エクセルで在庫管理表を作るには？方法・メリット・デメリットを解説

在庫管理表とは

在庫管理表とは、在庫の商品情報や個数はもちろん、入荷から移動、出荷までの日時を正確に把握するための表です。在庫管理表を使い、受注してからの商品の流れを把握することで、在庫切れを回避できたり、使用期限などの情報も可視化できたりするメリットがあります。さらに、エクセルを使って在庫管理表を作成するには、単表タイプと在庫移動表タイプの２種類があります。

単表タイプ

単表タイプとは、従来から使用されている紙のタイプの在庫管理表の形式で、「吊り下げタイプ」とも呼ばれます。型番と商品名を表のトップに入力したら、横軸に「入庫」「出庫」「残高」「担当者」などの項目を設け、縦軸に日付を設定して情報を入力します。紙タイプのものと変わらないため、エクセルに不慣れな人でも扱いやすいメリットがあります。

在庫移動表タイプ

在庫移動表タイプは横軸に日付を設け、縦軸に型番と商品名を設定して作成した表です。一つの商品に対して一つの在庫管理表を作る単表タイプとは違い、一つのエクセルシートで多くの在庫管理ができ、一覧で確認できます。しかし一覧性がメインため、単表タイプほどの入出庫の細かい情報は、記録できない点がデメリットです。

在庫管理表の作成方法

エクセルでの在庫管理表の作成方法として、テンプレートや、特定の関数を使うなどの方法があります。詳しく解説します。

１．エクセルテンプレートを利用

エクセルで在庫管理をする場合は、在庫管理表が必要です。しかし、エクセルの操作に慣れていない人が、一から在庫管理表を作成するには時間がかかるでしょう。

ネット上には在庫管理表のエクセルテンプレートが無料で公開されているので、これらをダウンロードすれば簡単にエクセルで在庫管理ができます。

ただし、必ずしも最適な形式のテンプレートであるとは限りません。多少手を加えて自社仕様にカスタマイズしたほうがよい場合もあります。特殊な項目が多く、大幅に修正しなければならない場合は、一から作成したほうが使いやすいでしょう。

２．エクセル関数を利用

テンプレートの在庫管理表が使えない場合は、エクセル関数を駆使して一から在庫管理表を作成する方法がよいでしょう。入庫と出庫は別シートで管理する場合が多く、エクセル関数を上手く活用することで、入庫数と出庫数の差である在庫数を簡単に算出できます。

中でも基礎知識として覚えておきたいエクセル関数をいくつか紹介します。

■SUMIF関数

特定の条件を付け加え、その条件にあう数値だけを足し算することができる。複数ロケーションに同じ商品を保管していても、すぐに在庫数の合計を求めることが可能。また入庫数と出庫数の合計を算出し、その差を見れば現在の在庫数が確認できる。

■VLOOKUP関数

表を縦方向に検索していき、特定のデータに対応した値を取り出す関数。在庫管理においては、入庫管理表と出庫管理表という別々のシートから数値データを在庫管理表に抽出し、その差を求めることで在庫数を算出できる。

■IF関数

エクセル関数の中では比較的難易度が低めの関数。設定した条件に対して「真」か「偽」かによって表示する値を変えることができる。

SUMIF関数やVLOOKUP関数で算出した在庫数が一定の数以下になったときに、自動で「要発注」などと表示させれば、欠品防止に役立ちます。

３．マクロを利用

エクセル関数に加えて、エクセルマクロを使って在庫管理表を作成する方法もあります。エクセルのマクロはプログラミングの一種であるため、敷居が高く感じられがちです。しかし自由度が高く、多くの作業を自動化できるため、ミスと手間を減らせるでしょう。

初めてマクロに触れる場合はまず、「マクロの記録」機能の使用をおすすめします。ビデオの録画のように、録画開始から録画停止までの間に入力者がエクセルシート上で実行した処理を記録し、後から記録されたコードを確認できるのです。

さらに、記録したコードを Visual Basic Editor (VBE) にコピーして必要な箇所を編集すれば、初心者でもより質の高いマクロを作成可能です。

エクセルで在庫管理表を作成するメリット・デメリット

エクセルで在庫管理表を作成すると、コスト面でのメリットがある反面、容量や編集のしやすさなどのデメリットがあります。詳しく見ていきましょう。

メリット

■コストがかからない

多くの企業ではエクセルが既にインストールされているケースが多く、追加費用なしですぐに始められる。

■馴染みがあるツールで使いやすい

業務でエクセルを使用している企業は多く、従業員も操作に慣れている。

■入力・編集・管理が簡単

紙の在庫管理用表よりも編集・入力がしやすく、紙の保管も不要。

デメリット

■大規模に管理したい場合には不向き

エクセルは同時編集ができず、複数拠点におけるリアルタイムでの管理には向かない。

■データ容量にも限界がある

表計算ソフトであるエクセルは、データ量が増えると動作が重くなることがあり、大容量のデータを累積するには向いていない。

▼このようなデメリットをカバーし、複数拠点での在庫管理を行いたい場合や、データ量を気にせずスムーズに管理を行いたい場合は、在庫管理システムを検討してみるのもおすすめです。早速、最新の在庫管理システムを検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。

エクセルで在庫管理をする際の４つの注意点

エクセルで在庫管理を行うときの４つの注意点について知っておきましょう。

１．管理の項目が明確になっているか確認する

管理の項目で重要なのは、以下の４つです。

• ●何が（商品名、商品コード）
• ●いくつ（数量）
• ●いつ（入荷日、出荷日）
• ●どこに（棚番）

この４つを把握することが、在庫管理の目的です。特に、「何が」「いくつ」あるのかが重要です。「いくつ」については、入庫数から出庫数を差し引いた値です。つまり何がどのくらい入庫され、それがどのくらい出庫したかが最重要事項になります。

そのうえで、消費期限や製造年月日の管理が重要な場合は「いつ」、そして保管場所でのトラブルが多いようであれば「どこに」保管しているのか、その場所をを管理することも大切です。種類と数さえわかればいいのか、場所や日付も重要なのか、業務と照らしあわせて考えましょう。

２．管理する在庫の優先度を決める

日付や場所まできちんと記録できれば、それに越したことはありません。しかし、すべての商品に対してそれを行うと、多大な手間と労力を必要とします。そこで商品の優先度を決めましょう。そのためにはABC分析が有効です。ABC分析では商品を以下の３段階に分類して扱います。

• A：全体売上の７割を占める商品
• B：全体売上の１～３割を占める商品
• C：全体売上の１割未満の商品

このように重要度を分類し、より重要度の高いものは細かく管理を行いましょう。逆に重要度の低いものは、最低限の管理で手間と労力を削減できます。

▼ABC分析について、詳しくはこちらの記事を参照ください。

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３．データの入力がしやすい在庫管理表にする

データ入力しづらい在庫管理表だと、入力が億劫になりがちです。そして入力を先延ばしにすればするほど、データと実際の在庫数がそぐわなくなります。正確に管理するためには利便性を考慮し、簡単に入力できる表にしましょう。

４．上書き保存はせずに更新履歴を残す

上書き保存でデータ入力していると、今の在庫をすでに記入したのか、それとも前のデータなのかがわからなくなる場合があります。結局一から数え直すことになり、手間がかかります。履歴も残らなければ、対処もできません。

いつ何がいくつ入庫したのか、あるいは出庫したのかを記録し、履歴が残るような工夫をしましょう。

バーコードを活用したエクセルでの在庫管理

近年、ハンディターミナルでバーコードを読み取ることで、在庫管理の効率化に成功した企業が増えてきているようです。ハンディターミナルとバーコードを活用すると、事務所のパソコンから入力を行わずとも、その場でリアルタイムに在庫状況が反映されるのです。エクセルで在庫管理をしている場合も、バーコードでの読み取り結果を在庫管理表の適切な箇所に反映させることが可能です。

ハンディターミナルを販売しているメーカーなどでは、バーコードを活用したエクセルでの在庫管理に対応している場合もあります。エクセルで在庫管理をする企業での導入実績も含めて、さまざまなメーカーを比較してみるとよいでしょう。

▼バーコードによる在庫管理については、以下の記事で詳しく解説しています。

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在庫管理システム導入でエクセル入力の手間を減らそう

エクセルで在庫管理を適切に行うための概要や注意点などを解説してきましたが、実際に行うのは容易ではありません。ロケーションや消費期限の管理は、エクセルですべて入力しようとすると大きな負担になります。しかし専用の在庫管理システムを用いれば、ラベルやバーコード、ハンディターミナルで扱うことによって手入力する手間を大きく削減できます。

▼以下の記事では、最新の在庫管理システムについて、価格や特徴などをわかりやすく解説しています。気になる製品があれば、すべて無料で資料請求できますので、ぜひ検討してみてください。

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中小企業診断士

武藤 正敏さんのコメント