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個人事業主がExcelで在庫を管理できる規模と限界
個人事業主にとって、在庫管理システムは必須ではありません。品目数や販売先の数、入出庫の頻度によって、Excelで十分な場合とシステム化したほうが手間を減らせる場合に分かれます。判断の目安を整理します。
Excelで回せる事業の条件
Excelで在庫を管理しやすいのは、品目が少なく、販売先が1つで、在庫を更新するのが自分ひとりという場合です。売れた数と仕入れた数を1日の終わりにまとめて入力しても、在庫数のずれが起きにくい規模といえます。
この規模なら、品目ごとに入庫と出庫の列を設け、関数で残数を計算する表で十分に回せます。ただし、入力を後回しにすると表と現物がずれていくため、入力する時間を毎日決めておくことが大切です。ファイルを上書きして消してしまう事態に備え、定期的にバックアップを取っておくと安心です。
在庫管理システムへ移る目安
在庫管理システムへの移行を考えたいのは、Excelの更新が販売のスピードに追いつかなくなったときです。例えば、複数のネットショップで同じ商品を売り始めた、色やサイズ違いで品目が急に増えた、家族やスタッフと在庫を更新するようになった、といった変化が目安です。
売れたはずの商品が実際には在庫切れだった、というケースが続く場合も見直しどきです。在庫切れによる注文キャンセルは、購入者の信頼を損ねるだけでなく、モールでの評価にも影響するおそれがあります。
個人事業主が在庫管理システムで省ける手間
個人事業主が在庫管理システムを使う効果は、在庫数をそろえる作業を自動化できる点にあります。特にネットショップを運営する事業者では、販売先との連携で手間が大きく変わります。
ネットショップとの在庫数の連携
在庫管理システムには、ネットショップ作成サービスやモールとの連携に対応した製品があります。連携すると、注文が入ったときに在庫数が自動で減り、入荷を登録するとショップ側の在庫数にも反映されます。注文のたびに管理画面を開いて数を直す作業が不要になるため、発送や商品撮影に時間を回せます。
連携できるショップやモールの種類、在庫数が反映されるまでの間隔は製品ごとに異なります。自分が使っている販売先に対応しているか、連携が止まったときに通知されるかを、導入前に確認しましょう。
複数の販売先での売り越し防止
複数のモールや実店舗で同じ商品を売る場合、在庫管理システムで在庫を一元管理すると売り越しを防ぎやすくなります。売り越しとは、在庫より多い数の注文を受けてしまうことです。
Excelで管理していると、1つの販売先で売れた数を他の販売先へ反映するまでに時間差が生じます。システムで在庫を1か所にまとめれば、どこで売れても全販売先の在庫数が更新されます。実店舗がある場合は、POSレジとの連携に対応しているかも確認したい点です。
在庫管理システムの無料プランと有料プランの違い
個人事業主向けの在庫管理システムには、無料プランや少額の月額プランを用意した製品があります。費用を抑えたい場合でも、無料プランの制限を理解したうえで選ぶと、後から乗り換える手間を避けられます。
無料プランで確認したい制限
無料プランは、登録できる品目数や利用者数、月間の入出庫件数、外部連携の数などに上限を設けている場合があります。データの保存期間や、CSVでの出力ができるかどうかにも差があります。
個人事業主の場合、特に確認したいのはネットショップ連携が無料プランの範囲に含まれるかどうかです。連携が有料プランだけの機能だと、無料プランでは在庫数を手で直す手間が残ります。条件は製品ごとに異なるため、公式情報で確認しましょう。
有料プランへ切り替える目安
有料プランへの切り替えは、無料プランの上限に近づいたときや、連携で省ける作業時間が月額料金に見合うと判断できたときに検討します。在庫数を手で直す時間が週に何時間かかっているかを把握しておくと、判断しやすくなります。
料金はプランや連携する販売先の数で変わるため、複数の製品の資料を取り寄せて比べると安心です。年払いの割引や途中解約の条件、利用をやめた際にデータを出力できるかも、あわせて確認しておくとよいでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で在庫管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
確定申告で必要な在庫管理と棚卸
在庫を持つ個人事業主は、確定申告で売上原価を計算するために年末の在庫を把握する必要があります。在庫管理システムの記録は、この作業の負担を減らす材料にもなります。国税庁の資料で確認できる範囲で説明します。
年末の棚卸と売上原価の計算
国税庁の青色申告決算の手引きによると、売上原価は「年初の棚卸高に年間の仕入高を足し、年末の棚卸高を引いた額」として計算します。そのため、12月31日時点の在庫を調べる棚卸が必要です。
多忙で年末に棚卸ができない場合は、前後した日に棚卸をして、その間の売上げや仕入れから12月31日現在の棚卸高を計算する方法も認められています。その場合は計算方法を明らかにしておく必要があります。
棚卸資産の評価方法と届出
年末の在庫の金額は、税務署へ届け出た評価方法で計算します。評価方法を届け出ていない場合は、年末に一番近い時期に仕入れた単価に年末の数量を掛ける最終仕入原価法が適用されます。
届出は、新たに事業を始めた年分の確定申告期限までに提出する手続です。在庫管理システムに仕入単価の履歴が残っていれば、評価額の計算に使えます。どの方法を選ぶか、届出が必要かどうかは、税務署や税理士に相談しましょう。
棚卸表と原始記録の保存
手引きでは、実地棚卸で数量を書き留めたメモなどの原始記録を、棚卸表と一緒に保存するよう示されています。在庫管理システムで棚卸をする場合も、棚卸結果を出力して保存しておくと安心です。
また、商品出入帳などで毎日の在庫量を明らかにし、毎年一定の時期に実地棚卸で正否を確かめている場合は、帳簿をもとに年末の棚卸高を計算できるとされています。システムの受払記録をこうした帳簿として扱えるかは、税理士に確認しましょう。
Excelの在庫表を在庫管理システムへ移す流れ
Excelで管理してきた在庫表は、整理してから在庫管理システムへ取り込むと、移行後のずれを防げます。ひとりで作業する個人事業主でも進めやすい順序を紹介します。
商品コードとSKUの整理
最初に、Excelの在庫表に並ぶ商品名とコードを整理します。在庫を数える最小単位であるSKU（Stock Keeping Unit）ごとに1行になるよう、色やサイズ違いを分けて1つずつコードを付けます。
ネットショップと連携する場合は、ショップ側に登録している商品コードとそろえておくことが重要です。コードが一致しないと、注文が入っても在庫数が正しく減らないおそれがあります。
CSVでの一括取り込み
整理した表は、在庫管理システムが指定するCSVの形式にあわせて項目を並べ替え、一括で取り込みます。取り込み用のテンプレートを用意している製品であれば、その列の順に貼り付けるだけで済みます。
取り込む在庫数は、Excelの数字をそのまま使わず、移行する日に改めて数え直した数量を使うと確実です。取り込み後は、いくつかの商品でシステムの在庫数と現物を見比べて確認します。
切り替え時期の決め方
システムへの切り替えは、年末の棚卸を終えた直後や、セールの少ない時期に行うと負担を抑えられます。棚卸の直後なら、数え直した数量をそのまま初期在庫として使えます。
切り替えから数週間は、Excelとシステムの両方で在庫数を確認し、ずれが出ないことを確かめてからExcelの更新をやめる方法もあります。ずれが出た場合は、連携の設定や商品コードを見直しましょう。
個人事業主向け在庫管理システムを比較するポイント
無料プランや連携のほかに、個人事業主が在庫管理システムを比べる際の観点を整理します。商品の登録方法と日々の操作の手間、事業の広がりへの対応を確認しましょう。
登録できる商品数とバリエーションの扱い
色やサイズなど、1つの商品に複数の種類がある場合、種類ごとに在庫を持てるかを確認します。無料プランでは登録できる商品数や在庫の件数に上限があることが多く、取り扱う商品数が上限に収まるかも比べる点です。登録の手間を減らすため、CSVファイルで一括登録できるかも確認しておくと、取り扱う商品が増えたときに役立ちます。
仕入れ値を登録できるかも見ておきましょう。年末の棚卸や売上原価の計算に使える金額の記録が残ります。
ひとりで毎日回せる操作の手間
個人事業主は、入荷の登録も出荷後の数の更新も自分で行います。バーコードやスマートフォンのカメラで読み取れると、入力の手間と打ち間違いを減らせます。毎日の作業になるため、操作が少ない手順で済むかを無料トライアルで試し、自分の作業の流れにあうかを判断しましょう。
数の増減を履歴として残せるかも確認します。在庫が合わないとき、いつ何が動いたかをたどれると、原因の調査が短時間で済みます。
個人事業主ならではの在庫管理システムの選び方
個人事業主は、月額費用を抑えつつ、管理する商品が増えても使い続けられるかを基準に選ぶとよいでしょう。商品数や販売先が少ないうちは無料プランで始め、上限に近づいた時点で有料プランへ移る流れが考えられます。
確定申告で棚卸表を作る必要があるため、期末の在庫数と金額を一覧で出力できるかも選ぶ際の条件に加えてください。
ネットショップ運営に使える在庫管理システム一覧
この記事で紹介する在庫管理システムを、主な特徴とあわせて一覧にまとめました。複数のECモール・カートとの在庫連携に対応する製品から、スマートフォンで入出庫を管理できる製品まであります。販売チャネルとの連携方法や必要な機能、予算を比較し、自分の運営スタイルにあう製品を選びましょう。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| zaico | スマホのバーコード読み取りで在庫を更新。Excel・CSVの在庫表を取り込んで移行できる |
| タナヨミ | 入出荷検品や棚卸を標準搭載。システムが初めてでも運用開始後までスタッフが支援 |
| らくらく在庫 | 複数モール・カート間の在庫連動を自動化。在庫少・在庫切れをメールで通知 |
| ネクストエンジン | 受注や在庫、商品登録を一元管理するEC運営向けバックヤードシステム。50以上のモール・カートに対応 |
| ロジクラ | EC・倉庫事業者向け。在庫・受注・出荷を一元管理し、ECカートや受注システムと連携可能 |
| ユビレジ 在庫管理 | 販売データと連動して在庫を更新。バーコード作成や在庫切れアラートに対応 |
| ハウメニ | スマホでバーコードを読み取り、入出庫や在庫確認を行えるシンプルなクラウド型アプリ |
| SASO | オープンソースの無償在庫管理システム。バーコードや棚番での数量管理に対応 |
ネットショップの運営方法にあわせて選ぶ在庫管理システム
複数の販売チャネルとの在庫連携や、スマートフォンでの入出庫管理、倉庫での検品など、用途の異なる在庫管理システムを紹介します。ECモールとの自動連携に対応しているか、少人数でも運用しやすいか、初期費用や月額料金が予算にあうかを確認しながら比較しましょう。
zaico
- PCで在庫データを一元管理、現場はスマホでスキャンするだけ
- QR・バーコードとAI読取で、手入力と記入ミスの両方を削減
- クラウド共有で拠点をまたいで最新在庫を確認、属人化を解消
株式会社ZAICOが提供する「zaico」は、スマートフォンでQRコード・バーコードを読み取るだけで在庫数を更新できるクラウド型の在庫管理システムです。Excelで管理してきた在庫表はExcel・CSVファイルのまま取り込めるため、移行時に入力し直す手間を抑えられます。外部サービス連携として、ネクストエンジンやSquare、ユビレジ、freee会計などが挙げられています。参考価格は月額8,980円～（税抜）で、スタータープランはフルユーザー3名・2拠点が基本です。有料プランの機能も無料で試せます。
タナヨミ
- 【棚管理、バーコード管理を行うことで人的ミスの削減！】
- 【在庫データをリアルタイムに共有】
- 【各企業様の運用に合わせてカスタマイズが可能】
株式会社ロジ・グレスが提供する「タナヨミ」は、パソコンから始められるクラウド型の倉庫・在庫管理システムです。入荷・出荷の検品や棚卸作業に加え、バーコード管理やロット管理、有効期限管理を標準で備えている点が特徴です。倉庫・在庫管理のシステムが初めてでも、機器の購入から使用環境の準備まで支援を受けられ、運用開始後もスタッフがサポートします。料金は相談のうえで見積もりとなるため、資料で確認しましょう。
らくらく在庫 （グリニッジ株式会社）
- 複数ECの在庫を最短1分で自動更新し、売り越しを防ぐ。
- CSV一括商品登録で複数店舗の商品登録を効率化。
- 在庫・操作ログ、レポートで管理・分析に活用可。
ネクストエンジン （NE株式会社）
- 対応モール・カートが50以上と業界最多
- 6,000社以上の導入実績と5万店以上の支援ノウハウ
- EC運営システムと連携可能
ロジクラ （株式会社ロジクラ）
- 在庫・受注・出荷業務を統合し、作業効率化と人件費削減を実現。
- スマホでの検品や作業に対応。
- ECカートや受注システムと連携可能
ユビレジ 在庫管理 （株式会社ユビレジ）
- 販売データと連携しリアルタイムに在庫を把握
- バーコード作成や発注管理で日常業務を効率化
- 自動発注や原価管理、配賦計算など多彩な管理機能を搭載。
ハウメニ （株式会社スイートスポット）
- スマホでバーコードやQRコードを読み取り可能。
- 簡単な操作で入出庫や在庫確認に対応。
- クラウド保存により端末故障時もデータを保持。
SASO （日本標準機構）
- 導入コストを抑えた、無料で使える在庫管理システム
- バーコード等で在庫や棚番を管理し、現状把握を容易にする。
- 入出庫管理で現場の在庫を正確に把握し、業務を支援する。
まとめ
個人事業主の在庫管理は、品目と販売先が少ないうちはExcelで十分です。複数のネットショップでの販売や品目の増加をきっかけに在庫管理システムを検討すると、在庫数をそろえる手間や売り越しを減らせます。無料プランは連携の範囲を確かめ、年末の棚卸に使える記録が残るかもあわせて確認しましょう。販売先や予算にあった製品を、資料請求で比較してみてください。
