固定資産の棚卸とは
一般的に「棚卸」は、期末在庫の金額を把握するための作業を指します。決算時の売上総利益算出や固定資産税の計算をするうえで、期末の在庫数と仕入れ値が必要になるため、棚卸は欠かせません。一般的には年に１～２回の頻度で実施されます。また、棚卸は、「帳簿棚卸」と「実地棚卸」の２種類があります。特に固定資産管理は実態ベースで行うため、実地棚卸は特に重要な作業です。
- ■帳簿棚卸
- 帳簿上で、在庫を確認する方法。簡単に売上総利益を算出できますが、盗難などのイレギュラーが発生した場合は帳簿上の在庫と実際の在庫にズレが生じます。
- ■実地棚卸
- 倉庫や店舗などで、実際に現物確認をする方法。固定資産管理台帳に登録されている固定資産が実際に存在し、適切に使われているかを現場で確認するため、正確性が増します。ただ、時間やコストがかかり、在庫数が多ければ棚卸のために通常業務を停止しなければならず、機会損失となります
また、棚卸を行う資産は、対象によって「在庫」と「有形固定資産」の２種類に分類されます。在庫は貸借対照表で棚卸資産と表示されるものです。販売することを目的として仕入れた物品が、販売されないまま社内に滞留している状態の場合、棚卸資産になります。有形固定資産は自社ビル、社用車、PCやデスクなど実体のある資産物品です。これらの資産の保有状況を把握するために、帳簿の確認や実態調査を行うのが棚卸です。
固定資産の棚卸の目的
固定資産の棚卸には、帳簿の確認や固定資産税の納税額計算、内部統制の強化などの目的があります。ここでは、固定資産の棚卸の目的について詳しく解説します。
固定資産管理台帳の正確性を確認
定期的な棚卸で固定資産台帳の情報を更新することで、常に固定資産の保有状況を正確に把握できます。企業内すべての固定資産をある部署が一括して管理し、会計処理することは少ないでしょう。多くの企業では複数の部署で固定資産を管理していますが、固定資産の取得や除去などを行った際に、固定資産管理台帳に記入しなければなりません。これを徹底するのは案外難しいものです。定期的に固定資産の棚卸を実施すると、記入漏れや把握していなかった紛失、破棄などの発生にすぐ気付けるでしょう。
償却資産税を正確に納税
土地や建物などに課せられる固定資産税と区別するために、機械装置や器具備品などの償却資産に課せられる税を償却資産税と呼びます。償却資産税は、固定資産の実態に応じて課税されます。
もし、固定資産台帳と現物にズレが生じたまま財務諸表を作成すれば、誤った納税額となってしまうのです。固定資産の実地棚卸をすると、実態に即した固定資産台帳となるため、正しい納税額を算出できます。
内部不正や事故を防ぐ
固定資産は、事業活動に資する目的で購入されているのが前提です。しかし、長年誰も手を付けていない資産は、私的に使用されていたり、損壊していたりするケースもあります。事業活動とは関係のない使い方をしている場合は、固定資産として処理されません。また、損壊されたまま運用すれば、重大な事故につながるおそれもあります。適切な現物管理が行われているか確認するためにも、棚卸は重要な業務です。
実地棚卸を行うことで、資産の保有状況や活用法が明らかになり、内部不正や事故を抑止できるでしょう。万が一、内部不正や事故があっても、定期的に実地棚卸することで原因を究明しやすくなります。
固定資産の棚卸を行う方法
固定資産の棚卸は固定資産管理台帳を作成し、実地棚卸を行って台帳と照らし合わせる方法が一般的です。ここでは、固定資産管理業務で特に重要な実地棚卸の基本のやり方を詳しく解説します。固定資産管理台帳の作成方法は以下の記事で解説しているので、詳しく知りたい方はあわせてご覧ください。
手順１．事前に準備した管理ラベルを固定資産に貼る
それぞれの固定資産に「管理ラベル」を貼付します。管理ラベルとは、固定資産ではない物品と固定資産を識別するためのラベルです。これにより、実地棚卸の際に現場で固定資産を見つけやすくなります。
固定資産に貼り付ける管理ラベルには、以下の３つの情報を印字しておきましょう。
- ●資産名/品名
- ●取得年月日
- ●固定資産管理番号
手順２．現物と台帳を照合する
管理ラベルが貼付してある固定資産と固定資産管理台帳や棚卸表を照合します。照合したものにはシールなどで目印を付けておくと、二重登録や確認漏れの防止が可能です。同時に固定資産のコンディションを確認しておきましょう。
手順３．固定資産管理台帳を更新する
現物と棚卸表の照合が完了したら、最新の情報を固定資産管理台帳に記録しましょう。また、ひととおり照合すると、固定資産管理台帳に登録されているのに現物がない場合や、現物があるのに固定資産管理台帳に登録されていない場合があります。
固定資産管理台帳に登録されているのに現物がない場合は、探しても見つからなければ紛失の登録をします。反対に、現物があるのに固定資産管理台帳に登録されていない場合は、対象のものが固定資産の条件を満たしていることを確認して登録してください。
固定資産の棚卸を効率化する方法
固定資産の実地棚卸にエクセルを用いる企業は少なくありませんが、手入力になってしまう分、手間がかかってしまいます。効率的かつ正確に棚卸作業を進めたいのであれば、固定資産管理システムの活用がおすすめです。
固定資産管理システムには、固定資産管理台帳のフォーマットがあらかじめ設定されており、台帳作成をスムーズにする機能が搭載されています。台帳の一部を入力するだけで減価償却の計算を自動化できたり、中には固定資産管理台帳を作成すると管理ラベルが自動生成されたりするシステムもあります。
また、管理ラベルのバーコードをスキャンすると、自動的に固定資産管理台帳と照合されます。照合データを確認し、必要に応じて固定資産管理台帳を修正したり、現物に管理ラベルを貼付したりすれば棚卸は完了です。
以下の記事では、ITトレンド編集部がおすすめする固定資産管理システムを比較して紹介しています。製品について詳しく知りたい方は、あわせて参考にしてください。
まとめ
固定資産の棚卸は正確な納税額の計算や内部不正の防止などのために、定期的に実施する必要があります。棚卸を効率的に行うには、固定資産管理システムの活用がおすすめです。
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