固定資産管理を行う目的とは？種類や業務内容も解説！

固定資産の種類

固定資産には大きく３種類に分類されます。種類によって管理の方法が異なるため、しっかり把握しましょう。

■有形固定資産

建物・機械装置・土地・船舶や水上運搬具・工具器具備品

■無形固定資産

営業権・特許権・借地権・地上権・商標権・実用新案権・意匠権・鉱業権・漁業権・ソフトウェアの資産

■投資その他の資産

有形・無形固定資産には分類されない有価証券など

このように、固定資産の種類だけでも多岐にわたります。

固定資産管理を行う目的

固定資産は「１年以上利用する」「一定金額を超える」のような条件があり、固定資産にかかる支出を分割して計上する減価償却を行います。固定資産は高額なものが多く長期的に利用するため、公開する経営情報に混乱が出ないように資産を管理することが目的です。

管理の方法は企業や資産の種類によって違ってくるため、管理が複雑になる場合があります。

▼減価償却について知りたい方はこちら
参考記事：固定資産管理における減価償却とは？意味や処理、管理方法まで紹介！

固定資産管理業務の内容

これらの固定資産管理の業務にはどのようなものがあるのかご紹介します。

固定資産の取得

固定資産は、基本的に高額なことが多く、長期間の運用になります。そのため、購入時期・購入ではなくリース/レンタルなどの様々な手法をとることも視野にいれなければいけません。長期間の運用であるため、初期費用だけではなく運用のランニングコストも軽視できません。

つまり、取得にあたり、事前の綿密な準備/計画・慎重な検討をする必要があるのです。

そのため、稟議申請などが必要になる場合が多いです。自社での長期計画に影響を与えるため、正確な計画であることが求められます。特に、経理面でいえば、価格を気にする必要があります。いくつもの業者から見積書をもらい、比較することが大事です。

固定資産管理台帳の作成

固定資産を管理するために、いくつかの項目を記載した台帳を作成し、所持している固定資産を正確に把握します。固定資産管理台帳の他にもリース資産を管理するための台帳も作成します。

▼固定資産管理台帳の作成方法とは？
参考記事：固定資産管理台帳とは？帳簿の目的から具体的な作成方法まで紹介！
▼リース資産の管理は複雑？
参考記事：固定資産管理におけるリース資産とは？管理の目的や方法をご紹介！

固定資産の現物管理・棚卸

長期にわたって運用していくので、特に紛失・盗難・災害による破損など現物管理を徹底する必要があります。また、台帳に記載されている内容と合っているかの照合や、まだ利用できるかといった確認を行っていきます。

面倒になりがちな作業ですが、個人・部署単位で資産の管理者を決めて運用し、責任を持って管理を行ってもらうことで正確に固定資産を管理しましょう。

▼固定資産管理における棚卸とは？
参考記事：固定資産管理に欠かせない棚卸！その目的や実施方法を解説

固定資産の移動・除却

固定資産の設置場所を変更する場合があります。なぜならば、資産を設置する市町村に償却資産税を支払う義務があるからです。

また、固定資産の寿命・年期がつきれば廃棄することになります。その際、厳密に除却の事実を残すため、壊れた箇所の写真を撮ったり、廃棄の証明書を張りつけ除却処理を行います。

固定資産を管理する業務内容を把握できましたか。管理システムがあれば、これらの業務を効率的に管理することが可能になるのです。数多くの項目があることから固定資産管理が果たす重要性が見えてきたかと思います。

出典： 固定資産税課関係｜総務省 自治税務局

固定資産管理システムの機能

では具体的に、固定資産管理システムを導入するとどのような課題が解決されるのかご紹介します。

資産情報の一元管理化

上記のような取得・除却・移動だけではなく、売却、貸与、移管、メンテナンスなど業務が多岐にわたるため、台帳の情報と実際の状態が乖離してしまうことが多いのが現状です。固定資産管理を導入すれば、情報を集約できるので、乖離は起きにくくなります。

具体的には、基本情報である資産番号・資産名や資産の画像・設置場所・摘要などの詳細な情報も入力/管理できます。

資産をタイムリーに把握

資産管理システムを導入すれば、保有している資産の状況が正確に把握することができます。除去、売却、貸与、異動、移管などにより資産の状況は日々変動していきます。そのため、各々の部署からタイムリーにそして自動的に情報を把握する必要があるのです。

これにより管理部署での固定資産管理の画面内容が、常に最新の状況となることができます。また、業務工程の履歴を自動で作成します。取得から処分までの一連の履歴を保管することで、帳票や照会用のデータとして棚卸しの際に利用することができます。

様々な償却方法に対応

近年、固定資産の経済的便益の消費パターンの変化により、減価償却の方法を定率法から定額法に変更する事例が数多くあります。そのため、様々な償却方法があると、非常に便利になります。

その他にも、3年一括償却、繰延資産、少額資産にも対応できる機能を揃えている管理システムが増えています。すべて自動計算するわけでもなく、必要に応じて手入力を行うこともできる機能もあることが多いです。

また、減価償却費のシミュレーション予測をすることができ、予測結果はレポートとしてテキスト出力ができます。このため、設備投資の長期・中期計画を容易にすることが可能なのです。

▼固定資産管理システムの機能をさらに詳しく解説！
参考記事：【税改正に強い】固定資産管理システム４つの基本機能

まとめ　固定資産管理システムの有用性

固定資産は取得から処分・償却にいたるまで、様々な工程があります。誰が、いつ、どのようにして処理したのか把握することが、固定資産管理システムの導入により明確化されます。

しかし、特に現物資産の管理に関しては、担当部署が総務部門であったり明確でなかったりすることからも十分な管理ができていないことが多々あります。まだ導入されていない方は、積極的な導入をおすすめします。

▼固定資産管理システムを見てみる
参考記事：固定資産管理システムを比較！選定ポイントもご紹介