プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトを効率的に遂行するためのシステムやソフトウェアのことです。タスクや進捗管理のほか、予算や工数管理、メンバー間コミュニケーションなどのさまざまな機能により、プロジェクトに関わる全工程をトータル的にサポートします。
プロジェクト管理ツールの基本機能など、詳細は以下の記事を参考にしてください。
大企業においてプロジェクト管理ツールが必要な理由
大企業におけるプロジェクトは比較的規模が大きく、ステークホルダーもおのずと広範囲に及びます。そのため、不明確な組織体制やプロジェクトの全体把握の難しさ、情報共有の滞りなどが課題です。そこで、プロジェクト管理ツールを活用することで、大企業特有の課題を解消・解決できる可能性があります。
プロジェクト管理ツールは、タスク管理・進捗管理・情報共有の基本機能を柱とし、プロジェクトに関する情報の一元管理が可能です。誰がいつどこに何を指示するのか、それを誰がいつまでに実行するのかなどが明確になります。情報を一元管理することで、常にプロジェクト全体の進捗を把握できるため、迅速なタスクの追加・変更も容易です。
また、大企業ではプロジェクト規模が大きいほど関わる部門や外部スタッフの数も増加し、使用しているツール・システムが各部門や個々で異なる場合もあるでしょう。
このような場合も、プロジェクト管理ツールを活用することでIT領域のサイロ化を緩和できます。社内外問わず単一のスペースで情報を管理するため、プロジェクト全体への迅速なフィードバックや情報共有が可能です。
さらに、情報共有機能としてチャットやビデオ会議、カレンダーとひもづけられるものもあるため、汎用性の高いコミュニケーションツールとしても利用できます。
大企業においてプロジェクト管理ツールを選ぶときの注意点
プロジェクト管理ツールを選ぶ際の注意点にも、大企業ならではのポイントがあります。
以下、４つの注意点について詳しく解説します。
- ●運用環境は適切か
- ●機能性は柔軟か
- ●ほかのシステムと連携できるか
- ●セキュリティやサポート体制は十分か
運用環境は適切か
プロジェクト管理ツールをはじめとするITシステムの多くは、「クラウド型」と「オンプレミス型」に分類されます。ベンダーが運用するシステムをインターネット環境で利用するクラウド型か、自社内にサーバを設置して独自でシステムを構築・運用するオンプレミス型か、自社環境により適しているほうを選びましょう。
プロジェクト規模の大きさにともなってステークホルダーは拡大し、外部にまで及ぶ場合もあります。そのため大企業には、複数ステークホルダーとのスムーズな共有が可能なクラウド型がより適しているでしょう。
このほか、カスタマイズ性を重視する場合はオンプレミス型、導入コストや運用・保守負担を抑えたい場合はクラウド型など、各型の特徴を踏まえて検討してください。
機能性は柔軟か
自社が必要としている機能の有無に加え、カスタマイズ性や拡張性も確認しましょう。 大企業の場合は特に、事業規模やプロジェクト規模が進行中に拡大するケースがあります。そのため、状況に応じて容量やアドオンの追加などに対応できる柔軟性も重要です。
プロジェクト管理ツールの基本機能として、タスク管理・進捗管理・情報共有などがあり、ツールによってはワークフローやUIなどをカスタマイズできる場合もあります。 大企業では手がけるプロジェクトが多岐にわたるため、特色にあわせた微細なカスタマイズなど、規模や方向性の変動にも対応可能なツールを選ぶとよいでしょう。
ほかのシステムと連携できるか
プロジェクト管理ツールのなかには、外部システムやツールと連携できるものも多くあります。連携先はカレンダーやチャットツール、会計システムなどさまざまです。
例えば、チャットツールと連携することにより、プロジェクト管理ツール内の更新内容をリアルタイムで受け取れます。そのほか、SFAシステムと連携することで、営業段階からプロジェクト完了までの顧客情報のシームレスな管理が可能です。会計システムとの連携では、プロジェクト工程にひもづく請求書を発行できます。
大企業では複数システムを使用していることが多く、点在している情報の所在や、データが最新の状態か否かの確認にも時間が必要です。プロジェクト管理ツールと連携し一元管理することで、確認作業の時間が減り、業務効率の向上が期待できます。 まずは、自社の既存システムやツールとの連携性を確認しましょう。
セキュリティやサポート体制は十分か
プロジェクト管理ツールの特性上、社内外問わずさまざまな人がアクセスします。特に大企業においてはプロジェクトに関わる人数も膨大なため、システム上のぜい弱性は軽視できません。オンプレミス型は自社でセキュリティ対策を講じる必要がありますが、クラウド型はベンダーのセキュリティ環境に準じます。そのため、クラウド型のプロジェクト管理ツールを導入する場合は、ベンダーのセキュリティポリシーの確認も必要です。
また、サポート体制の有無や内容も確認しましょう。運用開始後の不明点解消や、万が一システムトラブルが発生した場合にどのような対応がなされるのかが重要です。
大企業ではツールの使用人数も多いため、ユーザビリティの高いツールであっても、事前コンサルティングや操作レクチャーなどの導入サポートも充実していたほうがよいでしょう。
ITツールは海外ベンダーによる提供も多く、言語や文化の違いなどから要望実現に時間を要する場合もあります。国内ベンダーとの違いや、対応言語を考慮したうえで検討してください。
大企業に適したプロジェクト管理ツール
ここからは、大企業に適したプロジェクト管理ツールを紹介します。前述した、プロジェクト管理ツールを選ぶときの注意点とあわせて、こちらもぜひ参考にしてください。
Lychee Redmine
- 大規模なプロジェクト計画でもスピーディで直感的に操作可能
- ガントチャートやカンバンで、リアルタイムに進捗可視化
- 作業時間予定と実績を担当者別に表・グラフで見える化
Quire
Potix Corporation.が提供する「Quire」は、シンプルをモットーとした視認性の高いデザインと、タスクの細分化に特化したプロジェクト管理ツールです。タスクリストの階層を無限に設定可能な機能により、大きいタスクを小さく分割して整理できます。目標達成までの道のりを小さなステップとして細分化することで、タスクの消化や管理がよりスムーズになるでしょう。マイルストーンを見失いがちな大規模プロジェクトにおすすめです。
また、プロジェクト管理ツールの基本機能の一つである情報共有にも特徴があります。プロジェクト内容を共有したい場合は、招待リンクのみで完結する機能です。受け取ったリンクにアクセスする際、アカウント登録やサインインの必要はありません。社内外問わず送付可能なため、顧客へプロジェクトについて説明する機会が多い大企業にも適しています。
大企業だからこそプロジェクト管理ツールを活用しよう
適切な組織体制の構築やタスクの明確化は、大きなプロジェクトを遂行する大企業において特に重要といえます。大企業のプロジェクトは社会的な注目や反響も大きいため、人選ミスやスケジュール遅延などは極力避けたいものです。管理トラブルのない円滑な完遂に向け、プロジェクト管理ツールの導入を検討しましょう。
まずは無料で一括資料請求し、大企業に適したプロジェクト管理ツールの比較に活用してください。
