固定資産管理のシステムの重要性

固定資産の種類

【有形固定資産】

建物・機械装置・土地・船舶や水上運搬具・工具器具備品

【無形固定資産】

営業権・特許権・借地権・地上権・商標権・実用新案権・意匠権・鉱業権・漁業権・ソフトウェアの資産

【投資その他の資産】

有形・無形固定資産には分類されない有価証券など

このように、固定資産の種類だけでも多岐にわたります。

固定資産管理業務

これらの固定資産管理の業務にはどのようなものがあるのかご紹介します。

●固定資産の取得

固定資産は、基本的に高額なことが多く、長期間の運用になります。そのため、購入時期・購入ではなくリース/レンタルなどの様々な手法をとることも視野にいれなければいけません。長期間の運用であるため、初期費用だけではなく運用のランニングコストも軽視できません。つまり、取得にあたり、事前の綿密な準備/計画・慎重な検討をする必要があるのです。

そのため、稟議申請などが必要になる場合が多いです。自社での長期計画に影響を与えるため、正確な計画であることが求められます。特に、経理面でいえば、価格を気にする必要があります。いくつもの業者から見積書をもらい、比較することが大事です。

●固定資産の現物管理

長期にわたって運用していくので、特に紛失・盗難・災害による破損などの管理を徹底する必要があります。

方法としては、個人・部署単位で資産の管理者を決めて運用してもらうことになります。管理の振り分けをすることにより、責任を与えます。

●固定資産の除却

固定資産の寿命・年期がつきれば廃棄することになります。その際、除却処理を行う必要があります。

厳密に除却の事実を残すため、壊れた箇所の写真を撮ったり、廃棄の証明書を張りつける必要があります。

●固定資産の移動

固定資産の設置場所を変更するときがあります。なぜならば、資産を設置する市町村に償却資産税を支払う義務があるからです。

固定資産を管理する業務内容を把握できましたか。管理システムがあれば、これらの業務を効率的に管理することが可能になるのです。数多くの項目があることから固定資産管理が果たす重要性が見えてきたかと思います。

出典：総務省 自治税務局「固定資産税課関係」 http://www.soumu.go.jp/main_content/000405154.pdf
　　　国民生活金融公庫パーフェクトガイド「固定資産について知っておこう」 http://www.okumurayoshifumi.com/kichou/510.html
　　　

固定資産管理システムの機能

では具体的に、固定資産管理システムを導入するとどのような課題が解決されるのかご紹介します。

●資産情報の一元管理化

上記のような取得・除却・移動だけではなく、売却、貸与、移管、メンテナンスなど業務が多岐にわたるため、台帳の情報と実際の状態が乖離してしまうことが多いのが現状です。固定資産管理を導入すれば、情報を集約できるので、乖離は起きにくくなります。

具体的には、基本情報である資産番号・資産名や資産の画像・設置場所・摘要などの詳細な情報も入力/管理できます。

●資産をタイムリーに把握

資産管理システムを導入すれば、保有している資産の状況が正確に把握することができます。除去、売却、貸与、異動、移管などにより資産の状況は日々変動していきます。そのため、各々の部署からタイムリーにそして自動的に情報を把握する必要があるのです。

これにより管理部署での固定資産管理の画面内容が、常に最新の状況となることができます。

●様々な償却方法に対応

近年、固定資産の経済的便益の消費パターンの変化により、減価償却の方法を定率法から定額法に変更する事例が数多くあります。そのため、様々な償却方法があると、非常に便利になります。

その他にも、3年一括償却、繰延資産、少額資産にも対応できる機能を揃えている管理システムが増えています。すべて自動計算するわけでもなく、必要に応じて手入力を行うこともできる機能もあることが多いです。

また、減価償却費のシミュレーション予測をすることができ、予測結果はレポートとしてテキスト出力ができます。このため、設備投資の長期・中期計画を容易にすることが可能なのです。

●固定資産取得～処分までの工程の履歴管理

業務工程の履歴を自動で作成します。取得から処分までの一連の履歴を保管することで、帳票や照会用のデータとして棚卸しの際に利用することができます。

まとめ　固定資産管理システムの有用性

固定資産は取得から処分・償却にいたるまで、様々な工程があります。誰が、いつ、どのようにして処理したのか把握することが、固定資産管理システムの導入により明確化されます。しかし、特に現物資産の管理に関しては、担当部署が総務部門であったり明確でなかったりすることからも十分な管理ができていないことが多々あります。まだ導入されていない方は、積極的な導入をおすすめします。