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近年では、スマートフォンやタブレットの業務利用が増えており、同時に社外で仕事を行う人も増えてきました。社外で仕事を行うと重要な会社の情報が外部に流出する危険性があります。ワークスタイルの変化により自宅で仕事を行う人も増えてきており、社内と同じ環境を構築するのは大変です。この２つの課題を解決するものにリモートアクセスがあります。
この記事では、リモートアクセスのメリット・デメリットを紹介していきます。
リモートアクセスとは、インターネットなどの通信を利用し、遠隔地からパソコンやサーバ、ネットワークにアクセスしデータを利用したり、業務を行うことです。このリモートアクセスの技術は主に、社外から社内のシステムにアクセスすることで、社内にいるのと同じ状態を作ることができます。
社内のパソコンは多くの機能を搭載しているデスクトップ型が多く、外出するときに本体を持ち出すことができません。また、今では携帯性に優れているノートPCやスマートフォン、タブレットを業務で利用する機会も多くなっていますが、社内の情報を社外に持ち出すことは情報漏えいリスクを高めます。
他にも、近年ではワークスタイルが多様化しており、在宅ワーカーも増えています。今までは社内のシステムを自宅では使うことができなかったため、在宅ワーカーの業務は限られる課題を抱えていました。しかし、リモートアクセス環境を構築することで、社内と同じように自宅でも仕事をすることが可能です。
また、リモートアクセスを使わずに自宅で社内と同じ環境を作ろうと思えば、自宅のパソコンに同じシステムをインストールする必要があり、コストが大きくなります。さらに社内の業務システムを自宅で構築することはほぼ不可能であり、リモートアクセスを活用することで、在宅でできる業務の幅を広げ、仕事をする環境を低コストで整えることが可能になります。
ここまで説明したように業務効率を改善できるため、リモートアクセスの導入を検討する企業が増えています。
リモートアクセスを検討するときには、リモートアクセスのメリットを正しく理解することが大切です。システムを活用することで、何ができるかを把握することで、自社の課題に対して適切な方法で改善できます。ここからはリモートアクセスのメリットを説明していきます。
リモートアクセスを活用することで、社外用で使う端末に新しく社内専用ソフトを導入する必要がなくなります。業務を行うためには、その業務システムを導入した端末を用意する必要があり、複数のシステムを使って業務を行っている場合は、そのシステムを端末にインストールする必要があります。また、インストールするだけでなく、正常に作動するか管理する業務も発生します。新しくシステムをインストールするときには導入コストが発生し、管理を行う場合は管理コストが発生します。
しかし、リモートアクセスを導入すれば、社外持ち出し用の端末にリモートアクセスのツールをインストールするか、共有する社内システムにインストールするだけで、社内と同じ環境を構築できます。そのため、リモートアクセスを活用することで導入コストと管理コストを削減できます。
リモートアクセスの最も大きなメリットは、社外からでも社内システムにアクセスできることです。リモートアクセスでは、社内のデスクトップPC・社内サーバ・社内ネットワークに接続することが可能であり、社外でも社内と同じように仕事をすることができます。
また、リモートアクセスシステムの中には、社外の端末に社内のPCからアクセスすることも可能であり、仮に社内データを持ち出した端末を紛失しても、社内で操作し、重要なデータを遠隔操作で削除することも可能です。このように紛失した端末のデータを遠隔で消去することによって、情報漏えい対策を行うことができます。
リモートアクセスでは必要最低限の情報しか、社外端末がアクセスしないようにすることも可能です。情報漏えいの原因は社内のデータを社外に持ち出すことで発生するため、社外で業務を行うときに必要ないデータをブロックすることで、情報漏えいのリスクを下げることが可能です。
また、ツールによっては端末にデータを保存させたり、ダウンロードすることができないようにすることも可能です。このような機能を使うことで、端末に社内データは残らないため紛失しても重要な情報が流出することはありません。
体調を崩してしまった方や子供を出産した方は、今まで通りに働けない場合もあります。しかし、リモートアクセスで環境を構築することで、在宅勤務で行える業務の幅は飛躍的に広がります。そのため、無理に出社する必要がなく、在宅でも仕事ができるようにすることで、従業員に自由な働き方を提案することが可能になります。
リモートアクセスの強みは事務所に出社しなくても今まで通り仕事ができることです。このことにより、在宅ワークやカフェなどで仕事をすることが可能になります。自分で働く場所を選ぶことができるため、出勤する必要がなく、交通費を削減できます。交通費は当然のように支払われていますが、従業員の人数に比例して会社が負う負担は大きくなっていきます。リモートアクセスを活用することでさまざまなコストを削減できます。
ここまでリモートアクセスのメリットを説明してきましたが、万能なシステムというわけではなく、デメリットも存在します。導入するときはデメリットを理解し、自社でデメリットをカバーできるかどうか検討する必要があります。ここからはリモートアクセスのデメリットを説明していきます。
リモートアクセスは社外で仕事を行うため、端末のセキュリティ対策が肝心になります。セキュリティ対策が甘いと外部から不正アクセスされ、社内の情報が漏れる可能性があります。不正アクセスの被害に遭うと、自社で管理している取引先の情報が漏れてしまい、他社にも迷惑がかかります。そのため、不正アクセスを防ぐためにセキュリティ対策を万全に行う必要があります。
また、社外で利用するパソコン自体にログインされる可能性もあるため、ロックを設定することと、単純なパスワードにしないなど、基本的な対策を行うことが重要です。セキュリティを強化するためには、社外で端末を使用するルールを決めることが大切です。
リモートアクセスも無料で実施できるシステムではありません。リモートアクセスのシステムを導入するときは、社外で利用する端末の台数に応じて費用が発生することが多いです。また、ノートPCなどがなければ、新しい端末を購入しなければならないため、リモートアクセスの環境を構築するためにはコストがかかります。
リモートアクセスは良い意味でいつでも・どこでも仕事ができるということになりますが、社外で仕事をする場合、仕事をしているかどうかを確認することが難しいため、従来の勤怠管理では対応できません。リモートアクセスツールによっては、指定した時間しか利用できなくするものもあります。このようにリモートアクセスを利用する場合は、勤怠管理の方法を工夫する必要があります。
ここまで説明してきたように、リモートアクセスを活用することで時間と場所に縛られることなく業務を行うことが可能です。情報漏えいのリスクは高まりますが、セキュリティ対策を万全にすることで、リモートアクセスの効果は最大限発揮できます。リモートアクセスのメリット・デメリットをしっかりと理解して、有効活用することが重要です。自社に合ったリモートアクセスツールを使い、環境を整えて業務の効率化を図りましょう。
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