固定資産管理のデータは会計システムに反映させる必要があります。ここでは、会計システムの機能の一部として固定資産管理機能が利用できる、会計システム・ソフトを紹介します。固定資産管理がそこまで複雑化していない企業に適しています。
株式会社ネットレックスが提供する「Convi.BASE（コンビベース）」は、社内のあらゆる現物を管理できるクラウド台帳サービスです。棚卸しや貸出し機能を有し、負担になりがちな紙やExcelでの台帳管理、目視による棚卸し業務の改善にも役立てられます。月額費用は55,000円 ～、ただしオプション機能＋ライセンス数で変動するため詳細はお問い合わせを。
《Assetment Neo》のPOINT
- 減価償却計算ではなく、固定資産の実査に特化した豊富な棚卸機能
- バーコードやRFIDを活用した棚卸で、作業負担を 1/5 に削減
- 固定資産管理システムと連携し、正確な資産管理を実現
株式会社アセットメントが提供する「Assetment Neo」は、豊富な棚卸機能で購入から廃棄までのライフサイクルに合わせた管理ができる、クラウド社内資産管理ソフトです。IT資産管理システムや固定資産管理とは目的が異なる、社内資産の現物管理に特化したシステムです。機能と資産数によって価格は異なり、資産数1,000までであれば月額40,000円～。
【比較表】固定資産管理システムの対象規模・提供形態・価格
ここでは、紹介した固定資産管理システムの対象規模・税制改正対応・提供形態・価格を比較表にまとめました。自社に合うシステムを選ぶ参考にしてください。
単独システム型の固定資産管理システム
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
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ERPの一部として利用出来る固定資産管理システム
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会計システムの機能として利用できる固定資産管理システム
| 製品名 |
対象企業規模 |
税制改正対応 |
提供形態 |
参考価格 |
| 会計指南 |
別途お問い合わせ |
〇 |
オンプレミス |
別途お問い合わせ |
| ZeeM 固定資産管理 |
別途お問い合わせ |
〇
IFRS対応 |
ライセンス購入 / SaaS / IaaS |
別途お問い合わせ |
| 弥生シリーズ |
別途お問い合わせ |
〇 |
パッケージ / クラウド |
別途お問い合わせ |
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現物管理が行える固定資産管理のサブシステム
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そもそも固定資産管理システムとは
ここからは固定資産管理システムの概要について解説します。
正確な固定資産の管理と処理を行うシステム
固定資産管理システムとは、企業がもつ固定資産を管理して正確に減価償却するための計算や処理を行うシステムです。
固定資産には有形資産や無形資産といった分類があり、資産によって計算方法や固定資産税の申告手続きが異なります。さらに会計上の管理だけではなく、実際の使用状況や配置状況を確認するために、固定資産の現物管理も必要になるでしょう。
状況確認の棚卸を行いつつ、ややこしい減価償却計算が必要になることから、固定資産管理システムを導入する企業が増えています。
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固定資産管理システムの機能
固定資産管理システムには以下のような機能が搭載されています。
- ●さまざまな固定資産の一元管理
- ●各企業ごとの処理方法への対応
- ●会計システムなどの外部システムとの連携
- ●制度改正への対応
- ●セキュリティ対策
固定資産管理システムを導入するメリット
固定資産管理システムによって、複雑な会計処理や現物管理が効率化します。さらに企業やグループ企業の固定資産を一括管理・把握が可能になるので、申告漏れの防止やリース・購入の意思決定をスムーズに行えます。法改正にも対応しているので、改正するたびに必要になっていた対応工数も削減できるのです。
固定資産管理システムの選定ポイント！
固定資産管理システムは固定資産管理業務の効率化を図り、適切な固定資産の管理を行っていくためにも重要なITツールです。さまざまな製品がベンダーから提供されていますが、自社に最適なシステムを選定するためにはどのようなポイントを押さえればよいのでしょうか。
提供形態での違い
固定資産管理システムはクラウドとオンプレミスでの提供形態に分けられます。それぞれの提供形態の違いには以下があります。
クラウド型固定資産管理システム
クラウド型固定資産管理システムは、インターネット回線を利用して提供されるサービスです。
メリットは、導入費用を抑えられ、短期間で導入できること。設備の運用や保守にかかるコスト、IT要員が不要であり、自社に必要な機能だけを選択して利用できます。
デメリットは、使用できるソフトウェアに制限があり、料金プランによっては料金が高くなる可能性があることです。自社のデータを外部に預けることになるため、情報漏えいやセキュリティ面でのリスクが高まります。
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オンプレミス型固定資産管理システム
オンプレミス型固定資産管理システムは、自社にサーバを構築し、システムを運用します。
導入費用は高額になりますが長期間運用していくため、クラウドと比べるとコストが割安になるケースが多いでしょう。ただしクローズされた環境で使用するため、セキュリティは強く、ソフトウェアの使用制限もなくカスタマイズしやすいといった特長があります。
デメリットは、導入まで時間がかかったり、設備機器調達や設備の運用、保守の面でコストがかかったりすることです。自社システム、特に会計システムなどがオンプレミス型なのであれば、固定資産管理システムもオンプレミスにすることをおすすめします。
利用タイプでの違い
固定資産管理システムには主に３つの利用タイプに分けられます。
- ●単独システムタイプ
- ●ERPタイプ
- ●会計システムタイプ
それぞれのタイプには以下のような違いが挙げられます。
単独システムタイプ
固定資産管理業務に特化したシステムであるため、導入コストを抑えられます。
固定資産管理のあらゆる業務を網羅しており、減価償却をはじめ各種申請書類の作成が可能です。税制改正などにも柔軟に対応できます。固定資産管理に特化したシステムを導入する際は、ほかのシステムと連携できることであらゆる効果が期待できるため、自社システムと連携できるのかを確認しておくようにしましょう。
ERPタイプ
ERPは「統合基幹業務システム」と呼ばれており、企業のさまざまな業務のアプリケーションを複数導入しデータの一元管理を行うシステムです。ERP系の最大の特長はすべての業務の最適化を図れることにあります。
固定資産管理システムを搭載したERP系製品もあり、ほかの業務との連携がとれるため、さまざまな業務を効率化できるでしょう。ただし、固定資産管理に特化していないため、固定資産管理業務に必要な機能を網羅的に兼ね備えていない点がデメリットとして挙げられます。
会計システムタイプ
会計システムに固定資産管理機能を搭載している利用形態です。
会計システムに特化しているため会計業務と関連した業務効率化が可能で、会計基準が税制改正に対応している製品も多いでしょう。しかし、固定資産管理は機能の一部で、あらゆる業務を網羅しているわけではないので、固定資産管理が煩雑になっていない企業におすすめのタイプです。
リース管理や減価償却計算など必要な機能がそろっているか
リース管理機能や減価償却計算機能、複数帳簿対応などは製品によって搭載されていなかったり、オプション機能で追加が必要になったりする場合もあります。基本的に固定資産管理単独のシステムには搭載されていることが多いのですが、導入してから実は出来なかったということがないよう、自社の固定資産の処理に必要な機能が搭載されているかを必ず確認しましょう。
税制改正やIFRSへの対応可能な柔軟なシステムか
固定資産管理システムを選定する際は、システムが税制改正やIFRSに対応可能な製品かどうかを確認しましょう。
固定資産管理の分野では頻繁に税制改正が行われます。導入した固定資産管理システムが税制改正に対応していない場合、税制改正があるたびシステムを改修する必要があります。毎回システムの改修を重ねることでコストがかかり、最悪の場合、税制改正に対応できないという事態になりかねません。
また、IFRSに関しても現在は強制適応となってはいませんが、一部の制度ではIFRSに則った内容になっていたりと今後適用される可能性が十分にあります。製品選びの重要な選定ポイントの一つとして意識するとよいでしょう。
十分なデータ保存容量があるか
会計監査や税務監査で情報開示を求められた際には、固定資産管理情報を開示しなければいけません。状況によっては過去の固定資産管理情報の開示に対応しなければいけない場合もあります。
固定資産管理システムは、会計・税務監査に対応するためにも最低でも10年間のデータを保管できるシステムをおすすめします。固定資産管理システムの中には、過去のデータの保管や閲覧ができない製品もあるため、導入の際にはデータの保存について十分注意しましょう。
連携はできるのか
固定資産管理システムとほかのシステムとの連携は可能かどうかをあらかじめ確認をしておきましょう。
固定資産管理システムと会計システムの連携が可能であれば、さまざまな業務を自動化できたり、購買管理システムなどと連携ができたり、作業の効率アップを期待できます。
各システムでベンダーが異なると連携が難しい場合がありますので、固定資産管理システムの導入の際には注意が必要です。
押さえておきたい！固定資産管理システムの失敗例
固定資産管理の煩雑な業務の効率化を図るためにシステムを導入したものの、いくつかの問題に直面する場合もあるようです。固定資産管理システム導入後の失敗例をご紹介します。
法改正に対応できない
固定資産管理システムを導入後、税制改正に対応できず業務に支障をきたしてしまうケースがあります。
固定資産管理システムを税制改正にあわせてアップデートできないことや、税制改正に対応するために多額の費用を支払って、システム改修をしなければならないケースもあります。
このような事態を避けるためにも柔軟性の高い固定資産管理システムを選定するようにしましょう。
過去のデータ確認や修正ができない
固定資産管理を行ううえで、会計・税務監査に対応しなければいけません。
監査の際に過去の情報開示を求められた場合、指定された固定資産管理情報を開示する必要があります。固定資産管理システムの中には過去のデータを保管できない製品があり、このような場合には、監査に対応できません。
また、固定資産管理業務では過去のデータを修正しなければいけないケースもあります。固定資産管理システムには過去のデータが修正できない製品もありますので、導入する際には十分な注意が必要です。
ほかのシステムとの連携ができない
固定資産管理システムは、ほかのシステムとの連携により業務全般の効率化を図れます。
システム連携ができない場合、固定資産管理システムがもつ機能を有効的に活用できません。なお、企業内で導入しているシステムそれぞれのベンダーやメーカーが異なると、システムの連携が難しい場合もあります。
固定資産管理システムで煩雑な業務から解放！
固定資産管理は手作業やエクセルで管理するには限界があります。さらに今後、IFRSなどの新しい制度の適用も十分に考えられます。この機会に固定資産管理システムを導入し、制度改正にもすぐに対応できるように準備を整えてはいかがでしょうか。
固定資産管理システムを導入する際は選定ポイントを必ず確認し、自社に最適な製品を選定しましょう。
