ファイル転送サービスのセキュリティは大丈夫？安全性を高めるには？

ファイル転送サービスのセキュリティは安全？

ファイル転送サービスとは、クラウド上の共有ストレージにファイルを保存し、間接的にファイルを送信するサービスです。メール送信時にはファイルではなく、共有ストレージのURLを添付します。最近は無料ファイル転送サービスでも大容量の転送が可能であるため、利用する企業は多いでしょう。

しかし、無料サービスにはリスクが伴います。セキュリティレベルを自社で管理できず、データの安全性はすべてベンダーに委ねられるためです。無料サービスのベンダーは有料サービスほど強固なセキュリティ対策を施していません。

実際に、近年とある無料ファイル転送サービスで約480万件もの情報が流出する事件が発生しました。サーバの脆弱性を攻撃されたのが原因です。さらにログを自社で管理できないため、情報漏洩時に何がどのくらい流出したのか分かりません。ベンダーが詳しい調査を実施してくれればよいですが、必ずしも実施するとは限らないでしょう。

ファイル転送サービスのセキュリティ機能は？

ファイル転送サービスには、どのようなセキュリティ機能が備わっているのでしょうか。

ファイル・ログイン暗号化

ファイルを暗号化することで、第三者に中身を閲覧されなくなります。これにより、万が一データが流出しても、その被害を最小限に抑えられるでしょう。

具体的には、ファイル転送サービスを使ってクラウドにアップロードする前に暗号化しておきます。そして、ファイル転送先にメールなどで復号パスワードを伝えることで、転送中の安全性を確保できます。

また、専用画面のログインが暗号化されたものを選びましょう。通信がSSL化されたものを選ぶことで、入力したログイン情報のやり取りを保護できます。

ダウンロード制限

クラウドにアップロードしたファイルを、無制限にダウンロード可能にしておくのは望ましくありません。具体的には、以下のような制限を加えましょう。

■回数制限

一定回数しかダウンロードできない

■期間制限

一定期間を過ぎるとダウンロードできない

■ダウンロード制限

閲覧のみ可能でダウンロードできない

■アカウントロック

一定回数ログインに失敗するとロックがかかりログインできない

■アクセス制限

IPアドレスをもとに許可したユーザー以外はログインできない

ログ管理

ログ管理は、送信者のクラウドへのアップロードや受信者のクラウドからのダウンロード履歴を残す機能です。ログを残すことのメリットは、トラブル発生時にその原因を究明できることです。

操作したのが誰か、またそれがいつであるかなどを細かく記録できるものがよいでしょう。これらのログは、同じトラブルの発生の予防や、内部統制を行ううえでも役立ちます。

権限付与

適切に権限を設定することで、人為的ミスを防止できます。たとえば、上長の許可がなければデータを送信できない承認機能や、送信先として指定できる宛先を制限するなどがあります。機密情報の送信や、間違った宛先への送信による情報流出を予防できるでしょう。

ファイル送信時と受信時の注意点は？

ファイル送信時と受信時には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

送信時：メールアドレスを徹底確認する

送信先を誤って情報流出してしまうケースは多いです。上長承認機能や宛先制限機能を活用しても、ミスの可能性が完全になくなるわけではありません。特に重要な情報を送信する際は、多重チェックを心がけましょう。

ちなみに、ファイルを暗号化しておけば、ファイルの送信先を誤っても情報流出を防止できます。ファイルを復号するためのパスワードを、その送信先に送らなければよいためです。このように、何層ものミス対策を施すことで、安全性を高めましょう。

受信時：メールとデータを入念にチェックする

受信時は、特にウイルス感染する可能性が高いため、データが悪意ある者からの送信でないかよく確認しましょう。その際にチェックすべき項目は以下の３つです。

送信者のメールアドレスは正しいか

標的型攻撃メールによる被害が少なくありません。本当に正規の送信者から送られたものか、よく確認しましょう。

件名やファイルに違和感はないか

送信者側が乗っ取られている可能性があります。メールの内容とファイルの整合性に不審な点があれば、ファイルを開くのを止めましょう。

ファイルの拡張子は危険性の低いものか

ファイルの拡張子の中には、展開した瞬間にプログラムが実行されるものがあります。「.EXE」「.BAT」「.JS」などがその代表です。リスクが高い形式であるため要注意です。

安全性の高いファイル転送サービスで、業務をスムーズに！

ファイル転送サービスには情報流出のリスクがあります。安全性の高いサービスには、以下のような機能が搭載されています。

• ■ファイル・ログイン暗号化
• ■ダウンロード制限
• ■ログ管理
• ■権限付与

また、機能だけに頼るのではなく、送信時と受信時にも安全な運用が行えるように、確認フローを徹底しましょう。これらを踏まえて安全性の高いファイル転送サービスを活用し、業務を円滑化してはいかがでしょうか。