在庫管理システムの選定から導入後まで～失敗しないポイントとは？～

在庫管理システムをおさらい

在庫管理システムとは、在庫の入出庫情報やロケーション管理などを行うシステムです。在庫に関する情報を一元管理することができるので、手作業での管理がなくなり業務の効率化に繋がります。

在庫管理システムを導入するメリット

システムを導入することで、手作業での情報の管理がなくなるので人的エラーを防止することができます。情報の一元管理により、在庫状況を可視化することができ、余剰在庫を削減することも可能です。

参考記事：在庫管理システムのメリット・デメリットを解説

在庫管理システム　６つの選定ポイント

それぞれのポイントについて、どのような点に気を付ければよいか、検討時に注意したい選定ポイントは以下です。

• 　■自社の業務への適合性
• 　■情報の登録方法
• 　■カスタマイズの柔軟性
• 　■必要な設備とスキル
• 　■料金体系とシステムの規模
• 　■基幹システムの連携など情報の活用

では、詳しく見ていきましょう

選定ポイント１．自社の業務への適合性

在庫管理システムの選定でまず大切なのは、自社の業務内容に合う製品であることです。その多様性から、賞味期限が管理できる「食品卸業向け」、色違い商品の管理がしやすい「アパレル業向け」のように特定の業種を対象にした製品も展開されています。自社にとって使いやすい製品であるかをチェックしましょう。

在庫管理システムは、単なる在庫数の把握だけでなく、ピッキングや伝票処理などの作業にも影響を及ぼします。自社の物流全体を見渡し、現在抱える問題点の解消、さらなる効率化に必要な要素をピックアップ。その対応に効果が見込めることを念頭に選定することで、導入後により効果的な活用が見込めます。

また、複数の倉庫の在庫を一元管理する機能、グローバルな物流に対応する外国語表示機能など、その重要性が企業により異なる機能も多いのは在庫管理システムの特徴の一つです。無用の機能が多すぎると、使い勝手の悪さにつながります。必要な機能の優先順位を決め、自社に合う製品を見極めましょう。

選定ポイント２．作業効率を左右する情報の登録方法

在庫の管理には、入出庫の状況や棚卸の結果などデータの登録作業は欠かせません。この登録の方法は、在庫管理システムの使い勝手、正確性や効率に大きく影響する要素です。

例えばバーコードを読み取って情報を登録できるシステムであれば、自ら入力するシステムに比べ、より早く人的ミスの少ない情報の登録が可能です。管理する商品のアイテム数や倉庫の規模などによって変わる登録情報の量なども考慮し、自社に最適な登録方法を検討しましょう。

選定ポイント３．カスタマイズの柔軟性と方法を確認

在庫管理システムの利用を開始してから、この項目を追加できたら…といった希望や、倉庫の数が増えたといった変更が生じることはよくあります。自社にとって使いやすい環境を常に整えられるカスタマイズの柔軟性もチェックしておきたい項目です。

自身でカスタマイズするためのツールが付属したシステム、追加料金を支払うことでカスタマイズが可能なシステムなど、その対応の仕方はさまざまです。カスタマイズの柔軟性、対応可能な範囲と共にカスタマイズ方法も確認しておくと安心です。

選定ポイント４．必要な設備とスキルが揃っているか

自社で運用するパッケージ型製品の場合、サーバーやシステム管理者を自社で用意する必要があります。一方クラウド型であれば、こうした用意がなくても導入が可能です。情報の登録方法によっては、バーコードの読み込み機器などが必要なケースもあります。必要な設備の種類、入手方法とコストを把握しておきましょう。

また、システムの利用に必要なITスキルが自社に見合うかも押さえておきたいポイントです。その際は、システムを管理する担当者だけでなく、実際に使用する現場担当者の状況も考慮することが大切です。担当者のITスキルに対して操作が複雑すぎるようでは、スムーズな運用の妨げになります。

選定ポイント５．料金体系とシステムの規模が希望に沿うか

在庫管理システムは、利用する機能の数や使用するユーザー数などにより料金の異なる製品も多くあります。

コストを比較する際は、同じ条件で使用した場合にかかる費用を算出した上で比べる必要があるでしょう。また運用開始後にカスタマイズを加えることで、料金体系が変わる場合などもあります。導入時だけでなく、維持、管理にかかるコストも事前にチェックしましょう。

選定ポイント６．システムの連携やデータの活用度

受注情報を入力するシステム、POSレジのシステムなど、他のシステムと連携させることで在庫管理の効率化やデータの有効活用が可能なケースは多くあります。こうした連携の可否は、事前にしっかり把握しておく必要があります。

また、在庫管理システムに蓄積された情報は、需要の推移予測などにも利用できる有用なデータです。分析に役立つ機能があるか、その内容はどのようなものかも確認しておくとよいでしょう。

システム構築のゴールを設定する

多くのメリットを提供する在庫管理システムですが、まずそれらメリットの重要度を明らかにしましょう。それによって選定するべき製品が明らかになり、失敗の危険性を削減できます。

在庫管理の省力化

在庫管理において、多く設定されるゴールが省力化です。これまで熟練者によるノウハウでカバーしてきた在庫管理業務ですが、それら従業員の確保が困難になりつつあります。ここでポイントとなるのが、ハンディターミナルやモバイル端末の活用です。RFIDを使ったシステムもあります。手入力の手間がなくなり、正確な入出庫と棚卸が可能となります。

なお、新たな端末の導入は業務フローの変更になり、現場から抵抗されることもあります。事前の説明や訓練が不可欠です。また、省力化を重視するのであれば、操作性にも注意してください。システム選定の際も現場の担当者を加えるなどの工夫が必要です。

在庫の見える化

ハンディターミナル、モバイル端末、RFIDの活用により、正確な入力が可能になり、在庫の見える化が可能になります。ビジュアルな画面表示の製品を導入することで、見える化の手助けになります。

もっとも、システム導入だけでは正確な在庫管理の実現には限界があります。「サンプル出荷の管理があいまい」「返品や誤配への対応が人まかせ」などの不統一があるからです。これらフローの標準化と徹底も必要となります。また、いつ、どこに、どれだけ入ったかを見える化するにはトレーサビリティ、消費期限、ロット管理などの機能が役立ちます。

適正在庫の確保

在庫の見える化をすることで、適正在庫の確保が容易になります。また、多くの在庫管理システムには適正在庫を割ると発注指示が出て、過剰になるとアラームが発せられる機能が用意されています。その有無を確認しましょう。

さらに、より正確な適正在庫を確保したい場合は、需要予測システムとの連携が考えられます。在庫過剰になりがちな要因に、営業担当者の売上目標に合わせていることがあります。目標は予想とは異なります。正確な予想に合わせて在庫量を調整しましょう。

機能で絞り込む

システムのゴールを設定したら、数ある該当製品の中から機能で絞り込んでいきましょう。ポイントとなる機能には以下があります。

■他システムとの連携

在庫管理は購買・調達、受発注、販売など一連の業務と深い関係があります。
これら他システムとの連携機能が備わっているかを確認しましょう。

■棚卸処理

定期棚卸、随時棚卸、商品単位の棚卸、ハンディターミナルやモバイル対応などを確認します。

■トレーサビリティ、消費期限

食品においてはトレーサビリティと消費期限の管理が求められます。

■預かり在庫

自社の買取り在庫に加え、メーカーからの預り在庫、施設への貸出在庫、販売先への預け在庫の管理が可能かどうかを確認します。

■ロット管理

在庫を製品単位で管理できるかを確認します。トレーサビリティと消費期限の管理もロット単位に可能かどうかを確認しましょう。商品に問題が発生した場合、ロット番号で絞り込み、早急に対応できるようになります。

■ロケーション管理

棚、ラック、エリアなど、倉庫内のどこに保管しているかを登録・管理する機能です。
ピッキング作業を支援します。

■カスタマイズ性

業種に適合した製品が提供されていますが、それだけで即戦力となるわけではありません。
自社の業務に合わせて変更できるかどうかを確認しましょう。

在庫管理システム導入後にやること

在庫を把握するための仕組みを見直す

在庫管理システムを導入しても、管理の仕組みが従来のままではシステムは効果的に機能しません。この場合、管理フローの見直しが必要となります。まずは、在庫を正確に把握することから始めましょう。

イレギュラーな動きへの対処を統一する

サンプルとして出荷した分や、不良品として返品された品など、例外的な在庫の動きがシステムに反映されていない場合があります。そのような動きを可能な限り浮き彫りにして、対処の徹底を図りましょう。在庫管理システムの導入は、それぞれの担当者任せだった管理の方法を統一するいい機会でもあります。

対象とする倉庫を限定する

システムの論理上のデータと倉庫の実在庫数が一致しないのは、対象とする範囲の不一致にあります。対象の範囲を特定の倉庫の中だけに絞るのか、複数の倉庫を対象にするのか、輸送途中や店舗・工場にある流動在庫まで対象とするのかを定めて徹底します。いきなり、社内全体の在庫を対象とするのではなく、まずは、従来どおり特定倉庫に範囲を限定し、システムに手を加えながら他の拠点の在庫を加えていくのが賢明です。

リアルタイムに把握できるようにする

システムの論理上のデータと倉庫の実在庫数にタイムラグが生じることがもあります。その多くは現場での登録の遅れです。とりあえず入荷あるいは出荷してから、手が空いたときに在庫管理システムに入力するという習慣が在庫数の不一致につながります。在庫管理システムは実際の在庫数がリアルタイムに把握できなければ意味がありません。納期遅れなどにつながり、お客様からの信頼を失いかねないので対策が必要です。

勝手な発注を許さない

在庫管理システムを導入して、在庫の見える化を実現したものの、次第に在庫過剰になっていった例もあります。営業担当者が勝手に発注してしまうのが原因でした。安心して営業活動するには、十分な在庫を確保しておくと安心して営業活動をすることができますが、これを許してしまうと、在庫は膨れあがり、経営に影響を与えかねません。こうした場合は、担当者ごとに発注権限を規制しましょう。

現場に合わせて操作性を改善する

仕組みが悪くて問題が発生する場合の他に、システムの操作性が悪いことで現場担当者から不満があがることがあります。こうした場合には、下記のような対処方法があります。

教育を徹底する

導入前からシステムの必要性を現場に訴え、操作の訓練を徹底しておきましょう。情報システム部門から見れば容易な操作でも、現場担当者は戸惑うことが多くあります。うまく操作できないことがあるのはもちろん、用語が難解なことも多くあります。操作性は在庫管理システムが浸透するかどうかの大きなポイントです。選んだシステムが、しっかり受け入れられる教育体制を整えましょう。

カスタマイズで対応する

いつまでもミスが減らないのは、何らかの問題があるからです。現場担当者に操作性を確認し、改善できるか検討しましょう。ボタンの配置、機能の名称、入力ボックスの順序など、カスタマイズできる箇所があるかもしれません。現場から要望があれば、コストの許す限り対応しましょう。

管理対象を絞る

業種によっては膨大な在庫点数があり、現場は入力作業に追われて、悲鳴をあげることがもあります。ハンディターミナルでも管理しきれない状況も出てくるかもしれません。こうなると、操作性を改善するだけでは対応できません。思い切って対象とする在庫を絞って、可能な範囲から管理を開始しましょう。あとで分析してみると、実際に動いている商品はそれほど多くなく、棚卸しだけすればいいという商品もあります。

まとめ　～ 最新技術情報も把握して適切な選定を ～

在庫管理システムは、自社で倉庫を持ち、配送などの物流機能を持つような企業だけが対象ではありません。店舗を主体とする小売業やECサイトでサービスではなく物販をするネット企業でも在庫を適正化することは、売れ残りリスクや品切れによる機会損失を防止するために必要とされています。

しかし、在庫管理業務は、深夜に渡る棚卸作業など、従業員に大きな負担を強いるものでもありました。最新のカラーコードなどのバーコード技術によって店舗の棚に陳列している商品も一度にデータ入力できるカラーバーコード対応の在庫管理システムも登場しています。自社に合った製品の選定をしましょう。

また、どのシステムも導入して終わりではありません。導入後の運用しだいで導入効果は大きく違います。また、関連システムとの連携も業務全体の効率化においては重要です。販売管理や生産管理などのシステムと連携し、データベースを共有化することで、ムダなデータ入力が不要になり、データ更新も早くなります。目的に立ち返り、業務全体を俯瞰して、全体最適を心がけましょう。