ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■セキュリティ機能別
- ■提供会社の体制別
マーケティングオートメーションツールが扱う情報とリスク
MAツールには、顧客や見込み客の情報が集まります。どのような情報が集まり、どのような事故が起こりうるかを知っておくと、確認すべきセキュリティの項目が見えてきます。
MAツールに蓄積される情報の種類
MAツールには、氏名、会社名、メールアドレス、電話番号などの基本情報に加え、Webサイトの閲覧履歴やメールの開封の記録、資料のダウンロード履歴などが蓄積されます。
これらを組み合わせると、個人の関心や行動を詳しく把握できる情報です。取り扱いに配慮が必要なデータが集まる点を、まず確認しましょう。
不正アクセスと誤送信という二つのリスク
MAツールで起こりうる事故には、第三者によるアカウントの不正利用と、社内の操作ミスの二つがあります。前者はパスワードの漏えいなどが原因となり、後者は宛先の誤りや配信リストの取り違えなどが原因です。
どちらも、ツールの機能と運用ルールの両方で防ぐ必要があります。機能だけに頼らず、配信前の確認や権限の付け方など、社内の手順もあわせて整えましょう。担当者が替わっても守られる仕組みにすることが重要です。
連携先や委託先を経由する情報の流れ
MAツールは、CRMやSFA、Web会議、広告のサービスなどと連携して使うことが多いため、情報が複数のサービスを行き来します。連携先のセキュリティが不十分だと、そこが入口になる場合があります。
運用を外部に委託している場合は、委託先の管理も必要です。情報がどこを通るかを一覧にしておくと、確認の漏れを減らせます。MAツールの導入時に、連携の構成図を作っておくと、後の見直しにも使えます。
アカウント管理とアクセス制御の確認点
MAツールのセキュリティは、まず誰がどの情報を操作できるかを管理することから始まります。管理画面にログインできる人と、できることを絞る設定を確認しましょう。
多要素認証とシングルサインオンの有無
パスワードだけの認証では、漏えいや使い回しによる不正ログインを防ぎにくい場合があります。多要素認証は、パスワードに加えて別の確認を求める仕組みです。
シングルサインオンは、社内で使っている認証の仕組みと連携し、ログインを一元化する方法です。退職者のアカウント停止も一か所で済むため、管理の負担を減らせます。対応の有無は製品によって異なります。自社の認証の仕組みと接続できるかも、あわせて確認しましょう。
役割ごとの権限設定とIPアドレスの制限
担当者の役割に応じて、閲覧、編集、配信、データの出力などの権限を分けられるかを確認します。全員が管理者の権限を持つ状態は、誤操作や情報の持ち出しの危険を高めます。
ログインできる場所を、会社のIPアドレスに限る設定ができる製品もあります。在宅勤務が多い場合は、制限が業務の支障にならないかもあわせて確認しましょう。
操作ログの記録と確認のしかた
誰がいつ、どのデータを閲覧、出力、変更したかのログが残るかは、事故の調査に欠かせません。ログを残せる期間や、管理者が検索できるかも確認が必要です。
ログが残るだけでなく、定期的に確認する運用も大切です。大量のデータ出力など、通常と異なる操作を見つけられる体制をつくりましょう。確認の担当と頻度を決め、結果を記録しておくと、監査にも対応しやすくなります。
マーケティングオートメーションツールのデータ保護と誤配信対策
顧客データの保護は、保管するときと、配信するときの両面で考える必要があります。製品の機能と、社内の運用ルールの両方で事故を防ぎましょう。
通信とデータの暗号化、保管場所
通信の暗号化や、保管するデータの暗号化に対応しているかを確認します。暗号化の方式や対象の範囲は製品によって異なるため、提供会社の資料で確かめましょう。
データを保管する国や地域も確認の対象です。社内の規程や取引先との契約で、保管場所に条件がある場合は、事前に提供会社へ問い合わせておきます。バックアップの保管場所についても、同じ条件にあうかを確認しましょう。
誤配信を防ぐ承認と確認の流れ
メールの配信前に、別の担当者が内容と宛先を確認する承認の流れを設けられるかは、誤送信の対策として有効です。テスト配信の機能も、確認の手段となります。
配信リストの取り違えを防ぐため、リストの名前の付け方や、配信前の件数の確認など、運用のルールも決めておきましょう。配信前の件数と宛先の確認を声に出して行う、といった簡単な習慣も、取り違えの防止に役立ちます。
バックアップとデータ削除の扱い
障害が起きたときに、データを復旧できるかを確認します。バックアップの取得の頻度や、復旧にかかる時間の目安は、提供会社に聞いて確かめましょう。
契約を終了するときの、データの返却や削除の方法も重要です。削除の証明を発行してもらえるかも、あらかじめ確認しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でマーケティングオートメーションツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
提供会社のセキュリティ体制を確かめる方法
クラウド型のMAツールでは、データを預ける提供会社のセキュリティ体制も確認が必要です。公開されている情報や、依頼すれば得られる資料を使って、確かめましょう。
第三者認証と公開資料の見方
情報セキュリティの第三者認証（ISMSなど）を取得しているかは、体制を確かめる手がかりの一つです。認証の対象が、製品やサービスの運用まで含んでいるかも見ておきます。
認証の有無だけで安全と判断はできません。提供会社が公開しているセキュリティの方針や、障害の情報をどこまで公開しているかも、あわせて確認しましょう。
セキュリティチェックシートへの回答
自社のセキュリティの基準にあうかを確認するため、チェックシートを提供会社に送って回答を求める方法があります。回答の内容から、体制や運用の実態を把握できます。
回答できる範囲は提供会社によって異なります。回答が得られない項目があれば、その理由と代わりの確認方法を相談しましょう。回答は、契約前の書面で受け取っておくと、後で確認できます。
脆弱性への対応と障害時の連絡体制
脆弱性が見つかったときに、提供会社がどのように対応し、利用者へ通知するかを確認します。通知の方法と、重大な事故が起きたときの連絡の流れも重要です。
障害時の問い合わせ窓口や、対応時間も製品によって異なります。自社の業務に影響が出る時間帯に、連絡がつくかを確かめておきましょう。海外のサービスの場合は、日本語で対応を受けられるかも確認が必要です。
連携と日々の運用で守るべきこと
セキュリティは、導入時の設定だけでなく、日々の運用で保たれます。連携の管理と、人の運用の両面から、継続的に点検しましょう。
外部サービスとの連携設定の見直し
連携を設定するときは、必要な範囲の情報だけを渡すようにします。連携用の認証の情報は、定期的な更新や、使わなくなった連携の削除も必要です。
連携先のサービスの権限が、必要以上に広くなっていないかも点検しましょう。担当者が替わったときに、連携の設定が引き継がれているかも確認します。マーケティングオートメーションツールの管理者を複数人にしておくと、対応が止まりにくくなります。
担当者の教育と退職時の手続き
操作ミスによる事故を減らすため、担当者に配信の手順や、個人情報の取り扱いを教育します。実際の事例を使うと、理解されやすくなります。
担当者の退職や異動のときは、アカウントの停止と権限の見直しを速やかに行いましょう。手続きの流れを手順書にしておくと、漏れを防げます。業務の委託先の担当者にも、同じ手続きが必要です。
事故が起きたときの対応手順
誤配信や不正アクセスが起きたときの連絡先と判断者を、あらかじめ決めておきます。顧客への連絡や、関係部署への報告の流れも整理しておきましょう。
事故の後は、原因を調べたうえで、再発防止の対策を講じます。対応の記録を残し、運用の改善に生かしましょう。
セキュリティ面で比較するMAツール一覧
アクセス制限や第三者認証など、セキュリティの確認項目ごとに、MAツールの特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ferret MA | ISO/IEC 27001とプライバシーマークを取得。IPアクセス制限に対応 |
| カスタマーリングス | 顧客データを一元管理。ISO/IEC 27001・27017とPマークを取得 |
| b→dash | アクセス可能な環境や端末を制限。ISMSなど複数の認証を取得 |
| シャノンMA | ISO/IEC 27001とプライバシーマークを取得した国産のクラウド型MA |
| Synergy! | ISO/IEC 27017とプライバシーマークを取得した国産のクラウド型MA |
| 見込集客［CT］ | パッケージソフトで提供。ISMS認証を取得した提供会社の製品 |
顧客データの守りで選ぶMAツールの紹介
アクセス制限と、提供会社が取得している認証の観点から、顧客データを預けるMAツールを紹介します。
ferret MA
- BtoB向けMA！外部連携やAIによる自動化も標準搭載
- 複雑な設定不要！直感操作で、属人化しないチーム運用を実現
- 必要な機能・リード数揃って月8万！従量課金を気にせず運用可能
株式会社ベーシックが提供する「ferret MA」は、専門知識がなくても施策を実行しやすい、BtoB向けのクラウド型MAです。セキュリティ面では、ISO/IEC 27001とプライバシーマークの認証を取得しているほか、セキュリティの内部監査にも取り組んでいます。IPアドレスでアクセスを制限する機能もあり、顧客データを扱う担当者の範囲を絞りたい場合に確認しやすい製品です。
カスタマーリングス
- 顧客の「行動」と「声」を可視化し、良質な顧客体験の提供を実現
- ターゲットに応じたパーソナライズな配信を実現
- 生成AIが日々の業務をアシストし、業務効率化と顧客理解を促進
株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する「カスタマーリングス」は、顧客管理から分析、施策の実行までをワンストップで行えるクラウド型のマーケティングプラットフォームです。顧客の行動や声を可視化し、生成AIが業務を支援します。ISO/IEC 27001とISO/IEC 27017、プライバシーマークの認証を取得しており、クラウドサービスの管理体制を確認したい場合の候補です。
b→dash
- データマーケティングに必要な16の機能をオールインワンで搭載
- SQLを使わずにノーコードで誰でも簡単にデータ活用を実現
- AI活用で顧客ごとにアプローチを最適化し、効率的に成果を最大化
株式会社データXが提供する「b→dash」は、データマーケティングに必要な16の機能をオールインワンで備えたクラウド型のプラットフォームです。SQLを使わず、ノーコードでデータを活用できます。ISMS認証とISMSクラウドセキュリティ認証、プライバシーマーク認証を取得しており、アクセスできる環境や端末を制限することで、データの安全性を確保します。
シャノンMA
- 充実の実績と初心者でも迷わず使える安心の国産MA
- 履歴型DBによる「即時リスト抽出」と実務を助ける「AI機能」
- クレンジング、スコアリング、郵送DMなど豊富な「できること」
株式会社シャノンが提供する「シャノンMA」は、履歴型のデータベースやAI機能、メール配信を備えた国産のクラウド型MAです。ISO/IEC 27001とプライバシーマークの認証を取得しています。スコアリングやクレンジング、ROIレポートといった機能もそろい、提供会社の第三者認証をふまえて、顧客データの預け先を選びたい場合の選択肢です。
Synergy!
- データ登録からメール配信まで一連のマーケティング業務を自動化
- クリック操作のみで「登録しやすいWebフォーム」を簡単作成
- デザイナー不要！HTMLの知識いらずで誰でも簡単にメール作成
シナジーマーケティング株式会社が提供する「Synergy!」は、国産のクラウド型マーケティングオートメーションです。ISO/IEC 27017とプライバシーマークの認証を取得しています。フォームの作成からメール配信までをクリック操作で進められ、専属の担当者が運用の定着を手伝う無償サポートも用意されています。個人情報の取り扱い体制をあわせて確認したい場合の候補です。
見込集客［CT］ （オーバルテクノロジー株式会社）
- 完全自社開発のOVALシステム
- カスタマイズに必要な全設計書付き
- ISMS認証取得済みでセキュリティ対策万全
まとめ
MAツールのセキュリティは、アカウント管理、データの保護、提供会社の体制、連携先の管理の4点から確認します。機能の有無だけでなく、運用のルールや事故時の手順も含めて整えることが重要です。自社の基準にあう製品を探すために、資料請求で複数のマーケティングオートメーションツールを比較してみましょう。
