PM少人数・掛け持ち体制での効率的な運用
プロジェクトマネージャー（PM）が少ない体制や、一人のメンバーが複数プロジェクトを同時に担当する環境では、タスクの一元管理と優先順位の可視化が重要になります。
PM1人でも複数案件を並行管理できるツールの特徴
PM1人で複数の案件を同時に進める場合、「今どのプロジェクトのどのタスクが遅れているか」を一画面で把握できる機能が重要です。プロジェクトをまたいで全タスクを一覧表示できる「マイタスク」機能や、ダッシュボードで複数プロジェクトの進捗状況を同時に確認できるビューが役立ちます。通知機能でリマインダーを自動設定し、見落としを防ぐことも、少人数体制での必須機能です。
メンバーが複数プロジェクトを掛け持ちする際のタスク把握
同じメンバーが複数のプロジェクトで作業を掛け持ちしている場合、メンバーごとの作業一覧・締め切り・作業量が把握できないと、業務が集中したり期限を見落としたりするリスクがあります。「メンバーごとのタスク一覧ビュー」や「リソース（作業量）の過負荷アラート」機能を持つツールを選ぶことで、掛け持ち体制でも管理の穴を防ぎやすくなります。
情シスなし環境での管理・権限設定
情報システム担当者がいない企業でも、クラウド型のプロジェクト管理ツールなら自社で設定・管理できるものが多くあります。ただし、アカウント管理や権限設定がどの程度自力で行えるかを確認することが重要です。
情シス不在でも自社で管理できるツールの特徴
情シスがいない環境では、アカウントの追加・削除・権限変更を経理担当者や総務担当者が自分で行えることが求められます。管理画面がシンプルで、IT知識がなくても操作できるツールを選ぶことが重要です。クラウド型のツールは多くがブラウザ上で設定を完結できるため、サーバー管理などの技術的な知識が不要です。セキュリティ設定（二要素認証・IP制限など）も管理画面から行えるかを確認しましょう。
外部業務委託・フリーランスをゲスト招待する際の注意点
外部の委託先やフリーランスをプロジェクト管理ツールに一時的に招待する場合、ゲストユーザーに見せてよい情報と見せてはいけない情報を分ける権限設定が必要です。「このプロジェクトのこのタスクのみ閲覧・編集可能」といった細かな権限管理ができるツールを選ぶと、情報漏えいのリスクを減らせます。ゲストユーザーが無料で追加できるか、別途費用がかかるかも確認しておきましょう。
PMO・本社からの全社横断管理
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）が全社のプロジェクトを統括する体制では、個別プロジェクトの管理機能だけでなく、複数プロジェクトを横断して把握できるポートフォリオ管理機能が不可欠です。
PMOが全プロジェクトの健全状態を一括把握する方法
全社・全部署のプロジェクトの遅延リスク・リソース不足・コスト超過を早期に発見するためには、各プロジェクトのステータスをリアルタイムで集約するダッシュボード機能が必要です。「赤・黄・緑」のステータス表示で問題プロジェクトをひと目で把握できる機能や、プロジェクト横断でのリソース（人員）配分の最適化機能を持つツールが、PMO運用には向いています。
部門横断型プロジェクトでのコミュニケーション設計
マーケティング・開発・営業など複数の部門が関わるプロジェクトでは、コミュニケーションの分断が進捗を遅らせる原因になります。プロジェクト管理ツールにコメント・チャット機能が統合されていれば、タスクに紐づいたやり取りが一元管理でき、後から経緯を追いやすくなります。Slackなどのチャットツールとの連携機能で、プロジェクト内の通知を受け取れる仕組みも有効です。
運用体制に合ったプロジェクト管理ツールを比較
PM少人数体制・情シスなし・PMO統括・外部委託招待など、様々な運用体制に対応したツールをまとめました。
Backlog
- 担当者と期限が明確で、確認漏れや遅延を防止
- 直感的な操作と親しみやすいデザインで誰でも使いやすい
- 人数無制限の定額制で、チーム拡大も安心
Backlogは、タスク管理・ガントチャート・コメント機能を一体化した国産ツールです。管理画面がシンプルで情シスなしでも運用しやすく、ゲストユーザーの招待にも対応しています。PM少人数体制での利用実績が豊富です。
Slack
- 仕事に必要なものがすべて揃う、ビジネスのための基本システム
- 快適なドキュメント管理で自由自在に情報を整理
- ワークフローにより業務を自動化し、仕事の流れがスムーズに
Slackは、チームコミュニケーションとプロジェクト管理を連携させるプラットフォームです。外部パートナーをゲストチャンネルに招待して安全にやり取りでき、Backlog・Jira・Notionなどのプロジェクト管理ツールとの連携で通知を一元管理できます。
プロジェクトマネジメントDX Flagxs（フラッグス）
- 計画から実行、レポートまで考え抜かれた設計思想
- 現場の定着にこだわった圧倒的に使いやすいExcelライクな操作性
- 円滑なマネジメントサイクルを実現するコンサルティングサポート
プロジェクトマネジメントDX Flagxs（フラッグス）は、PMOが全社のプロジェクトの健全状態を一括管理できるシステムです。進捗・リソース・収支を横断的に把握するダッシュボードを備え、大規模組織での運用に対応しています。
ClickUp Tasks （Mango Technologies, Inc.）
- 15種以上のビューでタスクを管理。
- 自動化機能で定型業務を効率化し、時間を節約
- 豊富なテンプレートで迅速に開始
TimeCrowd （タイムクラウド株式会社）
- ワンクリックで稼働時間を可視化
- 分散利用データをTimeCrowdで一元管理
- 時間単価に基づき人件費を自動算出
PROJECTINDEX （特定非営利活動法人エティック）
- 導入実績1,000社以上。
- ISO27001認証取得済みでセキュリティも万全。
- 既存業務システムとの連携が可能。
まとめ
プロジェクト管理ツールの選定は、自社の運用体制に合わせて考えることが重要です。PM少人数での掛け持ち管理には複数プロジェクト一覧機能、情シスなし環境には自社で管理できる操作性、外部委託招待には細かな権限設定、PMO統括にはポートフォリオ管理機能が必要です。まずは自社の体制と課題を整理したうえで、トライアルで実際の運用シナリオを試してみましょう。
