Web請求書・クラウド請求書の主なセキュリティリスク
Web請求書の利用に伴うリスクを理解することが、効果的な対策の第一歩です。ここでは代表的なリスクを整理し、企業が注意すべきポイントを確認します。
情報漏洩や誤送信
請求書データには、取引先情報や金額などの機密情報が含まれます。担当者の操作ミスによる誤送信や、外部への情報漏洩は信頼失墜につながる恐れがあります。送信先のアドレスを自動補完する機能をオフにする、社内で複数人の確認を行うなど、基本的なチェック体制が欠かせません。Web請求書サービスによっては、送付先の誤送信防止機能や閲覧制限を設定できるため、機能面での対策も検討しましょう。
不正アクセスとデータ改ざん
インターネットを経由するクラウドサービスでは、不正アクセスによるデータ改ざんや情報窃取のリスクも存在します。第三者による侵入を防ぐためには、強固なパスワード設定やアクセス権限の管理が不可欠です。また、アクセスログを定期的に確認し、異常なアクセスを早期に検知できる仕組みを整備することが求められます。
Web請求書・クラウド請求書の基本的なセキュリティ対策
リスクを踏まえたうえで、技術的なセキュリティ対策を行うことが重要です。ここでは、担当者が導入時にチェックすべき基本的な項目を紹介します。
アクセス権限の適切な設定
社内の全員が請求データへアクセスできる状態はリスクが高くなります。権限を「管理者」「経理担当」「閲覧専用」などに分け、最小限のアクセス範囲に限定することが有効です。アクセス権限を定期的に見直し、退職者や異動者のアカウント削除を徹底しましょう。
二段階認証の導入
ログイン時にパスワードに加えて、ワンタイムコードや認証アプリを使う二段階認証を設定すると、安全性が高まります。これにより、パスワード漏洩時でも第三者の不正ログインを防げます。特に複数拠点や在宅勤務環境で運用する場合は、認証方法を統一しておくことが望ましいです。
通信の暗号化とデータバックアップ
クラウド上の通信には、暗号化技術（SSL/TLS）を導入することが基本です。暗号化通信により、第三者がデータを傍受しても内容を解読できません。また、サーバートラブルや災害などのリスクに備えて、データの自動バックアップを設定し、定期的に復旧テストを行うことが推奨されます。
関連法制度とセキュリティ基準
Web請求書を運用する際は、法令や業界基準に沿った管理が求められます。ここでは、電子帳簿保存法などの国内法と、国際的なセキュリティ基準を確認します。
電子帳簿保存法で求められる要件
電子帳簿保存法では、請求書などの電子取引データを「真実性」「可視性」「可読性」を確保して保存することが義務づけられています。改ざん防止のため、タイムスタンプ付与やデータの履歴管理が必要です。また、保存期間中に容易に検索・閲覧できる仕組みを整えることも重要です。
クラウドサービス事業者の信頼性確認
安全なサービスを選ぶには、提供事業者が国際的なセキュリティ基準に準拠しているかを確認しましょう。代表的な認証には、情報セキュリティ管理の国際規格「ISO/IEC 27001」や、サービス提供者の内部統制を評価する「SOC2（Service Organization Control 2）」があります。これらを取得している企業は、一定の管理体制を整えていると判断できます。
以下の記事ではWeb請求書・クラウド請求書の価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
運用時のセキュリティ上の注意点
システム導入後も、日常的な運用の中でセキュリティリスクを抑える工夫が必要です。ここでは、実務担当者が意識すべきポイントを紹介します。
パスワード管理ルールの統一
複数の担当者が利用する場合、パスワードの管理ルールを統一しておくことが大切です。「英数字と記号を組み合わせる」「定期的に変更する」などのルールを設け、社内規程として明文化しましょう。共有アカウントの使用は避け、担当者ごとの個別アカウントで管理することが基本です。
定期的なセキュリティ教育
システムの安全性は、従業員一人ひとりの意識にも左右されます。新任者研修や年次教育の中で、セキュリティポリシーの理解や不審メールへの対応方法を周知しましょう。情報漏洩を未然に防ぐために、教育を定期的に実施することが効果的です。
まとめ
Web請求書・クラウド請求書の安全運用には、暗号化やアクセス制御などの「技術的対策」と、社内規程や教育といった「組織的対策」の両立が欠かせません。電子帳簿保存法やISO27001などの基準を理解し、自社の管理体制に合った仕組みを整えることが重要です。セキュリティに配慮したWeb請求書・クラウド請求書を導入すれば、業務効率化と安全性の両立が可能になります。まずは安心して使える製品を比較し、今すぐ資料請求することから始めてください。
