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在庫管理の効率、制度の向上に役立つ在庫管理システムは、さまざまな特徴を持つ製品が豊富に展開されています。選択肢が多いというメリットの反面、自社のニーズに合うものを的確に選定する必要性が高まります。
在庫管理システムの選定には6つのポイントがあります。さらにシステム選定も重要なポイントですが、システム導入後も管理フローを見直す必要もあります。この記事では在庫管理システムの選定のポイントやシステム構築の流れ、導入後にやるべきことを紹介します。
在庫管理システムとは、在庫の入出庫情報やロケーション管理などを行うシステムです。在庫に関する情報を一元管理することができるので、手作業での管理がなくなり業務の効率化に繋がります。
システムを導入することで、手作業での情報の管理がなくなるので人的エラーを防止することができます。情報の一元管理により、在庫状況を可視化することができ、余剰在庫を削減することも可能です。
それぞれのポイントについて、どのような点に気を付ければよいか、検討時に注意したい選定ポイントは以下です。
では、詳しく見ていきましょう
在庫管理システムの選定でまず大切なのは、自社の業務内容に合う製品であることです。その多様性から、賞味期限が管理できる「食品卸業向け」、色違い商品の管理がしやすい「アパレル業向け」のように特定の業種を対象にした製品も展開されています。自社にとって使いやすい製品であるかをチェックしましょう。
在庫管理システムは、単なる在庫数の把握だけでなく、ピッキングや伝票処理などの作業にも影響を及ぼします。自社の物流全体を見渡し、現在抱える問題点の解消、さらなる効率化に必要な要素をピックアップ。その対応に効果が見込めることを念頭に選定することで、導入後により効果的な活用が見込めます。
また、複数の倉庫の在庫を一元管理する機能、グローバルな物流に対応する外国語表示機能など、その重要性が企業により異なる機能も多いのは在庫管理システムの特徴の一つです。無用の機能が多すぎると、使い勝手の悪さにつながります。必要な機能の優先順位を決め、自社に合う製品を見極めましょう。
在庫の管理には、入出庫の状況や棚卸の結果などデータの登録作業は欠かせません。この登録の方法は、在庫管理システムの使い勝手、正確性や効率に大きく影響する要素です。
例えばバーコードを読み取って情報を登録できるシステムであれば、自ら入力するシステムに比べ、より早く人的ミスの少ない情報の登録が可能です。管理する商品のアイテム数や倉庫の規模などによって変わる登録情報の量なども考慮し、自社に最適な登録方法を検討しましょう。
在庫管理システムの利用を開始してから、この項目を追加できたら…といった希望や、倉庫の数が増えたといった変更が生じることはよくあります。自社にとって使いやすい環境を常に整えられるカスタマイズの柔軟性もチェックしておきたい項目です。
自身でカスタマイズするためのツールが付属したシステム、追加料金を支払うことでカスタマイズが可能なシステムなど、その対応の仕方はさまざまです。カスタマイズの柔軟性、対応可能な範囲と共にカスタマイズ方法も確認しておくと安心です。
自社で運用するパッケージ型製品の場合、サーバーやシステム管理者を自社で用意する必要があります。一方クラウド型であれば、こうした用意がなくても導入が可能です。情報の登録方法によっては、バーコードの読み込み機器などが必要なケースもあります。必要な設備の種類、入手方法とコストを把握しておきましょう。
また、システムの利用に必要なITスキルが自社に見合うかも押さえておきたいポイントです。その際は、システムを管理する担当者だけでなく、実際に使用する現場担当者の状況も考慮することが大切です。担当者のITスキルに対して操作が複雑すぎるようでは、スムーズな運用の妨げになります。
在庫管理システムは、利用する機能の数や使用するユーザー数などにより料金の異なる製品も多くあります。
コストを比較する際は、同じ条件で使用した場合にかかる費用を算出した上で比べる必要があるでしょう。また運用開始後にカスタマイズを加えることで、料金体系が変わる場合などもあります。導入時だけでなく、維持、管理にかかるコストも事前にチェックしましょう。
受注情報を入力するシステム、POSレジのシステムなど、他のシステムと連携させることで在庫管理の効率化やデータの有効活用が可能なケースは多くあります。こうした連携の可否は、事前にしっかり把握しておく必要があります。
また、在庫管理システムに蓄積された情報は、需要の推移予測などにも利用できる有用なデータです。分析に役立つ機能があるか、その内容はどのようなものかも確認しておくとよいでしょう。
多くのメリットを提供する在庫管理システムですが、まずそれらメリットの重要度を明らかにしましょう。それによって選定するべき製品が明らかになり、失敗の危険性を削減できます。
在庫管理において、多く設定されるゴールが省力化です。これまで熟練者によるノウハウでカバーしてきた在庫管理業務ですが、それら従業員の確保が困難になりつつあります。ここでポイントとなるのが、ハンディターミナルやモバイル端末の活用です。RFIDを使ったシステムもあります。手入力の手間がなくなり、正確な入出庫と棚卸が可能となります。
なお、新たな端末の導入は業務フローの変更になり、現場から抵抗されることもあります。事前の説明や訓練が不可欠です。また、省力化を重視するのであれば、操作性にも注意してください。システム選定の際も現場の担当者を加えるなどの工夫が必要です。
ハンディターミナル、モバイル端末、RFIDの活用により、正確な入力が可能になり、在庫の見える化が可能になります。ビジュアルな画面表示の製品を導入することで、見える化の手助けになります。
もっとも、システム導入だけでは正確な在庫管理の実現には限界があります。「サンプル出荷の管理があいまい」「返品や誤配への対応が人まかせ」などの不統一があるからです。これらフローの標準化と徹底も必要となります。また、いつ、どこに、どれだけ入ったかを見える化するにはトレーサビリティ、消費期限、ロット管理などの機能が役立ちます。
在庫の見える化をすることで、適正在庫の確保が容易になります。また、多くの在庫管理システムには適正在庫を割ると発注指示が出て、過剰になるとアラームが発せられる機能が用意されています。その有無を確認しましょう。
さらに、より正確な適正在庫を確保したい場合は、需要予測システムとの連携が考えられます。在庫過剰になりがちな要因に、営業担当者の売上目標に合わせていることがあります。目標は予想とは異なります。正確な予想に合わせて在庫量を調整しましょう。
システムのゴールを設定したら、数ある該当製品の中から機能で絞り込んでいきましょう。ポイントとなる機能には以下があります。
在庫管理システムを導入しても、管理の仕組みが従来のままではシステムは効果的に機能しません。この場合、管理フローの見直しが必要となります。まずは、在庫を正確に把握することから始めましょう。
サンプルとして出荷した分や、不良品として返品された品など、例外的な在庫の動きがシステムに反映されていない場合があります。そのような動きを可能な限り浮き彫りにして、対処の徹底を図りましょう。在庫管理システムの導入は、それぞれの担当者任せだった管理の方法を統一するいい機会でもあります。
システムの論理上のデータと倉庫の実在庫数が一致しないのは、対象とする範囲の不一致にあります。対象の範囲を特定の倉庫の中だけに絞るのか、複数の倉庫を対象にするのか、輸送途中や店舗・工場にある流動在庫まで対象とするのかを定めて徹底します。いきなり、社内全体の在庫を対象とするのではなく、まずは、従来どおり特定倉庫に範囲を限定し、システムに手を加えながら他の拠点の在庫を加えていくのが賢明です。
システムの論理上のデータと倉庫の実在庫数にタイムラグが生じることがもあります。その多くは現場での登録の遅れです。とりあえず入荷あるいは出荷してから、手が空いたときに在庫管理システムに入力するという習慣が在庫数の不一致につながります。在庫管理システムは実際の在庫数がリアルタイムに把握できなければ意味がありません。納期遅れなどにつながり、お客様からの信頼を失いかねないので対策が必要です。
在庫管理システムを導入して、在庫の見える化を実現したものの、次第に在庫過剰になっていった例もあります。営業担当者が勝手に発注してしまうのが原因でした。安心して営業活動するには、十分な在庫を確保しておくと安心して営業活動をすることができますが、これを許してしまうと、在庫は膨れあがり、経営に影響を与えかねません。こうした場合は、担当者ごとに発注権限を規制しましょう。
仕組みが悪くて問題が発生する場合の他に、システムの操作性が悪いことで現場担当者から不満があがることがあります。こうした場合には、下記のような対処方法があります。
導入前からシステムの必要性を現場に訴え、操作の訓練を徹底しておきましょう。情報システム部門から見れば容易な操作でも、現場担当者は戸惑うことが多くあります。うまく操作できないことがあるのはもちろん、用語が難解なことも多くあります。操作性は在庫管理システムが浸透するかどうかの大きなポイントです。選んだシステムが、しっかり受け入れられる教育体制を整えましょう。
いつまでもミスが減らないのは、何らかの問題があるからです。現場担当者に操作性を確認し、改善できるか検討しましょう。ボタンの配置、機能の名称、入力ボックスの順序など、カスタマイズできる箇所があるかもしれません。現場から要望があれば、コストの許す限り対応しましょう。
業種によっては膨大な在庫点数があり、現場は入力作業に追われて、悲鳴をあげることがもあります。ハンディターミナルでも管理しきれない状況も出てくるかもしれません。こうなると、操作性を改善するだけでは対応できません。思い切って対象とする在庫を絞って、可能な範囲から管理を開始しましょう。あとで分析してみると、実際に動いている商品はそれほど多くなく、棚卸しだけすればいいという商品もあります。
在庫管理システムは、自社で倉庫を持ち、配送などの物流機能を持つような企業だけが対象ではありません。店舗を主体とする小売業やECサイトでサービスではなく物販をするネット企業でも在庫を適正化することは、売れ残りリスクや品切れによる機会損失を防止するために必要とされています。
しかし、在庫管理業務は、深夜に渡る棚卸作業など、従業員に大きな負担を強いるものでもありました。最新のカラーコードなどのバーコード技術によって店舗の棚に陳列している商品も一度にデータ入力できるカラーバーコード対応の在庫管理システムも登場しています。自社に合った製品の選定をしましょう。
また、どのシステムも導入して終わりではありません。導入後の運用しだいで導入効果は大きく違います。また、関連システムとの連携も業務全体の効率化においては重要です。販売管理や生産管理などのシステムと連携し、データベースを共有化することで、ムダなデータ入力が不要になり、データ更新も早くなります。目的に立ち返り、業務全体を俯瞰して、全体最適を心がけましょう。
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| 9月17日(月) 更新 | |
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