プロジェクト管理ツールの基本機能を一覧で解説！

「ヒト」をマネジメントする機能

プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトに参画するメンバーを管理する機能が搭載されています。こうしたメンバー管理機能では、プロジェクトメンバーの業務実績、保有スキルなどを登録・管理することが可能です。

また、メンバーの業務時間などを記録する勤怠管理機能を備えているプロジェクト管理ツールも存在します。さらに、プロジェクトにかかわる作業を細分化し各メンバーの実績や保有スキルにあわせてタスクを割り当てることができるツールもあります。

主な機能

• ■グループウェア
• ■タスク管理
• ■課題管理
• ■リソース管理
• ■日報管理

「モノ」をマネジメントする機能

製造業にも対応したプロジェクト管理ツールには原材料などのプロジェクトにかかわる“モノ”を管理する機能も搭載されています。こうした機能では、原材料の在庫数や、在庫数に応じた発注管理などを実行可能です。

また、製造業以外のプロジェクト管理ツールでも、プロジェクトで利用するパソコンやスマートフォンなどの端末を管理する機能を搭載しているものもあります。

主な機能

• ■在庫管理
• ■物品管理
• ■プロセス管理

「カネ」をマネジメントする機能

プロジェクトでは、限られた予算内で製品やサービスを形にしなければなりません。そのため、プロジェクト管理ツールにはプロジェクトにかかわる金銭コストを管理する機能が備わっています。

主な機能

• ■実行予算策定
• ■予算実績対比
• ■原価計算
• ■経費管理
• ■購買管理

「情報」をマネジメントする機能

プロジェクト進行中には、内外からさまざまな情報が集まります。こうした情報を適切に管理し、必要に応じてメンバー間で共有することもプロジェクトを円滑に進める上で欠かせません。

そのため、プロジェクト管理ツールでは、顧客情報、契約情報、与信情報、調達先情報といったプロジェクト進行に影響の大きな情報を管理できる機能が搭載されています。また、業務日報、議事録といった日々蓄積される情報も集積できる機能を利用可能なツールも登場しています。

主な機能

• ■案件管理
• ■アクセスログ管理
• ■リスク管理
• ■顧客管理
• ■ワークフロー

「時間」をマネジメントする機能

プロジェクト管理においては、「時間の適切な管理」が最も重要な要素であると言っても過言ではありません。そのため、プロジェクト管理ツールにもさまざまな形で時間管理機能が組み込まれています。

多くのプロジェクト管理ツールは、工程管理ツールとして「ガントチャート（工程表）」方式などを採用。Excel等で自作するよりもより簡単に、かつ多くの情報を登録できるものが目立ちます。

主な機能

• ■スケジュール管理
• ■ガントチャート
• ■工数管理
• ■時間報告

プロジェクト管理ツールの 新しい「分析」機能にも注目！

プロジェクト管理ツールでは「ヒト・モノ・カネ・情報・時間」をマネジメントします。近年、新しい取り組みとして、これらのデータに着目した分析機能を搭載しているツールも登場するようになりました。また、会議資料として利用できるようなレポートを作成してくれるプロジェクト管理ツールも登場しています。

このように、プロジェクト管理ツールではプロジェクト管理にかかわるさまざまな作業を効率化するのに役立つ機能が搭載されています。

最近では、クラウド環境でのプロジェクト管理ツールも増加して、より低コストで導入することが可能となっています。一定期間、無料で試用できるサービスも多いので、気になるサービスがあれば気軽に問い合わせてみましょう。