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年末調整システムの買い切り型とクラウド型の違い
年末調整システムの料金は、ソフトウェアを購入して自社のパソコンやサーバで使う買い切り型と、インターネット経由で利用料を払って使うクラウド型で仕組みが異なります。まずはそれぞれの費用のかかり方と、国税庁の無償ソフトとの違いを確認しましょう。
買い切り（パッケージ）型の料金の仕組み
買い切り型は、ソフトウェアのライセンスを購入し、自社のパソコンやサーバにインストールして使う提供形態です。パッケージ型やインストール型とも呼ばれ、導入時にまとまった購入費用がかかります。
購入後は、利用期間に応じた月額料金がかからない点が特徴です。一方で、税制改正への対応版の提供や問い合わせ対応は、別途の保守契約やサポート契約に含まれる製品が見られます。購入費用だけでなく、保守契約の内容と料金もあわせて確認することが重要です。
クラウド型の料金の仕組み
クラウド型は、提供会社のサーバ上にあるシステムを、インターネット経由で利用する提供形態です。初期費用に加えて、月額や年額の利用料を払い続ける料金体系が中心で、従業員数や利用人数に応じて料金が決まる製品があります。
税制改正への対応は、提供会社がシステムを更新する形で反映される製品が見られます。ただし、更新の時期や範囲は製品によって異なるため、改正にどのように対応するのかを資料請求やデモで確かめておきましょう。
国税庁の無償ソフトとの位置づけ
国税庁は、従業員が年末調整の申告書を電子的に作成できる「年調ソフト」を無償で提供しています。費用をかけずに申告書の作成を電子化したい場合の選択肢の一つです。
ただし、国税庁の案内では、年調ソフトは所得税の年税額を計算するものではないとされています。勤務先側で申告内容の確認や年税額の計算、源泉徴収票の作成を効率化したい場合は、買い切り型かクラウド型の年末調整システムを検討しましょう。
買い切りでも毎年かかる税制改正対応の費用
年末調整システムを買い切りで導入する場合に見落としやすいのが、税制改正への対応費用です。年末調整は控除の要件や申告書の様式が変わることがあり、古い版のままでは正しい計算や書類作成ができなくなる可能性があります。
令和7年度・令和8年度と続いた改正
国税庁によると、令和7年度税制改正では基礎控除の見直しや給与所得控除の最低保障額の引上げ、特定親族特別控除の創設が行われ、令和7年12月の年末調整から適用されました。
続く令和8年度税制改正でも、基礎控除や給与所得控除の最低保障額の引上げ、扶養親族等の所得要件の改正が行われ、原則として令和8年12月の年末調整から適用されます。申告書の様式も前年分から変更されており、システムの更新が必要になる例といえます。
改正対応版を入手する主な方法
買い切り型の年末調整システムで改正対応版を入手する方法は、製品によって異なります。主な方法として、年間の保守契約に改正対応のアップデートが含まれる形と、改正のたびに新しい版を購入する形があります。
保守契約の場合は、契約を続ける限り毎年の費用が発生します。新しい版を購入する場合は、改正の内容によって購入が必要な年とそうでない年が出る可能性があります。どちらの形かと、それぞれの費用を見積もりの段階で確認しましょう。
保守契約を更新しない場合の注意点
費用を抑えるために保守契約を更新しないと、税制改正に対応した版を入手できず、改正後の年末調整で正しく計算できないおそれがあります。手作業で補正する方法もありますが、担当者の負担や計算ミスのリスクが増えます。
また、保守契約を止めると、操作の問い合わせ窓口を使えなくなる製品もあります。年末調整は年に一度の業務で操作を忘れやすいため、サポートを受けられる範囲も含めて、保守契約を続けるかどうかを判断しましょう。
年末調整支援システムの費用総額を年数で比べる
買い切り型とクラウド型のどちらが割安かは、導入時の費用だけでは判断できません。保守料やサーバ費用、従業員数の増減も含めて、数年分の総額で比べる必要があります。年末調整支援システムの費用を比べる際の考え方を整理します。
購入費・保守料・サーバ費用の内訳
買い切り型の総額は、ライセンスの購入費用に、毎年の保守料や改正対応版の購入費用を足したものが基本です。社内サーバで運用する場合は、サーバの購入費用や電気代、管理の手間もかかります。
クラウド型の総額は、初期費用と毎月の利用料を合計したものが中心です。サーバの準備は不要ですが、利用を続ける限り料金がかかります。どちらも、導入時の初期設定や操作説明を依頼する場合は、その費用も見積もりに含めましょう。
従業員数とライセンスの関係
年末調整システムの料金は、従業員数によって変わる場合があります。クラウド型では従業員1人あたりの料金や、人数の区分ごとの料金が設定されている製品が見られ、従業員が増えると利用料も増えます。
買い切り型でも、管理できる従業員数や利用できるパソコンの台数でライセンスが分かれている製品があります。数年先の従業員数を想定し、上限を超えた場合に追加費用がかかるか、上位版への切り替えが必要になるかを確認しておきましょう。
5年程度の期間で総額を試算する
費用を比べる際は、5年程度の期間を区切り、それぞれの総額を試算すると違いが見えやすくなります。買い切り型は購入費用と5年分の保守料、クラウド型は初期費用と5年分の利用料を合計して比べる方法です。
あわせて、パソコンの入れ替えやOSの更新にともなう再設定の手間など、金額に表れにくい負担も考慮しましょう。複数の製品から見積もりを取り、同じ条件で比べることが大切です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で年末調整支援システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
年末調整支援システムの買い切り型・クラウド型が向く企業
費用の総額だけでなく、年末調整の進め方や社内の体制によっても、適した提供形態は変わります。従業員の申告方法や給与計算ソフトとの関係から、買い切り型とクラウド型それぞれが選択肢になるケースを見ていきましょう。
担当者のパソコンで処理を完結させたい企業
従業員から紙で申告書を回収し、担当者が入力や計算を行う運用であれば、担当者のパソコンにインストールして使う買い切り型が選択肢に入ります。従業員の個人情報を社外のサーバに置かずに管理したいという方針の企業にも検討の余地があります。
ただし、データのバックアップや端末の管理は自社で行う必要があります。担当者が1人に限られると引き継ぎが難しくなるため、操作手順を共有しておくことが重要です。
従業員がスマートフォンから申告する企業
従業員が自分のスマートフォンやパソコンから申告し、担当者がオンラインで確認する運用を目指す場合は、クラウド型が有力な選択肢です。拠点が複数ある企業や、テレワークの従業員がいる企業でも、紙の配付と回収の手間を減らせます。
買い切り型でも、従業員の申告をWeb上で受け付ける機能を別途用意している製品があります。申告の受付方法と追加費用の有無を確認して比べましょう。
給与計算ソフトと同じシリーズを使う企業
すでに買い切り型の給与計算ソフトを使っている場合は、同じシリーズの年末調整機能を使うと、従業員情報や給与データを受け渡しやすくなります。保守契約をまとめられる製品もあるため、費用と手間の両面で比べてみる価値があります。
他社の給与計算ソフトを使っている場合は、CSVファイルなどで従業員情報や計算結果を受け渡せるかを確認しましょう。また、給与計算ソフトをクラウド型へ切り替える予定があるなら、年末調整システムもあわせて見直すとよいでしょう。データの受け渡し方法や移行の手順を、事前に提供会社へ確認しておくと安心です。
買い切り型の年末調整システムを長く使うための運用
買い切り型の年末調整システムは、導入後の運用を自社で管理する範囲が広くなります。改正対応版の適用やデータの保管、パソコン環境の変化への備えを決めておくと、毎年の年末調整を安定して進められます。
改正対応版の適用とテスト
改正対応版が提供されたら、年末調整の本番前に適用し、計算結果や帳票の様式を確認しておくことが大切です。改正の内容によっては、対応版の提供が年末調整の直前になる場合もあります。
提供の時期や適用方法は、提供会社の案内で確認しましょう。前年のデータで試算して結果を見比べるなど、確認の手順を社内で決めておくと、担当者が交代しても同じ品質で作業を進められます。
データのバックアップとOSの更新への備え
買い切り型のうち、自社のパソコンやサーバにデータを保存する製品では、故障や誤操作に備えて、定期的なバックアップと保存先・復元方法の記録を残しておきましょう。
また、パソコンのOSが更新されると、古い版のソフトウェアが動作の対象外になる場合があります。対応OSの情報や、パソコンを入れ替える際のデータ移行の手順を、提供会社の案内で確認しておくことが重要です。
買い切り型と比べたいクラウド型年末調整ソフト一覧
買い切り型と費用を比べる際の参考に、年末調整に対応するクラウド型のソフトを整理しました。利用料の決まり方や税制改正への対応方法を、資料請求の際にあわせて確認しましょう。
| 製品名 | 提供形態 | 特徴 |
|---|---|---|
| 弥生給与 Next | クラウド / SaaS | 勤怠・給与計算・年末調整を連携し、法改正にも自動対応 |
| レコル | クラウド / SaaS | 月額ひとり300円で、勤務管理から給与計算、年末調整まで利用できる |
| KING OF TIME 給与 | クラウド / SaaS / ASP | 勤怠管理や人事労務とデータ連携し、年末調整はオンラインで申告が完結する |
| ジョブカン労務HR | クラウド / SaaS | 無料プランと1ユーザー単位の有料プランがあり、帳票も自動作成できる |
| マネーフォワード クラウド年末調整 | クラウド / SaaS / サービス | 他社の給与計算ソフトを使っていても、書類の配布から回収・提出まで利用できる |
| freeeペーパーレス年末調整 | クラウド | 従業員がスマホで入力でき、担当者は印刷・配布・回収をせずに進められる |
総額を比べたいクラウド型の年末調整ソフト
買い切り型と数年分の総額を比べる際に候補にしたい、クラウド型の年末調整ソフトを紹介します。利用料の決まり方や税制改正への対応方法は製品ごとに異なるため、資料で確認しましょう。
弥生給与 Next
- 勤怠・給与・労務をシームレスにつなげて一元管理
- Web明細や申告書回収で給与業務をペーパーレス化
- eGov連携で社会保険や労働保険の電子申請が可能
弥生株式会社が提供する「弥生給与 Next」は、従業員300名未満の企業向けのクラウド給与サービスです。打刻などの勤怠から給与計算、年末調整、入退社手続きまでを連携して管理できます。法改正にも自動で対応するため、改正対応版を自社で入手・適用する手間を減らせます。Web明細や申告書回収によるペーパーレス化、e-Gov連携による社会保険や労働保険の電子申請にも対応しています。
レコル
- 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整すべてレコルで完結
- オンライン年末調整でペーパーレス化と効率化を実現
- 給与支払報告書、源泉徴収票などを自動作成
中央システム株式会社が提供する「レコル」は、勤務管理・給与計算・Web給与明細・年末調整を1つで完結できるクラウドシステムです。勤怠管理と給与計算を組み合わせたプランは月額300円/人で、年末調整やWeb給与明細も利用できます。初期費用は無料で、最低利用料金は月額3,000円です。オンライン年末調整に対応し、給与支払報告書や源泉徴収票なども自動作成できます。従業員数をもとに毎月の費用を見積もりやすい料金体系です。
KING OF TIME 給与
- 簡単操作で誰でも迷わずご利用いただけます。
- 年末調整も自動読み取りで手間や負担を削減。
- 勤怠管理・人事労務とのデータ連携でミスなく一元管理。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 給与」は、勤怠管理・人事給与システム「KING OF TIME」のシリーズ製品です。年末調整は従業員がオンラインで申告や証明書の提出を完結でき、AI-OCRによる自動読み取りで入力の手間を減らせます。勤怠管理や人事労務とのデータ連携で、給与計算までを一元管理できる点も特徴です。月額300円/人で勤怠管理や人事労務などのシリーズ製品も利用でき、給与計算と年末調整を含めた費用を把握しやすい料金体系です。
ジョブカン労務HR
- 「はい」「いいえ」のアンケート形式で従業員もかんたん対応！
- らくらく控除申告書自動作成！
- 過不足税額の集計・反映から役所提出用書類までワンクリック！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、年末調整の手続きをほぼオンライン上で完結できるクラウドサービスです。初期費用は無料で、従業員5名まで利用できる無料プランと、月額400円/ユーザーの有料プランを用意しています。有料プランの最低利用料金は月額2,000円で、他のジョブカンシリーズを利用している場合は特別料金が適用される場合もあります。従業員はアンケート形式で申告でき、控除申告書や役所提出用の書類も自動で作成されます。
マネーフォワード クラウド年末調整
- 他社給与計算ソフトを使っていてもご利用可能
- ペーパーレスで書類の準備がかんたん
- 回収状況が確認できる管理画面
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド年末調整」は、年末調整の書類の配布から回収・提出までを支援するクラウドサービスです。他社の給与計算ソフトを使っていても利用できるため、買い切り型の給与計算ソフトを使い続けながら、従業員の申告だけをWeb化する組み合わせも検討できます。従業員は質問に回答するだけで書類の入力を終えられ、労務担当者は管理画面で回収状況を確認できます。
freeeペーパーレス年末調整 （フリー株式会社）
- 従業員スマホ入力、労務担当者の印刷・回収不要
- 一問一答形式で入力ミス・記入漏れを削減
- 進捗管理画面で督促・修正依頼をスムーズ化
まとめ
年末調整システム（年末調整支援システム）は、買い切りで導入しても、税制改正に対応するための保守料やバージョンアップ費用が毎年かかる場合があります。令和7年度・令和8年度と改正が続いたように、改正対応は欠かせません。購入費用だけでなく、保守料やサーバ費用、従業員数の変化も含めた数年分の総額で、クラウド型と比べることが大切です。複数の製品の資料請求をして、自社の運用にあう提供形態を検討してみてください。
