在庫数が合わない原因は？棚卸差異の解消方法についても解説！

在庫数が合わない原因は？

在庫管理において帳簿在庫と実在庫の数が一致していなければなりませんが、合わないことはよくあります。在庫数が合わなくなるのはなぜでしょうか。考えられる３つの原因を見ていきます。

伝票の入力・作業ミス

従来の在庫管理は、現場で在庫情報を書き写してその後エクセルへ入力するといった作業が一般的でした。

この方法では作業にタイムラグが生じます。さらに。手作業での入力によりミスが起きやすいです。数字を間違えて入力したり、処理し忘れていたりすると在庫数は合いません。

そのほか、品物や数量を間違えて入出庫してしまい、伝票の修正漏れによって在庫数が合わない場合もあります。これらのミスは人為的なものであるため、０にすることは難しいでしょう。

管理ルールの不徹底

明確な管理ルールを決めず、業務やトラブル対応を現場社員の裁量に任せておくと在庫数がズレやすいです。

たとえば、営業がノルマを考慮し、今月分の売上を来月に回すと帳簿在庫と実在庫にズレが生じます。カネとモノの流れは整合性が必要であり、このような行為は在庫のズレを招いてしまいます。また、在庫の保管場所が決まっていないと、棚卸の際に商品や製品が見つからず、帳簿在庫と合わなくなるでしょう。

「返品した場合」や「製品が破損した場合」「営業サンプルとして出荷した場合」など、通常の販売行為以外でも入出庫を行います。それらもルールを決めて管理しないと、在庫数のズレにつながります。

仕入れ先の間違いや書類遅延

在庫数が合わない原因には、仕入先による伝票の記載ミスや納品書・請求書などの書類遅延があります。納品数の記載が間違っていると実在庫数と一致しません。商品は届いているものの、納品書や請求書が未着の場合も同様です。

在庫数が合わないとどうなる？

では、帳簿在庫と実在庫が合わないとどのような弊害があるのでしょうか。考えられる３つの弊害を紹介します。

キャッシュフローの悪化

在庫数が合わないと、発注数の増減によって在庫の帳尻りを合わせようとします。帳簿在庫が足りず、それを補うために発注を行った結果、過剰在庫になってしまうことがあります。

在庫は利益を生み出さず、キャッシュフローを悪化させます。また、過剰在庫は不良在庫になる可能性が高いです。売れる見込みのない在庫は管理や廃棄にコストがかかるため、企業にとって大きな損害です。

したがって在庫数が合わないと、いろいろなコストが発生して資金繰りが悪くなり、経営に支障をきたすようになるのです。

顧客満足度の低下

在庫数が合わないと商品や製品の提供がスムーズに行えず、顧客満足度の低下につながります。

帳簿在庫と実在庫の不一致が頻繁に生じると、在庫確認をしようにも帳簿の数字があてになりません。担当者へ問い合わせるか、実際に在庫を確認するしかなくなります。これでは顧客への対応が遅くなってしまいます。

また、出荷のタイミングで在庫が足りていないことに気付くケースも考えられます。納期に遅れをきたし、顧客からの信用を失うことになるでしょう。

生産性の低下

帳簿在庫と実在庫が異なっていると生産性の低下につながります。

帳簿上は在庫があるのに実際にはない場合、目的の商品や製品を探さなければいけません。商品や製品がなければ発注しなければならず、顧客との調整が必要になります。最悪の場合、クレームへ発展してその対応に追われることになるでしょう。

また、在庫数が合わないと棚卸しにも時間がかかります。在庫が合わない原因を究明しなければならず、スムーズな棚卸が行えません。つまり、在庫数が合わないと不要な業務が発生しやすく、生産性の低下につながるでしょう。

在庫数が合わないときの仕訳方法は？

棚卸時に帳簿在庫と実在庫の数に差異があることを「棚卸差異」といいます。棚卸差異が発生した際、帳簿在庫を実在庫に合わせます。実在庫に合わせた仕訳例は以下のとおりです。期末時の棚卸しとします。

【実在庫数が少ない】

「棚卸減耗費」と呼ばれる勘定科目を使い仕訳します。

• 帳簿在庫：5,000円（10個×原価50円）
• 実在庫：2,500円（５個×原価50円）

実在庫に合わせるため帳簿在庫から2,500円引き、仕訳します。

（借方）　棚卸減耗費　2,500／（貸方）繰越商品　2,500

【実在庫数が多い】

• 帳簿在庫：2,500円（５個×原価50円）
• 実在庫：5,000円（10個×原価50円）

実在庫に合わせるため帳簿在庫へ2,500円加えます。仕入計上を忘れていた場合の仕訳です。

（借方）繰越商品　2,500／（貸方）　仕入　2,500

在庫差異の原因が不明な場合、「棚卸差益」「雑収入」を使い仕訳します。企業によってほかの勘定科目を使うこともあります。

在庫管理を適切に行うには？

経営に深刻な影響を与えかねない在庫数のズレですが、在庫管理を適切に行うことで防ぐことができます。では、どのようにすれば在庫管理を適切に行えるのでしょうか。ここからは在庫管理のポイントを３つ紹介します。

ITシステム製品の活用

タイムラグと手作業が在庫差異の発生リスクを高めています。そこで、ITシステムを活用すると在庫管理を適切に行えます。

在庫にバーコードを貼り、スキャナーで読み取れば在庫情報がリアルタイムでシステムに反映されます。タブレットを活用すると現場にいながらシステムへの入力が可能です。

システム上で入出庫の実態を把握し、イレギュラーな入出庫も記録できます。さらに、ERPを使えば、販売管理や在庫管理、生産管理のデータを連携できるため、二重三重の入力作業やタイムラグが発生しません。

業務のルール化・徹底

業務のルールが曖昧だと、確実に在庫数にズレが生じます。そこで「入荷」「保管」「出荷」「棚卸」「品質管理」の各工程ごとに、業務手順のマニュアル作成をおすすめします。

たとえば、在庫の保管方法については、棚にナンバリングして決められた在庫以外置かない、種類に応じて色分けするなど、ルールを細かく決めてマニュアルにまとめます。

納品時の破損品取り扱いや返品、サンプル出荷など、イレギュラーな入出庫についてもルール化しましょう。作業ミスに関しても対処法をあらかじめ決めておくと良いです。

マニュアル作成後は周知徹底を行い、社員の目につきやすい場所に貼り出すことで視認しやすくなります。

日次棚卸の実施

日時棚卸とは当日入出庫分の在庫数を確認する作業です。

まず、納品時は注文書と商品が一致しているか、同封されている書類にも間違いがないか確認しましょう。伝票の記載ミスは納品時の確認で対応できます。また、未着の納品書や請求書はないか、担当者に確認します。この作業をしっかりと行うことで、伝票間違いや商品違い、納品時の伝票入力漏れなどを防止できます。

そして、業務終了間際に日時棚卸しを実施すると在庫数のズレが起こりにくく、適切な在庫管理が実現します。

在庫数が合わない原因を知り、適切な解決策を実施しよう！

在庫数が合わない原因は以下のとおりです。

• ■伝票入力や作業のミス
• ■ルールの不徹底
• ■仕入先の間違い、書類遅延

在庫数のズレはキャッシュフロー悪化や、生産性の低下を招きます。ひいては顧客満足度の低下につながります。これらを防ぐには適切な在庫管理が効果的です。業務をルール化し、日時棚卸の導入やITシステムの活用で、在庫数ズレは解消できるはずです。

以上を踏まえ、適切な解決策を実施しましょう。