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在庫管理とは、原材料、仕掛品、製品などとして企業内に存在する在庫を、最適な状態及び量において保管できるように生産や販売などの活動に照らし合わせた上で、管理することを指します。
実は在庫管理を効率的に行うことで、コストを削減することができます。では、在庫管理を効率的に行う方法とはどのような方法なのでしょうか。この記事では、在庫管理の概要から、その方法までご紹介します。
在庫管理とは、原材料、仕掛品、製品などとして企業内に存在する在庫を、最適な状態及び量において保管できるように生産や販売などの活動に照らし合わせた上で、管理することを指します。
ここで言う在庫とは単に販売前の製品や商品のみを意味するわけではありません。後に現金化される可能性があるものを総じて在庫と言います。
在庫管理は企業の生産活動において、非常に重要な役割を担っています。在庫を適切に管理することによって、品切れによる販売機会の損失や欠品による納期の遅れを避け、売上 が減少することを防げるからです。
また逆に、在庫の過剰によるコストの増加や不良在庫も、適切な在庫管理で防止することができます。
上記のように、ビジネスにおいて非常に重要な位置を占める在庫管理ですが、実際にはどのような方法で行われているのでしょうか。主要なものとしては、2つの方法が挙げられ ます。それは、エクセルを利用した在庫管理とシステムを使った在庫管理です。それぞれ の管理方法にはどのような特徴があるのか、詳しく解説します。
エクセルを使って、在庫管理の業務を行うことができます。これは、零細企業や中小企業など本格的な在庫管理システムを必要としない企業向けの方法と言えます。関数、マクロ、ピボットテーブルを適切に組み合わせれば、かなりしっかりとしたシステムを作り上げることができます。
エクセルを使って在庫を管理をすることには、実費としてのコストがかからないことや修正がしやすいといった特徴及びメリットがあります。この方法は、エクセルを使い慣れて る人にとっては新しいこと覚える必要がなく、親しみやすいシステムと言えるでしょう。
エクセルを用いて在庫管理を行うことのメリットは何と言っても、導入費や運用費などのコストがかからないことです。
企業で業務に使用しているパソコンには、ほとんどの場合において既にエクセルがインストールされているため、追加の費用がかかりません。そのため、この方法はコストの面でとても合理的な方法となっています。
入力を間違った際の修正のしやすさも、エクセルで作った在庫管理システムを使うことの特徴です。エクセルでは、データの入力出力並びに蓄積が全て同じファイルで完結します 。誤りがあった時に、その箇所を直せば修正は済みます。
さらに、データが直接表示されるため、システムの操作や調整において複雑な知識や理解が必要ありません。色々と自由に設定やカスタマイズすることも可能で、自由度が高いシステムを組み上げることができます。
以上のように、エクセルを使った在庫管理にはさまざまなメリットがあることが分かります。一方で、誰でも気軽に使えるツールであるがゆえに、利用する際注意しなけ ればならない点や事前に確認しておかねばならない点もあります。
エクセルへのデータ入力は、基本的に自動でなされるものではなく、人が手で入力します。そのため、在庫管理のルールが曖昧に設定されていると、適切なデータが入力されず、適切な在庫管理を行うことができません。
生産管理の業務には、調達管理や在庫管理などデータが重複する管理業務が存在します。そのようなデータを取り扱う際は、データの誤入力という人為的ミスが往々にして発生します。
エクセル在庫管理も人力でデータを入力しなければならないため、そのようなミスや ずれが起こる可能性があります。調達管理上では正しくても、在庫管理上でデータのズレが生じ、在庫データの質は落ちていきます。
エクセルでの在庫管理には、人為的ミスをチェックする機能や防止する機能が備わっていないことも問題点です。
例えば、営業部の担当者などが自分のノルマの達成のためにデータを捏造してデータが改ざんされていたとしても、そのことを検知する、あるいは防ぐことはエクセルでは困難です。本来あってはならないことですが、エクセルでは不正防止の機能は不十分だということも事実です。
各メーカーが製造、販売を行っている在庫管理システムを利用することもできます。在庫管理システムは、原材料などの入荷から製品などの出荷までの管理を自動で行います。
在庫管理の特徴は、一連の流通・生産工程の一部であることです。商業においては、納入されて商品在庫となり、注文を受けて出荷されます。製造業においては原材料や部品の納品があり、在庫が生じます。システムを利用した在庫管理では、人為的なミスを排除し、確 実で迅速な在庫管理を図ることが可能です。
在庫管理システムには、多様な特徴があります。在庫管理システムを利用することで、余剰在庫の削減、作業の効率化、人為的ミスやエラーの排除といった多岐にわたる恩恵を享受できます。主な特徴を見ていきましょう。
在庫管理システムを利用すれば、在庫の余剰を減らすことができます。在庫管理をシステムを使わず行う場合、在庫数がどのくらいあるかを確認する手間がかかります。その間にも在庫が出荷されたり新たなものが入荷したりして変動します。
このようなことが起こると、リアルタイムで正確な在庫数を確認することは難しく、どうしても多めに在庫を用意する必要があります。必要以上の在庫というのは不良在庫となり不要なコストがかかる可能性があります。
また、余剰在庫は保管する場所が必要になり、さらに不要な費用を払わなければなりません。しかし、在庫管理システムを用いれば、正確な在庫情報や在庫数をシステムが瞬時に把握し管理することができるため、コスト削減につながります。
在庫管理業務における作業を効率化できることも、在庫管理システムを用いることのメリットの一つです。
例えば、在庫管理を手作業で行う場合、在庫情報を現場に行って確認し台帳に記録してから、デスクに戻ってキーボードでデータを入力することになります。手作業の場合、時間のロスや在庫情報のタイムラグも発生します。
在庫管理システムであれば、システムが自動で在庫を確認し、瞬時にデータを記録するため、在庫を確認する手間もタイムラグも発生しません。
もはや言うまでもないことかもしれませんが、在庫管理システムを利用することで人的エラーを取り除くことができます。在庫管理システムは、データを入力から計算まで基本的には全て自動で在庫管理を行うために入力ミスなどは起こらず、システムにバグなどがない限りミスのないデータの蓄積を実行できます。
在庫管理システムを利用することには、幅広いメリットがあることがわかりました。次は、具体的にはどのような機能が備わっているのか解説します。
在庫管理システムは、在庫のデータの取得や紹介する機能を有しています。主に「ハンディターミナル」と「自動入出庫管理ゲート」という2種類の機械を使って、データの照会を行います。
ハンディターミナルは、在庫に表示されたバーコードを読み取り、荷物状況とロットの管理を行うために使われる機械です。自動入出庫管理ゲートは、在庫に添付されたICタグを読み取り、自動でその入出庫を管理します。このような機能・機械を使えば、データの照合に関する手間も時間も節約できます。
ロケーション管理とは、ロケーション（平置き・ラック）を使用し、商品や製品を管理する方法のことです。ロケーション管理にはいくつか種類があります。
具体的には、定期的に入出庫し需要があまり変わらない製品向けの固定ロケーション管理と、その時々のトレンドによって需要が変わる衣服や雑貨向けのフリーロケーション管理 の2つに大別できます。さらに、この二つの方法を合わせたダブルトランザクションとい う方法もあり、これはあらゆる製品の保管に対応しています。
在庫管理システムでは、荷物がどういう状況にあるかを確認することもできます。これはロット管理とも呼ばれ、荷物の場所だけでなく納品期限や状態などの情報も把握すること も可能です。
この機能は、荷物の送り主だけでなく受取人も使用できるようになっていて、送り主と受取人の両方が荷物の状況をいつでも確認することができます。
在庫管理システムの効果を最大限に高めるために、行うべきことがいくつかあります。
在庫管理のマニュアルやルールをあらかじめ、具体的かつ明確なものにしておく必要があります。在庫管理システムは在庫を自動で管理してくれるとはいえども、どういう風に管 理するかというルールは人が決める必要があります。
特に、いくつか拠点がある場合は、拠点ごとに在庫管理のルールが違うと業務の効率化の妨げになってしまうことがあります。在庫管理業務に関する一律のルールを作り、現場はルールに従った管理業務を行うことが重要です。
在庫管理という業務は、実は調達管理や販売管理などとも密接に関わっています。製品や部品の入荷や出荷は、調達や販売に関わっているからです。そのため、在庫管理システムを導入する時は、他の管理業務システムと連携できる製品を選ぶことで、よりシステムを効果的利用することができます。
例えば在庫管理システムと調達管理システムを連携することで、製品などを仕入れた時の重複データの発生を防げます。調達管理システムに入力されたデータは、そのまま在庫管理システムにも反映されるため、重複データを調整する必要がなくなり手間が省けます。
ここまで、在庫管理システムの機能を詳しく紹介し、それを導入する時のポイントを解説してきました。在庫管理は、さまざまな要素が絡んでいてかなり複雑ですが、在庫管理システムを導入することのメリットは大いにあります。
実際に製品について調べて比較し、どのようなシステムが自社に最も合っているかを検討してみてはいかがでしょうか。
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