在庫管理システムのメリット・デメリットを解説

在庫管理の基本知識

在庫管理とは、自社にある原材料や仕掛品を含む在庫を適量になるように管理することです。では、なぜ在庫管理を行う必要性があるのでしょうか。

在庫管理の目的：企業の利益を最大化すること

在庫は多すぎても少なすぎても、企業経営に悪影響を及ぼします。過剰在庫は余分な保管コストの増加に、欠品は販売の機会損失に繋がるからです。将来的に利益を生むことになる在庫は会社の資産であると言えますが、入荷→出荷を効率良く繰り返して手元の現金を増やしていかなければ会社を経営していくことはできません。

適切な在庫管理を行うことは、会社の利益向上に繋がります。

在庫管理の３つのコツ

在庫管理はどのように行えばよいのでしょうか。適切な在庫管理を行うコツを３つ紹介します。

１．ABC分析で商品の優先順位を決める

在庫管理において良く使われる分析手法がABC分析です。売上高などを指標とし、その商品が売上全体に占める割合から在庫管理の優先順位を決めます。それぞれの優先順位に合わせた適切な発注・管理方法で在庫全体を最適化していきましょう。

ABC分析について詳しくはこちらの記事をご覧ください。

２．先入れ先出しで商品の期限切れを防ぐ

在庫の入出庫における先入れ先出しという考え方があります。特に食品など期限がある商品について、先に仕入れたもの（期限が古いもの）から出荷することで在庫の期限切れを防ぎます。期限切れとなった商品は売上にならず、余計な廃棄費用がかかり、廃棄するまで貴重な商品の保管場所を占有することになるからです。

先入れ先出しについて詳しく知りたい場合は、以下の記事をチェックしてみてください。

３．ロケーション管理で作業効率を上げる

どの商品の在庫をどこに保管したのか、すぐに分かるように記録しましょう。保管場所に棚番号を割り振ったり、バーコードやQRコードを利用すると管理の手間を省くことができ、ミスを削減することにも繋がります。

以下の記事ではロケーション管理の手法について詳しく解説しています。興味のある方は、ご一読ください。

在庫管理を行う４つの効果

在庫管理を行うと、さまざまな効果が期待できます。

１．余剰在庫が減る

在庫の状況を管理することで、どこに何がいくつあるかを把握できます。そのため無駄な発注を防止し、余剰在庫が低減します。

２．欠品が減る

在庫の状況から欠品の予測ができるため、発注するべきタイミングが分かります。埋もれて見えない在庫が劣化してしまうことも防ぎ、使用できずに欠品となることもありません。

３．キャッシュフローが良くなる

不要な在庫に対する仕入れや製造の費用、保管するための維持費など無駄なコストは発生させません。欠品で販売の機会を逃すことも減るため、売上を最大化できます。このように現金が手元に残り、キャッシュフローを安定させる効果があります。

４．生産性の向上

不要な製造にかかる時間を、本来必要な製造に回すことで生産のリードタイムが抑えられ、納期を短縮できます。長期間保存による劣化を防ぎ、品質も安定します。

他にも在庫管理を続けることで販売や仕入れの実績もストックされます。また在庫が減れば市場 の動向に敏感になり、追従できるようになります。そのため需要予測を立てられるようになるでしょう。

従来のエクセルや紙を使った在庫管理の問題点

在庫管理をエクセルや紙で実施する場合、いくつか問題点があります。

手作業で情報管理をする際に同じデータを別シートで管理する場合は、データの二重投入による人為的ミスが起きるリスクがあります。どちらかのデータにズレがあった場合、それらの情報は信頼性を失うでしょう。その他入力ミスや誤ってデータを削除するなど、実在庫と帳簿上の情報が合わないことがあります。

また部門間での認識やルールが統一されていないと、正確な在庫管理が難しくなります。例えば今月出荷した商品による売上が、ノルマの関係から営業の独断で翌月に回された場合、実在庫と売上データが合わなくなる可能性もあります。

在庫管理システム導入の５つのメリット

在庫管理システムを導入することで、大きく５つのメリットを紹介します。

メリット１．過剰在庫が少なくなる

在庫管理システムには過去の入出荷や在庫のデータが蓄積されています。販売や仕入れの実績から顧客の需要や注文に対する予測を立てることができ、それに基づいた仕入れを行えば過剰在庫を減らしやすくなるでしょう。

またリアルタイムで情報更新がされていくため、常に最新の在庫状況を把握でき無駄な発注を防ぎます。

メリット２．欠品を事前に防ぐ

商品の需要は常に一定とは限りません。急に受注量が増えて一気に在庫が減り欠品してしまうこともあります。特に繁忙期や急に人手が足りなくなったときは、エクセルや紙などのアナログな方法で管理していると、在庫の激減に気づかず欠品してしまったという話も聞かれます。

在庫管理システムでは一定の在庫数量を切った場合にアラートを出すこともできるため、欠品による機会損失を防ぐことができます。

メリット３．作業を効率化できる

在庫管理をエクセルなどで管理していると、倉庫で在庫状況を紙に写した後、デスクに戻ってデータを手入力するというタイムラグが生じます。在庫管理システムでは在庫に貼られたバーコードをハンディーターミナルで読み込むだけで、情報がシステムに登録されます。リアルタイムにデータが転送されるため、これまでのタイムラグが解消できます。

メリット４．人的エラーを防止できる

在庫状況を手書きで記録すると、長い品名や商品コードの書き写しミスが生じる可能性があります。しかしハンディーターミナルによるバーコードの読み取りであれば、在庫管理システムへの正確な転送登録が可能になるため、人為的なミスを防ぎます。

メリット５．在庫状況をリアルタイムに可視化できる

出荷状況も把握できるため、リアルタイムな在庫状況が可視化されます。そのためどの製品をどれだけ発注すればよいか、どの倉庫にどれだけスペースがあるのかを把握できます。売れ筋商品に関しては保管場所の見直しを行うなど、在庫方法の見直しも迅速に対応が可能です。

在庫管理システム導入の２つのデメリット

在庫管理システムを導入するメリットを紹介しましたが、デメリットも把握しておきましょう。

デメリット１．システムを使いこなすまでに時間や労力がかかる

在庫管理システムを導入して最初からスムーズに使いこなせる人はいません。使いこなせるようになるには、時間や労力が必要になります。現場への操作方法の教育や、導入後の現場からの問合せを社内で取りまとめる窓口も必要になり、窓口となるシステム部門の担当者などに負担が集中してしまう可能性もあるります。

デメリット２．ITコストが発生する

新しいIT運営コストが発生することも、デメリットの一つです。例えば在庫管理システム導入後にメーカの保守サポートを購入すれば、毎年サポート費用が発生します。機器のメンテナンス稼動や、そのためのIT人材確保にもコストがかかります。

導入する製品によって費用はさまざまです。自社の予算に合わせて製品選びをしましょう。

在庫管理システムのデメリットの２つの解決策

在庫管理システムを導入することで発生するデメリットは、決して解決できないものではありません。

１．マニュアルを作成する

在庫管理システム導入前に操作研修を行ったり、あらかじめ業務運用マニュアルを作成して現場へ説明をしましょう。研修やマニュアルで事前に十分な教育をしておけば、運用開始後の問合せ数を抑制できます。また使い方や手順はベンダーから指示や指導があります。システム選定の際は、ベンダーのサポート体制にも注意して検討しましょう。

操作方法だけでなく、システムに対する現場での意識づけも必要です。システムを利用することで、現場のストレスやミスが長い目で見て軽減できることも周知しましょう。

２．費用対効果を考える

ITコストはシステムを導入すれば必ず発生します。しかし、導入後に在庫の需要と供給のバランスが良くなったり効率化することに成功すれば、トータルで見てコストが削減できるでしょう。また導入によって在庫管理を単純作業化できれば、ロボットによる管理を増やしたり、パート・アルバイトなどに任せられる業務範囲が広がり人件費を削減することができます。このように、導入時点で高額なコストは発生しますが、中長期的目線で見るとコストが安くなる場合もあるのです。

在庫管理システムで業務の効率化を図ろう

適切な在庫管理を行うことは企業の利益を生み出すことに繋がりますが、全て手作業で行うには限界があります。在庫管理システムを導入することで、業務を効率化して需要予測を立てたり、他の業務に人的資源を回すことができます。ご興味のある方は、在庫管理システムの製品を詳しくご覧になってみてはいかがでしょうか。