そもそも棚卸とは？
年末、あるいは企業が設定する年度末が近くなると、通常業務に加えて「棚卸」の作業が加わるという方も多いのではないでしょうか。毎年必ず行われるため、面倒だと感じる人もいるかもしれませんが、企業の決算を出すための大切な作業なため、抜け漏れなく行うようにしてください。
ここでは「棚卸」という言葉について、一般的な意味を解説するとともに、実際の作業で行われる２つの棚卸を取り上げます。
商品原価を計算するための在庫管理
一般的に「棚卸」は、お店に残っている商品の数とその仕入れ値を確認する作業を指します。
この棚卸は「売上純利益」の計算と把握に重要な作業です。というのも、売上純利益は「（売上）ー（売り上げた商品の仕入れ値）ー（在庫）」で算出されるからです。在庫の大きさが最終利益に関わるため、抜け漏れなく計算する必要があります。
ちなみに確定申告の際、在庫の仕入れ値は費用として計上することができません。これは、歳末セールなどが行われる理由の１つです。
2種類の棚卸
「棚卸」と聞くと、実際にお店にある商品を数える作業を想像する方が多いでしょう。簿記用語でいうと、これを「実地棚卸」というのですが、実はこれ以外にも「帳簿棚卸」と呼ばれるものもあります。ここでは、「実地棚卸」と「帳簿棚卸」について簡単にまとめます。
①帳簿棚卸
「帳簿棚卸」は、記帳した仕入商品数と実際に売り上げた商品数を差し引いて、残っているはずの在庫を確認する方法です。
実地棚卸よりも時間がかからないため、素早く会社の売り上げ純利益を算出できるのがメリットです。一方で、盗難などのイレギュラーが発生し、帳面上の在庫と実際の個数にズレが生じた場合、帳簿棚卸だけでは原因の把握が難しいというデメリットがあります
②実地棚卸
「実地棚卸」とは、倉庫や店舗などで実際に一つひとつ在庫を確認していく方法を指します。
実際に現地に赴いて在庫確認をするため、正確な在庫数が出せるのがメリットです。一方で、一つひとつ在庫を確認しなければならないことから、時間的・人的コストがどうしてもかかってしまうのが難点です。
在庫数が膨大な場合、棚卸のために通常業務を停止する必要があるため、時間がかかればかかるほど機会損失が大きくなります。
固定資産管理における実地棚卸とは？
ここまでの話は倉庫や店舗にある在庫の確認を前提に進めてきましたが、企業が所有する固定資産に関しても実地棚卸を行う必要があります。
固定資産の棚卸がどういうものかを簡単に説明すると、固定資産台帳に登録されている建物や土地などが現場に存在するかを一つひとつ確認する作業を言います。全国各地に資産がある場合、時間や労力をかなり消費することになってしまいますが、これを怠ると様々な弊害が出てきてしまいますので注意してください。
固定資産管理における実地棚卸の目的
固定資産の棚卸ですが、なぜ定期的に行わなければならないのでしょうか。ここでは、固定資産を実地棚卸する目的を３点に分けて解説していきます。
目的①固定資産台帳を正確に記入するため
固定資産の実地棚卸では、固定資産台帳に登録した情報と現地情報に齟齬がないか確認します。それゆえ、定期的に棚卸することで固定資産台帳の情報を更新し、正確性を維持し続けられます。
目的②償却資産税を正確に計算するため
厳密にいうと「償却資産税」という税はありません。各地方自治体が個人や法人の持つ固定資産に対してかける税のことを、固定資産税と区別する意味を込めて「償却資産税」と呼びます。
償却資産税は資産の償却年数に応じて課税されるのですが、固定資産台帳に書かれている情報が間違っていると納税額に誤りが生じてしまいます。実地棚卸を実施することで、正しい納税額を算出できるようになります。
目的③資産・セキュリティの安全性を保つため
企業が持つ固定資産は、事業活動に資する目的で購入されているのが前提です。ただし、長年誰も手を付けていない資産は、勝手に誰かに使われていたり、損壊されていたりすることも起こり得ます。
棚卸などで定期的に実地に足を運ぶことは、事件や事故の抑止力につながるのです。また、万が一事件や事故に巻き込まれていたとしても、追跡調査を早期に始めることができます。
実地棚卸をエクセルで行う方法
「固定資産台帳に記帳する」という最終手順は同じですが、実地棚卸にかかる作業は、紙に書いたり、パソコンで打ち込んだりなど、企業によってさまざまです。
ここでは、エクセルを利用して実地棚卸を進める方法をご紹介いたします。現在紙ベースの作業を進めている企業にとっては効率化にもつながりますので、ぜひ参考にしてください。
手順①事前に準備した管理ラベルを固定資産に貼る
「管理ラベル」は、実地棚卸の際の作業を効率化するツールです。商品についているバーコードのように在庫一つひとつに貼り付けて使用するのが一般的で、ラベルに記載された情報を把握することで、企業の抱えている在庫・固定資産の有無を確かめます。
エクセルを利用して棚卸を進めるために、在庫・固定資産に貼り付ける管理ラベルには以下の４つ情報を最低限印字しておきます。
- ●資産名/品名
- ●購入年月日
- ●固定資産管理番号（事前に割り振っておく）
- ●バーコード
バーコードはクラウド型の管理台帳ツールなどを使うことによって、作成の手間を軽減できます。
手順②ラベルのバーコードをスキャンし情報収集をする
棚卸の時期になると、事前に貼っておいた管理ラベルのバーコードを読み取って、在庫情報を確認します。この手順ではエクセルとは別に、バーコードを読み取るハンディリーダや専用のアプリが入ったスマートフォンなどを利用します。
手順として、まずは一通りスキャンして回ります。その後、１週目では見つけられなかった在庫をリストと照合し、もう一度探すか、紛失情報の登録をします。
この際、一度スキャンしたものにはシールなどで目印を付けておくと、二重登録や確認の漏れの防止が可能です。また、スキャンと同時に在庫の状態を確認しておくと、いざ注文があったときに壊れていて送れないという最悪の状況を回避できます。
手順③収集した情報をエクセル台帳に記帳する
実地棚卸作業で確認した在庫状況をエクセル台帳に記帳していきます。エクセル上に在庫や固定資産の管理台帳を作成する場合、以下の項目を登録しておきましょう。
- ●資産名/品名
- ●管理部門
- ●設置場所/所在地
- ●取得年月日
- ●取得価格
- ●耐用年数
- ●償却率
一から作るのが面倒だという場合には、インターネット上で配布されているテンプレートを利用するとよいでしょう。
実地棚卸を固定資産管理システムで効率的に行う方法
ここまではエクセルを使った実地棚卸をまとめましたが、どうしても手入力になってしまう分、多少の時間と手間がかかってしまいます。そのため、さらに効率的かつ正確に棚卸作業を進めたいのであれば、管理台帳ツールの導入をおすすめします。
ここでは、固定資産管理システムを使った実地棚卸の手順をご紹介いたします。
手順①クラウド型管理台帳とバーコードプリンタで管理ラベルを作成する
管理ラベルはクラウド型管理台帳システムを使って作成し、バーコードプリンタで出力すると、情報の振り分けや登録にかかる手間が省けます。ちなみに、ここではバーコード式の管理ラベルを取り上げていますが、資産にICタグを取り付ける方法もあります。
手順②作成した管理ラベルを固定資産に貼る
作成した管理ラベルは、企業が所有する資産・在庫一つひとつに貼り付けておきます。
ここで注意ですが、ラベルを貼る場所はすべて統一しておくようにしましょう。ラベルの場所を統一し共有しておけば、ラベルの場所を探す余計な手間の発生を回避できます。
手順③ラベルのバーコードを読み取り機でスキャンする
棚卸の時期になったら、管理ラベルにあるバーコードを専用の機械でスキャンし、在庫状況の確認をします。このとき、商品の二重登録を省くため、一度確認した在庫には目印を付けておくようにしましょう。
手順④固定資産管理システムに情報を入力する
実地棚卸でスキャンしたデータは、管理台帳に記入していきます。エクセルの台帳記入とは違い、製品によってはスキャンした数字をそのまま一元管理できるようになっているため、担当者はそのデータを確認し、必要があれば修正するだけで作業は完了します。
煩雑な棚卸をシステム利用で効率よく正確に行おう！
この記事では、棚卸の意味や目的を確認するとともに、実地棚卸の台帳作成・管理をエクセルで行う方法と、専用の資産管理システムで棚卸情報を管理する方法をまとめました。エクセル・システムのどちらであれ、バーコードを作成しておくと以降の棚卸作業にかかる手間がぐっと省けます。
抱える在庫の量が多いと、棚卸の作業はどうしても煩雑になってしまいがちです。自社の予算に合わせ、エクセルや資産管理システムなどを利用することによって、棚卸にかかる手間やコストを可能な限り削減するようにしてください。
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