エクセル表から脱却！ 基礎からわかる「在庫管理」

在庫を正確に迅速に把握

「在庫」とは、商業においては店頭や倉庫にある商品のことで、これなくしては商売が成り立ちません。製造業においては工場にある原材料や部品のことで、生産過程の製品も含まれます。やはり在庫なしには製品を製造できません。

かつてこれら在庫の入出庫、保管場所、数量などは台帳で管理していました。また、エクセルなどの表計算ソフトで入出庫を手作業で在庫管理表に入力して管理する方法も一般的でした。いずれも人手に頼る部分が多く、正確で迅速な管理が課題となっていました。

在庫を正確に把握していなければ受注できず、ビジネスチャンスを失います。受注してから在庫がなかったではお客様を失います。工場でも在庫を把握していないと、生産計画を立てることができません。ラインがムダに空いてしまうことになります。

このために開発されたのが「在庫管理システム」です。今どこにどれだけの在庫があるかを把握し、ビジネス上のロスを防ぐことができます。適正在庫量を割ったら発注を促し、過剰になったらアラートを出します。保管スペースの確保や、棚卸作業の負荷軽減なども支援します。

在庫管理システムのタイプ

在庫管理の特徴は、一連の流通工程の一部であることです。商業においては、納入されて商品在庫となり、注文を受けて出荷されます。このため、受発注・販売管理システムと深い関係があります。

製造業においては原材料や部品の納品があり、在庫が生じます。この在庫を使って製品を製造し、完成した品物が商品在庫になります。商品は受注され配送されます。このため、生産管理システムや受発注システムと深い関係があります。

これらから在庫管理システムは、一連のシステムの一部として提供されるものと、単独で提供されるものがあります。

●統合基幹業務システムのモジュール型

一連のシステムの一部として提供されるものの代表的なものがERPの在庫管理モジュールです。購買、生産、販売などのモジュールと連携し、関連する業務を支援します。商業では販売管理システムや受発注管理システムの一部として提供される場合が多くあります。これも二重入力をなくし商品の流通を確認できます。

●単独システム・倉庫管理などの専用システム

在庫管理単独の機能を提供するシステムもあります。専用システムだけあって、業種に特化したシステムも多く開発されています。たとえば医療業界向け販売管理システムでは、医療機器卸業に必要な機能を網羅し、薬事法改正に対応する機能も装備されています。食品業界向け在庫管理システムでは、トレーサビリティや賞味期限管理などに標準対応しています。

在庫管理システムの基本機能

在庫管理システムは、商品や部品の入庫から出庫までを管理します。具体的には、入荷・検品、返品、棚上げ、返品、長期在庫・期限切れ在庫の処理、棚卸、保管・ロケーション管理、ピッキング、出庫・出荷などがあります。これらから主なものを解説します。

■入荷・入庫機能

入荷予定、入荷、検品などの作業を支援します。倉庫担当者は伝票と製品をチェックし、品番、数量、ロットなどを確認し、規定のラベルを貼った上で所定の場所に保管します。この際、ハンディターミナルなどを使って検品やラベルの発行作業を自動化できます。

■出庫・出荷機能

出荷、検品などの作業を支援します。ハンディターミナルで検品したり、送り状や納品書を発行したりすることができます。

■棚卸機能

在庫は現金と同じで、倉庫にどれだけの商品が積まれているかの報告が義務づけられています。その確認作業が棚卸で、帳簿上の在庫数と実際の現品在庫数に差異がないかどうかをチェックします。従来は人手に頼っていましたが、ハンディターミナルによる登録により大幅に省力化できます。

■ロケーション管理機能

棚やラックに保管場所を割り振り、在庫を管理します。在庫情報と保管場所をひも付けて管理し、ピッキング作業を支援します。

■ピッキングリスト機能

出荷伝票を手に在庫を探し出す際、倉庫が広く在庫品種が多いと時間がかかります。最短の道順でピッキングするには、熟練者のノウハウが必要でした。現在ではタブレットPCなどモバイル端末にピッキングリストと場所が表示され、作業を効率化できます。

まとめ　～ システム連携でエクセル表から脱却 ～

在庫管理は、小売業では過剰在庫による在庫コストを抑えつつ、適正在庫を維持することで「売り逃し」による機会損失を回避するために利用されます。その他の業種でも在庫の適正化は、重要な課題です。つまり在庫管理業務はビジネスの基本といえます。

この在庫管理業務の効率化は、まず、紙の台帳管理からエクセルの管理表にデジタル化が進みましたが、それでもエクセル表への入力作業はミスや二重入力などの課題が残り、それほど効率化は進みませんでした。「在庫管理システム」もこれだけを単独で利用するのであれば、同じようにデータ入力の課題が残ります。

多くの場合は「販売管理」や「生産管理」などの関連システムと連携し、データが共有・統合されることで業務の効率化が図れます。事業全体の業務の流れを踏まえ、在庫管理の前後の業務システムと連携させなければ、途中の作業でエクセルデータなどが残ってしまい、効率化を妨げます。業務全体の標準化を実現するできるように在庫管理システム見なおしてみませんか?