固定資産管理システムの５つのメリット！業務効率化を実現しよう

そもそも固定資産管理を行う目的とは？

固定資産管理を行う主な目的は、公開する経営情報に混乱を生じさせないためです。固定資産にかかる費用は高額になるため、一括で費用に計上してしまうと正確な経営状況を把握することができません。そのため、減価償却を行い分割して費用を計上することで、混乱させることなく経営情報を公開することができます。

▼固定資産の種類と管理の目的
参考記事：固定資産管理を行う目的とは？種類や業務内容も解説！

固定資産管理システムの５つのメリット

複雑になりがちな固定資産管理ですが、システムを利用することで管理が簡単になります。では、どのようなメリットがあるのでしょうか。

メリット1　多数の固定資産の管理が効率化

固定資産に付随する情報は様々。たとえば工業機械やオフィス機器では、購入日や価格、ベンダー、型番、シリアル番号、サポートセンターの連絡先、保守契約や火災保険の内容、定期的な消耗品の交換時期等々があります。固定資産の数が増えると、これらの管理を台帳やエクセルで行うことに、困難が生じることになります。

固定資産管理システムは、システム上で各固定資産の情報を網羅的に閲覧することができます。製品名や種類等の条件で検索を行うことにより、情報取得までの時間が短縮、得られる情報量も多くなり、紙の台帳やエクセルで管理するよりも、格段に業務効率がアップします。

メリット2　資産ごとの減価償却の状況が一目でわかる

会計上、一定額以上の固定資産は購入時の費用にならず、減価償却をしなければなりません。減価償却を行うことで、資産価値は次第に減り、最終的に価値がなくなります。しかし、減価償却は会計上のバーチャルな概念。資産を一目見ただけでは、残存期間がどれくらい残っているのかはわかりません。

固定資産管理システムを使えば、資産ごとに、定率法、定額法等の減価償却の方法、残存期間、現在の資産価値がわかります。また、会計ソフトと連携すれば、年度ごとの償却費も自動入力でき、業務削減効果が高くなります。減価償却が終わっていない固定資産を廃棄・除却する場合も、適切な会計処理を行うことができます。

メリット3　リース等、複雑な契約形態の把握

機械などを導入する手段は購入だけではなく、リースもあります。リースは大きく分けて、以下の２つがあり資産・費用の計上方法が異なります。

• ◯賃貸借契約に近いオペレーティングリース
• ◯売買契約に近いファイナンスリース

会社は戦略上、固定資産の調達方法を様々に行うため、社内に会計・税務のルールの異なるリース資産が混在することになります。

固定資産管理ソフトでは、リース資産の管理ができる機能を持つものもあります。リース期間や料金などの契約内容、更新、契約終了などの状況が管理でき、リース形態により特別な会計手法が必要な場合に、契約書等の資料を参照しなくても把握できます。

また、リース資産の状況が一目でわかることから、以後の機械等の調達の際、資産を購入するかリースによるかといった経営判断にも役立つことになります。

メリット4　支社・支店の固定資産の状況を一括管理

営業所や支社、あるいは子会社などのグループ企業がある場合に、各拠点が個別の判断で固定資産を購入・管理していると、その内容が本部で把握できません。すると、拠点で行う固定資産管理情報の共有や、会計業務等が煩雑となるという問題が起こります。

ネットワーク上で同じシステムにアクセスすることができる固定資産管理ソフトであれば、複数拠点の固定資産の情報を本部で一括管理することができ、拠点における業務削減に役立ちます。また、拠点の機器の老朽化などの情報も把握することができるため、購入やリースなどの意思決定を本部で行うことができます。

メリット5　法改正や税制度変更のような基準への対応

決算の際に適用される減価償却のルールは、税法で決まっているものがよく使われています。しかし、財務会計・管理会計を行う場合、税法と異なる基準を利用し、より経営の実情に合った会計書類を作成することが必要となります。同じ固定資産について2つ以上の償却を行わなくてはならないため、作業は煩雑なものとなります。

資産ごとに償却の情報を管理する固定資産管理システムであれば、複数の台帳を作り、切り替えて閲覧できます。税務申告書をはじめとした、複数の必要書類の作成が容易になり、会計業務を効率化するだけではなく、会計記帳の際のミスも防ぐことができます。

まずは固定資産管理システムを比較してみよう！

経営上、資産を適切に評価、管理することはとても重要です。忙しい財務・経理の担当者にとって、効率的に固定資産の管理ができることは大きく、規模が大きくなるほど管理業務の効率化がもたらす恩恵も大きくなります。ここで紹介したメリットを押さえながら、自社に最適な固定資産管理システムを選定・比較しましょう。

▼固定資産管理システムを選定・比較する
参考記事：固定資産管理システムを比較！選定ポイントもご紹介