固定資産管理に欠かせない棚卸！その目的や実施方法を解説

そもそも棚卸とは？

毎年、決算の前に行われる「棚卸」ですが、その定義をおさらいしましょう。

一般的に「棚卸」は、期末在庫の金額を把握するための作業を指します。決算時に売上総利益を算出するうえで、期末の在庫数と仕入れ値が必要になるため、棚卸は欠かせません。 棚卸は、「実地棚卸」と「帳簿棚卸」に区別されます。

■帳簿棚卸

帳簿上で、在庫を確認する方法。簡単に売上総利益を算出できますが、盗難などのイレギュラーが発生した場合は帳簿上の在庫と実際の在庫にズレが生じます。

■実地棚卸

倉庫や店舗などで、実際に１つ１つ在庫を確認する方法。現物と帳簿を照合しながら棚卸するため、正確性が増します。ただ、時間やコストがかかり、在庫数が多ければ棚卸のために通常業務を停止しなければならず、機会損失となります

固定資産の実地棚卸とは？

企業が所有する固定資産に関しても、実地棚卸を行う必要があります。固定資産の実地棚卸とは、固定資産管理台帳に登録されている固定資産が実際に存在し、適切に使われているかを、現場で確認する作業のことです。現場に赴いて、１つ１つの固定資産と固定資産管理台帳を照合するため、時間や労力をかなり要します。

しかし、固定資産管理においては実態ベースであることが鉄則ですので、実地棚卸は必ず行わなければなりません。

固定資産管理において必要？実地棚卸の目的

ここからはもう少し詳しく、実地棚卸の目的を見ていきましょう。

固定資産管理台帳の正確性を確認するため

企業内すべての固定資産を、ある部署が一括して管理し、会計処理していることは少ないでしょう。多くの企業では複数の部署で固定資産を管理していますが、固定資産の取得や除去などを行った際に、固定資産管理台帳に記入しなければなりません。これを徹底するのは案外難しいものです。

そこで、定期的に固定資産の実地棚卸すると、記入漏れにすぐ気付けるでしょう。固定資産台帳の情報を更新し、常に正確性を維持できます。

償却資産税を正確に納税するため

まず、厳密にいうと「償却資産税」という税はありませんが、土地や建物などに課せられる固定資産税と区別するために、機械装置や器具備品などの償却資産に課せられる税を償却資産税と呼びます。償却資産税は、固定資産の実態に応じて課税されます。

もし、固定資産台帳と現物にズレが生じたまま財務諸表を作成すれば、誤った納税額となってしまうのです。固定資産の実地棚卸をすると、実態に即した固定資産台帳となるので、正しい納税額を算出できます。

内部不正や事故を防ぐため

固定資産は、事業活動に資する目的で購入されているのが前提です。しかし、長年誰も手を付けていない資産は、私的に使われていたり、損壊されていたりするケースも起こり得ます。事業活動とは関係のない使い方をしている場合は、固定資産として処理されません。また、損壊されたまま運用すれば、重大な事故につながるおそれもあります。

実地棚卸は、内部不正や事故を抑止するでしょう。万が一、内部不正や事故があっても、定期的に実地棚卸することで原因究明しやすくなります。

基本は３STEP！固定資産の実地棚卸を行う方法

では、固定資産の実地棚卸はどのような手順で行うのでしょうか。基本のやり方をご紹介します。ただ、大前提として固定資産管理台帳が整備されていなければなりませんので、まだ作成されていない場合は以下の記事を参考にしてください。

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手順１．事前に準備した管理ラベルを固定資産に貼る

それぞれの固定資産に「管理ラベル」を貼付します。管理ラベルとは、固定資産ではない物品と固定資産を識別するためのラベルです。これにより、実地棚卸の際、現場で固定資産を見つけやすくなります。

固定資産に貼り付ける管理ラベルには、以下の３つ情報を印字しておきましょう。

• ●資産名/品名
• ●取得年月日
• ●固定資産管理番号

手順２．現物と台帳を照合する

管理ラベルが貼付してある固定資産と固定資産管理台帳を照合します。照合したものにはシールなどで目印を付けておくと、二重登録や確認の漏れの防止が可能です。

同時に固定資産のコンディションを確認しておくと良いでしょう。

手順３．固定資産管理台帳を更新する

ひと通り照合すると、固定資産管理台帳に登録されているのに現物がない場合や、現物があるのに固定資産管理台帳に登録されていない場合があります。

固定資産管理台帳に登録されているのに現物がない場合は、現物を探しましょう。どうしても見つからなければ紛失の登録をします。反対に、現物があるのに固定資産管理台帳に登録されていない場合は、そのものが固定資産の条件を満たしていることを確認して登録してください。

エクセルでは非効率？実地棚卸を効率化する方法

固定資産の実地棚卸にエクセルを用いる企業は少なくありませんが、手入力になってしまう分、時間と手間がかかってしまいます。効率的かつ正確に棚卸作業を進めたいのであれば、固定資産管理システムがおすすめです。

固定資産管理システムには、固定資産管理台帳のフォーマットがあらかじめ設定されており、台帳作成をスムーズにする機能が搭載されています。台帳の一部を入力するだけで減価償却の計算を自動化できたり、中には固定資産管理台帳を作成すると管理ラベルが自動生成されたりするシステムもあります。

管理ラベルのバーコードをスキャンすると、自動的に固定資産管理台帳と照合されます。照合データを確認し、必要に応じて固定資産管理台帳を修正したり、現物に管理ラベルを貼付したりすれば棚卸は完了です。

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煩雑な実地棚卸を固定資産管理システムで効率化しましょう

固定資産管理においても棚卸が欠かせません。固定資産の棚卸をすることで、会計や税務処理が正確になり、内部不正などを防げます。ただ、企業内の固定資産の数が多く、実地棚卸には時間とコストがかかります。

固定資産管理システムを使えば、管理ラベルが自動生成されたり、固定資産管理台帳と現物の照合作業がスムーズになったりと、効率化が可能です。固定資産の棚卸にあたっては固定資産管理システムの導入を検討しましょう。