１．伝票テンプレート作成を行い、EDIの利用環境を整備する
物流工程では、さまざまな取引先あるいは顧客とのあいだで多くの伝票がやり取りされます。そして多くの物流管理システムでは、こうした伝票類などを電子化したEDIを利用することが可能な製品が多くあります。EDIを積極的に利用すれば、伝票入力あるいは受け渡しを飛躍的に効率化することができます。
そのため物流管理システムの導入後には、伝票のテンプレート作成や他の関係先とのシステム連携といったEDI利用環境の整備を実行しましょう。
２．現場人員のスキルを向上させるためにユーザー教育を行う
物流管理システムで物流工程をマネジメントするには、マスタの登録、データの更新、システムの改修といった作業が必要となります。
しかし、こうした作業のすべてをIT部門のみで実行するのは困難です。そのため、物流工程にかかわる各現場においても、システムの運用に関係する作業の一部を実行してもらう必要があります。特に、日常的に発生するマスタの登録や在庫調整などのデータ更新などを現場に担当させることは、IT部門の業務負担軽減につながります。
そのため、システムの導入後には、現場人員に対するユーザー教育も行い現場レベルでのシステム利用のスキル向上を目指しましょう。
３．ECサイトと在庫・倉庫管理機能を連携させる
ECサイトを運営しているという場合には、物流管理システムの在庫管理機能や倉庫管理機能との連携を行いましょう。ECサイトのシステムと物流管理システムの在庫・倉庫管理機能を連携させることで、受注内容を在庫変動、倉庫内でのピッキング指示、あるいは発送指示へと自動的に反映させることができるからです。
そのため、受注から商品発送までの時間を、大きく短縮できる可能性があります。加えてECサイトと在庫・倉庫管理機能との連携は、誤発注は在庫調整のミスが発生する可能性を大幅に低減することにもつながります。
４．活用できる機能を把握して、多くの作業を自動化する
導入したシステムで利用できる機能により若干の差異があるとはいえ、物流システムの導入後には物流工程にかかわる多くの作業を自動化できます。たとえば「ステップ3」で取り上げたように、ECサイトと連携させることで在庫処理や発注処理の一部を自動化できます。
また、倉庫管理機能を活用すれば、倉庫内でのピッキング作業や配送業者への配送依頼の一部も自動化することが可能です。その他、在庫管理機能を活用することで在庫数量や期限付き商品の賞味（有効）期限のチェックもシステム上で自動的に行うことができます。
そして、システム導入によるこのような物流工程での各作業の変化に合わせて物流工程を見直すことも必要です。自動化できる部分についてはシステムを利用して自動化して、少数の人員でも十分な物流管理を行うことのできる体制を構築することが物流コストの削減につながるからです。
コスト削減と物流管理の効率化を実現する4ステップ
今回ご紹介したように物流管理システムの導入後には、「ECサイトとの連携」「EDIの利用環境整備」「現場人員へのユーザー教育」「物流工程の改善」という4つのステップに取り組むことが重要です。
そしてこの4ステップは、いずれも物流管理システムの導入効果を高めて、物流コストの削減と物流管理の効率化を実現する上で不可欠な要素となります。まだ導入に至っていない方は、一度製品をご覧になってみてはいかがでしょうか。
