メリット１．大容量のデータをそのまま送信可能
資料用の映像ファイルを送信したい場合、「大容量のファイル送信禁止」ルールがある自社のメールシステムを利用できないことがあります。ファイルを分割してメール一通ずつに添付して送信する、といった作業も行なえなくはありませんが、以下のような理由で他社とのやり取りに使うのは難しい部分があります。
- ・受信者が結合作業を実行しなければならない
- ・データによってはメールが数十通にもなる
一方ファイル転送では、インターネット上のサーバにファイルをアップロードするため、数GBクラスの大きなファイルでも、そのまま送信することが可能です。メールの添付ファイルで送信できないサイズなら、ファイル転送を使うべきでしょう。
メリット２．物理メディアでの送受信より低コスト
「導入するファイル転送サービスを選定中」という企業では、大容量データをDVDやUSBメモリといった物理メディアにコピーし、「手渡し」「郵送」等で送っているのではないでしょうか。
こういった物理メディアでの送信では、メディア代金など追加コストが発生します。加えて、郵送や宅配便なら輸送コストが、先方への手渡しなら人的コストが必要となります。また、どんな輸送手段を使おうと、物理メディアを紛失してしまうリスクを無くすことはできません。
ファイル転送を使えば、自社のパソコンでアップロードが行なえるので、その他の追加コストはゼロに。メディア紛失のリスクとも無縁です。多くのファイル転送サービスは定額で利用できるので、大容量ファイルを送信する回数が多ければ多いほど、費用対効果も上がります。
ただし、コストメリットを優先して無料ツールを利用することはセキュリティ面のリスクを追うことからビジネスでの利用はおすすめしません。
メリット３．複数のデータ送信作業を一括実行
ファイル転送サービスというと、送りたい相手と一対一でやり取りするというイメージがありますが、メール同様「一斉送信機能」を持つツールもあります。
ファイル転送での一斉送信は、「複数の宛先へ」「異なる内容のファイルを自動送信」するというものです。複数の宛先にそれぞれ見積もりや発注の文書を送りたいという場合も、作成した文書それぞれに宛先を設定すれば、送信作業を効率的に実行できます。
メリット４．セキュリティを考慮した送信システム
企業によっては、機密性の高い文書を他社に送る場合、「メールで文書本体を送信しない」「インターネット上に複数回アクセス可能な状態で公開しない」「全経路を暗号化する」といった要件が定められている場合があります。
メールを暗号化する機能
「メールへの文書ファイル添付NG」というのは、メールの仕組みに起因する要件です。インターネット経由でのメールは、複数のサーバを経由して相手のメールボックスへ届けられます。この中継中は、メールはそのままの状態でリレーされていきます。暗号化していない文書を添付した場合、相手に届くまでの間で盗み見られることを防ぐことができません。
ファイル転送のサーバへデータを転送する経路には、SSL暗号化による通信が採用されています。相手が受信する時もSSLによる通信となっているので、第三者にデータ内容を傍受される心配はありません。「全経路を暗号化する」にも標準で対応しているのです。
１度ダウンロードすると見ることができなくなる機能
「メールで文書ファイルを送信しない」「インターネット上に複数回アクセス可能な状態で公開しない」については、「メールでダウンロード用のアドレスのみをお知らせする」「ダウンロードが完了したらファイルを削除する」といった機能があります。
こういった要件を守りつつ、オンラインでの送信を検討する場合は、独自のシステムを自社で構築するか、ファイル転送サービスを利用するか、どちらかが現実的な解決策となります。もちろん、導入コスト、導入完了までの期間、どちらもファイル転送サービスの利用に軍配が上がります。
導入前に注意点もおさえておこう！
いかがだったでしょうか。ファイル転送サービスを４つのメリットに整理して紹介しました。ビジネスシーンで扱われるデータ容量が大きくなっています。また、グローバル化やクラウドソーシングを含むアウトソーシングサービスの普及などによって、外部ネットワークを通じたデータのやり取りをする頻度も多くなってきています。
このようなビジネス環境の変化に対して、低コストで安全に効率的にデータを送受信できるファイル転送サービスの利用価値も益々高まっているのではないでしょうか。しかし、ファイル転送サービスには注意点もあるため、よく検討して導入を行いましょう。
