見積管理システムとはどのような仕組みか
種類を追う前に、何を担う仕組みなのかを押さえておきましょう。既存の作成方法との違いを理解すると、必要性の判断もしやすくなります。
見積管理システムの基本的な役割
見積管理システムとは、見積書の作成から提出、その後の進捗の管理までを扱う仕組みです。商品や単価の情報をあらかじめ登録しておき、選択するだけで書類を作成できる構成が中心です。
作成した見積書は、案件ごとに履歴として蓄積されます。誰がいつどの内容で提出したか、その後に成約したかどうかを追えるため、営業活動の状況を把握する材料にもなります。改訂を重ねた見積書の版を管理できる製品もあります。
表計算ソフトでの作成との違い
見積書を作るだけであれば、表計算ソフトでも対応できます。案件数が少なく、担当者も限られている段階では十分に機能します。
違いが表れるのは、案件数が増えた場合と、担当者が複数になった場合です。単価の改定が各自のファイルへ反映されない、過去の見積書がどこにあるか分からない、集計に時間がかかるといった状況が生じます。情報を一か所にまとめ、最新の条件で作成できる状態を保てる点が大きな違いです。
対応する業務範囲による種類
担う範囲によって、製品の性格は大きく分かれます。三つの段階に整理して確認します。
見積書の作成に特化したタイプ
書類を効率よく作ることに重点を置いた種類です。定型の書式を用意し、商品や単価を選んで出力する流れを支えます。導入の負担が軽く、短い期間で使い始められる点が特徴です。
作成した書類をメールで送信する機能や、電子ファイルとして保管する機能を備えた製品もあります。案件の進捗管理や原価の把握までは対象としない構成が中心のため、書類作成の負担だけを解消したい場合に適した選択肢といえます。
受注や販売管理まで含むタイプ
見積から受注、納品、請求までを一連の流れとして扱う種類です。見積の内容がそのまま受注や請求の情報として引き継がれるため、同じ内容を入力し直す作業がなくなります。
案件の進捗を一覧で把握でき、成約率や失注の理由を集計できる製品もあります。一方で、導入の範囲が広くなる分、初期の設定や既存の運用の見直しに時間がかかります。どこまでを対象にするかを先に決めてから検討することが望まれます。
原価計算や設計情報と連動するタイプ
製造業や工事業などで、部品や材料の単価、工数の情報をもとに原価を積み上げて見積を作成する種類です。設計情報や部品表と連動し、仕様が変わった際の金額への影響を確認できる構成もあります。
受注ごとに仕様が異なる事業では、この積み上げの精度が利益に関わります。一方、連動させるには元となる情報の整備が前提になります。単価や工数の情報が整っていない状態では効果を得にくいため、導入前にデータの状況を確認しておきましょう。
提供形態と業種による違い
業務範囲とは別の軸でも、製品の性格が分かれます。二つの観点を確認します。
クラウド型と自社設置型
クラウド型は、事業者の環境をインターネット経由で利用する形態です。短い期間で使い始められ、外出先から見積書を作成できる点も特徴です。人数の増減にも対応しやすくなります。
自社設置型は、自社のサーバに導入して運用する形態です。既存の基幹システムとの連携を設計しやすく、自社の運用にあわせた作り込みも進めやすくなります。一方で、機器の用意と更新作業を自社で担う必要があります。
業種特化型
建設業、製造業、印刷業といった特定の業種を想定して作られた製品もあります。その業種で使われる項目や計算の考え方があらかじめ組み込まれているため、設定の手間を抑えられる場合があります。
一方で、自社の運用が想定と異なる場合は、かえって扱いにくくなることもあります。業種向けとうたわれていても、自社の見積の作り方に合うかは実際の書式で確かめる必要があります。試用の機会があれば、実際の案件を使って作成してみるとよいでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で見積管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
導入前に確認したい注意点
見積書は取引先へ提出する書類であり、社内の承認も伴います。検討段階で押さえておきたい点を二つ挙げます。
既存の見積書式との整合
取引先ごとに指定の書式がある場合や、社内で長く使ってきた様式がある場合は、それを再現できるかが確認点になります。項目の並びや表記の細かい部分まで求められることもあります。
すべてを再現できない場合は、様式を見直すか、例外的に別の方法で対応するかの判断が必要です。取引先への説明が伴うこともあるため、営業部門と相談したうえで進めましょう。試用の段階で、実際に提出している書式を作成して確かめておくと判断しやすくなります。
承認の流れと運用ルール
値引きの範囲や金額の大きさによって、上長の承認を求めている企業は多くあります。この流れをシステム上で再現できるかを確認しておきましょう。承認者を複数段階で設定できるか、金額に応じて承認者を変えられるかが確認点です。
承認の工程が業務の速さを損なわないよう、対象を絞る設計も検討できます。承認者が不在の際に代理を立てられるかもあわせて確かめておきましょう。運用のルールは導入時に決めて終わりにせず、実際の使われ方を見ながら調整することが望まれます。
見積管理システムの選び方
ここまでの分類を踏まえ、実際に選ぶ際の確認事項を整理します。
対象業務と作成件数の整理
最初に、どこまでを対象にするのかを決めます。書類作成の負担を減らしたいのか、受注までの流れをつなげたいのか、原価の把握まで行いたいのかによって、選ぶべき製品が変わります。
あわせて、月あたりの作成件数と担当する人数を整理しましょう。件数や人数に応じた料金体系を採る製品が多く、規模の想定は費用の試算に直結します。繁忙期に件数が増える事業であれば、その時期の見込みも含めて伝えておきましょう。
既存システムとの連携範囲
販売管理システムや会計システムとの連携は、二重入力を避けるために確認しておきたい要素です。受注した内容が請求へつながらなければ、同じ情報を入力し直す作業が残ります。
連携の方式に加えて、どの項目をどちらの方向へ同期するかも確認しておきましょう。取り込みに失敗した際に気づける仕組みや、修正の手順があるかもあわせて確かめておくと安心です。判断が難しい部分は情報システム部門に相談しながら進めましょう。
費用体系とサポート範囲の確認
料金は、利用人数に応じた月額制、作成件数によるプラン分け、初期費用と月額の組み合わせなど、製品によって考え方が異なります。書式の作り込みが別料金となる場合もあるため、総額で比べることが必要です。
サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確かめます。操作方法の案内にとどまるのか、書式の設定や商品情報の取り込みを支援してもらえるのかは製品ごとに差があります。単価の改定が頻繁な事業では、運用開始後の設定変更を相談できるかも判断材料になります。
見積作成の効率化を支えるシステム
対応する業務範囲にあわせて検討できる、見積管理システムを紹介します。
アラジンオフィス
- お客さまの声を反映した完成度の高いパッケージ
- 導入実績5000社以上！
- 見積入力・見積決定分析・見積履歴管理 （見積明細表）が可能
株式会社アイルが提供する「アラジンオフィス」は、見積から受注、在庫管理までを扱う基幹業務システムです。見積の内容がそのまま受注や請求の情報につながる構成になっており、同じ情報を入力し直す作業を減らせます。業種にあわせた機能の組み合わせにも対応しています。
リーナー見積
- 見積の業務工数を80%削減
- 見積回答のリードタイムを20%短縮
- 相見積の取得率を200%向上
株式会社Leaner Technologiesが提供する「リーナー見積」は、見積作成にかかる業務を効率化するシステムです。過去の見積内容を参照しながら作成を進められる構成になっており、担当者ごとに金額の考え方が異なる状態を抑えやすくなります。承認の流れを組み込んだ運用にも対応しています。
マネーフォワード クラウド請求書
- 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
- 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
- 郵送やメール送付が2ステップで完了
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」は、見積書と請求書の作成をあわせて扱えるシステムです。見積の内容から請求書を作成する流れに対応しており、同社の会計サービスと連携させる構成も選べます。クラウド上で提供されるため、外出先からの作成にも対応します。
OrderCPQ （株式会社構造計画研究所）
- 製造業向け、仕様選定と見積提示をその場で行えるCPQ。
- 価格・原価をマスタ管理し、条件に応じて自動で価格算出。
- 柔軟な価格ルールに対応可能。
Fleacia CPQ （フューチャーアーティザン株式会社）
- 熟練設計者の思考プロセスをデジタル再現
- Excelで製品ルールを容易にメンテ
- Web公開で顧客がセルフサービス選定可能
見積管理システムに関するよくある質問
導入を検討する担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： 表計算ソフトから切り替える目安はありますか？
- 一律の基準はありませんが、単価の改定が各担当者へ反映されない、過去の見積書を探すのに時間がかかる、集計を手作業で行っているといった状況が続く場合は検討の時期といえます。現在の作業時間を整理して判断しましょう。
- Q2： 販売管理システムがあれば別に導入する必要はありませんか？
- 販売管理システムに見積の機能が含まれる場合もあります。ただし原価の積み上げや承認の流れまで扱えるかは製品によって異なります。現在使用しているシステムでどこまで対応できるかを確認したうえで判断しましょう。
- Q3： 取引先指定の書式にも対応できますか？
- 書式を設定できる範囲は製品によって差があります。項目の並びや表記まで細かく求められる場合は、試用の段階で実際の様式を作成して確かめることをおすすめします。対応できない部分の扱いも、あわせて検討しておきましょう。
- Q4： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 対象業務の範囲や、商品情報の整備状況、連携の有無によって幅があります。書類作成に絞って標準の書式を使う場合は短期間で始められる一方、受注や原価まで含めて連携を組む場合は数か月を要することもあります。段階的な計画を立てましょう。
まとめ
見積管理システムの種類は、書類作成に特化した形、受注や販売管理まで含む形、原価計算や設計情報と連動する形という業務範囲の違いで整理できます。提供形態や業種への特化という軸でも性格が分かれます。導入にあたっては、既存の書式を再現できるか、承認の流れを組めるかが確認点になります。対象業務と作成件数を整理したうえで、連携範囲や費用、サポートまで比べて選びましょう。まずは資料請求から検討を進めてみてください。
