プロジェクト管理ツールとは？基本機能を一覧で解説

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトに関わるリソースを一元管理できるシステム・ソフトウェアです。タスクの進捗管理はもちろん、プロジェクトメンバー間のコミュニケーション補助や情報共有、コスト管理などをトータルに行えます。工数管理ツールやタスク管理ツール、案件管理ツールとして活用できるプロジェクト管理システムも多く、プロジェクト管理業務の効率化に貢献します。

プロジェクト管理ツール導入で期待できる効果

プロジェクト管理ツールには、進捗管理機能（ガントチャート）やタスク管理機能が搭載されています。プロジェクトの進捗状況が可視化され、プロジェクトメンバーのタイムマネジメントを効率よく行えるでしょう。結果としてQCD（品質・コスト・納期）の管理・向上に寄与します。

またファイル共有機能や掲示板機能により、チームメンバー間における情報共有の円滑化、工数削減なども期待できるでしょう。ツール導入で得られる具体的な効果についてより詳しく知りたい方は、以下の導入事例を参考にしてください。

参考：プロジェクト管理ツールに関連する導入事例一覧｜ITトレンド

プロジェクト管理ツールの基本機能

プロジェクト管理ツールには、「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」「時間」を管理する機能があります。代表的な機能は以下のとおりです。

■「ヒト」をマネジメントする機能

• ・タスク管理機能
• ・メンバー管理機能

■「モノ」をマネジメントする機能

• ・在庫管理機能

■「カネ」をマネジメントする機能

• ・予実管理機能
• ・原価管理機能

■「情報」をマネジメントする機能

• ・チャット機能
• ・ファイル共有機能
• ・Wiki機能

■「時間」をマネジメントする機能

• ・工数管理機能
• ・進捗管理機能（ガントチャート）

次項で詳しく解説します。

「ヒト」をマネジメントする機能

プロジェクトに参画するメンバーを一元管理したり、スケジュールや業務実績などを管理したりする際に必要な機能です。代表的な機能として「タスク管理機能」や「メンバー管理機能」などがあります。

タスク管理機能

ToDoリストやカンバンボードなどを用い、プロジェクトメンバーの「誰が」「何を」しているのかをリアルタイムで確認・共有できる機能です。スケジュール管理にもつながり、どのメンバーに現在空きがあるのかもひと目で確認できます。そのため、労働力を無駄にすることなく効率的にタスクを割り当てられ、納期の短縮やコストダウンも見込めます。

メンバー管理機能

プロジェクトメンバーを登録し一覧表示するなどしてチームマネジメントをしやすくする機能です。取引先や社外メンバーなどのゲストを招待したり、各ユーザーの権限を設定したりできるケースもあります。

「モノ」をマネジメントする機能

原材料や部品などのプロジェクトに関わるモノを管理する機能として、「在庫管理機能」を搭載したプロジェクト管理ツールもあります。

在庫管理機能

製造業にも対応したプロジェクト管理ツールに搭載されることが多く、原材料や物品の在庫数把握や在庫数に応じた発注管理、棚卸管理などが可能です。在庫の過剰を防ぎ、業務効率化も後押しする機能です。

「カネ」をマネジメントする機能

プロジェクトでは、限られた予算内で製品やサービスを形にしなければなりません。そのため、プロジェクト管理ツールにはプロジェクトに関わるコスト管理機能が備わっています。

予実管理機能

プロジェクトや案件ごとに、予算と実績を比較する機能です。当初予定・着地見込・最終結果などプロジェクトの段階にあわせてモニタリングできるツールもあり、課題発見や対応を迅速に行えます。

原価管理機能

部門やプロジェクト単位で原価を算出し分析できるため、収益性の判断やコストの最適化に有用です。自動配賦に対応した製品もあり、経理業務の効率化にも貢献する機能です。原価管理機能がない場合でも、既存の原価管理システムと連携可能なツールを選択すれば活用できます。

「情報」をマネジメントする機能

プロジェクト進行中には内外からさまざまな情報が集まります。プロジェクトを円滑に進めるためには、必要な情報を漏れなくメンバー間で共有することが重要です。そのためプロジェクト管理ツールには、情報共有やコミュニケーション促進のための機能が多数搭載されています。

チャット機能

ツール内にメッセージやコメントをやりとりできる機能が備わっているため、別のビジネスチャットツールを立ち上げる必要がありません。どのタスク・プロジェクトに関する情報かをすぐに把握でき、見落としなども防げるでしょう。

ファイル共有機能

画像や議事録、エクセルデータなどのファイルを、タスクに添付・共有できる機能です。権限付与した社外メンバーなどもアクセスできるため、メール添付に比べて手間が少なく、情報漏えいなどセキュリティの面でも安心です。

Wiki機能

プロジェクトに関する情報やノウハウを収集し、蓄積する機能です。情報を一元管理でき確認工数の無駄を削減します。新人や引き継ぎなどの教育コスト削減にもつながるでしょう。

「時間」をマネジメントする機能

プロジェクト管理においては、「時間の適切な管理」が最も重要な要素であるといっても過言ではありません。そのため、プロジェクト管理ツールにもさまざまな形で時間管理機能が組み込まれています。

工数管理機能

プロジェクトメンバーの業務工数を登録し管理します。工数を集計し分析することで、プロジェクトの進捗やメンバーの業務量、業務効率などを確認できます。業務配分の改善や、蓄積データをもとに工数予測を立てやすくなるため、スケジュール調整や管理も容易になるでしょう。

進捗管理機能（ガントチャート）

プロジェクトに関わるタスクと流れを視覚化したガントチャートが作成・共有できる機能です。プロジェクト管理者やメンバーは、各タスクの「開始／終了時期」や「タスクの流れ」「担当者」「進捗状況」を瞬時に把握可能です。プロジェクト管理業務の効率化に加え、スケジュールの遅延防止も期待できます。

プロジェクト管理ツールを比較検討したい方には、以下の記事がおすすめです。タスク管理やコスト管理に強みをもつ製品や、無料プランのある製品などを紹介しています。特徴や料金、口コミレビューなども確認できるのでぜひ一読ください。

プロジェクト管理ツールの機能を知り最適な製品を導入しよう

プロジェクト管理ツールには、プロジェクト管理に関わるさまざまな作業を効率化する機能が搭載されています。最近はクラウド環境でのプロジェクト管理ツールも増加し、より低コストでの導入も可能となっています。一定期間、無料で試用できるサービスも多いため、気になるサービスがあれば気軽に問い合わせてみましょう。

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