固定資産管理のリース管理とは？資産の基本から導入効果、管理方法も

固定資産管理におけるリース資産とは？

企業活動を円滑に進めるためには、IT機器や産業用機械などの固定資産が必要でしょう。ただし、そのすべてを購入するとなれば莫大な費用が掛かってしまいます。そのような状況下において、多くの企業で活用されているのが「リース資産」です。ここでは、固定資産管理におけるリース資産についてご紹介します。

リース契約に基づいて導入した資産のこと

リース資産とは、リース契約に基づき、一定期間借り受けた資産を指します。文字どおり資産を「リース」するため、資産の所有権はリース契約を結んだ相手にあります。中小企業ではIT機器や事務用品などをリースして利用していることが多いです。

リース契約は２種類

リース資産を導入する際、リース契約をしなければなりません。リース契約は大きく２種類に分けられます。

１．ファイナンスリース

ファイナンスリースは、貸主が借主の希望する資産を購入し、それを貸主にリースする契約です。契約期間終了後の所有権が貸主になる場合は「所有権移転外ファイナンスリース」、所有権が借主になる場合は「所有権移転ファイナンスリース」となります。後者は「資産購入のために借金をした」状況とほぼ変わりありません。

長期リースが可能なのがメリットです。ただし、中途解約は原則できません。保険料や税金も込みで支払うため、資産価格よりも支払総額が高くなる点にも注意です。

２．オペレーティングリース

オペレーティングリースは、貸主が所有している資産を借りるという契約です。日常生活で見る光景だと、レンタルビデオ店の業務形態がこれにあたり、「リース契約」と聞くとこちらを思い浮かべるのではないでしょうか。

ファイナンスリースよりも比較的コストを抑えてリースできるのがメリットです。一方で、リース契約の期間が短いのが難点といえるでしょう。

リース資産管理の目的と必要性

自社が所有する固定資産と同様に、リース資産の管理も徹底しなければなりません。それはなぜでしょうか。リース資産を管理する目的を解説します。

リース期限の管理

大半のリース契約では、リース期間の満了前に更新の連絡がきますが、何もせずにいると契約が自動で更新されます。これをきちんと理解していなければ、まったく使用していない遊休品にリース料金を払い続けてしまい、無駄なコストが発生するおそれもあるでしょう。

リース資産管理においては、各リース資産のリース期限と契約終了の手続きに関する情報を管理します。これにより、リース契約のトラブルを軽減できます。

リース資産の設置場所・利用状況の把握

リース資産の設置場所や管理部門、利用状況を把握しておかなければ、返却の際に現物がない、破損により修理費用が発生した、などのトラブルが起こりかねません。知らない間に破棄されていたり、契約違反していたりする事例もあります。

リース資産の管理（棚卸）を行うことによって、リース資産の現状を把握し、正しく使われていることを証明できます。

リース資産の管理方法

ここからは、リース資産を管理する方法を２つの手順に沿ってご紹介します。

１．リース資産管理台帳の作成

リース資産管理業務において、まずやるべきことは「リース資産管理台帳の作成」です。リース資産管理台帳とは、社内にあるリース資産の情報を集約した帳簿のことです。以下のような情報を記入します。

• ●資産名
• ●管理番号
• ●管理部署
• ●設置場所
• ●利用状況
• ●個数
• ●リース料金
• ●リース回数
• ●リース期限
• ●再契約の要否

これらの情報の中で何か変更があれば、速やかに記帳しましょう。リース資産管理台帳の情報は常に最新の状態であるのが望ましいです。

２．定期的な実地棚卸

リース資産の設置場所、利用状況を適切に把握するためには、「定期的な実地棚卸」を行う必要があります。小さなリース資産はもちろんのこと、産業用機械などの大きくて動かせないようなリース資産も、定期的に現地へ赴いて利用状況の確認を行わなければなりません。

各リース資産にラベルを貼付しておくと、リース資産管理台帳と照合しやすくなります。実地棚卸の結果はリース資産管理台帳に記帳し、リース契約に変更があれば相手先へすぐに連絡を入れましょう。

リース資産にもデメリットや課題

リース資産は、初期費用を抑えられるなどのメリットがある一方で、リース契約だからこそのデメリットもいくつかあります。ここでは、リース資産管理に関する課題を２つ取り上げます。

償却費の計算が複雑化する

所有権移転外ファイナンスリース資産のうち、長期間借りていて総額300万円を上回るものに関しては減価償却の対象になり、リース期間定額法で計算します。それ以外のリース資産は、自社で購入した固定資産と同様の減価償却方法です。オペレーションリース資産に関しては仕訳を行いません。

このように、リース資産の減価償却方法は、リース契約の種類によって異なり、複雑と思われがちです。ただ、これは固定資産管理システムを利用すれば問題ありません。

さらに、今後は日本でもIFRSという世界共通会計基準の適用が進んでいくと予測されます。それに伴い、リース資産はファイナンスリース・オペレーションリースの区別をせず、原則すべてのリース資産を資産計上する、という制度になる可能性が高いです。そうなればシンプルな計算になるでしょう。

紛失や破損などで損害賠償を請求されるおそれがある

リース資産の所有権は、あくまでも貸主であるリース会社にあります。そのため、甘い管理状況下で何か問題があれば、リース会社から損害賠償を請求されるかもしれません。これを防ぐためには契約段階で、どの程度の故障なら自社負担なのかというボーダーラインをはっきりさせておくことが重要です。

固定資産管理システムで課題を解決！導入効果は？

「リース資産管理の課題」で取り上げた２つの課題は、固定資産管理システムを導入することによってカバーできます。

償却費の計算が簡単にできる

固定資産管理システムは、複雑な減価償却にも対応しています。リース資産の区分やリース期間、リース価格などを入力するだけで、償却費の計算が可能です。リース資産の区分を自動判定できる固定資産管理システムもあります。

さらに、税制の改正があったり、IFRSに適用しなければならなくなったりした場合でも、正確に処理されます。

リース資産を漏れなく効率的に管理できる

固定資産管理システム上でリース資産管理台帳を作成でき、リース資産情報の追記や更新、検索が簡単になります。何かトラブルが起きても、すぐに契約内容や利用状況を確認できます。

また、契約満了時期が近付くとアラームで知らせてくれる機能が搭載されている固定資産管理システムなら、手続きを忘れてしまうことはないでしょう。

リース資産は固定資産管理システムで効率よく管理しよう！

リース資産は、コストを抑えて利用できる点が魅力で、事業への早期参入をサポートしてくれるツールとなり得ます。一方で、所有権はあくまで貸主にあり、原則返却しなければならないため、徹底したリース資産管理が求められます。固定資産管理システムを導入すれば、リース資産を効率的に管理できますので、ぜひ導入しましょう。