固定資産管理台帳とは？目的や帳簿作成方法を紹介！

固定資産管理の基本

固定資産管理の基礎をおさらいしておきましょう。

企業が所有している資産の中でも１年以上継続して利用するものを固定資産といい、有形固定資産・無形固定資産・投資その他の資産に分類されます。一部の固定資産は、一括で費用として計上せず減価償却し、固定資産税が課せられます。所有している固定資産を管理していないと、会計処理を適切に行えません。

ここからは、固定資産管理における具体的な業務内容を、大きく４つに分けて解説します。

１．固定資産管理台帳の作成

固定資産管理のうち、最も大切な業務は「固定資産管理台帳」の作成です。固定資産管理台帳は、企業が所有するすべての固定資産に関する情報を集約するもので、資産の名前、価格や取得年月日、管理部門などの情報を記入します。

なお、償却資産（減価償却する固定資産）のみを記入した償却資産管理台帳だけでは、固定資産をすべて管理しているとはいえません。償却資産は固定資産の一部です。

２．リース物件管理台帳の作成

企業が所有する設備のなかには、ほかの企業からリース契約しているものもあります。リース資産についても、リース物件管理台帳を作成し管理しなければなりません。リース物件管理台帳には、以下のような情報を記入します。

• ●設備名
• ●リース料金
• ●リース契約番号
• ●リース会社名
• ●リース回数
• ●リース終了日
• ●再リースの要否
• ●リース更新の回答期限

固定資産管理のリース管理については、下記の記事でも紹介しているため参考にしてみてください。

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３．各部署の資産購入・廃棄状況を把握

固定資産は必要に応じて買い足しや買い替えが行われます。また、各固定資産はそれを必要とする部署の管理下に置かれますが、必要がなくなれば資産の廃棄、あるいは他部署への移動も生じます。

健全な企業経営のためには固定資産の動きを把握しておくことが重要です。固定資産に動きがあれば、各部署から固定資産の申請書などを提出させ、すべての固定資産の状況を把握しましょう。

４．把握した状況を固定資産管理台帳に記入

これまでの過程で収集した固定資産に関する情報は、固定資産管理台帳に記入します。固定資産台帳への記入漏れがあると、税金の過払いや過少申告につながるため、最新の状態に更新していきましょう。

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固定資産管理台帳とは？

固定資産管理台帳は、企業の所有するすべての固定資産に関する情報を集約・管理する書類です。確定申告の際に必要となる補助簿であるため、固定資産を所有している場合には、固定資産管理台帳を作成する義務が発生します。

帳簿作成の目的

固定資産管理台帳を作成する目的は、大きく分けて３つあります。

１．税務処理目的

減価償却費が正しく計算されているかを税務調査で証明するために、固定資産管理台帳が必要となります。

２．会計処理目的

確定申告の際に必ず作成することになる貸借対照表や損益計算書には、固定資産の価格や減価償却費の内訳は記載されません。設備投資する必要があったのかなど、企業財政の根拠を示し、クリアな経営であることを証明するために、固定資産管理台帳が必要となります。

３．資産管理目的

固定資産を適正に利用しているか、固定資産の所在はどこかを、現物と照合して確認するために、毎年固定資産の実地棚卸が行われます。その際に固定資産管理台帳が役立ちます。使われていない固定資産を把握して処分すれば、節税につながるでしょう。

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固定資産管理台帳の作成手順

つづいて、固定資産管理台帳の作成手順を紹介します。固定資産管理台帳は、エクセルや固定資産管理システムなどのツールを利用して作成することが可能です。双方にメリットがありますが、効率化を重視するなら固定資産管理システムがよいでしょう。

１．記載項目を決める

固定資産管理台帳には規定のフォーマットがありません。各企業で台帳に記入する項目を決めます。一般的に、台帳に記入する項目として以下の情報が挙げられます。

• ●管理番号
• ●資産名
• ●資産区分
• ●勘定科目
• ●取得年月日
• ●取得価額
• ●個数
• ●管理部署
• ●設置場所
• ●償却方法
• ●償却率
• ●耐用年数
• ●減価償却額

資産区分、償却率、耐用年数に関しては、固定資産の種類によって異なり、税法で細かく定められています。国税庁が提供している耐用年数表を参考にして記入するのはもちろんのこと、記載内容に変更があれば、速やかに変更してみてください。

出典：耐用年数表｜国税庁

２－１．エクセルで作成する

エクセルはビジネスパーソンなら誰もが知っているツールでしょう。多くの人にとって 使い慣れたツールであるため、導入が簡単です。エクセルで作成する際には、まず行・列どちらかに手順１で決めた記帳事項を登録し、もう一方に固定資産を番号順に記入します。

ただ、エクセルで作成する場合には入力がすべて手作業になってしまうので、エクセル入力が得意だという人でない限りは、多少の手間と時間がかかってしまいます。固定資産管理台帳のテンプレートを無料配信しているサイトもありますので、活用してみてください。

２－２．固定資産管理システムで作成する

エクセルが苦手な場合や、エクセルでの記帳よりもさらに効率的に固定資産管理台帳を作成したいという場合には、固定資産管理システムがおすすめです。

固定資産管理システムでは、固定資産管理台帳のフォーマットが搭載されています。必要最小限の項目に入力するだけで、自動的に減価償却費の計算までしてくれます。登録した情報は固定資産管理台帳以外の帳簿にも登録され、転記する手間も省けて便利です。

固定資産を識別するためのラベルを作成できるシステムもあり、現物に貼付しておけば、実地棚卸で現物と台帳を照合する際、スムーズです。

下記の記事では、固定資産管理システムの比較をしています。自社に合うシステム探しの参考にしてみてください。

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固定資産管理台帳の注意点

実態ベースの固定資産管理をしなくてはなりませんが、固定資産管理台帳でそれが可能になるのでしょうか。

固定資産管理台帳では現物管理が難しい

「固定資産管理台帳を使って固定資産管理しているが、現物管理がうまくできない」といったケースが見受けられます。固定資産管理台帳には、現物の細かな利用状況までは書かれていないことが多いからです。

大半の企業では、会計するうえで必要な情報だけを固定資産管理台帳にまとめているでしょう。メンテナンスした時期や、現在のコンディションまで事細かに書かれていることは少ないです。

しかし、これらの情報がないと、実態に即した固定資産管理をしているとはいえません。税務調査が入った際、現物がどのように使われ、修繕や維持にどのくらいコストがかかっているのか、などを説明できなければならないのです。

現物台帳があると実態ベースで固定資産管理できる

まず、固定資産管理台帳と現物台帳を兼用にしている企業では項目漏れがないか確認すべきです。現物の利用状況など実態を把握できる項目があればよいでしょう。

ただ、経営するうえで企業全体の物品管理もしなくてはならないため、別途現物台帳を作成すると効率的です。現物台帳とは、固定資産の対象ではない費用計上する物品も管理する台帳を指し、物品のメンテナンス時期やコンディションを記録します。

現物台帳があれば、企業内にある物品のすべてを管理できるだけでなく、固定資産管理の現物管理にも役立つでしょう。固定資産管理台帳と組みあわせて実地棚卸しましょう。

固定資産管理台帳を効率的に作成しよう

固定資産管理台帳は、企業内の固定資産を管理し、会計・税務処理を適正に行うために必要です。フォーマットは規定がなく、エクセルや固定資産管理システムで作成するのが一般的です。固定資産管理システムは、入力の手間が最小限で、減価償却の計算も自動で行われます。固定資産管理台帳の作成を効率化するなら、システム導入を検討しましょう。