無料で在庫管理するには？おすすめのフリー在庫管理システムを比較

専門家の視点

公認会計士 / 若林 宏岳さん

在庫管理システムには、無料プランが提供されているものもありますが、通常は機能や利用制限があります。小規模な企業や簡易的に入出庫を把握したい企業には適しているかもしれませんが、その場合はエクセルでも在庫管理が十分可能です。エクセルの最大の弱点である入力ミスなどのヒューマンエラーは、ハンディターミナルやバーコードを使ってデータ入力のみ自動化することで、緩和できます。

有料プランには在庫の登録や数の把握にとどまらず、適正量の管理・コントロール、在庫分析による需要の予測など、充実した機能があります。規模が拡大し、これらのニーズが生じた場合には、有料製品の導入検討がおすすめです。

無料で在庫管理を行う方法

予算をかけず、無料で在庫管理を行うにはどのような方法があるのか、さっそく見ていきましょう。具体的な方法は以下のとおりです。

• ●エクセルで在庫管理表を作成する
• ●無料のスマホアプリで在庫管理を行う
• ●無料の在庫管理システムやフリーソフトを利用する

エクセルで在庫管理表を作成する

エクセルはビジネスシーンでもよく使用されるソフトであり、在庫管理表も作成できます。小規模な在庫管理業務の効率化に有効でしょう。

エクセルテンプレートを利用する

無料で提供されているテンプレートは数多くあり、在庫管理表や入出庫チェックリスト、棚卸表などをダウンロードして使用できます。

ただし、企業や業種によって適切な形式は異なるため、ダウンロードしたものに手を加えないといけないケースもあるでしょう。人が作成したテンプレートをもとにアレンジするとかえって難易度が上がり、一から作成した方が効率のよい場合もあるので注意してください。

エクセル関数を使って自作する

以下のようなエクセル関数を利用することで、在庫管理表を作成する方法もあります。

■SUMIF関数

足し算（SUM関数）をより機能的にしたものです。IF、つまり条件にあうものだけを選択的に合算できます。

■VLOOKUP関数

条件にあった数値を抽出するための関数です。その都度入力する必要がないため、入力ミスを減らせます。

■IF関数

設定した条件によって処理を変えられる関数です。例えば在庫が一定数以下になると、「要発注」などと表記するように設定が可能です。

このような在庫管理に必要な関数を駆使して、管理表を作成できます。

エクセルマクロを使って自作する

エクセル関数に比べると難しい印象のあるエクセルマクロですが、習得すれば自由度が高く、自動印刷や見積書の発行などが容易に行えるでしょう。ただし、プログラミング言語を利用するため複雑で上級者向けといえます。

エクセルを活用した在庫管理について興味のある方は、以下の記事も参考にしてください。

無料のスマホアプリで在庫管理を行う

無料アプリで在庫管理を行う方法もあります。スマホを活用してバーコードやQRコードを読み取れるため、ハンディターミナルなどの専用機器を導入しなくてもよい点がメリットといえるでしょう。具体的には以下の機能が搭載されています。

• ●アプリ画面から在庫データの登録・編集・確認・検索
• ●スマホカメラでQRコード、バーコードの読み取り・登録
• ●QRコード、バーコードと在庫データの関連付け
• ●期限切れや在庫数などに応じたアラート設定

アプリによって違いはありますが、主な機能は「在庫数の記録」と「検索」です。

専用システムと違い、使い慣れたスマホやタブレットを使用するため、操作性もよく、紙に書いていたときと同じ感覚でデータを入力できます。また、持ち運びしやすく片手で操作できるので、暗い倉庫内でも作業しやすいでしょう。

バーコードやQRコードを活用した在庫管理のメリットが知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

無料の在庫管理システムやフリーソフトを利用する

エクセルやアプリ以外にも、無料の在庫管理システムを導入する手もあります。例えば、オープンソースの在庫管理システムは自由にカスタマイズが可能なため、専門知識をもつ従業員がいれば自社業務にあわせて柔軟に仕様変更できるのが魅力です。

また、無料プランのある在庫管理システムも提供されています。ただし、機能や利用人数などが制限されることも多いので、小規模な企業や簡易的に利用したい企業に適しています。在庫管理システムとはどのようなものなのかを知るために、まずは無料プランをお試しで導入して、操作性や機能性を確認してみるのもよいでしょう。

自社に適した在庫管理方法を知りたい場合は、無料診断を活用してみましょう。
ITトレンドで過去に在庫管理システムを資料請求した方のお悩みや要望から作成した簡単な質問に答えるだけで、最適なシステムを案内します。
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▶在庫管理システム おすすめ比較・無料診断

以下の記事では、最新の在庫管理システムをわかりやすく比較しています。無料プランや無料トライアル付きの製品も紹介しているため、あわせてご覧ください。

【事例】フリー在庫管理アプリの導入効果

ここでは、無料で使える在庫管理アプリの具体的な導入効果を解説します。実際の導入事例をもとに、稟議申請や業務改善の参考にしてください。

フリー在庫管理アプリの効果事例のまとめ表

ITトレンドの製品ページやレビューから、数値や業務変化など改善効果をまとめました。詳細は本文をご確認ください。

棚卸業務の大幅短縮

従来はExcelや紙で在庫を管理しており、商品のバリエーションが増えると管理に限界を感じていました。さらに棚卸作業には半日を要していたほか、トレーサビリティ確保には複数の書類を突き合わせる必要があり非効率でした。導入後は棚卸時間が半日から30分に短縮（約95％削減）され、生産性が大幅に改善しました。

参考：zaicoとは？価格・機能・使い方を解説｜ITトレンド

発注忘れの防止と時間削減【電気、電子機器業／10名～50名規模】

従来は注文が届いてから在庫を確認していたため、在庫切れのリスクが常にありました。しかし発注点管理機能により、在庫が下回ると自動で担当者にメール通知が届くようになり、発注忘れが防止できるようになりました。さらに、今まで実地棚卸に２人で１日以上かかっていた作業が、棚卸機能により１人で半日で完了。在庫切れリスク低減と工数削減の両面で大きな改善効果が得られました。

参考：発注忘れ防止に役立ちます｜zaicoの口コミ｜ITトレンド

在庫検索時間の短縮【製造業／250名以上500名未満規模】

以前はExcelで一元管理されており、使い勝手が悪く限られた人しか利用できませんでした。ZAICO導入により部品名・棚番号・型式・メーカーなど複数条件で検索できるようになり、在庫検索の工数が大幅に削減。利用者も増え、部品探しの手間が軽減しました。

参考：在庫検索時間の短縮になる｜zaicoの口コミ｜ITトレンド

▶フリー在庫管理システムを比較（小規模企業向け）

ここからは、小規模企業でも導入しやすい、無料で使える在庫管理システムやアプリ、フリーソフトを紹介します。特にクラウド型の無料プランが多く、必要に応じて有料プランへスムーズに移行できる点も魅力です。

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株式会社ZAICO

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《zaico》のPOINT

1. 操作がカンタン！PC・スマホから誰でも手軽に利用できる
2. QRコード・バーコードでミス撲滅！データと物品の紐付け自動化
3. クラウド共有。複数人同時にリアルタイムで最新データへアクセス

Zoho Inventory

ゾーホージャパン株式会社が提供する「Zoho Inventory」は、在庫・受注・出荷・配送の一元管理が可能なオンライン在庫管理ツールです。PayPayモールやShopifyなどのECプラットフォーム、物流サービスとの連携にも対応。商品管理やバーコードスキャン、納品書・請求書の作成機能も備えており、在庫業務を効率化できます。

無料プランでは、１ユーザー・１倉庫・月間注文数50件まで利用可能。スモールビジネスや個人事業主に適しています。

無料製品を含め、主要な在庫管理システムをまとめて比較したい方は、以下の一覧からご覧ください。

▶フリー在庫管理アプリを比較（個人・家庭向け）

ここでは、個人や家庭で使える無料の在庫管理アプリを紹介します。シンプルな操作性で、ビジネス用途にも活用可能な製品をピックアップしました。

在庫管理アプリについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。無料・有料アプリの比較だけでなく、主な機能や活用メリットもわかりやすく紹介しています。

無料ツールで在庫管理を行う際の注意点

無料の在庫管理ツールやエクセルを使ってコストを抑える場合、注意すべきポイントがあります。ここでは、代表的な３つの注意点について詳しく解説します。

• ●エクセルは人的ミスの防止やリアルタイムのデータ反映が難しい
• ●無料のアプリやシステムは機能が制限されている
• ●セキュリティ対策が不十分な可能性がある

エクセルは人的ミスの防止やリアルタイムのデータ反映が難しい

エクセルでコストをかけない在庫管理は可能ですが、入力ミスの防止や属人化の解消などは難しいでしょう。ほかにも同時編集できない、数字をリアルタイムで反映しにくいといったデメリットもあり、在庫管理システムと比べて作業効率はあまりよくありません。社員数や拠点数、扱う製品数が少ない小規模企業向きの管理方法といえるでしょう。

在庫管理表の作成や管理にはエクセルを利用しつつ、データ入力はハンディターミナルやバーコードを使って自動化できるツールもあります。エクセルの在庫管理表を活かしながら効率化を目指す場合は、システムの導入もぜひ検討してみましょう。

無料のアプリやシステムは機能が制限されている

特に無料アプリにいえることですが、大抵の場合、機能が制限されています。在庫登録と数量確認など基本的な在庫管理機能は利用できても、入出庫管理や棚卸管理などの機能は有料版にしなければ利用できない場合があります。

そもそも在庫管理アプリは小売店やECサイトを対象としたサービスが多く、生産管理や販売管理、納品書の発行など、業務を円滑に進めるための機能は十分ではありません。また、生産管理システムや倉庫管理システムなど関連システムとの連携ができない製品も多くあります。

無料アプリを有料版にグレードアップして入出庫管理や棚卸管理機能などを利用するならば、在庫数の把握だけでなく、在庫分析やデータ抽出などもできる在庫管理システムの導入を検討するのが得策でしょう。

セキュリティ対策が不十分な可能性がある

無料で提供されている在庫管理ツールやソフトには、十分なセキュリティ機能が備わっていないケースもあります。ウイルス感染により、大切なデータが盗まれる可能性は否定できません。さらに、故障や不具合でデータが消える恐れもあります。利用する際は情報漏えいのリスクを認識したうえで、バックアップをこまめにとるようにしましょう。

また、オープンソースツールの場合、スキルをもったエンジニアがいないと使いこなせません。突然提供が終了するケースや、サポート体制が不十分で運用負荷が大きくなることもあるので、導入前に十分注意しましょう。

無料の在庫管理システムに関するよくある質問（FAQ）

ここでは、無料の在庫管理システムを検討する方から寄せられることの多い質問をまとめました。導入の参考にしてください。

Q１.無料で在庫管理を始めるにはどんな方法がありますか？

代表的な方法は、「エクセルでの管理」「無料アプリの活用」「フリーシステムの利用」です。小規模な在庫数ならエクセル、大量の在庫や複数拠点管理ならシステム利用が向いています。

Q２.無料プランと有料プランの違いは何ですか？

無料プランは、登録数・ユーザー数・機能の制限があるのが一般的です。例えば、商品登録数が200件まで、ユーザー１名までといった制限があります。より高度な入出庫管理や在庫分析を行う場合は、有料版が必要になります。
▶無料ツールで在庫管理を行う際の注意点を確認する

Q３.無料の在庫管理アプリでもバーコードやQRコードを使えますか？

多くの無料アプリはバーコードやQRコードの読み取りに対応しています。ただし、読み取り件数や履歴保存数に制限がある場合もあるため、利用前に確認しましょう。
▶無料のスマホアプリで在庫管理を行うを確認する

Q４.無料の在庫管理システムは安全に使えますか？

一部の無料システムは、セキュリティ対策が十分でないケースもあります。クラウド型であればバックアップ機能が備わっている場合もありますが、利用前に必ずセキュリティ仕様を確認しましょう。
▶セキュリティ対策が不十分な可能性があるを確認する

Q５.無料から有料に移行するタイミングはいつがよいですか？

在庫数や拠点数が増えて、「入力作業が煩雑」「リアルタイムで管理できない」と感じた時が移行の目安です。無料プランで操作性を試した後、業務規模に応じて有料版にアップグレードするのがおすすめです。

まとめ

無料の在庫管理ツールやアプリには、機能や使い勝手に制限がある場合が多くあります。コストがかからない点は導入の大きな後押しになりますが、一番に考慮すべきは「このツールで自社の課題は解決できるのか」という点です。

有料の在庫管理システムは、在庫の登録や数の把握にとどまらず、適正量の管理・コントロール、在庫分析による需要の予測など機能も充実しています。まずは各社製品の資料請求をしてみて、無料製品と有料製品を比較することからはじめましょう。

在庫管理システムを無料で導入したい企業にとっては、まず無料ツールのメリット・デメリットを把握し、有料版との比較検討を行うことが、最適な選択につながる第一歩です。