在庫管理とは？
まず、「在庫」とは単に販売前の製品や商品のみを意味するわけではありません。後に現金化される可能性があるものを総じて在庫といいます。例えば製造業においては、完成品だけでなく、将来の使用や需要を見越して意図的に保有した原材料や部品、仕掛品なども在庫とみなされるでしょう。
「在庫管理」とは、企業内に存在する原材料・仕掛品・製品などの在庫を、生産や販売などの活動に照らしあわせて、最適な状態・量で供給できるよう管理することをいいます。
在庫管理の主な業務内容として入出庫管理や返品管理、棚卸しなどがありますが、これらの業務を通じて在庫の数や状態を正確に把握管理します。
在庫管理の目的
在庫管理の目的は一言で言うならば、適正在庫を保つことです。
在庫を保有しすぎても不良在庫としてムダなコストが発生してしまうし、在庫が不足してしまっても機会損失を起こす可能性があります。必要なときに必要な場所へ必要な量を提供できるよう、在庫が過不足なく最小限にある「適正在庫」の維持が大切です。適正在庫を保つことは企業の利益の最大化にもつながります。
適正在庫についてさらに知りたい方は以下の記事をご覧ください。
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どうして在庫管理が重要なのか
適正在庫を保つことが在庫管理の目的ですが、なぜ重要なのでしょうか。
在庫削減ができる
適正在庫の維持により最小限の在庫で利益を出せるので、経営者や管理する側からすれば「保管する在庫量が少ないこと」にメリットがあります。
しかし、実際に調達などの業務を行っている側からすれば、ギリギリの在庫を保管し切らしてしまうよりも、「余裕をもった在庫量を保ちたい」「まとめて発注したほうが安くなる」という考えがあるので、在庫を削減する理由がありません。現場に任せっぱなしにしてしまうと在庫の削減が滞るので、在庫管理を行い適切な量の在庫を扱うようにしましょう。
在庫責任の所在が明確になる
在庫責任の所在がわからず、営業部門や生産部門で押し付け合いになるケースも多々あります。在庫管理を行っていないために起こる問題です。在庫管理専門の部門が担当することで責任の所在が明確化しするので、責任の押し付け合いにもなりません。
キャッシュフローがよくなる
在庫は資産ですが、その価値は時間の経過とともに減っていきます。また、在庫が現金化しなければ、売上を上げられないので黒字倒産してしまう可能性も出てきます。在庫管理を行って、保管している在庫を現金化しキャッシュフローをよくすることが大切です。
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効率的に在庫管理を行う手法
上記のように、ビジネスにおいて非常に重要な位置を占める在庫管理ですが、実際にはどのような方法で行われているのでしょうか。ここからは、在庫管理を効率化する手法を紹介します。
ロケーション管理を行う
ロケーション管理とは出荷する際のピッキングを効率的に行えるよう、倉庫の在庫の位置を管理することです。ロケーション管理には大きく分けて２つあり、在庫を置く位置を固定する「固定ロケーション」と、位置を決めずに状況によって在庫の位置を変更する「フリーロケーション」があります。
一般的には、固定ロケーションで管理を行いますが、在庫によって管理方法を変えることでピッキング時間を短縮できます。ただしフリーロケーションを行うにはシステムがないと難しいので注意が必要です。
ロケーション管理について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
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先入れ先出しを徹底する
先入れ先出しとは、古いものから順番に出荷していくことです。部品のような期限がない商品であっても劣化していくので、入荷したものから順番に出荷することで廃棄する在庫を削減できます。
先入れ先出しの方法については、以下の記事で解説しています。
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適切な発注を行う
在庫過多になる原因ともなる発注ですが、正しく発注を行えば適正在庫を保てます。発注方式には大きく２つあり、ある在庫量をきったら一定の在庫を発注する「定量発注方式」と、一定間隔でその時に必要な量の在庫を発注する「定期発注方式」です。自社にあう方式を採用することで、適切な発注を行えます。
在庫の発注に関しては、以下の記事を参考にしてください。
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在庫分析を行ってKPIを定める
適正在庫を保つためには現状の在庫量や需要を予測し発注する必要性があり、在庫分析の手法には以下のような方法があります。これらは在庫管理を行ううえでのKPIとなります。
◆ABC分析
ABC分析とは在庫の出荷量や売上を分析して、在庫に優先順位をつける手法です。売上の上がる在庫を優先的に管理することで、利益を多く生み出します。
ABC分析に関しては、以下の記事を参考にしてください。
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◆在庫回転率
在庫回転率とは在庫の入れ替わり回数を示す指標です。在庫回転率が低いと長期間同じ在庫を抱えている状態に陥っているため、経年劣化などリスクの高い在庫管理を行っている状態になってしまっています。
在庫回転率を算出したい方は、以下の記事を見てみてください。
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◆需要予測
需要予測とは、市場を分析し需要があるものを予測する手法です。需要予測にもとづいて仕入れを行うため、最小限の在庫で利益を出せます。
在庫管理における需要予測については、以下の記事で解説しています。
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リードタイムを短縮する
在庫管理の工程には以下の３つのリードタイムがあります。
- ●発注リードタイム
- ●製造リードタイム
- ●納品リードタイム
リードタイムの短縮で、業務を効率化しコストを削減を実現できます。
それぞれのリードタイムの改善方法に関しては、以下の記事をご覧ください。
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バーコードやICタグといったツールの活用
在庫にバーコードやICタグをつけると、入出庫情報や在庫の期限情報をリアルタイムで管理できるようになります。正確な在庫量や情報を発注などの業務に活用できるでしょう。また、棚卸などの業務もバーコードを読み取るだけで簡単にできるので、作業の効率化を実現できます。
在庫管理におけるバーコードの活用について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
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エクセルでの在庫管理の特徴と課題
在庫管理をエクセルで行う方法もあります。零細企業や中小企業など本格的な在庫管理システムを必要としない企業向けの方法といえます。関数、マクロ、ピボットテーブルを適切に組み合わせれば、かなりしっかりとしたシステムが作り上げられるでしょう。
エクセル在庫管理の特長
エクセルを使った在庫管理には、実費としてのコストがかからない、修正がしやすいといった特徴およびメリットがあります。エクセルを使い慣れている人にとっては新たに使い方を覚える必要がなく、親しみやすいシステムといえるでしょう。
コスト0円
エクセルを用いて在庫管理を行うメリットは何といっても、導入費や運用費などのコストがかからないことです。
企業で業務に使用しているパソコンには、ほとんどの場合においてすでにエクセルがインストールされているため、追加の費用がかかりません。コスト面でとても合理的な方法となっています。
修正のしやすさ
入力を間違った際の修正のしやすさも、エクセルで作った在庫管理システムを使うメリットです。エクセルでは、データの入力出力ならびに蓄積がすべて同じファイルで完結します。誤った箇所を直せば修正は済みます。
さらに、データが直接表示されるため、システムの操作や調整において複雑な知識や理解が必要ありません。色々と自由に設定したりカスタマイズしたりできるため、自由度が高いシステムを組み上げられます。
エクセル在庫管理の課題
以上のように、エクセルを使った在庫管理にはさまざまなメリットがあることがわかります。一方で、誰でも気軽に使えるツールであるがゆえに、利用する際に注意しなければならない点や事前に確認しておかねばならない点もあります。
在庫管理のルール徹底が甘くなりやすい
エクセルへのデータ入力は、基本的に自動ではなく、人が手で入力します。そのため、在庫管理のルールが曖昧に設定されていると、適切なデータが入力されず、正しい在庫管理が行えない可能性があります。
入力漏れや重複入力で在庫数にずれ
エクセル在庫管理は人力でデータを入力しなければならないため、入力ミスや漏れが起こる可能性があります。調達管理上では正しくても、在庫管理上でデータのズレが生じ、在庫データの質は落ちていきます。
人為的なミスが起こる場合も
エクセルでの在庫管理には、人為的ミスをチェックする機能や防止する機能が備わっていない点も問題です。
例えば、営業部の担当者などが自分のノルマの達成のためにデータを捏造・改ざんしていたとしても、エクセルでは検知や防止が困難です。本来あってはならないことですが、エクセルでは不正防止に十分に対応できないといえるでしょう。
エクセルでの在庫管理の方法についてさらに知りたい方は、以下の記事がおすすめです。
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在庫管理システムを活用する
在庫管理システムの利用もおすすめです。在庫管理システムは、原材料などの入荷から製品などの出荷までの管理を自動で行います。
システムを利用した在庫管理なら、人為的なミスを排除し、確実で迅速な管理が行えるでしょう。
ここからは在庫管理システムの導入メリットについて解説します。
余剰在庫が少なくなる
在庫管理システムを利用すれば、在庫の余剰を減らせます。
在庫管理をシステムを使わず行う場合、在庫数の確認に手間がかかります。その間にも出荷や入荷はあるので、在庫は変動するでしょう。正確な在庫数をリアルタイムで確認するのが難しくなり、どうしても多めに在庫を用意する必要がでてきてしまいます。必要以上の在庫は不良在庫となり、不要なコストがかかる可能性があります。
また、余剰在庫は保管する場所が必要になり、さらに不要な費用を払わなければなりません。しかし、在庫管理システムを用いれば、正確な在庫情報や在庫数をシステムが瞬時に把握し管理できるため、コスト削減につながります。
作業を効率化できる
在庫管理業務における作業を効率化できる点も、在庫管理システムを用いるメリットです。
例えば在庫管理を手作業で行う場合、在庫情報を現場に行って確認し台帳に記録してから、デスクに戻ってキーボードでデータ入力する必要があります。手作業の場合、時間のロスや在庫情報のタイムラグも発生します。
在庫管理システムであれば、システムが自動で在庫を確認し、瞬時にデータを記録するため、在庫を確認する手間もタイムラグも発生しません。
人的エラーを防止できる
在庫管理システムの利用で人的エラーを取り除けます。在庫管理システムは、データ入力から計算まで基本的にはすべて自動で行うため、入力ミスは起こらず、システムにバグなどがない限りミスのないデータの蓄積を実行できます。
また、ハンディターミナルやRFIDといったマテハン機械との連携で、ミスの起こりやすい棚卸業務も正確に行えるでしょう。
在庫管理システムを比較してみたい方は、以下の記事をご覧ください。
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システムを最大限活用するためには
在庫管理システムの効果を最大限に高めるために、行うべきことがいくつかあります。
在庫管理のマニュアル作成とルールの徹底
在庫管理のマニュアルやルールをあらかじめ、具体的かつ明確なものにしておきましょう。在庫管理システムは在庫を自動で管理してくれるとはいえ、どういう風に管理するかというルールは人が決める必要があります。
特にいくつか拠点がある場合は、拠点ごとに在庫管理のルールが違うと業務効率化の妨げになりかねません。在庫管理業務に関する一律のルールを作り、現場はルールに従った管理業務を行うようにしましょう。
連携性の高い在庫管理システムの導入
在庫管理という業務は、実は調達管理や販売管理などとも密接に関わっています。製品や部品の入荷や出荷は、調達や販売に関わっているからです。そのため、在庫管理システムを導入するときは、ほかの管理業務システムと連携できる製品を選ぶことで、よりシステムを効果的に利用ができます。
例えば、在庫管理システムと調達管理システムの連携で、製品を仕入れたときの重複データ発生を防げます。調達管理システムに入力されたデータは、そのまま在庫管理システムにも反映されるため、重複データを調整する必要がなくなり手間が省けるでしょう。
適切な在庫管理で利益アップを図ろう！
在庫管理システムの機能を詳しく紹介し、導入するときのポイントを解説しました。在庫管理は、さまざまな要素が絡んでいて複雑ですが、在庫管理システムを導入するメリットは大いにあります。実際に製品について調べて比較し、どのようなシステムが自社に最適かを検討してみましょう。以下の記事では、在庫管理業務の課題とその課題別の選定ポイントを紹介しています。
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在庫管理における７つの課題と解決できるシステムの選び方を解説！
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