ファイル転送サービスで解決できる課題とメリット

6つの課題を解決するファイル転送サービス

ファイルを送信することは多くの企業で日常的に行っている業務です。基本的な業務でありながら、問題点を抱えているケースが多くあります。その代表的な課題をご紹介します。

1. 1.　大容量ファイルを送信する際は、メールに分割して添付する必要があり煩雑
2. 2.　CDなどの物理メディアで送付するのは面倒でコストがかかっている
3. 3.　機密情報を送信する際のセキュリティが不安
4. 4.　個人個人でファイル送信の仕方が異なるため、顧客への影響が懸念される
5. 5.　メールに添付して送信した場合、誤送信が起きると対処ができず困っている
6. 6.　ファイル転送後、変更内容やファイルの新旧などの管理に困っている

ファイル転送サービスを導入することで、これらの課題をどう解決できるのかご説明いたします

課題解決１．GB単位の大容量ファイルを送信できる

動画ファイル、画像ファイル、設計図面など容量の大きいファイルを送受信する企業にとって、送信できる容量は重要です。ファイル転送サービスは、大容量ファイルの送信に適したサービスです。多くの場合、GB単位のファイル送信が可能です。ファイル転送サービスを導入すると、メールに分割して添付する必要はなくなり、業務効率を高めます。

課題解決２．業務負担とコストを軽減

CDなどの物理メディアで郵送しているという企業も多いですが、ファイル転送サービスを利用すると、業務負担とコストを軽減します。CDなどの物理メディアそのものの費用や、郵送費用、梱包作業を計算すると、ファイル転送サービスの多くがコストを抑えることができるからです。日常的に物理メディア発送を行っている場合、その業務負担やコストを大きく改善します。

課題解決３．セキュリティに優れ、機密情報も送信できる

ファイル転送サービスはセキュリティに優れ、機密情報の送信も可能です。機密情報や社外秘が含まれる資料の受け渡し方法に関して、内部統制で管理している企業も多いでしょう。ファイル転送サービスを導入することで、送信するファイルは自動的に暗号化され、万が一不正アクセスがあった場合にも解読不可能な状態で送信することができます。

課題解決４．ファイル送信方法を統一でき、顧客満足度向上

ある社員はメールに添付して、ある社員は無料転送サービスを利用して、というふうに、個人によってファイル送信方法が異なるケースがあります。この場合、ファイルの受信者である顧客は、処理が煩雑となります。ファイル転送サービスを利用すると、すべての社員、すべてのファイルを同一の方法で送信できるため、顧客や取引先の満足度を向上することができます。

課題解決５．万が一の誤送信は無効対応が可能

宛先間違いでの送信や異なるファイルを送信してしまうという万が一のケースにも、ファイル転送サービスは有効です。誤送信が発覚した際は、管理画面からURLの無効化を設定することができます。URLの無効化を行うと、受信者はファイルをダウンロードできなくなります。人為的ミスを防ぐ手段としても、ファイル転送サービスの導入は大きなメリットがあります。

課題解決６．ファイル共有管理

一部のファイル転送サービスでは、ファイル転送機能に加えて、コンテンツ管理機能を備えているサービスもあります。複数メンバーで1つのファイルを編集する場合、転送を繰り返していると似通った資料が複数存在してしまいます。ファイルを共有して管理できる機能があると、その新旧管理や変更内容コメントなどを閲覧することができ、業務効率を高めます。

ファイル転送サービス導入のメリット

大容量のデータを、他社や異なるネットワーク間で共有するシーンは増えてきています。ファイル容量が大きいことで業務が中断してしまうと、効率性が下がります。 ファイル転送サービスのメリットは、業務効率を高めるだけでなく、企業としての業務ルールを明確にできることです。

ご紹介した6つの課題とその解決方法をご参考に、ファイル転送サービスの導入をご検討ください。