節税効果も？固定資産管理を行う目的
なぜ固定資産管理を行うのでしょうか。厳密に管理しなければならない理由を解説します。
固定資産を適切に使用するため
企業内の固定資産は非常に数が多く、管理が甘くなりがちです。管理が甘いままだと、不適切な使い方をして損壊したり、勝手に知らないところで廃棄されたり、まだ使えるはずなのに新しく買い替えられたり、とさまざまな問題が生じます。
固定資産は企業活動を円滑にするためのものですので、不正使用は認められません。また、無駄なコストをかけないために、固定資産を購入する必要があるのか見極めなければならないのです。そのために、固定資産を徹底的に管理する必要があります。
減価償却を正確に行うため
高額な固定資産は、一度に経費として計上してしまうと、その年の利益が極端に少なくなるため、少額ずつ経費で計上します。これを減価償却といい、減価償却費は法で定められた固定資産の耐用年数や償却率で算出します。
固定資産管理では、各固定資産の耐用年数や償却率を固定資産管理台帳にまとめ、それをもとにして減価償却を行います。
なお、実態に即した固定資産管理をしているということを大前提に、減価償却を行います。仮に実態とはかけ離れた固定資産管理をしていれば、減価償却の計算にミスが生じます。
固定資産税を正確に算出するため
固定資産には固定資産税が課せられ、不要な固定資産をそのまま持っていると余計に税金を支払わなければなりません。
固定資産管理によって不要な固定資産を把握し、除去や廃棄を行えば、無駄な支出を減らし、節税効果が得られます。
固定資産管理の業務内容
では、固定資産管理はどのように行うのでしょうか。主な業務は４つです。
１．固定資産の取得
そもそも、「１年以上使用する」「10万円を超える」「販売目的ではない」といった条件を満たさなければ、固定資産として認められません。固定資産は、有形固定資産・無形固定資産・投資その他の資産に分類され、企業は多くの固定資産を抱えることになります。
ただ、固定資産は基本的に高額で、長期間使用します。運用のランニングコストも軽視できません。そのため、購入時期はもちろん、リース契約なども検討すべきです。つまり、固定資産の取得にあたり、事前に綿密な計画を立て、慎重に検討をする必要があります。
２．固定資産管理台帳の作成
次に、固定資産管理台帳を作成し、所有している固定資産を正確に把握します。固定資産管理台帳には、「固定資産名」や「取得年月日」「取得価額」「耐用年数」などを記入し、減価償却や会計処理に必要な情報をまとめておきましょう。
また、リース資産を所有している企業は、固定資産管理台帳のほかにリース資産管理台帳も作成します。
３．固定資産の棚卸
固定資産は長期にわたって使用していくので、特に紛失・盗難・災害による損壊などがないか、現物管理を徹底しなければなりません。固定資産管理台帳に記載されている内容と、現物の状態は合致するか照合し、まだ使用を継続できるかといった確認も行っていきます。
固定資産の数が多いと棚卸は面倒ですが、固定資産に管理ラベルを貼付しておくと、そのほかの物品と識別しやすく、作業がスムーズでしょう。
棚卸後、除去・廃棄すべき固定資産があれば実行し、固定資産管理台帳に必ず記録してください。固定資産の移動があった場合も同様です。台帳に記録しないと、現物とズレが生じます。
管理を効率化？固定資産管理システムの効果
固定資産の数が増えると、管理が行き届かなくなる企業も少なくありません。固定資産管理システムを導入すると、管理効率が上がるのでおすすめです。ここでは、固定資産管理氏システムができることをご紹介します。
固定資産の一元管理
固定資産は取得・移動・除却・廃棄だけではなく、売却・貸与・メンテナンスなど常に状況が変化するため、固定資産台帳の情報と実態が乖離してしまいがちです。固定資産の管理部署と使用部署が異なることも多く、情報更新がされないケースもあります。
しかし、固定資産管理システムを導入すれば、固定資産管理台帳がシステム上で一元管理されます。タイムリーに情報更新ができ、乖離は起きにくくなるでしょう。また、常に最新状態に更新されていれば、棚卸の際にミスが少なくなります。
さまざまな償却方法に対応
近年、IFRSという世界の会計基準に対応する日本企業が増えていて、従来の会計基準から移行する動きが広がっています。減価償却の方法も、定率法から定額法に変更するケースもあります。そのため、固定資産管理システムもさまざまな償却方法に対応しています。
３年一括償却、繰延資産、少額資産にも対応する固定資産管理システムもあったり、すべて自動計算せずに必要に応じて手入力できる機能があったりと柔軟です。また、減価償却費のシミュレーション予測機能が搭載され、設備投資の長期・中期計画がしやすくなります。
固定資産管理の必要性を再認識し、システム化しよう
固定資産を適切に使用し、減価償却や固定資産税の算出を正しく行うために、固定資産管理を行います。固定資産の取得・移動・除去・廃棄などの変化を、固定資産管理台帳で把握し、現物と状況が一致していることを確認しなければなりません。
しかし、これを人力で行うのは大変ですので、固定資産管理システムを導入しましょう。固定資産を一元管理し、タイムリーな情報更新が可能ですので、導入検討してみてはいかがでしょうか。
