Web請求書・クラウド請求書アプリとは
Web請求書・クラウド請求書アプリとは、請求書の作成・発行・送付・保存をクラウド上で行うためのアプリです。パソコンに加え、スマートフォンやタブレットから操作できる製品もあります。
請求業務をクラウド化する仕組み
Web請求書・クラウド請求書アプリでは、請求先情報や品目、金額を入力し、請求書を電子データとして発行します。発行後はメール送付やWeb上での共有、郵送代行などを選べる製品もあります。
紙や表計算ソフトで管理していた請求業務をクラウドに集約できるため、担当者ごとのファイル管理や送付漏れを防ぎやすくなります。
スマートフォンで確認しやすい
アプリ対応の製品であれば、外出先や在宅勤務中でも請求状況を確認しやすくなります。営業担当者が見積書や請求書を確認したり、管理者が承認したりする場面で役立ちます。
ただし、スマートフォンで扱える機能範囲は製品によってさまざまです。閲覧中心なのか、作成や承認まで可能なのかを確認しましょう。
電子帳簿保存法への対応も重要
電子データで請求書をやり取りする場合、保存方法にも注意が必要です。電子帳簿保存法では、取引情報を含む電子データを授受した際の保存義務や保存方法が定められています。
そのため、検索機能や訂正削除の履歴管理、保存期間への対応などを確認すると安心です。
Web請求書・クラウド請求書アプリでできること
Web請求書・クラウド請求書アプリは、請求書を作るだけのアプリではありません。見積書や納品書との連携から送付、入金確認、会計ソフト連携まで含めて、請求業務全体を効率化します。
請求書や見積書の作成
取引先情報や品目、単価を登録しておくと、請求書や見積書を作成しやすくなります。定期的な請求がある場合は、過去データを複製して入力の手間を抑えられる製品もあります。
テンプレートを利用すれば、社内で請求書の形式を統一できます。担当者ごとの表記ゆれを減らし、確認作業も進めやすくなるでしょう。
請求書の送付と控えの保存
作成した請求書は、メール送付やダウンロード用URLの共有、郵送代行などで送れます。取引先ごとに送付方法を分けられる製品なら、紙を希望する相手にも対応しやすいでしょう。
発行した請求書の控えをクラウドに保存できるため、過去の請求内容を探す時間も減らせます。
入金状況の確認
請求後の入金確認に対応する製品もあります。入金予定日や未入金の一覧を確認できれば、経理担当者が個別に表計算ソフトを更新する負担を抑えられます。
銀行口座や会計ソフトと連携できる場合は、消込作業の効率化にもつながります。請求から入金確認まで一連の流れで見られるかがポイントです。
インボイス制度への対応
適格請求書を発行する企業では、登録番号や税率ごとの消費税額などを正しく記載する必要があります。適格請求書等保存方式では、請求書の記載項目や保存方法にも注意が必要です。
Web請求書・クラウド請求書アプリを選ぶ際は、適格請求書の作成や登録番号の管理に対応するかを確認しましょう。
参考：No.6498 適格請求書等保存方式（インボイス制度）｜国税庁
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Web請求書・クラウド請求書アプリの利用シーン
Web請求書・クラウド請求書アプリは、経理部門だけでなく、営業部門や管理部門にも関わるサービスです。どの業務で使うかを整理すると、必要な機能を判断しやすくなります。
外出先で請求内容を確認したい
営業担当者が外出先で取引先から請求内容を聞かれる場面では、クラウド上で過去の請求書を確認できると便利です。社内に戻ってから経理へ確認する手間を減らせます。
ただし、スマートフォンから閲覧できる範囲や権限設定は製品ごとに異なります。営業担当者には閲覧のみ許可するなど、情報管理もあわせて検討しましょう。
請求書の郵送作業を減らしたい
紙の請求書を印刷し、封入して郵送する運用では、月末月初に作業が集中しやすくなります。Web請求書・クラウド請求書アプリを活用すれば、メール送付やWeb発行への切り替えを検討できます。
取引先の事情で紙の請求書が必要な場合は、郵送代行に対応する製品も候補になります。電子送付と紙送付を併用できるか確認しましょう。
複数担当者で請求業務を分担したい
拠点や部署ごとに請求書を作成している企業では、承認状況や発行状況が見えにくくなることがあります。クラウド上でステータスを共有すれば、確認漏れの防止につながるでしょう。
承認フローや操作権限を設定できる製品なら、作成者や承認者、管理者の役割を分けられます。内部統制を意識する企業にも適しています。
定期請求を効率化したい
月額サービスや保守費用など、同じ内容の請求を毎月発行する企業では、定期請求機能が役立ちます。請求先や金額を登録しておけば、作成作業を標準化できます。
請求漏れを防ぐためには、発行予定日の管理や通知機能も重要です。継続課金の件数が多い企業は、定期請求への対応を確認しましょう。
Web請求書・クラウド請求書アプリの比較ポイント
Web請求書・クラウド請求書アプリを選ぶ際は、料金や知名度だけで判断しないことが大切です。自社の請求フローや取引先の受け取り方法、法令対応、連携先を整理しましょう。
| 比較項目 | 確認したい内容 |
|---|---|
| アプリ対応 | スマートフォンで閲覧・作成・承認・送付のどこまで扱えるか |
| 送付方法 | メール送付やWeb共有、郵送代行に対応するか |
| 法令対応 | 電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するか |
| 連携機能 | 会計ソフトや販売管理システム、銀行口座と連携できるか |
| 権限管理 | 作成者や承認者、閲覧者の権限を分けられるか |
スマートフォン対応の範囲
アプリ利用を重視するなら、スマートフォンで何を操作できるかを確認しましょう。閲覧だけで十分な場合もあれば、見積書作成や承認、送付まで必要な企業もあります。
現場で使う担当者が多い場合は、画面の見やすさも重要です。小さな画面でも金額や取引先名を確認しやすいか、通知を受け取れるかを見ておきましょう。
送付方法が取引先にあうか
取引先によって、メール添付、Webダウンロード、紙郵送など希望する受け取り方法は異なります。自社だけでなく、相手側の運用にもあう製品を選ぶ必要があります。
送付方法を取引先ごとに設定できると、導入後の混乱を抑えやすくなります。送信履歴や開封状況を確認できるかも比較しましょう。
法令対応と保存機能
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するには、電子データの保存方法や請求書の記載項目を確認する必要があります。製品資料では、対応範囲や運用上の条件を見ましょう。
特に、検索条件や保存期間、訂正削除の履歴、適格請求書の記載項目は重要です。税務対応に関わるため、必要に応じて税理士にも確認してください。
既存システムと連携するか
すでに会計ソフトや販売管理システムを使っている場合は、データ連携の有無を確認しましょう。請求データを二重入力すると、作業時間だけでなく入力ミスも増えやすくなります。
連携方法は、標準連携、CSV取り込み、アプリケーションプログラミングインターフェース連携などがあります。自社の運用にあう方法を選びましょう。
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▶請求書作成から管理まで対応するWeb請求書・クラウド請求書アプリ
ここからは、ITトレンドに掲載されているWeb請求書・クラウド請求書製品を紹介します。まずは、見積書や請求書の作成から管理まで対応する製品です。アプリ利用や会計連携、送付方法を比較し、自社の請求業務にあう製品を選びましょう。
ジョブカン見積/請求書
- 請求,仕入業務に必要な帳票発行/送付/消込まで様々な機能を実装
- 一括作成・自動発行機能を活用することで、大幅な工数削減が実現
- 得意先、仕入先毎にレポート作成可能！自動集計で一目で確認
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン見積/請求書」は、見積書や請求書の作成、管理をクラウド上で行えるサービスです。ジョブカンシリーズを利用している企業では、周辺業務との連携を検討しやすいでしょう。見積から請求までの流れを整理したい企業に適しています。
freee請求書
- 主要機能を網羅しながら納得の低価格を実現
- 債権管理・入金消込・仕訳の自動作成まで対応
- 24.5万社に選ばれている、確かな信頼 ※
フリー株式会社が提供する「freee請求書」は、請求書や見積書の作成、送付、管理を支援するクラウド型サービスです。経理業務をクラウド化したい企業や、請求書発行後の会計処理まで見据えたい企業に向いています。小規模事業者から法人利用まで検討しやすい製品です。
マネーフォワード クラウド請求書
- 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
- 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
- 郵送やメール送付が2ステップで完了
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」は、見積書や納品書、請求書の作成と管理に対応するクラウド請求書サービスです。バックオフィス業務をクラウドでまとめて運用したい企業に向いています。請求データを会計業務と連携させたい場合にも候補になります。
▶請求書送付を効率化するWeb請求書・クラウド請求書アプリ
続いて、請求書や明細書の送付業務を効率化しやすい製品を紹介します。電子配信や郵送代行、取引先ごとの送付方法などを確認し、紙と電子の運用をどのように整理できるか比較しましょう。
楽楽明細
- 郵便料金値上げ対策にも◎請求書発行にかかる手間・コストを削減
- 電帳法・インボイス制度に対応！平均1.5か月で運用スタート！
- システムとの連携実績が豊富なので、スムーズに導入可能！
株式会社ラクスが提供する「楽楽明細」は、請求書や支払明細などの帳票をWeb上で発行できるクラウドサービスです。紙の郵送業務を減らしたい企業や、取引先への明細発行を効率化したい企業に向いています。電子発行と管理業務をまとめて見直す際の候補になります。
@Tovas
- 「システム連携(API)」で簡単＆シンプルに自動配信を実現
- 「セキュリティ・情報トレーサビリティ」で重要帳票も安心安全に
- 「マルチアウトプット」で配信業務の効率化とコスト削減を実現
コクヨ株式会社が提供する「@Tovas」は、請求書や帳票の電子配信、郵送などに対応するサービスです。取引先ごとに送付方法が異なる企業や、紙と電子の請求書を併用したい企業に向いています。請求書送付の手間を減らし、発行後の管理を整えたい場合に検討できます。
BtoBプラットフォーム 請求書
- 請求書の発行も受取も完結！最大90%の業務時間削減
- 紙・PDFなど、形式を問わずあらゆる請求書の受領を委託可能！
- 法改正への対応と万全のセキュリティ対策
株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」は、企業間の請求書発行や受領を電子化するサービスです。取引先との請求書のやり取りをクラウド上で管理したい企業に適しています。発行側と受領側の双方を意識して運用を整えたい場合に検討しやすい製品です。
▶発行業務を効率化するWeb請求書・クラウド請求書アプリ
次に、請求書の発行業務を効率化したい企業向けの製品を紹介します。発行前の確認や承認、送付までの流れを標準化できるかを見ながら、複数担当者で運用しやすい製品を選びましょう。
invox発行請求書
- 郵送でもメールでも、インボイス制度に対応した請求書を発行可能
- 請求書だけでなくさまざまな書類を自由なレイアウトで発行できる
- 月契約で業界最安水準、使った分だけのムダのない料金
株式会社invoxが提供する「invox発行請求書」は、請求書の発行業務をクラウドで管理できるサービスです。請求データを整理し、発行から送付までの作業を標準化したい企業に向いています。複数担当者で請求業務を進める場合にも比較候補になります。
バクラク請求書発行
- 帳票の個別作成や複数帳票の一括作成も自由自在に簡単作成
- 帳票作成～保存まで、デジタルで一本化でき手間を軽減
- 帳票に合わせ柔軟に項目やレイアウトのカスタマイズが可能
株式会社LayerXが提供する「バクラク請求書発行」は、請求書発行業務を効率化するクラウドサービスです。請求書の作成・発行・管理をスムーズに進めたい企業に向いています。承認や社内確認の流れを整え、経理部門の作業負担を抑えたい場合に候補となります。
▶幅広い請求業務に使えるWeb請求書・クラウド請求書アプリ
ここでは、請求書作成や送付、支払い受付など、幅広い請求業務に活用できる製品を紹介します。自社の取引形態や請求件数、決済方法にあわせて、必要な機能を比較しましょう。
Square請求書 （Square株式会社）
- 請求書・見積書を無制限作成でき、無料プランあり。
- 送信後1日以内の決済で迅速な回収を支援。
- インボイス・電帳法対応で請求〜会計を連携。
Misoca （弥生株式会社）
- 洗練されたデザインでロゴ挿入も容易
- 24時間365日のメールサポートあり
- 256bit SSLによる通信路の強固な暗号化
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「Web請求書・クラウド請求書」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。
Web請求書・クラウド請求書のアプリ利用に関するFAQ
Web請求書・クラウド請求書アプリを検討する際は、無料利用や法令対応、スマートフォンでの操作範囲に疑問を持つ方も多いでしょう。ここでは、導入前によくある質問を整理します。
- Q１：無料のWeb請求書・クラウド請求書アプリでも使えますか？
- 請求書の発行枚数が少なく、基本的な作成や送付が中心であれば、無料プランを検討できる場合があります。ただし、発行枚数、承認機能、郵送代行、会計ソフト連携、サポートに制限があることもあります。将来の請求件数や取引先数をふまえて、有料プランの条件も比較しましょう。
- Q２：スマートフォンだけで請求業務を完結できますか？
- 製品によっては、スマートフォンから請求書の確認や作成、送付を行えます。ただし、初期設定や細かな帳票レイアウトの調整は、パソコンのほうが作業しやすい場合があります。外出先では確認や承認、社内では設定や月次処理というように、使い分けると運用しやすくなります。
- Q３：電子帳簿保存法に対応していれば安心ですか？
- 製品が電子帳簿保存法に配慮していても、自社の運用が要件に沿っていなければ不十分な場合があります。検索条件や保存期間、訂正削除の管理、社内規程などを確認しましょう。導入前には、製品資料だけでなく、税理士や社内の経理責任者にも確認することが重要です。
- Q４：取引先が紙の請求書を希望する場合はどうしますか？
- 紙の請求書が必要な取引先がある場合は、郵送代行やPDF出力に対応する製品を選ぶ方法があります。すべての取引先を一度に電子化する必要はありません。取引先ごとに送付方法を設定し、段階的に電子化を進めると、社内外の負担を抑えやすくなります。
- Q５：導入前に何を整理すべきですか？
- まず、請求書の発行件数や取引先数、送付方法、承認フロー、会計ソフトとの連携要否を整理しましょう。あわせて、スマートフォンで操作したい範囲や、電子帳簿保存法、インボイス制度への対応も確認します。現状の業務フローを書き出すと、必要な機能を比較しやすくなります。
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まとめ
Web請求書・クラウド請求書アプリは、請求書の作成や送付、保存、入金確認をクラウド上で効率化するサービスです。スマートフォン対応や送付方法、法令対応、会計ソフト連携を比較すると、自社にあう製品を選びやすくなります。まずは複数製品の資料請求を行い、機能や運用条件を確認してみましょう。
