固定資産管理システム導入後の3ステップ

固定資産管理システム導入後にやるべきこと

固定資産管理システムを上手く活用するには、導入後の対応が重要になります。では、導入後にやるべき３ステップをご紹介します。

ステップ1　固定資産の洗い出しと移行情報の確認

固定資産管理システムの導入後にまずやらなければいけないのは、登録すべき情報の精査です。

導入が決まった時点で、固定資産の洗い出しや数値の確認などは行っているものと思われますが、会計数値の空白期間をなくすためにも、最新の状態で移行を進める必要があります。そのためには、導入完了後、運用開始前のその瞬間の情報を整理しておかなければいけません。

またこのとき、移行すべきデータとすでに処理が終わっており、すぐに移行する必要のないデータとを分け、移行作業がスムーズに進むようにしておくべきでしょう。なお、固定資産の移行は扱う量も多く、どうしても大きな工数を要する場合ががありますので、移行計画を再度確認し、最新の状況に合わせておくのも忘れずに行っておきましょう。

ステップ2　固定資産データのバックアップ

新たに固定資産管理システムを導入するにあたって、最悪の場合を想定し、すでに使用しているシステムからのデータバックアップを行っておきます。

また、旧システムについても、すぐには停止せず、新システムが正しく稼働したことを確認してから停止していくべきでしょう。もちろん、今までシステムを使っていなかった場合においても同様で、既存の手法でも対応できる状態を維持しつつ、固定資産管理システムの運用を始められるようにしておかなければいけません。

ステップ3　固定資産データの移行

ステップ1で最終確認したデータの移行を実際に行うのは、非常に骨の折れる作業です。しかし、可能であればその上にデータをチェックする手順を何カ所か設け、確実に正しいデータが移行できていることを保証しておくべきでしょう。

もし運用開始後にミスが発覚した場合、すべての登録情報を確認するという非常に効率の悪い作業が発生しますので、ここでいくらか工数を使った方が、良い結果を招きます。

また、このとき、既存の財務管理システムのデータとも情報の整合性がとれているかの確認を行っておくことも必要でしょう。

固定資産管理システムの失敗例

「固定資産管理システムを導入したのに、失敗してしまった！」という事例もあります。以下の３点は特に気をつけましょう。

• ◯システムが法改正や制度変更に対応できなかった
• ◯過去データの確認ができず監査に支障をきたしてしまった
• ◯他のシステムと連携ができず、採用している制度に差異が生じた

せっかく導入後の準備を行っても、活用できなければ意味がありません。システムの選定時によく確認を行いましょう。

▼システム導入の失敗例をもっと詳しく解説！
参考記事：固定資産管理システム導入での3つの失敗例

固定資産管理システムの基礎知識

固定資産管理システムとは、管理が複雑な固定資産を一括で管理することのできるシステムです。減価償却やリース資産の管理にも対応しており、他システムと連携することで業務を効率化することができます。

固定資産管理システムの機能

固定資産管理システムの機能は主に３つあります。

• ■固定資産の一括管理する機能
• ■法改正や税制度変更に対応した機能
• ■ログ管理によるセキュリティ機能

会計ソフトやERPの一部として固定資産管理の機能がある製品もありますが、製品によってできることが異なるためどんな機能があるか確認することをおすすめします。

▼固定資産管理システムでできることとは
参考記事：【税改正に強い】固定資産管理システム４つの基本機能

固定資産管理システムを利用するメリット

システムを利用する大きなメリットは固定資産の管理状況が可視化できるという点です。どんな固定資産をどんな方法で管理されているかがひと目で分かります。クラウド型のシステムを選べば、更新をしなくとも最新のバージョンが利用できるため、制度の変更に対応する時間を減らすことができます。

▼まだまだある！固定資産管理システムのメリット
参考記事：固定資産管理システムで得られる5つのメリット

固定資産を積極的に活用していくために

固定資産管理は、経理のシステムの中でも比較的高額な数値を長期に渡って扱うもので、債権・債務管理システムのように日々数値を計上、変更するものではなく、運用自体にはそれほど神経を使わないイメージがあるかもしれません。しかし扱う数値が大きいが故に、法令改正や経営方針の変更が数値に与える影響は非常に大きく、また小さなミスが起きた場合のインパクトは計り知れません。

そのため、データの移行作業は細心の注意を払って行う必要があり、正しい数値を以て運用を開始しておかなければならないのです。もしそうなれば、固定資産管理システムは、固定資産という会社の財産を正しく管理し、経営判断の一つの要として活用するための情報を引き出してくれます。

今回ご紹介した5つのステップを念頭に、できる限り綿密に準備を始めておくことで、固定資産管理システムは必ず企業の武器に変わるものと思います。