全・確実にファイルをやりとりできるサービスです。必要なのはブラウザとインターネット接続だけです。
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3.7
ファイル転送システムeTransporter
メールでの添付が難しい大容量ファイルを、Webブラウザを介して簡単で安全に送信する事ができる企業向けファイル転送システムです。
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セキュア大容量ファイル転送サービスSPACE PORTER
SPACE PORTERは、通信やファイルの暗号化などのセキュリティ対策を組み込んだクラウドサーバで、安全にファイル送受信が可能なSaaS型サービスです。
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Kozutumi | 重要ファイル転送プラットフォーム
重要ファイルの「渡す・受け取る」をもっと簡単でセキュアに。 特定のメールサービスやストレージサービスに囚われることのない、企業向け重要ファイルの転送プラットフォームです。
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4重の最強レベルのセキュリティ技術グローバルセキュアデータ転送サービス
最強レベル(*1)の秘密分散技術で安心、並行転送で高速化、簡単操作で誤送信も防止。 海外の遅い回線で、数十GBのファイル転送実績が多数あります。 (*1)2019.8当社調べ
株式会社Skeed
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大容量・多数のファイルを高速転送するSkeedSilverBullet
数十GBを超える大容量や数万以上の多数ファイルを安全、確実、そして他の通信を妨げず高速転送するソフトウェア。FTPの代替からグローバル拠点連携まで、豊富な導入実績を持っています。
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★★★★★
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通常のインターネット回線を使用し、簡単・安全の遠隔地と素早く大容量ファイルを高速転送することができます。遠隔地間のバックアップや業務ファイルの共有ツールとして最適です。
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3
メール添付不可能な大容量ファイルを高速転送するソフトSkeedFileMessenger
WEBブラウザ操作でデバイスへの専用ソフトも不要。メールアドレスが分かれば、誰にでも高速にファイルを授受できる、とても使いやすいファイル送達ソフトウェア製品。
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1月30日(月) 更新
第1位
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