ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■活用したい場面別
- テレワークでの代表電話対応：トビラフォン Cloud、MiiTel Phone、RemoTEL、りもふぉん
- 複数拠点の内線統合：IP-OneIPフォン
- 外出や現場でのスマホ内線：トビラフォン Cloud、スマホ内線化サービス
- 着信の振り分けと自動案内：トビラフォン Cloud
テレワークでIP電話を活用する
テレワークを取り入れても、会社の代表電話を受けるために誰かが出社している職場もあります。IP電話を活用すると、自宅にいながら会社の番号で電話を受けたりかけたりできます。テレワークでの具体的な使い方を2つ紹介します。
自宅で会社の番号を使って発着信する
IP電話のアプリをパソコンやスマートフォンに入れると、自宅にいても、会社の代表番号や部署の番号を使って発着信できます。お客さまからは会社にかけたときと同じ番号が表示されるため、在宅勤務であることを意識させずに応対できます。
個人の携帯電話から発信する必要がなくなるため、社員の私用の番号を取引先に知らせずに済みます。通話料の精算も会社の契約にまとまるので、経費の立て替えや精算の手間を減らせる点も利点です。
電話番のための出社を減らす
代表電話への着信を、出社している人と在宅の人の端末で同時に鳴らす設定にすると、電話番のためだけに出社する必要がなくなります。当番を曜日ごとに決めて、当番の人の端末にだけ着信させる運用も可能です。
注意したいのは、在宅の社員が受けた電話を、出社している社員へ取り次ぐ場面です。内線転送が使える環境なら、場所の違いを意識せずに担当者へ回せます。在宅の環境では周囲の生活音が入りやすいため、ヘッドセットを用意するといった準備もあわせて検討しましょう。
複数拠点の内線をIP電話でつなぐ
本社と支店、工場、営業所といった複数の拠点を持つ企業では、拠点ごとに電話の設備や番号がばらばらになっていることがあります。IP電話を活用すると、離れた拠点を同じ内線網でつなぎ、拠点をまたいだ電話のやり取りを見直せます。
拠点間の通話を内線にする
拠点ごとに電話設備が分かれていると、別の拠点への連絡も外線で電話をかけるしかありません。IP電話で拠点間を内線としてつなぐと、内線番号を押すだけで他の拠点の担当者を呼び出せます。
同じサービス内の内線通話であれば、通話料がかからない料金体系のサービスもあります。拠点間の連絡が多い企業ほど、通話料の見直しにつながる可能性があります。社内の電話帳を全拠点で共有できると、誰がどこにいるかを探す手間も減らせます。
支店の着信を本社でまとめて受ける
小さな営業所では、担当者が外出すると電話に出られる人がいなくなることがあります。IP電話では、営業所への着信を本社の窓口でも受けられるように設定できる場合があります。
着信の取りこぼしを減らせるだけでなく、問い合わせの対応品質を拠点間でそろえやすくなる点も利点です。ただし、本社の窓口が地域ごとの事情を把握していないと、かえって対応が遅れる場合があります。取り次ぎ先の一覧や、よくある問い合わせへの回答を共有しておきましょう。
拠点の新設や移転の手間を減らす
従来のビジネスフォンでは、拠点を新設したり移転したりするたびに、主装置の設置や配線工事が必要でした。クラウド型のIP電話であれば、インターネット回線と端末を用意すれば、新しい拠点でも同じ内線網に加えられます。
オフィスのレイアウト変更で席が変わっても、IP電話機をつなぎ直すだけで同じ内線番号を使える構成もあります。ただし、市外局番から始まる番号は地域にひもづくため、移転先によっては番号を変えなければならない場合があります。移転の計画段階で、番号の扱いを提供事業者に確認しておきましょう。
外出や現場の多い職場でのIP電話活用
営業や保守、建設、介護の訪問サービスのように、社員がオフィスの外で働く時間の長い職場では、電話の取り次ぎが課題になりがちです。スマートフォンを内線の端末として使うことで、外にいる社員にも直接電話を届けられます。
スマホを内線端末にする
IP電話のアプリを社員のスマートフォンに入れると、外出先でも内線番号で呼び出せます。事務所で受けた電話を、外出中の担当者のスマートフォンへそのまま転送することも可能です。
担当者が直接話せるため、伝言を介した情報の行き違いを減らせます。現場から事務所に確認の電話をかける場合も、内線で通話できるため、通話料を気にせずに連絡しやすくなります。会社支給の端末か私物の端末かによって管理の方法が変わるため、利用ルールもあわせて決めておきましょう。
取り次ぎのメモと折り返しを減らす
担当者が外出していると、事務所の社員が伝言のメモを残し、担当者が戻ってから折り返すという流れになりがちです。この間にお客さまを待たせたり、メモの内容が正しく伝わらなかったりすることがあります。
IP電話で外出中の担当者に直接つなげば、こうした手間を減らせます。担当者が出られない場合に備えて、留守番電話の録音を担当者のスマートフォンに通知する設定や、チームで着信を受ける設定もあわせて検討しましょう。事務所の社員は本来の業務に集中しやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でIP電話の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
災害時もIP電話で電話業務を続ける
地震や台風、感染症の拡大などでオフィスに出社できなくなると、固定電話だけに頼った職場では電話受付が止まるおそれがあります。IP電話は、事業を続けるための計画であるBCPの手段の1つとしても活用できます。
出社できないときの着信の切り替え
クラウド型のIP電話であれば、オフィスが使えない状況でも、社員の自宅のパソコンやスマートフォンで代表番号の着信を受けられます。管理画面から着信先を切り替えられるサービスなら、災害の状況にあわせて受付体制を変えられます。
いざというときに慌てないよう、誰の端末に着信させるのか、どの管理者が切り替えるのかを事前に決めておきましょう。年に1回程度、在宅の端末だけで電話を受ける訓練をしておくと、手順の抜けや端末の設定ミスに気づけます。
回線や拠点の障害への備え
IP電話はインターネット回線を使うため、回線の障害や停電があると通話できなくなる場合があります。災害への備えとして活用するには、IP電話そのものが止まるケースも想定しておく必要があります。
例えば、オフィスの回線が止まった場合に携帯電話へ自動で転送する設定や、別の拠点で着信を受ける設定を用意しておく方法があります。提供事業者がサーバーをどの地域に置き、障害時にどう案内するかも確認しておくと、自社の備えを考えるうえで役立ちます。
IP電話の活用効果を高める運用の工夫
IP電話はどこでも電話を受けられる分、着信の受け手が曖昧になったり、使い方が部署ごとにばらついたりすることがあります。活用の効果を高めるには、着信の流れと利用状況を定期的に見直す運用が大切です。
着信の振り分けルールを決める
IP電話では、着信時に「営業の方は1を」といった自動音声で案内し、用件ごとに担当部署へ振り分けられるサービスがあります。この仕組みをIVRと呼び、代表電話の取り次ぎの手間を減らす効果が期待できます。
ただし、選択肢が多すぎると、かけた人が迷って途中で切ってしまう原因になり得ます。問い合わせの内容を振り返り、選択肢は主要なものに絞りましょう。どの番号にかかった電話を誰が受けるのか、出られなかった場合はどこに回すのかも、部署ごとに文書で決めておくと運用がぶれません。
利用状況を定期的に見直す
IP電話のサービスには、通話の件数や時間帯、応答できなかった着信の数を管理画面で確認できるものがあります。こうした記録を定期的に見ると、電話が集中する時間帯や、取りこぼしの多い部署が分かります。
結果をもとに、当番の時間帯や着信の振り分け先を調整すれば、活用の効果を高められます。使われていないアカウントや端末が見つかれば、契約数を減らして費用を抑える判断もできます。見直しの担当を複数人で持ち回りにしておくと、運用が特定の人に偏りません。
社員に使い方を定着させる
IP電話の機能が整っていても、社員が使い方を知らなければ活用は進みません。例えば、スマホへの転送や在宅での着信を設定できるのに、使い方が分からず従来どおり事務所で電話を待っている、といった状況も起こり得ます。
導入後は、場面ごとの使い方を短い手順書にまとめ、社内で共有しましょう。テレワークの開始時や異動のタイミングで説明の機会を設けると、定着しやすくなります。使いにくい点や要望を集める窓口を用意し、設定の見直しに反映させる流れを作ることも大切です。
活用場面に役立つIP電話サービスの特徴
テレワークや多拠点、外出の多い職場など、この記事で取り上げた活用場面に役立つIP電話サービスの特徴を一覧で比べられます。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| トビラフォン Cloud | IVRによる着信の振り分けや自動応答、スマホでの内線・転送に対応 |
| MiiTel Phone | 在宅でも会社の電話業務を続けられ、録音と解析で応対を振り返れる |
| RemoTEL | 在宅や外出先のスマホ・パソコンから、代表番号で発着信できる |
| IP-OneIPフォン | 050番号での発着信に対応し、IP電話サービス加入者間の通話料を抑えられる |
| スマホ内線化サービス | 外出先でも固定電話の着信を受けられ、取り次ぎの機会損失を減らせる |
| りもふぉん | 在宅でも出社でも設定を変えずに、複数のスマホで着信を受けられる |
場所を問わない電話業務に役立つIP電話
在宅勤務や外出先からも会社の番号を使って応対でき、拠点や働く場所の違いを越えて電話をつなげるサービスを紹介します。
トビラフォン Cloud
- 設備投資不要で簡単に導入可能
- 自動テキスト化などのさまざまな機能が標準搭載
- 柔軟な着信設定と操作性に優れた管理画面
トビラシステムズ株式会社が提供する「トビラフォン Cloud」は、テレワークや外勤営業など、働き方にあわせて電話環境を整えられるクラウドPBXです。専用アプリを入れたスマートフォンが内線端末になるため、外出中の担当者にも保留・転送で直接電話を回せます。IVRで問い合わせ内容ごとに担当者へ振り分けたり、音声で自動応答したりすることも可能です。通話の自動録音とテキスト化、AIによる自動要約も備えています。参考価格は3,000円～です。
MiiTel Phone
- リアルタイムトークアシストでアポイント獲得率・成約率を最大化
- 「売れるトーク」をデータで可視化！チーム全体の成約率を向上
- AIの自動フィードバックで教育を効率化！現場の営業力を強化
株式会社RevCommが提供する「MiiTel Phone」は、テレワーク中も電話業務の状況を把握しやすい音声解析プラットフォームです。IP電話のため場所を選ばずに発着信でき、固定電話を置く必要もありません。通話は自動で録音・文字起こしされ、話速や沈黙回数などをAIが分析します。ダッシュボードで部署の電話業務を定量的に確認できるので、在宅と出社が混ざる職場でもメンバーの活動を把握しやすくなります。営業やコールセンターの電話を在宅に切り替えたい企業の選択肢です。
RemoTEL （株式会社ジェイドコーポレーション）
- 最短1営業日で利用を開始可能！
- 1か月単位で契約できる柔軟な料金体系！
- オプションで通話録音にも対応！
IP-OneIPフォン （ソフトバンク株式会社）
- 既存番号を活用しながら全国拠点を一元接続。
- クラウド型IP網で通信コストを削減。
- 災害時にも安定した音声通話ができる通信基盤。
スマホ内線化サービス （ソフトプラン株式会社）
- 外出先で会社の固定電話番号を利用
- 電話受付の機会損失や転送料金をゼロにする運用を支援します。
- テレワーク・リモートワーク導入ツール
りもふぉん （合同会社クラウドエンジン）
- 工事や設備機器が必要ないため初期費用や導入コストを削減できる
- どこにいても登録したメンバーのスマホを同時に呼出しできる
- 在宅勤務でも出社して仕事をしても、設定の変更がいらない
まとめ
IP電話の活用場面は、テレワークでの代表電話の対応、複数拠点の内線の統合、外出や現場の多い社員のスマホ内線化、災害時の電話受付の継続など多岐にわたります。場所に縛られていた電話業務を見直せる一方、効果を高めるには着信の振り分けルールや利用状況の見直しといった運用の工夫が欠かせません。自社で活用したい場面にあうIP電話サービスを見つけるため、まずは資料請求して比較してみてください。
