無料テンプレートを使う前に！エクセルで在庫管理を行うポイント解説

エクセルで在庫管理を行う３つの方法

エクセルを使った在庫管理では、以下の３つの方法が一般的です。

1.エクセルテンプレートを使う

無料で公開されているエクセルのテンプレートもあり、これらをダウンロードして使うことができます。

ただし、自社に最適な形式のテンプレートが見つかることは稀でしょう。大抵の場合は手を加えて使うことになります。人が作ったものに手を加えて扱うのは容易ではありません。その場合は、一から作成したほうが使いやすくなるでしょう。

2.エクセル関数を利用して在庫管理表を作成する

以下のような関数を駆使してエクセルで在庫管理表を作成するという方法もあります。

SUMIF関数

足し算の関数であるSUM関数よりも一歩進んだ関数です。特定の条件を付け加え、その条件に合う数値だけを足し算することができます。

SUMIF関数を用いて入庫数と出庫数の合計を算出し、その差を見れば現在の在庫数を知ることができます。

VLOOKUP関数

検索条件に合致した数値を抽出できます。これにより、入庫管理表と出庫管理表のデータから数値を在庫管理表に抽出し、その差額を求めることで在庫数が分かります。

IF関数

設定した条件によって表示する内容を変えられます。算出した在庫数が一定の数以下になれば「要発注」などと表示させることができ便利です。

3.マクロを利用して在庫管理表を作成する

エクセル関数ではなく、エクセルマクロを使って在庫管理表を作成するという方法もあります。エクセルマクロはプログラミングの１つであるため、敷居が高く感じられがちです。しかし、自由度が高く多くの作業を自動化できるため、ミスと手間を減らすことができるでしょう。

エクセルで在庫管理を行う上で知っておくべき４つのポイント

エクセルで在庫管理を行うとき、次の４つのポイントについて知っておきましょう。

管理の項目が明確になっていること

管理の項目で重要なのは、以下の４つです。

• ●何が
• ●いくつ
• ●いつ
• ●どこに

この４つを把握することが、在庫管理の目的です。特に、「何が」「いくつ」あるのかが最重要でしょう。「いくつ」については、入庫数から出庫数を差し引いた値です。つまり、何がどのくらい入庫され、それがどのくらい出庫したかが最重要事項になります。

そのうえで、消費期限や製造年月日の管理が重要な場合は「いつ」、そして保管場所でトラブルを生じることが多いようであれば、どこに保管しているのかを管理することも大切です。種類と数さえ分かればいいのか、場所や日付も重要なのか、自社の業種と照らし合わせて考えましょう。

管理する在庫の優先度を決める

日付や場所まできちんと記録できれば、それに越したことはありません。しかし、すべての商品に対してそれを行うと、多大な手間と労力を必要とします。

そのため、商品の優先度を決めましょう。そのためにはABC分析が有効です。ABC分析では商品を以下の３段階に分類して扱います。

• A：全体売上の７割を占める商品
• B：全体売上の１～３割を占める商品
• C：全体売上の１割未満の商品

このように重要度を分類し、より重要度の高いものは細かく管理を行いましょう。逆に重要度の低いものは、最低限の管理で手間と労力を削減できます。

データの入力がしやすい在庫管理表にする

データ入力しづらい在庫管理表だと、どうしても入力が億劫になります。そして入力を先延ばしにすればするほど、データと実際の在庫数がそぐわないことになります。データがこのように信じられない状態になっては、管理しているうちに入りません。きちんと管理するためにも、簡単に入力できる表にしましょう。

上書き保存はしないこと

上書き保存をする方法で記入していると、今の在庫をすでに記入したのか、それとも前のデータなのかがわかりません。そうなると結局一から数え直すことになり、膨大な手間がかかります。履歴も残らないため、対処のしようがありません。

いつ何がいくつ入庫したのか、あるいは出庫したのかを記録し、履歴が残るような方法でなければなりません。

適切な在庫管理を行うためには？

適切な在庫管理の方法を解説します。

在庫管理業務のマニュアルを作る

マニュアルを作ると、スタッフによって管理の方法が異なるという事態を防ぐことができます。また、その中に棚卸業務も含めましょう。棚卸をまとめて行うと膨大な手間がかかります。従業員の負担も大きいでしょう。日次棚卸を行うことで、負担を分散できます。

ロケーション管理を行う

棚や段ごとに番号を振り、商品の空間的位置を設定しましょう。倉庫内を探し回る手間を削減することができます。

消費期限の管理を行う

先入先出が基本です。古いものから順に出すことで、品質の劣化を防ぎます。またアパレル関係であれば、古いと流行を逃すことにもつながるため注意しましょう。

在庫管理システムを導入する

エクセルで在庫管理を適切に行うには上述したようなことが重要ですが、実際に行うのは容易ではありません。ロケーションや消費期限の管理は、エクセルですべて入力しようと思うと大きな負担になります。

そこで、在庫管理システムが有効です。ラベルやバーコード、ハンディターミナルで扱うことで、手入力する手間を大きく削減できます。

在庫管理システムの導入でエクセル入力の手間を減らそう

エクセルを利用すれば在庫管理を行うことはできます。しかし、在庫管理システムに比べると手間や時間がかかるでしょう。在庫管理システムには無料プランの製品もあるので、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。