ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■導入形態別
- 自社サーバーへ構築するオンプレミス型：健康管理システム『Be Health』、HM-neo
- クラウド型で導入する製品：健康管理システム「HealthCore」、Carely（ケアリィ）健康管理クラウド
- 買い切り型の料金も選べる製品：健康管理システム『Be Health』
- クラウドと選べる製品：健康管理システム『Be Health』、HM-neo
健康管理システムをオンプレミスで持つ理由
オンプレミス型を選ぶ企業には、健康情報の管理方針や他システムとの連携に独自の事情があります。クラウド型でも対応できる場合があるため、理由を整理してから形態を決めましょう。
健康情報を自社の管理下に置く
健診結果やストレスチェックの結果は、個人情報保護法で要配慮個人情報にあたります。社外のサーバーに置くことに社内規程で制限がある場合、オンプレミス型が候補に入ります。
データの保管場所とアクセスできる人を自社だけで決められる点が、利点として挙げられます。ただし、守る責任も自社が負うため、運用の体制が前提です。
社内システムとの連携を細かく調整する
人事システムや勤怠管理システムとデータをやり取りする際に、連携の項目や頻度を自社の事情にあわせて調整したい場合があります。オンプレミス型は、社内ネットワークの中で連携を設計しやすい形態です。
ただし、連携に対応するかは製品ごとに異なります。連携方式と、追加の開発が必要かどうかを、提供会社に確認しておきましょう。
クラウド型を選ぶ場合との分かれ目
クラウド型は、サーバーの管理を提供会社に任せられ、初期の構築も短くなる傾向があります。オンプレミス型との分かれ目は、情報の置き場所に対する社内ルールと、運用できる人員の有無です。
どちらが優れているかは、企業の条件によって異なります。製品によってはクラウドとオンプレミスの両方に対応しているため、あわせて確認しておきましょう。
健康管理システムのオンプレミス構築に必要な環境
オンプレミス型は、サーバーやネットワークなどの環境を自社で整える必要があります。導入前に、必要な機器と作業の範囲を把握しておくことが大切です。
サーバーとデータベースの用意
システムを動かすサーバーと、健診結果などを蓄えるデータベースを用意します。必要な性能は、従業員数や保存するデータの量、同時に使う人数によって変わります。
要件は製品ごとに定められているため、提供会社から推奨環境を受け取り、情報システム部門と確認しましょう。保守が切れる時期の見通しも見ておくと安心です。
社内ネットワークと端末の条件
産業医や保健師が拠点から利用する場合、社内ネットワークやVPNで安全に接続できる環境が必要です。テレワークの従業員が結果を確認する仕組みを設けるなら、接続方法の検討も欠かせません。
利用する端末やブラウザの条件も製品ごとに決まっています。現場の端末で動くかを事前に確かめましょう。
初期構築とライセンスの費用
オンプレミス型は、機器の購入費、構築作業、ライセンスの費用が初期にかかります。ライセンスが買い切りの製品では、保守契約の費用が毎年別に発生する場合があります。
費用の内訳は製品や構築の範囲によって異なります。見積もりを取るときは、保守に含まれる範囲まで書面で確認しましょう。
健診データの保存期間を踏まえた守り方
健診結果は、法令で一定の期間の保存が求められています。保存の期間と復旧の手順を決めておくことで、オンプレミス型でもデータを守りやすくなります。
健診結果と個人票の保存期間
事業者は、一般健康診断の結果にもとづいて健康診断個人票を作成し、5年間保存する必要があります。有害業務に関わる特殊健康診断などは、種類によって保存期間が異なります。
システム内のデータをどの期間残すか、退職者の記録をどう扱うかは、社内ルールで決めておきます。具体的な扱いは、産業医や社会保険労務士にも相談しましょう。
バックアップと復旧の手順
サーバーの故障や誤操作に備えて、定期的にデータのバックアップを取ります。バックアップの頻度と保存先は、データが失われた場合の影響から逆算して決めます。
バックアップを取るだけでなく、実際に復元できるかを定期的に試すことが大切です。復旧の手順書を作り、複数の担当者が実行できる状態にしておきましょう。
災害や故障に備える保管場所
同じ建物の中だけにバックアップを置くと、火災や浸水で本体と一緒に失われるおそれがあります。遠隔地や別の拠点にも保管先を設けると、リスクを分けられます。
保管するデータは暗号化し、持ち出しの記録を残すなど、取り扱いのルールも整えましょう。委託先に保管を任せる場合は、委託先の管理体制も確認します。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で健康管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
オンプレミス運用で発生する保守の負担
導入後は、バージョンアップやセキュリティ対応などの保守を自社で行います。担当者の体制と提供会社のサポート範囲を、導入前に確認しておきましょう。
バージョンアップと法改正への対応
ストレスチェックや健康診断の報告様式は、制度の見直しにあわせて変わることがあります。オンプレミス型では、更新プログラムの適用を自社のタイミングで行う必要があります。
更新の提供方法や適用の手順、費用は製品ごとに異なります。更新を保守契約に含むか、別料金かも確認しましょう。
セキュリティ更新と脆弱性への対応
OSやデータベースの更新が止まると、攻撃を受けるリスクが高まります。サーバーを自社で持つ場合は、更新の確認と適用を継続的に行う必要があります。
更新の作業で本番の環境に影響が出ないよう、検証用の環境を用意する方法もあります。作業の日程は、健診の繁忙期を避けて決めましょう。
サポート終了や担当者の異動への備え
製品やOSには、サポートが終わる時期があります。終了の時期を把握し、入れ替えの予算と時間を確保しておくことが必要です。
運用の担当者が異動しても続けられるよう、構成図や手順書を残します。提供会社に問い合わせる窓口も、複数人で共有しておきましょう。
オンプレミス導入の進め方と社内の役割分担
健康管理システムのオンプレミス型は、導入の前後で関係部署の協力が欠かせません。誰が何を担うかを先に決めておくと、稼働後の混乱を減らせます。
情報システム部門と産業保健部門の分担
サーバーやネットワークの管理は情報システム部門、利用者の登録や面談の記録は人事や産業保健スタッフが担う形が考えられます。境界があいまいだと、障害時の連絡が遅れます。
障害が起きたときの連絡先や、一次対応を誰が行うかを、導入前に決めておきましょう。提供会社との窓口も1つに絞ると、やり取りが整理されます。
稼働前の検証と従業員への周知
本番の稼働前に、健診結果の取り込みや権限の設定を検証用の環境で試します。実際の健診データに近い形式で試すと、取り込みの不具合を早く見つけられます。
稼働の時期は、健診の繁忙期を外して決めます。従業員にはデータの利用目的と閲覧できる範囲を知らせ、問い合わせ窓口も案内しましょう。
稼働後の問い合わせへの対応
稼働後は、入力方法や権限に関する質問が担当者に集まりやすくなります。よくある質問と回答をまとめた社内向けの手引きを用意すると、対応の負担を分散できます。
健康管理システムの不具合と操作の誤りを切り分ける手順も決めておきます。切り分けた内容を記録し、提供会社へ相談する際の材料にしましょう。
自社運用が向く企業とクラウドが向く企業
オンプレミス型が向くかは、社内ルール、情報システム部門の体制、拠点の数によって変わります。自社の状況に近いほうを確認しましょう。
オンプレミス型が向くケース
健康情報を社外に置けない規程がある企業や、情報システム部門が保守を担える企業に向きます。社内の他システムと密に連携したい場合も、候補に入ります。
運用の費用と手間を負担できるかを、導入前に試算しておきましょう。長期の利用を見込む場合は、更新の時期も含めて比較します。
クラウド型が向くケース
情報システム部門の人員が限られる企業や、複数の拠点を一元管理したい企業には、クラウド型が向く場合があります。制度改正への対応も、提供会社が行う形の製品があります。
ただし、保管場所や委託の範囲を確認し、自社の規程に適合するかを見ておく必要があります。迷う場合は、両方の資料を取り寄せて比較しましょう。
提供形態で比べる健康管理システム一覧
オンプレミスに対応する製品と、比較の対象となるクラウド型の製品を、提供形態がわかるようにまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 健康管理システム『Be Health』 | オンプレミスとクラウドに対応。専用サーバーは買い切り型も選べる |
| HM-neo | オンプレミス・クラウド・パッケージ等に対応。1,000名以上向け |
| 健康管理システム「HealthCore」 | クラウド/SaaS型。健診とストレスチェックのデータを一元管理 |
| Carely（ケアリィ）健康管理クラウド | クラウド/SaaS型。健診や面談、長時間労働の管理を一元化 |
自社サーバー型とクラウド型を見比べる4製品
前半の2製品はオンプレミスにも対応し、後半の2製品はクラウド型での提供です。社内ルールと運用体制にあわせて、提供形態の違いを確認してください。
健康管理システム『Be Health』
- 事務作業時間大幅削減！本来やりたい産業保健業務に時間が取れる
- 導入時も導入後も圧倒的な低価格！
- 健診結果のデータ化から統一まで強力サポート
株式会社エヌ・エイ・シー・ケアが提供する健康管理システム『Be Health』は、健診データや面談記録、ストレスチェックの回答を一元管理する産業保健向けのシステムです。提供形態はオンプレミスとクラウドで、お客様専用サーバーでは買い切り型とサブスクリプション型、共有サーバーではサブスクリプション型が用意されています。ISO/IEC 27001とISO/IEC 27017、プライバシーマークの認証を取得しています。
HM-neo
- 【健康管理業務はこれひとつ】健康管理に必要なメニューが充実！
- 【健康管理のDX化】紙から電子へ、スムーズに探せる・見える
- 【健康経営を推進】健康情報のクロス分析で組織の早期改善を支援
NTTテクノクロス株式会社が提供する「HM-neo」は、特殊健診の判定や有害業務歴の管理にも標準で対応する健康管理システムです。提供形態はオンプレミスのほか、クラウドやパッケージソフトなど複数にわたります。従業員向けWeb機能は、社内ネットワーク専用版とインターネット公開版から選べます。対象は従業員1,000名以上です。
健康管理システム「HealthCore」
- タスクや実施状況を一目で把握でき法定業務の抜け漏れをなくせる
- 多重リスク管理機能でリスク予備軍をいち早くフォローアップ
- 充実したストレスチェック、エンゲージメントサーベイを標準搭載
株式会社ヒューマネージが提供する健康管理システム「HealthCore」は、クラウド/SaaS型で提供される健康管理システムです。サーバーを自社で用意せずに、健診、ストレスチェック、エンゲージメントサーベイのデータを一元管理できます。WAFを導入し、医療情報を扱う事業者向けの3省2ガイドラインに準拠しています。オンプレミスとの比較対象として確認したい製品です。
Carely（ケアリィ）健康管理クラウド
- 健康労務管理の工数75％削減
- 健康情報のデータ化・可視化 により健康リスクを予防
- 国際規格のセキュリティ認証「ISO27018」を取得
株式会社iCAREが提供する「Carely（ケアリィ）健康管理クラウド」は、サーバーの運用を自社で持たない場合の比較対象となるクラウド型の製品です。健康診断やストレスチェック、産業医・保健師面談、休復職管理などを一元管理でき、国際規格のISO27018の認証を取得しています。拠点や役割ごとに権限を細かく設定できます。
まとめ
健康管理システムのオンプレミス型は、健康情報を自社で管理したい企業や、社内システムとの連携を細かく調整したい企業に向く形態です。一方で、サーバーの用意、5年間の保存を踏まえたバックアップ、更新の適用といった負担が続きます。自社の体制と社内規程を確認し、クラウド型とあわせて資料請求で比較してみてください。
