企業に安否確認が求められる理由
災害が起きたとき、会社はまず社員の無事を確かめ、そのうえで業務を続けられるかを判断します。この判断が遅れると、その後の対応もすべて遅れます。まずは、確認が必要な理由と、従来のやり方の限界を確認しましょう。
事業を続けるための最初の判断材料になる
災害の後、会社は出社を求めるのか、自宅で待機してもらうのかを決める必要があります。この判断のもとになるのが、誰が無事で、誰と連絡が取れないかという情報です。人の状況がわからないまま業務の再開を決めると、無理な出社を求めてしまう恐れがあります。
あわせて、会社には社員の安全に配慮する義務があるとされています。連絡が取れない社員をそのままにせず、状況を確かめようとしたこと自体も重要です。確認した記録が残っていれば、後から経緯を説明することもできます。取引先から復旧の見通しをたずねられたときにも、社内の状況を示したうえで回答できます。
電話や個別の連絡では限界がある
これまで多くの会社では、上司が部下に電話をかけ、その結果を集約する方法が採られてきました。しかし災害の直後は電話がつながりにくくなることがあります。1人あたり数分かかると、100人の会社でも全員に届くまでにかなりの時間を要します。
連絡する側も被災している可能性があります。担当者自身が動けない状況だと、確認そのものが始まりません。休日や夜間に起きた場合、連絡網の途中で止まってしまうことも考えられます。誰まで連絡が届いたのかを把握できない点も、人手に頼る方法の弱さです。
安否確認システムを使う主なメリット
システムを使う利点は、連絡が速くなることだけではありません。集計の手間や、担当者の負担にも関わります。3つの角度から整理します。
担当者が動けなくても確認を始められる
多くの製品では、気象庁が発表する地震や津波の情報と連動し、決めた条件を満たすと自動で確認の連絡が送られます。担当者が指示を出さなくても始まるため、深夜や休日に起きた場合でも対応が遅れません。担当者自身が被災していても、確認は進みます。
送る対象や条件は事前に設定します。どの地域で震度いくつ以上のときに送るか、どの社員を対象にするかを決めておく形です。訓練のときだけ手動で送るといった使い分けもできます。
集計の手間なく全体の状況をつかめる
返事は自動で集計され、無事な人、けがをした人、まだ返事のない人が一覧で表示されます。担当者は電話の内容をメモして数える必要がありません。返事のない人にだけ、もう一度連絡を送ることもできます。
部署ごとや拠点ごとに絞って見られる製品もあります。どの部署が何割回答したかがわかれば、業務を再開できるかの判断もしやすくなります。人数の多い会社ほど、集計にかかっていた時間を減らせます。集めた結果をそのまま経営層への報告に使える形で出力できる製品もあります。
連絡手段を複数用意できる
連絡はメールだけでなく、専用アプリの通知や、電話の自動音声など、複数の方法で送れる製品があります。1つの手段が使えなくても、別の方法で届く可能性が残ります。社員側も、使いやすい方法で返事ができます。
返事の内容も、自分の状況だけでなく、家族の状況や出社できるかどうかまで含められます。あらかじめ質問を設定しておけば、選ぶだけで回答できるため、被災している状況でも負担が少なくて済みます。自由に記入できる欄を一つ設けておくと、支援が必要な事情も伝えてもらえます。
導入前に知っておきたい注意点
導入すれば自動的に機能するわけではありません。使えない状態で災害を迎えないために、次の点を押さえておきましょう。
登録した情報が古いと届かない
連絡先が古いままだと、通知は届きません。入社や退職、部署の異動、電話番号の変更があるたびに、登録内容を更新する必要があります。この作業を忘れると、いざというときに一部の社員へ届かない状態になります。
人事のシステムから自動で取り込める製品なら、更新の手間を減らせます。取り込みが止まったときに管理者へ知らせが届くかも確認しておきましょう。社員自身が連絡先を登録し直せる形にしておく方法もあります。
訓練をしないと使い方が定着しない
社員の側も、通知が届いたときにどう返事をするのかを知っておく必要があります。初めて見る画面では、操作に迷って回答が遅れます。年に1回か2回、訓練として実際に通知を送る機会をつくりましょう。
訓練では、回答率も確認します。回答が少なければ、通知が迷惑メールとして扱われている、アプリを入れていないといった原因が考えられます。原因を一つに決めつけず、届いていない社員に個別に確かめることが重要です。
費用は対象の人数によって変わる
料金は、登録する人数に応じて決まる形が多くあります。社員だけを対象にするか、家族や協力会社まで広げるかで、総額は大きく変わります。使う機会が年に数回であっても、契約している間は費用がかかり続ける点も押さえておきましょう。
費用を比べるときは、料金表の金額だけを見ないようにしましょう。訓練で送る回数に上限があるか、電話の自動音声を使う場合に追加の費用がかかるかも確認します。防災用品の備蓄などと同じく、備えのための費用としてどこまでかけるかを、社内で話し合っておくことが重要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で安否確認システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
自社にあう安否確認システムの選び方
製品によって、対応している災害の種類や、使える機能に幅があります。使う場面と、使い続けられるかという2つの点から確認しましょう。
想定する災害と対象者を決める
地震だけを想定するのか、台風や大雨、感染症の広がりまで含めるのかで、必要な機能は変わります。自動で送る条件をどこまで細かく設定できるか、手動でも送れるかを確認しましょう。海外の拠点がある場合は、その地域に対応しているかも確かめる必要があります。
対象を社員だけにするか、家族や協力会社まで広げるかも決めておきます。人数によって料金が変わる製品が多いため、対象の範囲は費用にも関わります。まずは社員から始めて、後から広げる進め方もあります。
災害時にも使える仕組みかを確かめる
災害時は、通信が混み合ったり、一部の設備が使えなくなったりします。サービスを動かす設備が複数の場所に分けられているか、大量の送信に耐えられるかを確認しましょう。過去の災害時に実際に使えたかを、資料や説明で尋ねる方法もあります。
あわせて、困ったときの相談先も確かめます。夜間や休日でも連絡できるのか、返事はどのくらいで返ってくるのかを聞いておきましょう。管理する担当者を1人に固定せず、複数人が操作できる状態にしておくことも重要です。
災害時の連絡と集計を支える安否確認システム
自動での配信や集計、家族を含めた連絡といった観点から、比較の候補になるシステムを紹介します。
トヨクモ 安否確認サービス2
- 【カンタン】シンプル・直感的な操作性で災害時でも安心
- 【リーズナブル】月額6800円〜、初期費用/解約料金は無料
- 【連携】SmartHR、freee人事労務、cybozu.com、Google Workspace
トヨクモ株式会社が提供する「トヨクモ 安否確認サービス2」は、地震などの発生時に登録した従業員へ自動で安否の確認を配信するサービスです。回答の状況は管理画面で集計され、未回答者への再送も行えます。掲示板の機能を使って、確認後の指示や情報の共有を進められる点も特徴です。訓練としての配信にも対応しており、平時の確認に活用できます。
セコム安否確認サービス
- 契約社9,500社・ご利用者859万人の実績
- 災害時に従業員や家族の安否確認､事業所の被災状況確認をｻﾎﾟｰﾄ
- 地震だけではなく特別警報や国民保護情報(弾道ﾐｻｲﾙ落下)にも対応
セコムトラストシステムズ株式会社が提供する「セコム安否確認サービス」は、災害の発生を受けて安否の確認を配信し、回答を集計するサービスです。従業員本人だけでなく家族の状況もあわせて確認する運用に対応しています。集計の結果を部署ごとに把握でき、対応の判断に使えます。運用の設計や訓練の進め方について相談できる体制も用意されています。
エマージェンシーコール
- 【その時、何千人を守れるか】99%超回答の企業も。選ばれる理由
- 【ツール提供で、終わらない】BCP策定〜復旧まで全フェーズ伴走
- 【業界が違えば、危機対応も違う】業界特有の制約・実務を熟知
インフォコム株式会社が提供する「エマージェンシーコール」は、安否の確認と緊急時の連絡を扱うサービスです。複数の連絡手段を使って繰り返し呼び出す仕組みを備えており、一つの手段で届かない場合にも確認を進められます。回答の状況を集計して確認でき、対応が必要な相手を把握しやすくなります。訓練の実施にも利用できます。
Safetylink24 （株式会社イーネットソリューションズ）
- 月額98円で家族6名まで登録可能。
- 国内サーバーで開発から運用まで一貫体制、24時間監視。
- 気象庁データ連動で、設定条件に基づきメッセージを自動配信。
ステータスChecker （株式会社レスキューナウ）
- 地震や警報に連動して状況確認を一斉配信。
- アンケートで被害・復旧状況を可視化。
- 拠点・取引先の影響一覧化と課題管理
安否確認システムに関するよくある質問
導入を考えるときによく寄せられる疑問をまとめました。社内で話し合う際の参考にしてください。
- Q1： 社員数が少なくても導入する価値はありますか？
- 人数が少なければ電話でも対応できる場合があります。ただし、拠点が分かれている、夜間や休日に働く人がいるといった条件があると、人手だけでは難しくなります。自社の勤務の形をふまえて判断しましょう。
- Q2： 社員の個人の携帯電話に連絡してよいのですか？
- あらかじめ利用の目的を説明し、同意を得たうえで登録してもらう形が基本です。取得した連絡先を安否確認以外に使わないことも社内で定めておきましょう。判断に迷う場合は、法務や人事の担当者に確認することが重要です。
- Q3： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 連絡先の登録や、送る条件の設定にかかる時間で変わります。人数が少なければ短期間で使い始められる製品もあります。社員への説明と最初の訓練までを含めて、予定を立てましょう。
- Q4： 返事がない社員にはどう対応しますか？
- まずは別の連絡手段で再度送る方法があります。それでも返事がない場合に、誰が確認に動くのかを先に決めておきましょう。近くに住む社員に依頼するのか、上司が対応するのかを、手順として書き出しておくことが重要です。
まとめ
安否確認システムには、担当者が動けなくても確認を始められること、集計の手間なく全体の状況をつかめること、連絡手段を複数用意できることというメリットがあります。一方で、登録内容が古いと届かない点や、訓練をしないと定着しない点にも注意が必要です。まずは想定する災害と対象にする範囲を決め、そのうえで製品を比べましょう。資料請求を活用して、機能や費用を確認してみてください。
