ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■受け取る請求書の形式別
- 紙・PDFで届く請求書が中心：BtoBプラットフォーム 請求書
- デジタルインボイスへの対応を重視したい：BtoBプラットフォーム 請求書、LinkPrintCLOUD
- 取引先とクラウド上で請求書をやり取りしたい：SALESGRAM請求、RICOH Trade Automation、INVOY、BankInvoice
- ■データ化と経理処理の方式別
- AI-OCRで紙・PDFをデータ化：BtoBプラットフォーム 請求書
- 開封・スキャンの代行サービス（オプション）を利用：BtoBプラットフォーム 請求書
- 注文書との自動照合：RICOH Trade Automation
- 受領データから仕訳・会計システムへ連携：BtoBプラットフォーム 請求書、RICOH Trade Automation
クラウド請求書のAIは受け取り業務にも使える
クラウド請求書というと発行のためのサービスを思い浮かべる方もいますが、受け取った請求書の処理を支援する機能を備えた製品もあります。AIが特に役立つのは受け取り側の業務です。発行機能との違いと、受け取り業務の負担を整理します。
発行機能と受取機能の違い
発行機能は、自社のデータから請求書を作成して取引先へ送る機能です。受取機能は、取引先から届いた請求書を集約し、内容をデータ化して支払や経理処理につなげる機能を指します。
発行する請求書は自社のデータから作るため、形式がそろっています。一方で、受け取る請求書は取引先ごとに様式が異なり、紙やPDFが混在します。この形式のばらつきを吸収する手段が、AIによる読み取りです。両方の機能を一つのサービスで提供する製品もあるため、必要な範囲を確認しましょう。
受け取り業務で手間がかかる工程
受け取り業務では、郵送やメールで届いた請求書を集め、金額や支払期日を会計ソフトに入力し、内容を確認して支払を行います。取引先が多い企業では、この入力と確認に時間がかかり、月末の業務が集中しがちです。
手入力では、金額や口座情報の転記ミスが起こる可能性もあります。担当者の異動や休暇で処理が止まりやすい点も課題です。AIによる読み取りと入力の補助は、こうした転記の負担と属人化を減らす手段として検討されています。
受け取った請求書をデータ化するAI-OCR
受け取り業務の起点は、届いた請求書をデータにすることです。AI-OCRとは、紙や画像の文字をAIで読み取ってデータに変換する技術で、様式の異なる請求書にも対応しやすい点が特徴です。データ化の方式と、電子データで届く請求書の扱いを解説します。
紙・PDFの請求書の読み取り
AI-OCRは、請求書の画像やPDFから、取引先名や請求金額、支払期日、振込先といった項目を読み取ります。従来のOCRは帳票ごとに読み取る位置を設定する必要がありましたが、AI-OCRでは事前の設定なしに項目を推定できる製品もあります。
ただし、かすれた印字や手書きの追記、複雑な明細表では読み取りを誤る可能性があります。読み取りに自信がない項目を色分けして示すなど、確認すべき箇所がわかる画面になっているかを確かめておきましょう。
AI-OCRとオペレーターによる確認の併用
クラウド請求書の受取機能には、AI-OCRだけで即時にデータ化する方式と、AI-OCRの結果を事業者側のオペレーターが確認・補正する方式があります。前者はすぐに処理を始められ、後者は社内の確認負担を減らせる点が利点です。
オペレーターが確認する方式では、データ化までに時間を要する場合があり、料金も上がる傾向です。支払期日までの余裕や請求書の枚数、社内で確認できる人員を踏まえて、どちらの方式が自社にあうかを判断しましょう。
電子データで届く請求書の取り込み
取引先から電子データで請求書が届く場合は、読み取りを経ずに取り込めます。デジタルインボイスとは、請求書の情報を標準化された形式にそろえ、システム間で直接やり取りする仕組みです。日本では、Peppolという国際規格にもとづく仕様が使われています。
デジタルインボイスで受け取ると、読み取りの誤りを確認する手間が生じにくくなります。ただし、取引先が対応している必要があるため、当面は紙やPDFと併用する前提で、複数の形式をまとめて扱えるかを確認しましょう。
経理処理につなげるクラウド請求書のAI活用
データ化した請求書は、仕訳や支払処理につなげて初めて業務の効率化に結びつきます。クラウド請求書のAI機能には、勘定科目の候補を示す機能や、登録番号の照合、重複した請求の検知といった経理の確認作業を補助するものがあります。
勘定科目の推測と仕訳候補の作成
受け取った請求書の取引先名や品目から、AIが勘定科目や税区分を推測し、仕訳の候補を作成する機能があります。過去に担当者が登録した仕訳を学習し、同じ取引先の請求書には同じ科目を提案する仕組みが代表的です。
ただし、同じ取引先でも内容によって科目が変わる場合や、資産に計上すべき支出が含まれる場合には、推測が外れる可能性があります。仕訳候補は経理担当者が確認してから確定させ、会計ソフトへ連携する流れにしましょう。
登録番号の照合と重複請求の検知
インボイス制度のもとで仕入税額控除を受けるには、受け取った請求書が適格請求書の要件を満たしているかを確認する必要があります。請求書に記載された登録番号を、国税庁の公表情報と照合する機能を備えた製品もあります。
また、同じ請求書が郵送とメールで重複して届いた場合などに、金額や請求書番号から二重計上のおそれを知らせる機能もあります。どちらも確認作業を補助する機能であり、最終的な判断は経理担当者が行うことが前提です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でWeb請求書・クラウド請求書ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
AI搭載のクラウド請求書のAIを運用するコツ｜受け取り業務の場合
AIで請求書を処理するようになると、紙の請求書を前提にした従来の手順を見直す必要があります。読み取り結果の確認、電子帳簿保存法にあわせた保存、紙の原本の扱いについて、社内ルールを決めておきましょう。
読み取り結果の確認担当を決める
AIの読み取り結果を誰が、どの段階で確認するのかを決めておかないと、確認が行われないまま支払に進むおそれがあります。請求書を受け付けた部署と経理部門のどちらが確認するかを明確にしましょう。
金額が一定以上の請求書は複数人で確認するなど、リスクに応じて確認の手順を変える方法もあります。確認の手順を文書にまとめ、複数の担当者で共有しておけば、担当者が不在でも処理を止めずに済みます。
電子帳簿保存法にあわせて保存する
電子帳簿保存法では、メールやWebで受け取った請求書などの電子取引データを、電子のまま保存することが求められています。紙で受け取った請求書をスキャンして保存する場合は、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。
保存の要件には、改ざんを防ぐ措置や、取引年月日や金額、取引先で検索できることが含まれます。クラウド請求書がどの保存方法と要件に対応しているかを確認し、不明な点は税理士や所轄の税務署に相談しましょう。
紙の原本の扱いを決める
紙の請求書をスキャンしてデータ化した後、原本をどう扱うかも決めておく必要があります。スキャナ保存の要件を満たして保存した場合は、原本を廃棄できるとされていますが、要件を満たしているかの確認が前提です。
読み取り結果の確認が終わるまで原本を保管する期間を設けるなど、社内での運用を定めておくと安心です。廃棄の判断に迷う場合は、経理部門と税理士で方針を確認してから運用を始めましょう。
AI搭載のクラウド請求書を比較するポイント
受け取り業務でAIを活用するためにクラウド請求書を比べる際は、自社に届く請求書の形式と、処理後のデータの行き先から考えると判断しやすくなります。ここでは、比較の際に確認したい2つの観点を紹介します。
受け取る請求書の形式とデータ化の方式
まず、自社に届く請求書の形式と枚数を把握しましょう。紙が中心ならAI-OCRの読み取り品質やオペレーター確認の有無、PDFが中心ならメールからの自動取り込み、デジタルインボイスを進めたいならPeppolへの対応が比較の焦点です。
実際の請求書を使って無料トライアルで読み取りを試し、修正にかかる手間を確かめると、製品ごとの違いがわかります。試用時は社内の情報管理ルールに沿って、使ってよい請求書を選んでください。
会計ソフト・支払処理との連携
データ化した請求書の情報を会計ソフトへ仕訳として連携できるか、振込データを作成して支払処理につなげられるかを確認しましょう。連携先が自社の会計ソフトに対応しているかで、手作業の残り方が変わります。
あわせて、受け取り件数による従量課金か、利用人数による課金かといった料金体系も比べたい点です。AI-OCRの読み取り枚数に上限があるプランでは、繁忙期の枚数も想定して選ぶとよいでしょう。
AI機能搭載のクラウド請求書一覧
この記事で紹介するクラウド請求書のうち、製品ページでAI機能を確認できる製品を一覧にまとめました。AIが担う範囲や機能の違いを比較してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| BtoBプラットフォーム 請求書 | AI-OCRで紙・PDFの請求書をデータ化し集約。請求書の発行と受取、入金消込・督促の自動化に対応 |
AI機能搭載のクラウド請求書の紹介
ここでは、AI機能を備えたクラウド請求書を紹介します。AIが担う範囲と、対応する業務や機能を確認し、自社の課題にあう製品を選びましょう。
BtoBプラットフォーム 請求書
- 請求書の発行も受取も完結！最大90%の業務時間削減
- 紙・PDFなど、形式を問わずあらゆる請求書の受領を委託可能！
- 法改正への対応と万全のセキュリティ対策
株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の受取と発行を1つのプラットフォームで行えるクラウド請求書システムです。デジタルで届く請求書に加え、紙やPDFで受け取った請求書もAI-OCRでデータ化して集約できます。受領した請求書データは部門・勘定科目を明細単位で自動仕訳し、会計システムへ一括で取り込み可能です。Peppolにも対応しており、開封・スキャンなどの受領業務を代行するサービスもオプションで用意されています。
AI機能以外の目的で選ぶクラウド請求書
AI機能以外の観点でクラウド請求書を選びたい場合に検討できる製品を紹介します。製品ページにAI機能の記載がないため、AIの有無は資料で確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| RICOH Trade Automation | 受領した請求書から金額や商品名のデータを取得。注文番号で注文書と自動照合し、金額の一致を確認できる |
| SALESGRAM請求 | コネクト承認した企業同士で請求書を発行・受取できるプラットフォーム。請求データとPDFを自動保存 |
| LinkPrintCLOUD | 請求書の発行・受取・管理を電子化するクラウドサービス。EIPAに参画し、電子インボイスに対応 |
| INVOY | 請求書の発行から受取、支払いまでをクラウドで完結できる請求書プラットフォーム。電子帳簿保存法に対応 |
| BankInvoice | 請求書の作成・送信・受信をWeb上で完結。海外の取引先とも請求書をデジタルで交換できる |
RICOH Trade Automation （リコージャパン株式会社）
- 請求書と対応する注文書を自動照合できる！
- 購入側の購買や経理業務の人手と時間を削減！
- 電子帳簿保存法に対応した電子保存でペーパーレスも実現可能！
SALESGRAM請求 （株式会社コマースロボティクス）
- 発行/受取両対応のSALESGRAM請求で請求業務を90%コストカット！
- 適格・不適格請求で税率の自動計算。インボイス制度へ対応可能
- 面倒な事務処理規定が不要なため、簡単に電帳法へ対応できる
LinkPrintCLOUD （ティービー株式会社）
- JIIMA認証（電子取引ソフト）を取得
- EIPA参画済み（電子インボイス対応）
- ISMS（ISO/IEC 27001:2022）認証取得
INVOY （FINUX株式会社）
- 登録者10万超、無料で利用可能
- 請求書を5秒でデータ化し、カード払い可能
- JIIMA認証取得済み、電子帳簿保存法に完全対応
BankInvoice （BankInvoice株式会社）
- ウェブで完結、電帳法対応の請求書作成・送受信。
- 請求書データに取引先とのやり取りをひも付け、一元管理。
- 国際・国内仕様に対応し、海外取引先とも請求書をデジタル交換。
まとめ
クラウド請求書のAIは、受け取った請求書をAI-OCRでデータ化し、勘定科目の候補作成や登録番号の照合によって経理処理を補助します。読み取りや推測には誤りが生じる可能性があるため、確認の担当を決め、電子帳簿保存法にあわせた保存ルールも整えましょう。受け取る請求書の形式とデータ化の方式、会計ソフトとの連携から比べることが大切です。資料請求で受取機能の範囲を確認してみてください。
