固定資産管理システム導入後によくある３つの失敗例

失敗例１．法改正に対応できない固定資産管理システムだった

ほとんどの固定資産管理システムは法改正にその都度対応していますが、対応できないシステムを導入してしまった失敗例を紹介します。

度々行われる法改正

固定資産管理に関係する法人税、所得税法は法改正が行われることが多いです。

2010年4月より「資産除去債務に関する会計基準」が適用され、2011年には「法人の減価償却制度に関する規定」が改正されました。さらに「中小企業向けの固定資産税の特例措置」や「中小企業経営強化税制の創設」など、時代の変化とともに税法も改正されます。

法改正の度にシステム改修作業を伴う

固定資産管理システムによっては法改正の度にシステムがアップデートされず、自社でシステム改修しなければならない場合もあります。あるいは、アップデートできる場合であってもベンダーに対してシステム改修費を別途支払わなければならないこともあるのです。

そういったことを固定資産管理システムの導入時に確認していないと、導入後に「法改正に対応するために、多額のシステム改修コストが発生した」という事態に陥ります。

失敗例２．過去のデータを確認できなかった

固定資産管理を利用するうえで、過去のデータを参照する機会がありますが、システム上で参照できなかった失敗例です。

税務調査の際、情報開示しなければならない

納税者の申告内容に虚偽がないかを把握するために税務調査が行われますが、調査対象になった場合は情報開示を求められます。

固定資産管理の分野においては、固定資産として計上しなければならないものを経費計上していないか、などを確認されます。その際、過去数年分の固定資産管理情報があると、調査がスムーズです。

システム上でデータを参照できず調査に支障をきたす

過去数年分の固定資産管理情報を閲覧できない固定資産管理システムを導入してしまうと、求められた情報を手作業で収集する必要があります。

これは非常に大変な作業で、「調査の際に過去のデータを迅速に提出できず、調査に支障をきたしてしまった」という失敗例があります。

失敗例３．会計業務や現物管理を効率化できなかった

固定資産管理は会計や現物管理とも深く関わっており、システム連携することでさらなる効率化が見込めますが、連携を行えなかった失敗例があります。

システム連携によって業務は効率化する

固定資産管理システムは、会計ソフトや現物管理システムと連携させて利用するのが一般的です。会計ソフトと連携すると財務諸表の作成がスムーズになったり、現物管理システムと連携すると現物と固定資産管理台帳のズレがなくなったり、と効率化できます。

システム同士の相性が合わない

固定資産管理システムや会計ソフト、現物管理システムを、それぞれ異なるベンダーから導入した場合には、スムーズに連携できないという問題に直面することがよくあります。

また、固定資産管理システムと会計ソフト、それぞれが採用している会計基準が異なっている場合、連携しても税務申告業務を正しく行えません。特に法改正が行われた直後には、各システムで差異が生じる場合が多いです。

導入失敗を防ぐカギは、固定資産管理システムの選定！

固定資産システムの導入においては、「法改正に対応できない」「過去のデータを閲覧できない」「他システムと連携できない」という３つの失敗が多いです。いずれも、導入した固定資産管理システムの選定ミスが原因となって発生します。導入後、失敗に気づいても問題を根本的に解決することは困難です。

そのため、失敗例を参考に、さまざまな固定資産管理システムを比較し、自社に最適な製品を選定しましょう。

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