在庫管理システムのメリット・デメリットを解説

在庫管理の基本知識

在庫管理とは、自社にある原材料や仕掛品を含む在庫を適量になるように管理することです。では、なぜ在庫管理を行う必要性があるのでしょうか。

在庫管理の目的

在庫管理を行うことで、キャッシュフローが増えるため、利益を出すことができます。在庫を大量に持っていたとしても、手元に現金がなければ会社を経営していくことはできません。適切な在庫管理を行うことは、会社の利益向上に繋がります。

在庫管理の方法

在庫管理はどのように行えばよいのでしょうか。適切な在庫管理を行うコツを３つ紹介します。

ABC分析で管理する在庫の優先順位を決める。

製品の売上から製品の優先度を決めることで、優先度の高いものから在庫管理を行います。

先入れ先出しを徹底する

特に期限があるものは、先に仕入れたものから出荷することで、期限切れを削減し管理も楽になります。

ロケーション管理を行う

どの在庫をどこにおいたのかということが、すぐに分かるように記録しましょう。棚番号を決めたりバーコードやQRコードを利用すると、管理の手間が省けます。

在庫管理を行うことの効果

在庫管理を行うと、さまざまな効果が期待できます。

余剰在庫が減る

在庫の状況を管理することで、どこに何がいくつあるかを把握できます。そのため無駄な発注を防止し、余剰在庫が低減します。

欠品が減る

在庫の状況から欠品の予測ができるため、発注するべきタイミングが分かります。埋もれて見えない在庫が劣化してしまうことも防ぎ、使用できずに欠品となることもありません。

キャッシュフローが良くなる

不要な在庫に対する仕入れや製造の費用、保管するための維持費など無駄なコストは発生させません。欠品で販売の機会を逃すことも減るため、売上を最大化できます。このように現金が手元に残り、キャッシュフローを安定させる効果があります。

生産性の向上

不要な製造にかかる時間を、本来必要な製造に回すことで生産のリードタイムが抑えられ、納期を短縮できます。長期間保存による劣化を防ぎ、品質も安定します。

他にも在庫管理を続けることで販売や仕入れの実績もストックされます。また在庫が減れば市場 の動向に敏感になり、追従できるようになります。そのため需要予測を立てられるようになるでしょう。

従来のエクセルやペーパーを使った在庫管理の課題

在庫管理をエクセルや紙で管理する場合、いくつか課題があります。 手作業で情報の管理をしていく中で、重複するデータを管理する場合はデータの二重投入による人為的ミスが生じます。どちらかのデータにズレがあった場合、それらの情報は信頼性を失うでしょう。その他単純な人為的ミスで、実在庫と帳簿上の情報が合わないことがあります。

また部門間での認識やルールが統一されていないと、徹底した在庫管理が難しくなります。例えば今月出荷した商品による売上が、ノルマの関係から営業の独断で翌月に回された場合、実在庫と売上データが合わなくなる可能性もあります。

在庫管理システム導入のメリット4つ

在庫管理システムを導入することで、大きく4つのメリットを紹介します。

余剰在庫が少なくなる

在庫管理システムにより販売や仕入れの実績から、顧客の需要や注文に対する予測が立てられます。予測に基づき仕入れを行うため、余剰在庫が少なくなります。 また販売や仕入れの情報と連携することでリアルタイムに在庫を把握でき、無駄な発注を防ぎます。

作業を効率化できる

在庫管理をエクセルなどで管理していると、倉庫で在庫状況を紙に写した後、デスクに戻ってデータを手入力するというタイムラグが生じます。在庫管理システムでは在庫に貼られたバーコードをハンディーターミナルで読み込むだけで、情報がシステムに登録されます。リアルタイムにデータが転送されるため、これまでのタイムラグが解消できます。

人的エラーを防止できる

在庫状況を手書きで記録すると、長い品名や商品コードの書き写しミスが生じる可能性があります。しかしハンディーターミナルによるバーコードの読み取りであれば、在庫管理システムへの正確な転送登録が可能になるため、人為的なミスを防ぎます。

在庫状況を可視化できる

出荷状況も把握できるため、リアルタイムな在庫状況が可視化されます。そのためどの製品をどれだけ発注すればよいか、どの倉庫にどれだけスペースがあるのかを把握できます。売れ筋商品に関しては保管場所の見直しを行うなど、在庫方法の見直しも迅速に対応が可能です。

在庫管理システム２つのデメリット

在庫管理システムを導入するメリットを紹介しましたが、デメリットも把握しておきましょう。

システムを使いこなすまでに時間や労力を割く必要がある

在庫管理ステムを導入すると、使いこなすまでに時間や労力が必要です。現場への操作の教育はもちろんのこと、導入後は現場の問合せを社内で取りまとめる窓口が必要になり、窓口になる担当者に負担が集中してしまう可能性もあるります。

ITコストが発生する

新しいIT運営コストが発生することも、デメリットの一つです。例えば在庫管理システム導入後にメーカの保守サポートを購入すれば、毎年サポート費用が発生します。機器のメンテナンス稼動や、そのためのIT人材確保にもコストがかかります。

在庫管理システムのデメリットの解決策

在庫管理システムを導入することで発生するデメリットは、決して解決できないものではありません。

マニュアルを作成する

在庫管理システム導入前に操作研修を行ったり、あらかじめ業務運用マニュアルを作成して現場へ説明をしましょう。研修やマニュアルにより現場教育に対する稼動や、運用開始後の問合せ数を抑制できます。また使い方や手順はベンダーから指示や指導があります。システム購入の際は、ベンダーのサポート体制にも注意して検討しましょう。

操作方法だけでなく、システムに対する現場での意識づけも必要です。システムを利用することで、現場のストレスやミスが軽減できることも周知しましょう。

費用対効果を考える

ITコストはシステムを導入すれば必ず発生します。しかし、導入後、需要と供給のバランスがとれたり、効率化を図れると供給多過によるムダなコストが削減できます。また、作業化できればロボットによる管理やパート・アルバイトなどで柔軟に働きたいワーカを働き手として担うことで今までのコストが削減することが可能です。このように、導入することで、コストは発生しますが、中長期で見るとコスト安になる場合もあり、デメリットを解消します。

まとめ

在庫管理を行うことによって利益を生み出すことに繋がりますが、在庫管理を手作業で行うには限りがあります。在庫管理システムを導入することで、業務が効率化するだけでなく、需要予測を立てたり他の業務に資源を回すことができます。ご興味のある方は、在庫管理システムの製品を詳しくご覧になってみてはいかがでしょうか。