固定資産管理システム導入での3つの失敗例

固定資産管理システム導入の3つの失敗例

失敗例1　システムを法改正に対応させられなかった

会計制度の中でも、固定資産管理に関係する分野は頻繁に法改正が行われます。近年では、2010年4月より「資産除去債務に関する会計基準」が開始され、、2011年には法人の減価償却制度に関する規定が改正、さらに中小企業向けの固定資産税の特例措置や中小企業経営強化税制の創設など、毎年のように法改正が実施されています。

出典：中小企業庁「平成29年度税制改正の概要について」 http://www.chusho.meti.go.jp/zaimu/zeisei/2016/161216ZeiseiKaisei1.pdf
　　　

しかし、固定資産管理システムのサービス範囲によっては法改正にあわせてシステムをアップデートできないケースもあります。あるいは、アップデートできる場合であってもベンダーなどに対してシステム改修費を別途支払わなければならないこともあります。

そのため固定資産管理システムを導入した後に、「システム上で、新制度にあわせた固定資産管理を行えなかった」、「新制度にシステムを適合させるために、多額のシステム改修コストが発生した」という事態に見舞われるケースも珍しくないのです。

失敗例2　過去データの確認や修正ができなかった

固定資産管理を行う上では、会計監査や税務監査にも対応しなければなりません。そして、こうした監査に対応する際には過去の固定資産管理情報を開示する必要があります。場合によっては、監査にあわせて数年分の固定資産管理情報を用意しなければなりません。

しかし、固定資産管理システムの中には過去の固定資産管理情報を閲覧できないものも少なくありません。そして過去データを閲覧できないシステムを導入した場合には、固定資産管理システムを利用せずに何らかの方法で監査主の求める情報を収集する必要があります。そのため、「監査の際に過去情報を迅速に提出できず、監査対応に支障をきたしてしまった」というケースも少なくないのです。

失敗例3　会計システムや現物管理システムと連携できない

固定資産管理システムは、会計システムや現物管理システムと連携させて利用するのが一般的です。またこのような他のシステムと固定資産管理システムとを連携させることで、固定資産管理業務をより一層効率化することができます。

しかし各システムをそれぞれ異なるメーカーやベンダーから導入した場合には、導入した固定資産管理システムを他のシステムと連携できないという問題に直面することもよくあります。

例えば、システム同士の相性が悪い場合には、そもそもシステムを連携させること自体が困難です。 加えて、システムごとに採用している会計制度が異なっている場合にもシステム内で取り扱うデータを正しく連携させることは難しいと言えます。特に法改正が行われた直後には、各システムで採用している制度に差異が生じる場合が多いです。

大がかりな対応が必要となる3つの失敗例

以上のように固定資産システムの導入後には、「法改正への対応」「過去データの閲覧」「他のシステムとの連携」という3つの要素にかかわる失敗に陥るケースが多いです。

そしていずれの失敗についても、導入した固定資産管理システムやシステムに関連したサービスそのものの抱えている問題が原因となって発生します。そのため、導入後にこうした失敗に気づいても問題を根本的に解決することは非常に困難です。

また「法改正への対応」に関する失敗例でも触れた通り、問題を解決できる場合でも多額の追加コストが必要となる可能性が高いです。したがって今回ご紹介した3つの失敗に直面した場合には、最悪の場合システムのリプレイスなど大幅な方向転換も必要となることもあるのです。