固定資産管理システム導入後によくある3つの失敗例

失敗例1　システムを法改正に対応させられなかった

固定資産管理業務にとって法改正や制度変更に対応することはとても重要ですが、システム導入後に対応できなかった失敗例を紹介します。

毎年のように行われる制度改正

会計制度の中でも、固定資産管理に関係する分野は頻繁に法改正が行われます。近年では、2010年4月より「資産除去債務に関する会計基準」が開始され、、2011年には法人の減価償却制度に関する規定が改正、さらに中小企業向けの固定資産税の特例措置や中小企業経営強化税制の創設など、毎年のように法改正が実施されています。

システム導入後にさらなる対応に見舞われる

しかし、固定資産管理システムのサービス範囲によっては法改正にあわせてシステムをアップデートできないケースもあります。あるいは、アップデートできる場合であってもベンダーなどに対してシステム改修費を別途支払わなければならないこともあります。

そのため固定資産管理システムを導入した後に、「システム上で、新制度にあわせた固定資産管理を行えなかった」、「新制度にシステムを適合させるために、多額のシステム改修コストが発生した」という事態に見舞われるケースも珍しくないのです。

出典： 平成３１年度（2019年度）中小企業・小規模事業関係 税制改正について｜中小企業庁

失敗例2　過去データの確認や修正ができなかった

システムを利用する上で過去のデータを参照する機会も多くありますが、データを参照できなかった失敗例です。

監査に対応するための情報開示

固定資産管理を行う上では、会計監査や税務監査にも対応しなければなりません。そして、こうした監査に対応する際には過去の固定資産管理情報を開示する必要があります。場合によっては、監査にあわせて数年分の固定資産管理情報を用意しなければなりません。

データを参照できず監査に支障をきたす

しかし、固定資産管理システムの中には過去の固定資産管理情報を閲覧できないものも少なくありません。そして過去データを閲覧できないシステムを導入した場合には、固定資産管理システムを利用せずに何らかの方法で監査主の求める情報を収集する必要があります。

そのため、「監査の際に過去情報を迅速に提出できず、監査対応に支障をきたしてしまった」というケースも少なくないのです。

失敗例3　会計システムや現物管理システムと連携できない

固定資産管理は会計や現物管理とも深く関わっており、システム同士を連携することでさらなる効果が見込めますが、これは連携を行えなかった失敗例です。

システム連携によって業務の効率化が促進する

固定資産管理システムは、会計システムや現物管理システムと連携させて利用するのが一般的です。またこのような他のシステムと固定資産管理システムとを連携させることで、固定資産管理業務をより一層効率化することができます。

システムごとに採用している制度が異なり連携ができない

しかし各システムをそれぞれ異なるメーカーやベンダーから導入した場合には、導入した固定資産管理システムを他のシステムと連携できないという問題に直面することもよくあります。

例えば、システム同士の相性が悪い場合には、そもそもシステムを連携させること自体が困難です。 加えて、システムごとに採用している会計制度が異なっている場合にもシステム内で取り扱うデータを正しく連携させることは難しいと言えます。特に法改正が行われた直後には、各システムで採用している制度に差異が生じる場合が多いです。

導入失敗を防ぐカギはシステム選定時の確認！

以上のように固定資産システムの導入後には、「法改正への対応」「過去データの閲覧」「他のシステムとの連携」という3つの要素にかかわる失敗に陥るケースが多いです。

そしていずれの失敗についても、導入した固定資産管理システムやシステムに関連したサービスそのものの抱えている問題が原因となって発生します。そのため、導入後にこうした失敗に気づいても問題を根本的に解決することは非常に困難です。選定時に必要な機能があるかどうか、しっかり確認を行いましょう。

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