企業の資産管理とは？目的・必要性や管理方法、システムを解説

資産管理とは

資産管理とは、企業が保有する資産の情報や運用状況を適切に把握・管理することです。企業資産の私物化の防止や会計管理の適正化を目的に行います。企業が保有する資産は管理対象によって「流動資産」と「固定資産」の２種類にわけられます。それぞれ見ていきましょう。

流動資産：１年以内に換金可能な資産

流動資産とは、営業によって発生し、基本的には１年以内に現金化できる資産のことです。ただし、現金化に１年以上かかっても、それが通常の状態であれば流動資産と見なします。

流動資産には以下の３種類があります。

■当座資産

現金あるいは短期間で現金化可能な資産です。預金・受取手形・売掛金・有価証券などが該当します。

■棚卸資産

在庫のことです。販売によって現金化できます。ただし、当座資産と違って多ければよいというものではありません。売れる見込みがなければ現金化できず、むしろ企業にとって重荷となります。

■その他流動資産

上記の２つに当てはまらないものです。短期貸付金や未収金などが該当します。

固定資産：長期にわたり保有する資産

固定資産とは、企業が長期にわたって保有・使用する資産のことです。一般に、１年を超えて使用する資産が該当しますが、取得価額や会計・税務上の基準によって処理方法は異なります。

固定資産には以下の３種類があります。

■有形固定資産

土地や車両・建築物のほか、パソコンやスマートフォン、サーバ・ネットワーク機器などのIT資産も該当します。

■無形固定資産

特許権や借地権、営業権といった法律上の権利のことです。

■投資その他の資産

上記の２つに当てはまらないものです。投資有価証券や長期貸付金などが該当します。

資産管理の必要性

資産管理は固定資産税の納税など会計処理の際に必要になる資産情報を管理するほか、資産の管理・運用状況の把握やセキュリティ対策の面でも重要になります。特にIT資産の適切な管理はサイバー攻撃や機密情報の漏えいなど重大な事故の防止に有効です。ここでは、IT資産管理の必要性を詳しく解説します。

コンプライアンスの遵守

資産を適切に管理していないとコンプライアンス違反が生じるおそれがあります。特に、ソフトウェアのライセンス違反はよくある例です。例えば、契約で認められている台数以上のパソコンにソフトウェアをインストールすると著作物の無断複製に該当します。

ソフトウェアベンダーによっては、ユーザー企業に対してライセンス監査を実施する場合があります。契約内容によっては監査への協力を求められる場合があるため、日頃から適切にライセンスを管理する必要があります。コンプライアンス違反が見つかると、ソフトウェアの使用が継続できなくなったり、著作権法違反として訴訟されたりと、大きな損失を受ける可能性もあるため注意が必要です。

セキュアな環境の構築

適切に管理されていないIT資産はセキュリティの観点から見ると危険です。例えば、セキュリティ対策として自社のすべてのパソコンにセキュリティソフトを導入する場合を考えてみましょう。そもそも資産管理をしておらず自社にパソコンが何台あるのか把握していない状態では、すべてのパソコンにソフトを導入することは不可能です。

また、導入できたとしてもそのパソコンを誰が活用するのかわからなければ、アップデートなどに対応できません。気付かない間にセキュリティ上の欠陥を抱え、サイバー攻撃の被害に遭い、情報漏えい事故を引き起こすリスクもあります。自社が保有するIT資産は、すべて攻撃者のターゲットになり得ることを理解しておかなければなりません。

資産管理を適切かつ効率的に行うには、固定資産管理システムの活用がおすすめです。いまや多くの企業が実際に製品を活用し、固定資産の管理効率や会計処理の正確性を高めています。製品の資料を活用して、効率化を目指してみませんか。

資産管理の対象となるもの

企業の資産管理では、会計上の固定資産だけでなく、少額の備品やリース資産、ソフトウェアライセンスなども管理対象となります。

管理対象や必要な情報は企業によって異なります。まずは自社で保有・契約している資産を洗い出し、管理範囲と担当部署を明確にしましょう。

資産管理の方法

適切な資産管理を行い、上述したリスクを避けるにはどうすればよいのでしょうか。ここでは、おすすめの資産管理方法を詳しく紹介します。

IT資産管理ツールを導入する

IT資産管理ツールとは、企業が保有する資産のなかでもIT資産の管理に特化したツールで、IT機器に関するコンプライアンス遵守やセキュリティリスクの防止に有効です。

例えば、ソフトウェアやアプリのライセンスに関する情報を詳細に管理できます。契約年月日や人数、契約期限切れまでの残り日数、ソフトの更新情報などをツール上で一元的に管理することで、ライセンス違反や重複購入を避けられます。

また、自社のIT機器と連携させ、デバイスの直接管理も可能です。例えば、ツール側からOSのアップデートを指示する機能があるため、一台ずつ対応する必要がなく、アップデートを社員任せにせずに済むためセキュリティ対策として有効です。

以下の記事では、IT資産管理システムについて詳しく解説しています。興味がある方はあわせてご一読ください。

固定資産管理システムを導入する

固定資産管理システムとは、土地や建物、設備、備品、ソフトウェアなどの固定資産情報を管理し、台帳作成や減価償却計算、棚卸しを効率化するシステムです。

資産の取得・移動・売却・除却などの情報を一元管理でき、会計システムとの連携に対応した製品もあります。税制改正や会計基準の変更に対応した計算機能を備えている製品であれば、経理担当者の負担軽減にもつながります。

また、バーコードやQRコード、ICタグを資産に貼り付け、スマートフォンやハンディターミナルで読み取ることで、現物確認や棚卸しを効率化できる製品もあります。

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固定資産管理システムについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

資産管理を行う際の注意点

資産管理の仕組みを導入しても、情報が更新されなければ正確な管理はできません。運用ルールや担当者を明確にし、継続して情報を整備する必要があります。

管理対象と管理項目を明確にする

少額備品やリース資産、ソフトウェアライセンスを含めるかなど、管理対象の範囲を事前に決めましょう。必要以上に細かく管理すると運用負担が増えるため、資産の重要度やリスクに応じて管理項目を設定します。

資産情報を定期的に更新する

資産の購入時だけでなく、移動や貸し出し、返却、修理、売却、廃棄のタイミングでも台帳を更新します。人事異動や退職が発生した際は、貸与端末やアカウントの返却状況も確認しましょう。

定期的に棚卸しを実施する

台帳上の情報と現物が一致しているか、定期的に棚卸しを行います。所在不明の資産や利用されていない資産、故障したまま放置されている機器を確認し、再配置や売却、廃棄を検討しましょう。

資産管理に関するよくある質問

資産管理を進める際は、固定資産管理との違いや管理台帳の作り方、Excelで対応できる範囲などに疑問を感じることもあるでしょう。ここでは、資産管理に関するよくある質問にわかりやすく回答します。

資産管理と固定資産管理の違いは何ですか？

資産管理は、企業が保有する現金、在庫、設備、IT機器などを広く管理する取り組みです。固定資産管理はその一部であり、土地や建物、設備、ソフトウェアなど、長期にわたって使用する固定資産を主に管理します。

資産管理台帳には何を記載しますか？

一般的には、資産管理番号、資産名、取得日、取得価額、設置場所、利用者、管理責任者、メーカー、型番、利用状況などを記載します。固定資産の場合は、耐用年数や減価償却方法なども管理します。

資産管理はExcelでもできますか？

資産数が少なく、管理担当者や拠点が限られている場合はExcelでも管理できます。ただし、資産数や利用者が増えると更新漏れやファイルの重複が発生しやすいため、専用システムの導入を検討するとよいでしょう。

IT資産には何が含まれますか？

パソコン、スマートフォン、タブレット、サーバ、ネットワーク機器などのハードウェアに加え、ソフトウェア、ライセンス、クラウドサービス、アカウントなどもIT資産に含まれます。

資産管理システムを導入するメリットは何ですか？

資産情報を一元管理でき、台帳の更新や棚卸し、減価償却計算などを効率化できます。資産の重複購入や紛失、ライセンス違反、セキュリティ対策漏れの防止にも役立ちます。

まとめ

適切な資産管理の実施は、コンプライアンス遵守やセキュリティ管理のほか、会計管理においても重要です。自社の資産管理体制を見直したいと考えている方は、固定資産管理システムの活用を視野に入れてみてはいかがでしょうか。

多くの企業がすでに導入し、資産管理の効率化を実現しています。まずは資料を取り寄せてみて、次のステップに進みましょう。