安否確認システム導入後に起こりやすい課題
システムを導入した直後は、運用ルールが浸透しておらず、想定どおりに機能しない場面が出てくることがあります。よくある課題を把握し、早い段階で対応しておきましょう。
従業員に利用方法が浸透しない
導入時に一度案内しただけでは、従業員が使い方を覚えていない、通知に気づかないといった状態が続くことがあります。特にアプリのインストールが必要な製品では、未インストールのまま放置されるケースも見られます。
対策としては、導入直後だけでなく、定期的に利用方法を再周知することが実行しやすい方法です。社内報や朝礼など、複数の周知経路を組み合わせることで、情報が届きやすくなります。操作手順をまとめた簡易マニュアルを作成し、いつでも見返せる場所に掲示しておくことも、浸透を後押しする一つの方法です。写真や画面キャプチャを交えて手順を示すと、文章だけの説明よりも理解が進みやすくなります。
登録情報が更新されず配信が届かない
入社や異動、電話番号の変更があった際に、システム側の登録情報が更新されていないと、配信そのものが届かない事態につながります。人事情報とシステムの登録情報にずれが生じやすい点は、導入後によく見られる課題です。特に組織規模が大きい企業ほど、更新のタイミングが部署ごとにばらつきやすく、情報のずれに気づきにくい傾向があります。
人事システムと連携できる製品であれば、情報更新の手間を減らせる場合があります。連携がない場合は、更新のタイミングと担当者をあらかじめ決めておくことが、抜け漏れを防ぐ対策です。異動の多い時期には、月末や月初など決まったタイミングで一括確認する運用にしておくと、更新漏れに気づきやすくなります。
回答率を高めるための運用の工夫
安否確認システムは、実際に従業員が回答してこそ意味を持ちます。回答率が伸び悩む場合は、配信内容や運用方法を見直す余地があります。
配信文面と通知タイミングを見直す
配信文面が長い、または回答方法が分かりにくいと、後回しにされて回答が遅れる場合があります。要点を簡潔に示し、回答にかかる時間が短く済むよう、選択式の回答項目を用意することも有効な選択肢です。文面が製品の初期設定のまま変更されていないか、導入後にあらためて見直してみることも一つの対策です。
通知のタイミングも重要です。勤務時間外の深夜に配信すると、翌朝まで気づかれないことがあるため、配信対象や状況に応じて時間帯を調整する運用も検討しましょう。緊急性の高い配信と、体調確認のような定期配信とで、通知音や表示形式を分けられる製品であれば、従業員が優先度を判断しやすくなります。
未回答者への再配信ルールを整える
一定時間が経過しても回答がない従業員には、自動での再配信や、上長からの声かけを組み合わせるルールを決めておくと、回答の取りこぼしを減らせます。再配信の間隔や回数もあらかじめ設定しておくとよいでしょう。
それでも回答が得られない場合に備えて、電話などの代替手段での確認手順もルール化しておくと、緊急時に迷わず対応できます。連絡がつかない従業員については、家族や緊急連絡先への確認方法も、あらかじめ検討しておくと安心です。個人情報の取り扱いにも関わるため、緊急連絡先の登録範囲や利用目的は、事前に社内規程として整理しておくことをおすすめします。
訓練と見直しを継続する仕組み
安否確認システムは、実際の災害時に初めて使うのではなく、平時から訓練を重ねておくことが実効性を高めます。ここでは訓練の実施方法と見直しの進め方を紹介します。
定期訓練の頻度と実施方法を決める
年に1回から数回程度、訓練配信を実施し、実際の運用フローに沿って対応できるかを確認しましょう。訓練の実施時期は、防災の日など従業員の意識が高まりやすいタイミングにあわせると、参加率を高めやすくなります。
訓練後には、回答までにかかった時間や未回答者の傾向を記録し、次回に向けた改善点として整理しておくことが、運用の質を高める材料です。記録を蓄積していくことで、部署ごとの回答傾向の違いも見えやすくなり、次年度の訓練計画を立てる際の参考にもなります。
訓練結果をもとに運用ルールを見直す
訓練で見えた課題は、そのままにせず、配信文面や再配信ルール、担当体制の見直しに反映しましょう。単発の対応で終わらせず、継続的に改善していく姿勢が、緊急時の実効性につながります。改善内容は記録として残し、担当者が変わっても過去の経緯を引き継げるようにしておくとよいでしょう。
見直しの際は、現場の従業員から使い勝手についての意見を集めることも、実際の運用に即した改善につながる方法です。管理者だけで判断せず、実際に配信を受け取る立場の意見を反映することで、より使いやすい運用に近づけられます。
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組織変更や人事異動への対応
企業活動では、人事異動や組織変更が定期的に発生します。安否確認システムの運用も、こうした変化にあわせて更新していく必要があります。
異動や退職時の登録情報の管理
異動や退職があった際に登録情報を放置すると、退職者に配信が届いたり、逆に新しい従業員に配信が届かなかったりする事態が起こります。人事担当と情報システム担当が連携し、更新のタイミングを共有しておくことが対応の一つです。
大規模な組織変更があった場合は、部署単位で登録情報を一括確認する機会を設けると、個別対応による漏れを防ぎやすくなります。確認作業は情報システム部門だけに任せず、各部署の担当者と分担して進めると、負担を分散できます。分担する際は、確認済みかどうかを一覧で把握できるチェックリストを用意しておくと、進捗の抜け漏れに気づきやすくなります。
新設拠点や新規事業への展開
新しい拠点や事業が増えた場合は、安否確認システムの登録範囲も同時に拡張する必要があります。拠点ごとの配信グループを分けて設定できる製品であれば、新設時の設定変更をスムーズに進めやすくなります。
拠点展開のスケジュールがある場合は、システム側の設定変更や従業員への周知も、あらかじめ計画に組み込んでおくとよいでしょう。新設拠点の稼働開始前に配信テストを実施しておけば、通信環境の違いによる不具合にも事前に気づきやすくなります。
トラブル発生時の対応体制を整える
実際の運用では、配信の遅延や未達といったトラブルが発生する場合があります。原因を一方に決めつけず、複数の観点から確認できる体制を整えておきましょう。
配信トラブルの原因を切り分ける
配信が届かない場合、通信環境やキャリア側の設定、従業員の端末設定、システム側の設定など、複数の要因が関係している場合があります。原因を一つに絞らず、順を追って確認できる手順を用意しておくことが対応の基本です。
製品によっては配信ログを確認できる機能があり、どの段階でエラーが発生したかを把握しやすくなります。導入時にログ確認の方法を把握しておくと、トラブル発生時にも落ち着いて手順を追いやすくなります。ログが確認できない製品の場合は、代替として配信履歴の確認方法をベンダーに確認しておくとよいでしょう。トラブルの再発防止には、発生日時や状況を簡単に記録しておく習慣も役立ちます。
ベンダーへの問い合わせ体制を確認する
自社での対応が難しいトラブルについては、ベンダーへの問い合わせ窓口や対応時間帯を事前に確認しておきましょう。緊急時に相談できる体制が整っているかは、製品選定の段階で確認しておきたい事項でもあります。休日や夜間の問い合わせに対応しているかどうかは製品ごとに差があるため、災害の発生時間帯を想定して確認しておくと安心です。
問い合わせ内容や対応履歴は社内でも記録しておくと、同様のトラブルが再発した際に迅速に対応しやすくなります。記録は特定の担当者だけが把握するのではなく、複数人で共有できる形で残しておくと、担当者の異動や不在時にも対応が滞りにくくなります。
安否確認システムの主な製品
災害発生時に従業員の安否を迅速に把握するための、代表的な安否確認システムを紹介します。
トヨクモ 安否確認サービス2
- 【カンタン】シンプル・直感的な操作性で災害時でも安心
- 【リーズナブル】月額6800円〜、初期費用/解約料金は無料
- 【連携】SmartHR、freee人事労務、cybozu.com、Google Workspace
トヨクモ株式会社が提供する「トヨクモ 安否確認サービス2」は、地震や気象警報の発生時に気象庁の情報と連動して従業員へ自動で安否確認メールを配信できるクラウド型のシステムです。回答の集計状況をリアルタイムに確認できるダッシュボードや、家族の安否登録機能を備え、災害発生直後の迅速な状況把握を支援します。
セコム安否確認サービス スマート
- 初期費用0円！1ID200円（税別）から！
- LINE連携機能を無料でご提供
- 従業員数300人以下のお客様向けに厳選した機能
セコムトラストシステムズ株式会社が提供する「セコム安否確認サービス スマート」は、地震などの災害発生時に従業員へ自動で安否確認を配信できるクラウドサービスです。専用アプリやメールでの回答に対応し、部署ごとの回答状況の集計や未回答者への再通知など、災害時の初動対応をサポートする機能を備えています。
エマージェンシーコール
- 【その時、何千人を守れるか】99%超回答の企業も。選ばれる理由
- 【ツール提供で、終わらない】BCP策定〜復旧まで全フェーズ伴走
- 【業界が違えば、危機対応も違う】業界特有の制約・実務を熟知
インフォコム株式会社が提供する「エマージェンシーコール」は、1995年の阪神淡路大震災を契機に開発された安否確認システムです。メールやスマホアプリ、電話の音声通知など複数の手段で最大10件の連絡先へ繰り返し自動発信を行い、高い回答率を目指します。回答状況を確認できるダッシュボードやExcelによる社員情報の一括登録機能も備えています。
らくらく連絡網＋ （株式会社イオレ）
- 団体マッチング機能は2025年10月23日に終了。
- 連絡先交換不要で安心・安全
- 代表者・連絡メンバー・一般メンバーで権限設定が可能。
ステータスChecker （株式会社レスキューナウ）
- 地震や警報に連動して状況確認を一斉配信。
- アンケートで被害・復旧状況を可視化。
- 拠点・取引先の影響一覧化と課題管理
まとめ
安否確認システムは、導入後の運用こそが実効性を左右します。従業員への周知や登録情報の更新、定期的な訓練、組織変更への対応、トラブル時の体制づくりを継続的に見直すことが大切です。現在の運用に課題を感じている場合は、既存システムの設定見直しだけでなく、他製品への切り替えも視野に入れ、資料を取り寄せて機能や料金を比較検討してみてください。
