Web会議システムとの連携でハイブリッド会議を効率化する
オンラインとオフラインが混在するハイブリッド会議では、Web会議ツールとペーパーレス会議システムをスムーズに連携させることが、操作の煩雑さを解消する条件になります。
ZoomやTeamsと連携したスケジュール管理
ZoomやMicrosoft TeamsなどのWeb会議ツールとのカレンダー連携が整っているシステムでは、Teamsの会議招待からそのままペーパーレス会議の資料閲覧環境に遷移できます。事務局が別々のシステムで会議を設定する手間がなくなり、参加者も一つのリンクで会議と資料の両方にアクセスできるようになります。
ただし、Web会議ツールとペーパーレス会議システムの連携は、対応しているプラットフォームやスケジュール同期の仕様がツールによって異なります。自社が使っているWeb会議ツールとの連携状況をベンダーに確認し、どの機能が連携可能かを事前に明確にしておくことをお勧めします。
Web会議中の資料共有との使い分け
Web会議ツールの画面共有機能と、ペーパーレス会議システムの資料同期機能は別の仕組みです。Web会議の画面共有は発表者の画面をそのまま映すため、参加者が自分でページをめくったりメモを書いたりすることができません。一方、ペーパーレス会議システムでは各参加者がそれぞれの端末で資料を操作できます。
どちらの方式が自社の会議スタイルに合っているかを明確にしてからシステムを選ぶことが重要です。発表者主導で進む会議と、参加者が積極的に資料に書き込む会議では、最適な方式が異なります。両方の方式を組み合わせられるシステムを選ぶと、会議の種類に応じた柔軟な運用が可能です。
クラウドストレージからの資料取り込みと認証連携
業務で使っているクラウドストレージやID管理システムとの連携が整っていると、資料の準備とログイン管理の手間を大幅に削減できます。
Box・SharePointから直接資料を取り込む
BoxやMicrosoft SharePointに保管している資料を、ペーパーレス会議システムに直接取り込める機能があると、資料をダウンロードして再アップロードするという手間を省けます。会議の都度、最新の資料をストレージから直接読み込むことで、バージョン管理のミスも防ぐことができます。
ただし、クラウドストレージとの連携では、ストレージ側の権限設定がペーパーレス会議システムに引き継がれるかどうかを確認することが重要です。権限が引き継がれないシステムでは、本来閲覧できない参加者が資料にアクセスできてしまうリスクがあります。連携テストを本番導入前に必ず実施することをお勧めします。
SAML・SSOで複数システムのパスワード管理を統一する
SAML認証（SAMLとはSecurity Assertion Markup Languageの略で、異なるシステム間で認証情報を共有する仕組み）に対応したシステムでは、社員が会社全体の認証基盤でシングルサインオン（SSO）できます。ペーパーレス会議システム専用のIDとパスワードを別途管理する必要がなくなり、パスワード忘れによるサポート対応も減ります。
Active DirectoryやOkta、Microsoft Entra IDなどのID管理ツールとの連携対応を確認しておくことが重要です。退職や異動時のアカウント削除・権限変更が自動的に反映される仕組みがあると、情報セキュリティの観点から管理コストを抑えることができます。SAML連携の設定手順と、設定に必要な管理者権限の範囲もベンダーに確認しておきましょう。
連携性に優れたペーパーレス会議システムを比較する
外部ツールとの連携が充実したペーパーレス会議システムを紹介します。既存の業務環境にシームレスに組み込める製品を選ぶことで、導入後の運用負担を軽減できます。
スマートセッション
- クラウド版継続率99.3％！豊富な機能で様々なシーンをDX化！
- ユーザーの登録数は無制限！利用人数が増えても安心な料金設定
- アカウント無しで参加できるゲスト招待機能など便利な機能が満載
スマートセッションは、ペーパーレス会議の資料配布・同期・権限管理を一元化したシステムです。クラウド型とオンプレミス型に対応しており、社内の既存システムとの連携要件に応じた構成を選ぶことができます。連携の詳細仕様は公式資料でご確認ください。
SideBooksクラウド本棚 （東京インタープレイ株式会社）
- 「見てほしいページ」を即時に伝えられる通知機能！
- 小範囲・広範囲使い分けられる豊富な検索機能！
- セキュアな管理と毎日のフルバックアップで安心！
Handbook （アステリア株式会社）
- コンテンツの作成から配信、フィードバックまでカバー
- エンタープライズレベルの高度なセキュリティ
- オプションやサポートが充実
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でペーパーレス会議の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
カレンダー連携と議事録エクスポートの活用
会議のスケジュール管理と会議後の記録作業も、連携機能によって効率化できます。参加者の手間を減らす自動化の仕組みを整えることが、ペーパーレス会議の定着につながります。
GoogleカレンダーやOutlookとの連携
GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookの予定表と連携できるシステムでは、カレンダーに登録された会議の予定からペーパーレス会議の資料閲覧環境に直接アクセスできます。参加者がシステムを別途開いてログインする手間がなくなり、会議への参加ハードルを下げることができます。
カレンダー連携の設定方法は、GoogleカレンダーとOutlookで異なる場合があります。社内で複数のカレンダーツールを使っている場合は、それぞれへの対応状況をベンダーに確認しておきましょう。また、会議の予定変更があった場合にシステム側への反映が自動で行われるかどうかも確認しておくと安心です。
メモや採決結果の議事録エクスポート
会議中に入力したメモや採決結果を、議事録フォーマットとして後から出力できる機能があると、議事録作成の工数を削減できます。エクスポートできる形式（Word・PDF・テキスト等）と、そのままの形式で正式な議事録として使えるかどうかは事前に確認が必要です。
形式が合わず結局手作業でコピー&ペーストが必要になると、ペーパーレス化の効果が薄れます。自社の議事録テンプレートとエクスポートデータの互換性を事前に確認し、必要に応じてベンダーにカスタマイズ対応が可能かを相談することをお勧めします。
ペーパーレス会議の連携性に関するFAQ
連携性についてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：BoxやSharePointから資料を取り込む際の注意点は？
- ストレージ側の権限設定がペーパーレス会議システムに引き継がれるかどうかを確認することが重要です。権限が引き継がれない場合は機密資料の閲覧範囲の管理を別途行う必要があります。本番導入前に連携テストを実施してください。
- ■Q2：SSOに対応していないシステムはセキュリティ上問題がありますか？
- SSO非対応のシステムでは専用IDとパスワードの管理が必要になります。退職者のアカウント管理や不正アクセスリスクに注意が必要です。ID管理ツールとの連携対応を選定基準に加えることで、セキュリティ管理の負担を抑えることができます。
- ■Q3：議事録のエクスポート機能はどのシステムでも使えますか？
- エクスポートに対応しているシステムでも、出力形式や内容はツールによって異なります。自社の議事録テンプレートと互換性があるかを確認し、必要に応じてベンダーにカスタマイズ対応を相談することをお勧めします。
まとめ
ペーパーレス会議システムの連携性を評価するうえでは、Web会議ツールとの連携、クラウドストレージからの資料取り込み、SSO/SAML認証対応、カレンダー連携、議事録エクスポートが主なチェックポイントです。既存の業務環境に無理なく組み込めるかどうかを確認してから選定することで、導入後の運用負担を最小限に抑えることができます。まずは資料請求で連携機能の詳細を確認してみてください。
