在庫管理とは？基本から目的、効率化する手法まで解説！

在庫管理とは？

在庫管理とは、原材料、仕掛品、製品などとして企業内に存在する在庫を、最適な状態及び量において保管できるように生産や販売などの活動に照らし合わせた上で、管理することを指します。ここで言う在庫とは単に販売前の製品や商品のみを意味するわけではありません。後に現金化される可能性があるものを総じて在庫と言います。

業務内容としては現品管理を行ったり、棚卸をして実際にある在庫の確認を行います。また、在庫情報を把握して廃棄する在庫が出ないように管理を行います。

在庫管理の目的：適正在庫を保つこと

以前は在庫を持っていても売り切ることができたので、在庫の品質を保つために保管することが目的でした。しかし、現在では在庫を保有しすぎても不良在庫としてムダなコストが発生してしまい、在庫が不足してしまうと機会損失を起こす可能性があります。そのため、在庫が過不足なく最小限にあるようにする適正在庫を保つことが大切です。

適正在庫についてもっと知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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どうして在庫管理が重要なのか

適正在庫を保つことが在庫管理の目的ですが、なぜ重要なのでしょうか。

在庫削減ができる

適正在庫を保つことで最小限の在庫で利益を出せるので、経営者や管理する側からすれば「保管する在庫量が少ないこと」にメリットがあります。

しかし、実際に調達などの業務を行っている側からすれば、ギリギリの在庫を保管し切らしてしまうよりも、「余裕をもった在庫量を保ちたい」「まとめて発注したほうが安くなる」という考えがあるので、在庫を削減する理由がありません。

現場に任せっぱなしにしてしまうと在庫がある方が安心となって削減する方向に向いていかないので、在庫管理を行い適切な量の在庫を扱うことが重要になります。

在庫責任の所在が明確になる

在庫責任の所在がわからず、営業部門や生産部門で押し付け合いになることも多々あります。これは在庫管理を行っていないことで起こる問題です。在庫責任は在庫管理専門の部門が担当することで、責任の所在が明確化しするので、誰かの都合のいいようにならず責任の押し付け合いにもなりません。

キャッシュフローが良くなる

在庫は資産に入りますが、その価値は時間の経過とともに減っていきます。また、在庫が現金化しなければ、売上を上げることはできないので黒字倒産してしまう可能性も出てきます。在庫管理を行うことで、保管している在庫を現金化しキャッシュフローを良くすることが大切です。

効率的に在庫管理を行う手法

上記のように、ビジネスにおいて非常に重要な位置を占める在庫管理ですが、実際にはどのような方法で行われているのでしょうか。ここからは、在庫管理を効率化する手法を紹介します。

ロケーション管理を行う

ロケーション管理とは出荷する際のピッキングを効率的に行えるよう、倉庫の在庫の位置を管理することです。ロケーション管理には大きく分けて２つあり、在庫を置く位置を固定する「固定ロケーション」と、位置を決めずに状況によって在庫の位置を変更する「フリーロケーション」があります。

一般的には、固定ロケーションで管理を行いますが、在庫によって管理方法を変えることでピッキング時間を短縮できます。ただしフリーロケーションを行うにはシステムがないと難しいので注意が必要です。

さらにロケーション管理について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

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先入れ先出しを徹底する

先入れ先出しとは、古いものから順番に出荷していくことです。部品のような期限がない商品であっても劣化していくので、入荷したものから順番に出荷することで廃棄する在庫を削減できます。

先入れ先出しの方法については、以下の記事で解説しています。

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適切な発注を行う

在庫過多になる原因ともなる発注ですが、ただしく発注を行うことで適正在庫を保つことができます。発注方式には大きく2つあり、ある在庫量をきったら一定の在庫を発注する「定量発注方式」と、一定間隔でその時に必要な量の在庫を発注する「定期発注方式」です。自社に合う方式を採用することで、適切な発注を行えます。

在庫の発注に関しては、以下の記事を参考にしてください。

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在庫分析を行ってKPIを定める

適正在庫を保つためには現状の在庫量や需要を予測し発注する必要性があり、在庫分析の手法には以下のような方法があります。これらは在庫管理を行う上でのKPIとなります。

◆ABC分析

ABC分析とは在庫の出荷量や売上を分析することで、在庫に優先順位をつける手法です。売上の上がる在庫を優先的に管理することで、利益を多く生み出します。

ABC分析に関しては、以下の記事を参考にしてください。

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◆在庫回転率

在庫回転率とは在庫の入れ替わり回数を示す指標のことです。在庫回転率が低いと長期間同じ在庫を抱えている状態に陥っているため、経年劣化などリスクの高い在庫管理を行っている状態になってしまっています。

在庫回転率を算出したい方は、以下の記事を見てみてください。

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◆需要予測

需要予測とは、市場を分析し需要があるものを予測する手法です。需要予測に基づいて仕入れを行うことで、最小限の在庫で利益を出すことができます。

在庫管理における需要予測については、以下の記事で解説しています。

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リードタイムを短縮する

在庫管理の工程には以下の３つのリードタイムがあります。

• ●発注リードタイム
• ●製造リードタイム
• ●納品リードタイム

これらのリードタイムを短縮することで、業務を効率化しコストを削減を実現できます。

それぞれのリードタイムの改善方法に関しては、以下の記事をご覧ください。

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バーコードやICタグといったツールを活用する

在庫にバーコードやICタグを付けることで、入出庫情報や在庫の期限情報をリアルタイムで管理できるので、正確な在庫量や情報を発注などの業務に活用できます。また、棚卸などの業務もバーコードを読み取るだけで簡単にできるので、作業の効率化を実現できます。

在庫管理におけるバーコードの活用についてさらに知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

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エクセルでの在庫管理の特徴と課題

エクセルを使って、在庫管理の業務を行うことができます。これは、零細企業や中小企業など本格的な在庫管理システムを必要としない企業向けの方法と言えます。関数、マクロ、ピボットテーブルを適切に組み合わせれば、かなりしっかりとしたシステムを作り上げることができます。

エクセル在庫管理の特長

エクセルを使って在庫を管理をすることには、実費としてのコストがかからないことや修正がしやすいといった特徴及びメリットがあります。この方法は、エクセルを使い慣れて る人にとっては新しいこと覚える必要がなく、親しみやすいシステムと言えるでしょう。

コスト0円

エクセルを用いて在庫管理を行うことのメリットは何と言っても、導入費や運用費などのコストがかからないことです。

企業で業務に使用しているパソコンには、ほとんどの場合において既にエクセルがインストールされているため、追加の費用がかかりません。そのため、この方法はコストの面でとても合理的な方法となっています。

修正のしやすさ

入力を間違った際の修正のしやすさも、エクセルで作った在庫管理システムを使うことの特徴です。エクセルでは、データの入力出力並びに蓄積が全て同じファイルで完結します。誤りがあった時に、その箇所を直せば修正は済みます。

さらに、データが直接表示されるため、システムの操作や調整において複雑な知識や理解が必要ありません。色々と自由に設定やカスタマイズすることも可能で、自由度が高いシステムを組み上げることができます。

エクセル在庫管理の課題

以上のように、エクセルを使った在庫管理にはさまざまなメリットがあることが分かります。一方で、誰でも気軽に使えるツールであるがゆえに、利用する際注意しなけ ればならない点や事前に確認しておかねばならない点もあります。

在庫管理のルール徹底が甘くなりやすい

エクセルへのデータ入力は、基本的に自動でなされるものではなく、人が手で入力します。そのため、在庫管理のルールが曖昧に設定されていると、適切なデータが入力されず、適切な在庫管理を行うことができません。

重複入力でデータにずれが生じることがある

生産管理の業務には、調達管理や在庫管理などデータが重複する管理業務が存在します。そのようなデータを取り扱う際は、データの誤入力という人為的ミスが往々にして発生します。

エクセル在庫管理も人力でデータを入力しなければならないため、そのようなミスやずれが起こる可能性があります。調達管理上では正しくても、在庫管理上でデータのズレが生じ、在庫データの質は落ちていきます。

人為的なミスが起こる場合も

エクセルでの在庫管理には、人為的ミスをチェックする機能や防止する機能が備わっていないことも問題点です。

例えば、営業部の担当者などが自分のノルマの達成のためにデータを捏造してデータが改ざんされていたとしても、そのことを検知する、あるいは防ぐことはエクセルでは困難です。本来あってはならないことですが、エクセルでは不正防止の機能は不十分だということも事実です。

エクセルでの在庫管理の方法についてもっとご覧になりたい方は、以下の記事を見てみてください。

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在庫管理システムを活用する

各メーカーが製造、販売を行っている在庫管理システムを利用することもできます。在庫管理システムは、原材料などの入荷から製品などの出荷までの管理を自動で行います。

在庫管理の特徴は、一連の流通・生産工程の一部であることです。商業においては、納入されて商品在庫となり、注文を受けて出荷されます。製造業においては原材料や部品の納品があり、在庫が生じます。システムを利用した在庫管理では、人為的なミスを排除し、確実で迅速な在庫管理を図ることが可能です。

ここからは在庫管理システムの導入メリットについて解説します。

余剰在庫が少なくなる

在庫管理システムを利用すれば、在庫の余剰を減らすことができます。在庫管理をシステムを使わず行う場合、在庫数がどのくらいあるかを確認する手間がかかります。その間にも在庫が出荷されたり新たなものが入荷したりして変動します。

このようなことが起こると、リアルタイムで正確な在庫数を確認することは難しく、どうしても多めに在庫を用意する必要があります。必要以上の在庫というのは不良在庫となり不要なコストがかかる可能性があります。

また、余剰在庫は保管する場所が必要になり、さらに不要な費用を払わなければなりません。しかし、在庫管理システムを用いれば、正確な在庫情報や在庫数をシステムが瞬時に把握し管理することができるため、コスト削減につながります。

作業を効率化できる

在庫管理業務における作業を効率化できることも、在庫管理システムを用いることのメリットの一つです。

例えば、在庫管理を手作業で行う場合、在庫情報を現場に行って確認し台帳に記録してから、デスクに戻ってキーボードでデータを入力することになります。手作業の場合、時間のロスや在庫情報のタイムラグも発生します。

在庫管理システムであれば、システムが自動で在庫を確認し、瞬時にデータを記録するため、在庫を確認する手間もタイムラグも発生しません。

人的エラーを防止できる

もはや言うまでもないことかもしれませんが、在庫管理システムを利用することで人的エラーを取り除くことができます。在庫管理システムは、データを入力から計算まで基本的には全て自動で在庫管理を行うために入力ミスなどは起こらず、システムにバグなどがない限りミスのないデータの蓄積を実行できます。

また、ハンディターミナルやRFIDといったマテハン機械と連携することで、ミスの起こりやすい棚卸業務を正確に行えます。

在庫管理システムを比較してみたい方は、以下の記事をご覧ください。

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システムを最大限活用するためには

在庫管理システムの効果を最大限に高めるために、行うべきことがいくつかあります。

在庫管理のマニュアル作成とルールの徹底

在庫管理のマニュアルやルールをあらかじめ、具体的かつ明確なものにしておく必要があります。在庫管理システムは在庫を自動で管理してくれるとはいえども、どういう風に管 理するかというルールは人が決める必要があります。

特に、いくつか拠点がある場合は、拠点ごとに在庫管理のルールが違うと業務の効率化の妨げになってしまうことがあります。在庫管理業務に関する一律のルールを作り、現場はルールに従った管理業務を行うことが重要です。

連携性の高い在庫管理システムの導入

在庫管理という業務は、実は調達管理や販売管理などとも密接に関わっています。製品や部品の入荷や出荷は、調達や販売に関わっているからです。そのため、在庫管理システムを導入する時は、他の管理業務システムと連携できる製品を選ぶことで、よりシステムを効果的利用することができます。

例えば在庫管理システムと調達管理システムを連携することで、製品などを仕入れた時の重複データの発生を防げます。調達管理システムに入力されたデータは、そのまま在庫管理システムにも反映されるため、重複データを調整する必要がなくなり手間が省けます。

適切な在庫管理で利益アップを図ろう！

ここまで、在庫管理システムの機能を詳しく紹介し、それを導入する時のポイントを解説してきました。在庫管理は、さまざまな要素が絡んでいてかなり複雑ですが、在庫管理システムを導入することのメリットは大いにあります。実際に製品について調べて比較し、どのようなシステムが自社に最も合っているかを検討してみてはいかがでしょうか。

在庫管理業務における課題を洗い出し、在庫管理システムを導入しましょう。以下の記事では、在庫管理業務の課題とその課題別の選定ポイントを紹介しています。

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