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在庫管理システムには無料のものもあります。スマートフォンのアプリやエクセルを利用する手もあるでしょう。しかし、無料の在庫管理には注意点もあります。それを把握せずに利用すると後になって困ることもあるため、あらかじめ知っておきましょう。
この記事では無料で在庫管理をする方法や注意点、おすすめ商品まで幅広く紹介します。ぜひ参考にして在庫管理に役立ててください。
在庫管理を効率的に行うためにはどのようなことが必要なのでしょうか。
在庫管理に必要な業務は多岐にわたります。どの商品にどのくらいの手間をかけ、具体的に何をするのか、整備しておく必要があります。
例えば、どの商品を優先的に管理するか決めておきましょう。すべての商品を均等に管理するのは困難なうえ、効率的ではありません。ABC分析（商品を売上別に３段階の重要度に分けて扱う手法）で商品の優先度を設定し、それらに対して行う業務を決めましょう。
そしてそれをマニュアル化します。そうすることで、スタッフ間での作業内容の相違を防ぐことができます。
マニュアル化して業務を定めたとしても、その内容は多くの手間がかかります。手作業で記録していたのでは、大きな労力と時間を浪費してしまうことでしょう。
そこで有効なのが在庫管理システムを導入することです。商品を貼り付けるバーコードやQRコードのラベルを発行し、それをスキャナで読み取れば手入力すること無く商品の出入りを記録できます。
その結果リアルタイムで在庫の状況を確認でき、素早い状況判断にもつながります。また人の手が介在する割合が少なくなるため、人為的ミスも減少するでしょう。
また近年ではタブレットやスマートフォンでも利用できるものがあります。スマートフォンで使えるというとアプリを連想してしまいますが、クラウドサービス型の在庫管理システムであれば場所を選ばずアクセス可能です。
無料で在庫管理を行うにはどのような方法があるのでしょうか。
在庫管理をエクセルで行う方法もあります。
無料で提供されているものも数多くあります。それらのテンプレートをダウンロードして使うという方法があります。ただし企業や業種によって適切な形式は異なるため、ダウンロードしたものにある程度手を加えて使う必要があるかもしれません。
実際、要望に適うものはなかなか見つかりません。そして手を加えようと思っても、人が作ったものをアレンジするとかえって難しい場合があります。一から作成したほうが早いかもしれません。
以下のようなエクセル関数を利用することで在庫管理表を作成する方法もあります。
このような在庫管理に必要な関数を駆使して管理表を作成することができます。
エクセル関数に比べるとややとっつきにくい印象のあるエクセルマクロですが、習得すれば自由度が高く、自動印刷や見積書の発行などが容易に行えるようになります。プログラミング言語を利用する分複雑ですが、できることが多いため自動化できることが多く、結果的に作業が楽になります。
無料アプリで在庫管理を行う方法もあります。具体的には以下のようなことができるようになります。
主にスマートフォンのカメラを使って写真やQRコードを扱うことになるでしょう。
ただ管理に関しては基本的な登録と検索くらいしかできません。紙に書いていたときと同じ感覚でスマホに入力できます。片手で操作できること、暗い倉庫内でも作業しやすいことがメリットといえます。
また無料アプリは大抵の場合、数の制限があります。多くの在庫を抱えている企業だと、すべての在庫を登録することは難しいかもしれません。
あまり多くありませんが、他のシステムと連携できるアプリもあります。ただし大抵の場合は有料のアプリです。
例えばスマート在庫管理というシステムであれば、クラウド会計ソフトfreeeと連携して仕入れと納品のデータを共有することができます。このスマート在庫管理について詳しくは後述します。
無料で在庫管理を行う方法として、無料の在庫管理システムを使うという手もあります。
オープンソースで提供されている在庫管理システムもあります。これらは自分でカスタマイズできるため、知識のある人であれば使えるでしょう。有名なオープンソース在庫管理システムにはSASOがあります。シンプルな商品管理やラベル発行などの機能を備えています。
クラウドサービスで提供されている在庫管理システムは多くの場合トライアル期間を設けています。期限があるのでずっと無料で使い続けるわけにはいきませんが、導入に向けてのお試しであれば無料でできることを知っておきましょう。
無料の在庫管理ツールを使う上では注意点もあります。
特に無料アプリについて言えることですが、大抵の場合は機能が制限されています。在庫の名前と数量の管理はできても、入出庫管理や棚卸管理など複雑な機能は有料版にしなければ利用することができません。
有料版にすることで使えるようにはなりますが、それならばアプリよりも在庫管理システムを導入したほうがより使いやすいでしょう。
無料で提供されているため、きちんとしたセキュリティは備わっていません。大切なデータを盗まれる可能性があります。また、故障や不具合でデータが消える可能性も否めません。頻繁にバックアップを取り万が一に備えましょう。
上述したように、無料のツールはできることが限られています。使い慣れたころに限界を感じるくらいであれば、早い段階で有料のツールを導入することを検討しましょう。
特に、有料のツールであれば自社に最適な製品も見つかりやすいです。食品やアパレルなど他業種に対応したシステムが多いだけでなく、企業ごとにカスタマイズを行ってくれるものもあります。
自社に合っているかどうかで作業効率は大幅に変わるため、最適なものを見極めることが大切です。
では続いて、在庫管理システムを紹介していきます。（10月16日時点）
以下の三つは無料で利用することができる在庫管理システムです。
無料お試し版があり、有料版も月額30,000円から利用可能です。企業のニーズに合わせてカスタマイズもできます。
複数の倉庫も一括管理できるうえ、受発注機能付きで手入力の手間なくデータに受発注内容を反映することができます。また簡易的なカスタマイズであれば無料で行えます。ユーザーの数にも制限がないため、非常にコスパに優れたシステムといえるでしょう。
無料あるいは月額980円から利用することができます。リアルタイムでの情報共有やスマートフォンでの利用、会計ソフトとの連携など機能が豊富です。
多くの機能は有料版にしなければ解放されませんが、無料版でも基本機能を試すことができます。980円では基本的なバーコードを利用した在庫管理、さらにその上のグレードにあげることでピッキングリストの発行や発注点管理が行えるようになります。
先ほど軽く紹介した無料のオープンソース在庫管理システムです。有料版はありません。
基本的な在庫管理機能はもちろん、ラベルの発行とバーコードの読み取りにより迅速なデータ入力が可能です。ただ提供元の日本標準機構はアパレル関係の企業なため、このシステムの内容もややアパレル寄りになっています。
次はITトレンドで厳選した在庫管理３選を紹介します。
標準価格40万円から利用可能です。出荷や見積もり、ロケーション管理や棚卸管理など業務のほとんどをカバーしています。
またあいまい検索ですぐに目的のデータにたどり着けるのが特徴です。
さらにEDI連携や会計連携といったオプションで業務を効率化することができます。
5000社を超える導入実績と98.1%ものユーザーリピート率を誇ります。ハンディターミナルやPOSシステム（レジのシステム）と連携することで業務の効率化を目指します。リアルタイムで状況を把握できるため、適切な経営判断を下すことができます。
また倉庫内での業務をサポートするピッキングリストの発行や入出庫伝票の出力も可能です。
どの工程で在庫の数が変動したのかをすぐに確認できるトレーサビリティが特徴です。
透明度の高い業務を行うことで、さらなる効率化を目指すことができます。属人的要素を減らすことで、より安定した品質の業務を行うことができます。製造業向けの在庫管理システムといえるでしょう。
在庫管理は無料で行うこともできますが、規模が大きくなるにつれて管理は難しくなります。無料のツールであると管理ができる範囲が限られてしまうため、有料の製品も視野にいれてツールを選択してみてはいかがでしょうか。
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| 11月12日(月) 更新 | |
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