固定資産管理とは？
まず、経理担当者であれば知っておくべき、固定資産管理の基礎を解説します。
所有するすべての固定資産を把握すること
固定資産管理とは、企業が所有する固定資産を正しく把握することです。そもそも、固定資産とは以下のような条件を満たすものを指します。
- ■１年以上使用できる資産
- 事業活動を円滑にするために使用するもの。使用期間が１年未満なら「消耗品」などに該当する。
- ■一定額以上の資産
- 10万円以上のもの。10万円未満のものは費用計上する。
- ■販売目的ではない資産
- 自社内で使用するもの。
長期に渡って使用する固定資産は費用計上せずに、減価償却します。なお、減価償却する固定資産を、償却資産とも呼びます。
固定資産の種類は３つ
固定資産は３つに分類されます。
- ■有形固定資産
- 土地や建物、建物附属設備、船舶、機械装置、工具備品、橋など。有形固定資産の建設中に支出した金額を「建設仮勘定」と呼び、有形固定資産として計上。
- ■無形固定資産
- 営業権や商標権、特許権、実用新案権、漁業権、ソフトウェアなど。目に見えない財産的価値のある権利が該当。
- ■投資その他の資産
- 有価証券や出資金、長期貸付金など。企業の流動資産に該当しない、有形固定資産や無形固定資産以外の資産が該当。
固定資産管理の業務内容・フロー
では、固定資産管理とは具体的にどのようなことをするのでしょうか。固定資産管理の業務内容と業務の流れを解説します。
１．固定資産管理台帳を作る
企業内に固定資産がどれくらいあるのか、それぞれどのような状況なのか、を管理するのが固定資産管理台帳です。台帳には「固定資産管理番号」「固定資産名」「取得年月日」「取得価額」「耐用年数」などの項目を記載します。
固定資産管理は実態ベースでなければならないため、固定資産管理台帳で現物管理もできると良いです。現品管理とは、固定資産はもちろん、企業内で使用されている物品の配置場所や使用状況を把握することです。固定資産管理台帳に、物品のコンディションやメンテナンスの履歴も記録しましょう。
また、リース資産がある場合はリース物件管理台帳も作成する必要があります。リース物件管理台帳「リースの支払総額」「毎月の支払額」「リース会社」「リース契約番号」など、リース契約に関する項目を記載してください。
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２．管理ラベルを貼付する
次に、固定資産と台帳を紐づけるために、固定資産に管理ラベルを貼付していきます。これは絶対に必要な手順ではありませんが、管理ラベルによって企業内の物品と固定資産を識別できるので棚卸効率が上がります。管理ラベルには「固定資産管理番号」「固定資産名」「取得年月日」などを記載しましょう。
最近は情報を記載する方法以外にも、バーコードを利用する方法もあります。管理ラベルのバーコードをスキャンして読み取るだけで、固定資産管理台帳の更新が可能です。
３．棚卸をする
棚卸では企業内の固定資産の数を把握し、台帳通り適切に管理がされているかを確認します。年１～２回程度のペースで実施する企業が多いです。各固定資産報の現物を確認しながら固定資産管理台帳と照合していきます。
なお、固定資産を新たに取得したり、使わなくなった固定資産を廃棄したりした場合は、その都度固定資産管理台帳に記入しましょう。また、こういった固定資産管理のルールをマニュアルにまとめて全社員で共有しておくと、台帳と現物のズレがなくなります。
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なぜ管理する？固定資産管理の必要性
実は、固定資産管理は節税対策にもつながり、正当な会計処理を行っている証拠にもなります。ここで、固定資産管理の必要性を詳しく見ていきましょう。
固定資産の保全
固定資産は企業が経営を行ううえで大切な資産です。適切な環境下で固定資産を使用し、有効に活用しなければなりません。
管理が甘いと、あるはずの固定資産が見当たらず新たに固定資産を取得しなければならない、などの無駄が生じます。また、劣化が進んでいるにも関わらず使用を続けて、従業員が怪我をする、など事故が起きるかもしれません。
こうした損壊や紛失、盗難などのリスクを防ぐために、固定資産管理が必要です。
減価償却の計算
固定資産管理を行うことで企業内の償却資産を把握できます。固定資産管理台帳に記入された各償却資産の耐用年数やコンディション、メンテナンス履歴をもとに、減価償却の計算すれば正確性が増します。
つまり、固定資産管理台帳に減価償却費を正確に記録しておくことが、減価償却の根拠や証明となるため重要です。
固定資産税の算出
固定資産には固定資産税が課せられます。固定資産が大量にあると税金は高くなるので、使わなくなった固定資産は廃棄しなければなりません。
固定資産管理を適切に行っていれば、必要最小限の固定資産だけが企業内に残り、無駄に税金を払う必要がなくなるのです。
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よくある失敗は？固定資産管理の課題
実際に固定資産管理をしていくと、さまざまな課題に直面し、失敗するケースがあります。よくある課題を２つ取り上げます。
管理が行き届かない
企業が所有する固定資産が多くなるほど、管理負担は増えていきます。固定資産の取得・移動・除去・廃棄、など、１つ１つの固定資産の現状をリアルタイムで把握しなければなりませんが、人力では困難です。
加えて、固定資産の管理部署と使用部署が異なる場合は、管理を徹底しにくいでしょう。これでは、固定資産管理台帳と現物が一致しないという事態を招きます。
税法や会計基準に準拠しなければならない
固定資産管理と深い関わりのある減価償却ですが、税法や会計基準に準拠して行わなければなりません。償却資産の耐用年数や償却率は規定があり、それに従って減価償却をします。
現在は日本独自の会計基準からIFRSという世界基準に転換する企業が増えていて、今後もその動きは加速していくものと思われます。その流れについていくためには、最近の税法や会計基準を熟知している必要があるのです。経理担当者の経験が浅いと、これは難しいでしょう。
課題を解決！固定資産管理システムのメリット
先述した課題を解決するには、固定資産管理システムがおすすめです。固定資産管理をシステム化すれば、さまざまなメリットが得られます。
固定資産の一元管理が可能
固定資産管理システムでは、企業内の固定資産を一元管理します。つまり、固定資産管理台帳がシステム化されるということです。システム上で固定資産情報が一元管理されると情報検索がしやすく、各固定資産の現状把握が簡単です。
特に、全国各地に支社や子会社がある企業においては、このメリットは大きいでしょう。
最新の税法・会計基準に対応し、自動処理が可能
税務・会計では償却方法や耐用年数が異なり複雑ですが、固定資産情報をシステム上で入力するだけで、簡単に減価償却費を自動計算できます。リース資産の減価償却も自動的に処理されます。
また、固定資産管理システムの多くは、最新の税法や会計基準にも対応し、企業に合った方法で処理が可能です。会計システムとの連携により減価償却費の自動入力される固定資産管理システムもあり、入力や計算のミスが大幅に減るでしょう。
失敗しない！固定資産管理システムの選定ポイント
ひとくちに固定資産管理システムといっても、その種類はさまざまです。自社に合った固定資産管理システムを選ぶには何に注目すべきでしょうか。
提供形態
固定資産管理システムの提供形態はクラウドかオンプレミスに分けられます。
クラウド型はインターネットを経由してシステムを利用し、必要な機能だけをカスタマイズするため、導入にかかる費用や時間を抑えられます。保守管理もすべてベンダーが行うため、IT要員を確保する必要がありません。一方で、料金プランによって割高になる可能性が高く、外部にデータを預けることからセキュリティ面で不安が残ります。
オンプレミス型は自社にサーバを構築し、自社で保守管理するため、初期コストは高額で、IT要員が必要です。ただ、セキュリティ面は安心で、既存システムとの練階がしやすくなります。
利用形態
固定資産管理システムは大きく分けて３つの利用形態に分けられます。
ERP系
ERPとは「統合基幹業務システム」のことであり、さまざまな業務システムを統合し、組織全体のデータを一元管理することで業務効率化を図るシステムです。
ERP系の製品には固定資産管理システムの機能を搭載したものがあり、固定資産管理の効率化はもちろ、組織全体の生産性を高める効果も期待できます。しかし、ERP系のようにシステムが一体化している場合、税制改正の度にシステムの改修を行わなければなりません。
会計システム系
会計システムにも、固定資産管理機能が搭載された製品があります。ただし、あくまでも一部の機能として搭載されているため、十分な固定資産管理ができないかもしれません。また、ERP系と同じように税制改正に柔軟に対応することは難しいでしょう。
単独システム系
単独システム系は固定資産管理機能に特化し、使い勝手が良く、導入コストを抑えられます。固定資産管理に関連するあらゆる業務を網羅しているため、固定資産管理の効率化に重点を置くなら、このタイプが良いでしょう。
単独システム系の導入ポイントは、会計システムや物品管理システムとの連携が可能かどうかにあります。さらなる業務の効率化に期待できるでしょう。
データ保存量
税務・会計監査において情報の開示を求められた際に、固定資産管理情報をすみやかに開示しなければいけません。過去数年分の固定資産管理情報を準備しておく必要があります。
固定資産管理システムの中にはデータの保存量が少なく、過去のデータをすべて保存できない場合があるのです。固定資産管理システム導入の際には、データの長期保管に対応している製品を選びましょう。少なくとも10年分のデータが保管できる製品をおすすめします。
固定資産管理システムを比較してみよう！
固定資産管理は企業経営や税務・会計の面からも重要であり、常に固定資産管理台帳と現物が一致している必要があります。ただ、固定資産管理業務は非常に煩雑です。それをサポートし、効率化を図ってくれるのが固定資産管理システムです。
固定資産管理システム導入の際には、提供形態や利用形態、データ保存量を考慮して選定しましょう。さまざまな固定資産管理システムを比較検討して、自社に合った製品を探してみてはいかがでしょうか。
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