３STEP！固定資産管理システム導入後にやるべきこと
固定資産管理システムを上手く活用するには、導入後の対応が重要になります。では、導入後にやるべき３ステップをご紹介します。
ステップ１．固定資産の洗い出しと移行するデータの確認
固定資産管理システムの導入後にまずやらなければいけないのは、登録すべき情報の精査です。
導入が決まった時点で、固定資産の洗い出しやそれに付随するデータの確認などは済んでいるものと思いますが、タイムラグをなくすために最新状態で移行を進める必要があります。そのためには、運用開始直前までの固定資産データを整理しておかなければいけません。
このとき、移行すべきデータと、すでに処理され移行しなくて良いデータを分けると、移行作業がスムーズです。なお、固定資産の量が多く、工数を要する場合がありますので、移行計画は入念に練っておきましょう。
ステップ２．固定資産データのバックアップ
紙ベースで固定資産管理を行っていた場合は、固定資産管理台帳を取っておきましょう。Excelや別のシステムで固定資産管理を行っていた場合は、固定資産データのバックアップを行っておきます。
また、旧システムをすぐに停止せず、新システムが正しく稼働したことを確認してから停止しましょう。最悪の事態を想定し、これまでの手法で対応できる状態を維持しつつ、固定資産管理システムの運用を始められるようにしておかなければいけません。
ステップ３．固定資産データの移行
固定資産データの移行は非常に骨の折れる作業ですが、正しいデータが移行できていることを確認しながら作業を進めましょう。また、会計ソフトや現物管理システムのデータとも整合性がとれているか、という確認も必要です。
もし運用開始後に何かのミスが発覚した場合、すべての移行作業を見直すという非常に効率の悪い作業が発生するので、ここでいくらか工数を割いたほうが良いです。
重要！固定資産管理システム運用のポイント
固定資産管理システムが勝手に固定資産管理業務を進めてくれるわけではありません。ある程度人の手で管理しなければならない部分も出てきます。ここからは、運用をスムーズにするポイントを見ていきましょう。
運用ルールを作り、全社員に共有する
企業によっては拠点ごとに固定資産を所有し、１つの固定資産管理システム上で各拠点の固定資産情報を管理しています。各拠点で、固定資産を取得・除去・廃棄した場合、その事実を固定資産管理システムに入力しなければ、正しく管理ができません。
そのため、運用ルールを作り、全社員がそれに従って固定資産管理をするように統一しましょう。たとえば、固定資産を取得する際の承認フローを決め、取得から廃棄までのステータスをその都度更新するようにルール化し、全社員に共有します。
年に１～２回棚卸を実施する
運用ルールに従って、固定資産管理システム上で固定資産を管理していけば、正確性が増すはずです。しかし、固定資産は経年劣化などによりコンディションが変化するので、現物を確認しなければなりません。
固定資産管理システムを導入しているからといって棚卸を怠らず、必ず年に１～２回は現物を見て、システム上の固定資産データと状況が一致しているか確認しましょう。廃棄したはずなのに現物が残っていたり、取得したはずなのに現物がなかったり、という事態がないようにしてください。
導入前に知っておくべき！固定資産管理システムの失敗例
「固定資産管理システムを導入後に、失敗に気付いてしまった！」という事例もあります。以下の３点は、導入後によくある失敗例です。
- ■システムが法改正に対応していなかった
- ■過去のデータを確認できず税務調査に支障をきたしてしまった
- ■他のシステムと連携ができず、業務効率が上がらなかった
せっかく導入後の準備を行っても、これでは意味がありません。固定資産管理システムの選定には慎重になりましょう。
固定資産管理システムの運用体制を整え、導入後に備えよう！
固定資産管理システムでは固定資産管理業務の一部を自動化するので、導入後はそれほど神経を使わないイメージがあるかもしれません。しかし、税務申告にも関わる重要な業務であり、小さなミスでもその影響は大きいです。
すべてをシステム任せにするのではなく、導入後のデータ移行作業には細心の注意を払い、運用ルールを作り、固定資産の取得や除去・廃棄を徹底的に管理しましょう。
