プロジェクト管理システムの基本機能

「ヒト・モノ・カネ・情報・時間」を効率的にマネジメント

プロジェクト管理では、プロジェクトにかかわる「ヒト・モノ・カネ・情報・時間」という5つの要素を適切にマネジメントする必要があります。そのため、プロジェクト管理システムにもこの5つの要素を管理する際に役立つ機能が備えられています。

「ヒト」をマネジメントする機能

プロジェクト管理システムでは、プロジェクトに参画するメンバーを管理する機能が搭載されています。こうしたメンバー管理機能では、プロジェクトメンバーの業務実績、保有スキルなどを登録・管理することが可能です。

また、メンバーの業務時間などを記録する勤怠管理機能を備えているプロジェクト管理システムも存在します。さらに、プロジェクトにかかわる作業を細分化し各メンバーの実績や保有スキルにあわせてタスクを割り当てることができるシステムもあります。

「モノ」をマネジメントする機能

製造業にも対応したプロジェクト管理システムには原材料などのプロジェクトにかかわる“モノ”を管理する機能も搭載されています。こうした機能では、原材料の在庫数や、在庫数に応じた発注管理などを実行可能です。

また、製造業以外のプロジェクト管理システムでも、プロジェクトで利用するパソコンやスマートフォンなどの端末を管理する機能を搭載しているものもあります。

「カネ」をマネジメントする機能

プロジェクトでは、限られた予算内で製品やサービスを形にしなければなりません。そのため、プロジェクト管理システムにはプロジェクトにかかわる金銭コストを管理する機能が備わっています。主な予算管理機能としては、実行予算策定、原価計算、予算実績対比、経費管理などが代表例です。

「情報」をマネジメントする機能

プロジェクト進行中には、内外からさまざまな情報が集まります。こうした情報を適切に管理し、必要に応じてメンバー間で共有することもプロジェクトを円滑に進める上で欠かせません。

そのため、プロジェクト管理システムでは、顧客情報、契約情報、与信情報、調達先情報といったプロジェクト進行に影響の大きな情報を管理できる機能が搭載されています。また、業務日報、議事録といった日々蓄積される情報も集積できる機能を利用可能なシステムも登場しています。

「時間」をマネジメントする機能

プロジェクト管理においては、「時間の適切な管理」が最も重要な要素であると言っても過言ではありません。そのため、プロジェクト管理システムにもさまざまな形で時間管理機能が組み込まれています。多くのプロジェクト管理システムは、工程管理ツールとして「ガントチャート（工程表）」方式などを採用。Excel等で自作するよりもより簡単に、かつ多くの情報を登録できるものが目立ちます。

まとめ　～ 新しい「分析」機能にも注目！～

プロジェクト管理システムでは「ヒト・モノ・カネ・情報・時間」をマネジメントします。近年、新しい取り組みとして、これらのデータに着目した分析機能を搭載しているシステムも登場するようになりました。また、会議資料として利用できるようなレポートを作成してくれるプロジェクト管理システムも登場しています。

このように、プロジェクト管理システムではプロジェクト管理にかかわるさまざまな作業を効率化するのに役立つ機能が搭載されています。 最近では、クラウド環境でのプロジェクト管理システムも増加して、より低コストで導入することが可能となっています。一定期間、無料で試用できるサービスも多いので、気になるサービスがあれば気軽に問い合わせてみましょう。