固定資産管理について知ろう
「固定資産管理」を耳にしたことがある方は多いと思いますが、具体的な内容までを把握している方は少ないと思います。
経理担当者であれば知っておきたい固定資産管理について解説をしていきます。
固定資産管理とは
企業が長期間所有する土地や建物、出資金、ソフトウェアなどの資産を適切に管理し内容を正確に把握する一連の作業を固定資産管理といいます。
固定資産は３つのものに分類されます。
有形固定資産
土地や建物、建物附属設備、船舶、機械装置、工具備品、橋などを指します。有形固定資産の建設中に支出した金額を「建設仮勘定」と呼び、有形固定資産として計上します。
無形固定資産
無形固定資産は目に見えない財産的価値のある権利などがあたります。営業権や商標権、特許権、実用新案権、漁業権、ソフトウェアなどさまざまなものがあります。
投資その他の資産
企業の流動資産に該当しない、有形固定資産や無形固定資産以外の資産です。有価証券や出資金、長期貸付金などが投資その他の資産に分類されます。
固定資産管理のフロー
固定資産管理を行うための具体的な流れを解説します。
固定資産管理台帳を作る
固定資産管理台帳は、会計上の管理と物品管理にも利用できる台帳をエクセルで作成しましょう。台帳には、「固定資産管理番号」「固定資産名」「使用部門」「取得価格」などの固定資産に関するあらゆる情報を入力します。
固定資産管理台帳の他に、「リース物件管理台帳」も作成する必要があります。
- ■リース物件管理台帳
- 企業では経営上の理由から固定資産を購入せず、リースを利用する場合もあります。リースで導入されている資産もリース資産として費用計上するため、リース物件管理台帳を作成して適切な管理を行わなければいけません。
リース物件管理台帳には、リースの支払総額、毎月の支払額、リース会社やリース契約番号などのリース契約に関する情報lを入力します。
- ■会計上の管理と物品管理
- そして、固定資産管理を適切に行うため「会計上の管理」と「物品管理」の両方を行いましょう。
会計上の管理とは、固定資産の減価償却費の計算や固定資産税の申告の手続きなどの管理を指します。一方、物品管理とは企業内で使用されている物品の配置場所や使用状況の把握、棚卸しなどの作業が該当します。
棚卸をする
棚卸しは企業内の固定資産の数を把握し、台帳通り適切に管理がされているかを確認します。各固定資産のさまざまな情報を、現物を確認しながら固定資産管理台帳に入力していきます。
管理するための準備
固定資産を管理するための準備をします。準備は以下の流れで行います。
- ■管理シールの貼付け
- 管理シールは各固定資産に固定資産番号を記載したものを貼り付けます。番号の他に取得年月日などのさまざまな情報を記載することもあります。情報を記載する方法以外にも、バーコードを利用する方法もあります。管理シールのバーコードを読み取るだけで台帳の情報を更新できるため、便利です。
- ■マニュアルの策定
- 固定資産管理を適切に行うためには、ルールやマニュアルが大切であり、固定資産管理規定に沿って企業内でマニュアルの策定を行っていきましょう。固定資産管理規定は雛形が無料でダウンロードできますので、雛形に沿ってマニュアルの策定が可能です。
マニュアルを仕組みとして機能させるためには、現場の従業員から管理を行う担当者までの全従業員の共通認識として理解してもらい、そのマニュアルに従い行動することが大切です。
固定資産管理のよくある課題は？
固定資産を適切に管理していくためにはさまざまな課題があるようです。その課題の中でもよくある課題を２つ紹介します。
管理するものが多い
企業は保有する資産を適切に管理していく必要があり、また適切な管理を行うことができなければ企業経営に大きな影響を与えてしまいます。
経営上の観点からも管理方法が問われる固定資産ですが、管理するものが多くその結果管理しきれていないという問題があります。固定資産を管理する項目は、取得から売却、除却、貸与や移動、棚卸しなど多岐にわたります。
物品管理に至っては管理すべきことが多く、管理が行き届いていないことが多いようです。物品管理は移動や貸与などにより本来保管されるべき場所に資産が保管されていないケースが多く、保管が適切に行えていないため、紛失や破損につながるリスクが高くなってしまいます。
情報の整理ができない
固定資産を管理する部署と使用している部署が異なり、固定資産に関する情報の整理ができないといった課題もあります。
固定資産の貸与や移動、修理などの情報が管理部署へタイムリーに上がってこないため、資産の動きを把握できなかったり台帳と現物の状態がリンクできていなかったりする場合があります。固定資産の情報管理を行うためには、正確な情報を集約し的確な処理をする必要があるでしょう。
固定資産管理の必要性は？
企業の資産が適切に管理、処理されているかを判断するために固定資産管理は用いられます。固定資産管理を行うことで節税対策にもつながり、正当な会計処理を行っている証拠にもなります。
固定資産管理は企業が経営を行っていく上で必要な会計処理の手段の１つでもあるのです。
なぜ必要なのか？
ではなぜ、固定資産管理は必要なのでしょうか。その必要性を解説していきます。
資産の保全・管理
固定資産は企業が経営を行う上で大切な資産です。その資産の保全・管理をするために固定資産管理は重要です。
固定資産は「使用する資産」であり、常に紛失や盗難などのリスクを防ぐ必要があります。また、適切な管理下で使用されるべきであり、破損した場合など企業が抱えるリスクを考慮する必要もあります。
固定資産の保全や管理を行うためにルールを設け、全従業員はそのルールに従い資産を使用し、保管していく必要があるでしょう。
固定資産台帳の管理
固定資産台帳は記録されている情報と現物資産の情報が必ず一致しなければいけないため、適切な管理をする必要があります。
固定資産は管理する部署と使用する部署が異なることがほとんどです。また、資産が移動したり他の部署へ貸与されたりする場合も多いでしょう。
タイムリーな情報が管理部署に上げられることが望ましいのですが、なかなか難しいのが現実です。そのため、正確な情報を台帳へと反映するために定期的な棚卸しを行い、資産の状態や保管状況などの把握が大切となります。
固定資産管理台帳の適切な管理を行うことで、財務諸表などでより正確な資産の数値を示すことが可能です。
償却資産の把握
固定資産管理を行うことで償却資産の把握も可能です。
価値の高い固定資産も、劣化などにより購入当初と比べると年々価値が下がっていきます。正確な利益を算出するためにも、減価償却では購入した際に「固定資産」として計上し、決められた年数に分けて減価償却費として計上します。
固定資産管理台帳に減価償却費を正確に記録しておくことが必要経費の根拠や証明となり、税金対策につながるため重要なものになってきます。
固定資産管理システム５つのメリット
固定資産管理システムを導入する際の５つのメリットを解説していきます。
簡単に固定資産の管理が可能
組織にはさまざまな固定資産があり、また各固定資産に付随する情報は数多くあります。
固定資産を多く所有する組織にとっては、固定資産の管理を含め数多くの情報の管理を行うだけでも大変です。
固定資産管理システムを導入すると、固定資産に関連するすべての情報を一括で管理できます。ある固定資産に関するデータにアクセスしたい時など、条件を設定して検索を行うだけですぐに知りたい情報を得ることができます。
減価償却がわかりやすい
固定資産を見ただけではその資産にどれだけの残存期間が残っているのかを把握できません。適切に減価償却を把握していないと、残存期間が残っていないのに減価償却費を計上してしまったり残存期間が残っているのに適切な会計処理を行わずに廃棄や除却をしてしまったりする場合があります。
固定資産管理システムを利用すると、各固定資産ごとに減価償却の方法や残存期間、現在の資産価値などの情報がわかります。また、会計システムとの連携により減価償却費の自動入力が可能なため、記帳ミスもなくなり業務の効率化が図れます。
複雑な契約や会計基準に対応できる
固定資産管理システムにはリース契約などの複雑な契約に対応したものもあります。
リースなどの固定資産は資産や費用の計上方法が購入した資産とは異なります。固定資産管理システムを利用するとリースの契約内容に準じた会計方法で適切な管理を行えます。
そして、リース資産に関連する情報を把握できるため、今後リースを利用するかどうかの最適な判断を下せます。また、固定資産管理システムはさまざまな会計基準に対応できます。
減価償却に関しては決算時の償却方法と、財務・会計時の償却方法は異なります。財務・会計に関しては経営の実情に合った会計書類が必要となるため、１つの固定資産に２つの償却処理を行わなければならず、ミスを犯しやすいといった問題があります。
固定資産管理システムでは、各固定資産ごとに償却に関する情報を管理できます。複数の台帳を作成しそれぞれで償却内容を把握できるため、さまざまな必要書類の作成を効率的に行え、記帳ミスも起こりにくくなります。
適切な固定資産管理システムの選定ポイント
固定資産管理システムには前章で解説した５つのメリットがあるため自社に適したメリットや機能をもつ製品を選ぶことが大切です。
提供形態での違い
固定資産管理システムは２つの提供形態に分けられます。それぞれの特徴を見ていきたいと思います。
クラウド
インターネットを利用して提供されるサービスであるため、導入にかかる費用や時間的コストを抑えることが可能です。運用・保守管理もすべてベンダーが行うため、IT要員を確保する必要がありません。また、自社に必要な機能のみを選択できるためコストの最適化が図りやすくなります。
一方で、従量課金制のプランを利用するとデータ通信量などで料金が割高になる可能性が高く、使用できる人数に制限がある場合もあります。また、使用できるソフトウェアに制限があったり、データを外部に預けるためセキュリティ面のリスクを伴ったりする場合もあります。
オンプレミス
自社にサーバを構築して固定資産管理システムを導入するスタイルです。
初期導入にかかるコストは高額ですが、長期間使用するため運用にかかるコストがクラウドと比較すると割安になる可能性があります。サーバをリース契約する場合、高額な初期費用を均等化して費用として計上も可能なため、資金繰りを行いやすくなります。使用できるソフトウェアの制限もなく、セキュリティ面も安心して使用できます。
オンプレミスの場合、自社にサーバを構築するため機器調達の費用や運用や保守面でコストが発生してしまいます。IT要員を確保する必要もあるでしょう。サーバを購入する場合、金額によっては固定資産税が発生することもあります。
税制改正への対応
固定資産管理は税制改正が多い分野であるため固定資産管理システムを選定する際には、頻繁に行われる税制改正に自動対応してくれるシステムを選ぶことが大切です。
数多くあるシステムの中には税制改正に対応していないものもあります。また、税制改正に対応はしているもののベンダーにシステム改修費を支払うケースもあるため、新たに固定資産管理システムの導入を検討している場合には、税制改正に対応している製品の導入をおすすめします。
データ保存量の把握
固定資産管理は、税務・会計監査において情報の開示を求められた際に固定資産管理情報をすみやかに開示しなければいけません。監査においては、過去数年分の固定資産管理情報を準備しておく必要があります。
固定資産管理システムの中には過去のデータの保管や閲覧ができない製品もあるため、監査に対応できない場合があります。
固定資産管理システムの導入の際には、データの長期保管に対応している製品を選ぶことが重要です。少なくとも10年分のデータが保管できる製品であることをおすすめします。
連携はできるのか
固定資産管理システムを導入する際は、他のシステムとの連携ができるかどうかが大切です。固定資産管理システムは会計システムや購買システム、現物管理システムなどの連携により固定資産管理の業務効率化を図るだけではなく、さまざまな業務の効率化も図れます。
ですが、既存システムを他のベンダーなどから購入した場合、固定資産管理システムとの連携を図りにくいケースがあるため注意が必要です。
利用形態での違い
固定資産管理システムは大きく分けて３つの利用形態に分けられます。それぞれの利用形態での違いを解説していきます。
※さまざまな製品が提供されていますが、中にはリース機能が備わっていない製品もあります。それぞれの利用形態にリース機能がついているかをあらかじめ確認することをおすすめします。
ERP系
ERPとは「統合基幹業務システム」のことであり、さまざまな業務システムを統合し組織全体のデータを一元管理することで業務全体の効率化を図るシステムです。
ERP系の製品には固定資産管理システムを搭載したものもあり他の業務システムとの連携ができるため、固定資産管理の効率化を図るだけではなく組織全体の生産性を高める効果も期待できます。
ですが、ERP系のようにシステムが一体化している場合、税制改正ごとにシステムの改修を行う必要があるため、柔軟性に欠けるといえるでしょう。
会計システム系
会計システム系には、固定資産管理機能が搭載された製品があります。
あくまで機能として搭載されているため、固定資産管理を行う上では機能に物足りなさを感じてしまうかもしれません。また、ERP系と同じように税制改正に柔軟に対応することは難しいでしょう。
単独システム系
単独システム系は固定資産管理機能に特化している製品が多く、また、導入コストを抑えることができるため使い勝手の良いシステムだといえます。固定資産管理に関連するあらゆる業務を網羅しているため、固定資産管理の効率化を図れます。
単独システム系の導入のポイントは他のシステムとの連携が可能かどうかにあります。他のシステムと連携ができれば、さらなる業務の効率化や連携によるさまざまな効果を期待できるでしょう。
まとめ 固定資産管理システムを比較してみよう！
適切な固定資産管理を行うことは経営の面からも重要であり、常にデータと現物が一致している必要があります。固定資産の現在の状況を正確に把握することが経営戦略にも活かされてきます。
固定資産管理業務は非常に煩雑であり、固定資産管理業務をサポートし効率化を図ってくれるのが固定資産管理システムです。
固定資産管理システムの導入の際には、自社の業務にフィットした製品を選定する必要があります。さまざまな製品を比較・検討して、自社に合った製品を探してみてはいかがでしょうか。
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