在庫管理の業務の課題
在庫管理の業務は入荷から出荷までの在庫に関する情報を管理することです。入出庫の記録やロケーション管理、棚卸などの作業を行います。これに加えて管理する在庫を適正な量に保つために、発注の業務も行います。
このように細かな作業が多い在庫管理業務ですが、どのような課題があるのでしょうか。
課題１ 人的ミスが減らず業務の精度と効率が悪い
在庫管理業務は記録作業が多く、在庫の移動や入出庫があるたびに情報が変化するため、人的ミスが起こりやすい業務です。在庫情報にミスが有ると、在庫の過不足や廃棄などのロスが生じ生産性を上げることはできません。
課題２ 適切な在庫数が維持できず過不足が起こる
在庫管理には適正な在庫数を保つ事が業務の１つですが、発注業務がうまく行われないと在庫数に過不足が生じます。在庫が多すぎると在庫のロスに繋がりますが、在庫が少なすぎても機会損失となってしまいます。
課題３ 保管場所が分からず商品を見つけるのに時間がかかる
「入荷した商品を片付ける棚がない」「出荷用の荷物を探すのに手間取った」といった場所に関する問題は、入出荷における時間のロスを生み出す大きな原因です。ロケーション管理を行うにも位置情報が管理されていないと、効果的に行えているとは言えません。
ロケーション管理について詳しく知りたい方は下記の記事をご覧ください。
課題４ システムを管理ができる人員がいない
在庫管理システムを導入していたとしても、システムの運用や管理を行える担当者がいなければシステムを扱うことはできません。システム運用が属人化してしまうと、在庫管理を効率的に行うことはできないでしょう。
課題５ 自社特有の業務のシステム化が難しい
在庫管理システムを導入したとしても、自社の業務には適応していない製品の場合、効果的にシステムを運用することはできません。安さや目を惹かれる便利な機能でシステムを導入したものの、一番システム化したかった作業をカバーする機能が付いていなかった、という導入後の失敗談も聞かれます。
課題６ 経営判断に必要な情報がすぐに取り出せない
在庫管理は倉庫業務においてのみ重要というわけではありません。今どんな商品の需要が高まっているのか、注力しているカテゴリーの商品の売れ行きはどうかといった情報は、企業の経営判断に生かされることもあるのです。
しかし日々の入出荷の記録を含め在庫データは非常に膨大であり、必要なときに必要なデータをすぐに抽出するのは難しいと感じている企業も多いようです。
課題７ 担当者によって業務手順が異なる
在庫管理はどの企業でも特定の担当者に依存しがちな業務です。この商品のことはあの担当者でなければ分からない、同じ作業でも担当者によって手順が違うなどの話はよく聞かれます。作業手順を統一したいが、手作業に依存する部分が多く何から手をつければ良いか分からないという場合もあり、課題解決の糸口を見つけるのは難しいようです。課題別に見る！在庫管理システムの選定ポイント
前述したような課題を抱えている場合、どのような点に着目すれば、自社の課題を解決できるシステムを導入できるのでしょうか。ここからは課題別のシステムの選定ポイントを解説していきます。ポイント１ バーコードや識別番号の読み込み機能でミスを減らす
入力を誤り在庫数がずれるといった人的ミスは、在庫管理における定番の課題の一つです。こうしたミスの解消に効果的なのが、バーコードや識別番号を読み込むことで商品の情報を登録できるタイプのシステムです。
もっとも一般的なハンディターミナルによる読み込みの他、スマートデバイスでの読み込みや、ヘッドセットを用いて音声で情報を登録できる製品なども展開されています。
ミスを防ぐための確認に手間をかける必要がなくなり、作業時間の短縮も見込めます。また情報の登録に要する時間を気にせずに管理項目の追加ができるため、ピッキングのリストや伝票と連動を図るなど、より効率的な在庫管理方法を構築することも可能になります。
ポイント２ 在庫管理システム内の蓄積データから需要を予測できる
在庫管理で得たデータを発注や生産の計画に反映させることで、在庫数の最適化を図ることができます。こうした目的での使用には、日々蓄積される在庫管理のデータから需要を予測する機能や適性在庫を予測する機能の強化が図られたシステムが適しています。
単品単位でデータ管理できる機能や、倉庫や拠点の数に関わらず一元管理できる機能など、需要の動向をより詳細に把握するのに役立つ機能は多くあります。自社の業務と照らし合わせ、便利な機能の付加されたものを選ぶと良いでしょう。
ポイント３ ロケーション管理機能で商品の保管場所を把握する
そんな課題の解決に有効なのが、在庫の保管場所であるロケーション管理機能を持った在庫管理システムです。
在庫管理システムを使い速やかに場所を特定することで、所要時間の削減、より少ない人数で業務を実現できます。また情報を一元化することで、「担当者でなければ分からない」といった事態の解消にも繋がり、人員の配置換えや離職による作業効率への影響も軽減できます。
なおロケーション管理機能は、製品により性能が異なります。扱う商品の種類、利用する倉庫の大きさや区分けなどの運用方法を考慮し、使い勝手をシミュレーションしましょう。
ポイント４ クラウド製品なら管理工数を削減できる
クラウド技術の進歩により、在庫管理システムにおいてもクラウド型の製品が多数提供されています。システムメーカーの管理するサーバーにデータを保管できるクラウド型のシステムは、自社にサーバーがなくても使用できます。
また、クラウド型製品の多くは、システムのメンテナンスやアップデート、トラブルへの対応なども製品の提供事業者が請け負うなど、システム管理者がいない企業にも使いやすいシステムとなっています。自社で対応できない要素を把握し、それを補うサービスを含んだ製品を選ぶことで課題を解決できます。
ポイント５ 自社の業務に合わせてカスタマイズする
販売されている在庫管理システムは、多くの企業において使いやすいように、一般的に利用頻度の高い機能の使用を前提に初期設定されています。自社特有の業務が管理し難い場合には、個別の状況に合わせたシステムのカスタマイズが不可欠です。
カスタマイズの柔軟性は製品により異なります。またメーカーが請け負うか自社で行うかや、必要なコストも製品によって大きく異なります。自社の必要とするカスタマイズが可能なシステムを選ぶことが大切です。
ポイント６ データ抽出機能で必要なデータを取り出す
多くの在庫管理システムにはデータ抽出機能が備わっています。商品名や日付範囲を指定することで、特定の商品の入出庫履歴を出力したり、ある期間の全商品の在庫変動をグラフ化することもできます。
在庫データの抽出・加工が簡単にできるため、経営判断を素早く下すことができるでしょう。
ポイント７ システムに合わせることで作業手順を標準化できる
在庫管理システム製品は在庫管理のベストプラクティスを実現できるような設計になっています。多くの現場を参考に最も効率の良い在庫管理が実現できるようになっているため、システム導入をきっかけに作業手順の標準化を実施する企業も多いようです。
在庫管理システムの機能をフルに活かせるように、導入前から作業手順の見直しを始めましょう。
下記の記事では、実際の製品を様々な視点で徹底比較しております。少しでも気になる製品があれば無料資料請求してみてください
課題を解決できる在庫管理システムを選ぼう
ここで紹介した選定ポイントを参考にして、自社の課題解決につながる機能が備わった在庫管理システムを導入しましょう。システム導入自体が目的ではなく、課題解決を目的とすることが大切ですシステムを導入して課題を解決できた状態を具体的にイメージしておくことが大切です。
システム化によって在庫管理の方法が大きく変わる場合もあります。課題を抽出・整理する段階で現場の担当者を巻き込むことで、課題の抜け漏れを防ぐと同時にどのように課題解決できるのか、特に管理方法の変更を伴う改革であれば、事前に現場担当者に理解してもらうことが重要です。導入後にスムーズに対応できるよう現場担当者の協力が得られやすくなるでしょう。
