ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換えの目的別
- 需要予測と人員配置の見直し：ジンジャー勤怠、Qolus（コーラス）、勤務シフト作成お助けマン、快決！シフト君NEO、ハイソルシフト
- 複数拠点の計画を一元管理：Qolus（コーラス）、勤務シフト作成お助けマン、KING OF TIME、SyncUp、シフオプ
- 勤怠・給与との連携強化：ジンジャー勤怠、KING OF TIME、マネーフォワード クラウド勤怠Plus、シフオプ
- ■移行時のサポート別
- 初期設定の支援あり：ジンジャー勤怠、Qolus（コーラス）、KING OF TIME、ジョブカン勤怠管理
- 無料トライアル・無料体験あり：ジンジャー勤怠、Qolus（コーラス）、勤務シフト作成お助けマン、KING OF TIME、ジョブカン勤怠管理
WFMの乗り換えを検討すべきタイミング
WFMの乗り換えは、現行システムの設定変更や運用の工夫では課題が解消できなくなったときに検討するのが妥当です。ここでは、乗り換えの判断材料になりやすい3つの状況を紹介します。
需要予測と実績の差が埋まらない
需要予測とは、来客数や問い合わせ件数などの過去実績から、将来の業務量を見積もる機能です。予測と実績のずれが続くと、人員の過不足が起こり、残業や待ち時間の増加につながる場合があります。
ずれの原因は、予測に使うデータの不足や、季節要因・販促施策を反映できない設定など複数考えられます。設定を見直しても改善しない場合は、予測方法や取り込めるデータの種類が異なるWFMへの乗り換えが選択肢の一つです。
拠点や業務の拡大に設定が追いつかない
拠点の追加や新しい業務の開始にあわせて、WFMの設定を毎回手作業で調整している場合は、乗り換えを考える時期といえます。拠点ごとに営業時間や必要なスキルが異なると、設定の数が増えて管理が煩雑になるためです。
複数拠点の計画をまとめて管理できるか、拠点間で人員を融通する計画を立てられるかは、製品によって異なります。今後の事業計画とあわせて、現行システムで対応できる範囲を確認しましょう。
連携先の変更で手作業が増えた
勤怠管理システムや給与計算ソフトを入れ替えた結果、WFMとのデータ連携が途切れ、手作業での転記が増えるケースがあります。転記作業は入力ミスの原因となり、計画と実績の照合にも時間がかかります。
現行のWFMが新しい連携先に対応していない場合、CSV（表形式のテキストファイル）の手動取り込みで当面をしのぐ方法もあります。ただし、作業負担が長く続くようであれば、連携先に対応したWFMへの乗り換えを検討するとよいでしょう。
乗り換え前に整理したいWFMの現状と要件
乗り換えをスムーズに進めるには、製品比較の前に自社の計画業務とデータを整理しておくことが重要です。現状を把握しないまま比較を始めると、必要な要件を見落とす場合があります。
現行の計画プロセスの棚卸し
最初に、需要予測から必要人数の算出、シフト作成、実績の振り返りまで、現在の計画業務の流れを書き出します。誰がどの画面で何を決めているかを整理すると、新システムで再現すべき業務を明確にできます。
あわせて、システム外で表計算ソフトなどを使って補っている作業も洗い出しましょう。こうした作業は、現行WFMに足りない機能を示している場合があり、新システムの要件を考える材料となります。
引き継ぐデータの範囲の決定
WFMの乗り換えでは、どの期間の実績データを新システムへ移すかを早めに決める必要があります。需要予測は過去の傾向をもとに計算するため、季節変動を反映するには1年分以上の実績が求められる場合があります。
移行対象には、業務量の実績、従業員のスキルや雇用形態、勤務パターン、休憩や連続勤務の上限といったルールが含まれます。現行システムから出力できる形式と項目を確認し、出力できないデータの扱いも決めておきましょう。
新システムに求める要件の優先順位づけ
洗い出した要件は、必須・あると望ましい・不要の3段階に分けて優先順位をつけます。すべての要望を満たす製品を探すと候補が絞れず、費用も膨らみやすくなるためです。
優先順位は、計画担当者だけでなく現場の管理者や人事・労務の担当者にも確認して決めると、導入後の不満を抑えられます。決めた要件は一覧表にまとめ、ベンダーへの問い合わせや資料請求の際に同じ条件で確認できるようにしておくと便利です。
WFM乗り換えの進め方5ステップ
WFMの乗り換えは、候補選定、試行、データ移行、並行運用、本稼働の5ステップで進めると手戻りを減らせます。各ステップの目的と、つまずきやすい点をまとめました。
ステップ1～2：候補選定と検証環境での試行
ステップ1では、整理した要件をもとに候補を2～3製品に絞り込みます。ステップ2では、無料トライアルや検証環境を使い、自社の実績データの一部を取り込んで予測や計画作成を試します。
試行では、画面の操作だけでなく、自社の勤務ルールを設定で表現できるかを確認しましょう。データ移行や初期設定の支援がどこまで含まれるかも、この段階でベンダーに確認しておくと移行計画を立てやすくなります。
ステップ3～4：データ移行と並行運用
ステップ3では、決めておいた範囲の実績データとマスタ情報を新システムへ移します。移行後は件数や合計値を現行システムと照合し、欠損や重複がないかを確認します。
ステップ4では、一定期間、現行システムと新システムの両方で計画を作成する並行運用を行います。期間の長さは計画サイクルによって異なりますが、少なくとも1回分の計画から実績確認までを両方で回すと、差異の原因を確かめやすくなります。
ステップ5：本稼働と旧システムの停止
並行運用で大きな問題がなければ、ステップ5として新システムを本稼働させ、旧システムの利用を停止します。停止前に、過去データの保管方法と閲覧手段を決めておきましょう。
旧システムの契約は、解約の申し出期限や契約更新日によって費用が変わる場合があります。並行運用の期間とあわせて解約時期を逆算し、二重の利用料が長く続かないよう調整することが大切です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でシフト管理・人員計画（WFM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
並行運用で確認したいWFMの検証ポイント
並行運用は、新しいWFMが自社の業務で期待どおりに動くかを確かめる最後の機会です。画面が動くことだけで判断せず、計画の中身と連携データまで確認しましょう。
予測値と実績値の比較
新旧のシステムで算出した予測値を、同じ期間の実績値と並べて比較します。新システムの予測が実績に近いかどうかを、曜日別や時間帯別に確認すると、差が出る条件を把握できます。
差が大きい場合は、移行したデータの期間が短い、イベントや休日の設定が反映されていないなど、複数の要因が考えられます。原因を一つに決めつけず、ベンダーと相談しながら設定を見直しましょう。
勤怠・給与データとの突合
WFMで作成した計画が勤怠管理システムに正しく渡り、実績が戻ってくるかを確認します。連携の不具合として、データ反映の遅延や一部項目の欠損、重複登録が起こる場合があります。
連携エラーが発生した際に、管理者へ通知されるか、履歴を確認して再実行できるかもあわせて確かめておくと安心です。給与計算に影響する項目は、人事・労務の担当者にも確認してもらいましょう。
現場管理者の操作確認
計画担当者だけでなく、日々シフトを調整する現場管理者にも新システムを操作してもらいます。急な欠勤への対応や人員の差し替えなど、日常的に発生する操作が手間なく行えるかを確認するためです。
操作で迷った点や、旧システムと比べて手順が増えた点は記録しておき、本稼働前にマニュアルや設定で解消します。現場の意見を反映しておくと、切り替え後の混乱を抑えやすくなります。
乗り換え後にWFMを定着させる運用体制
WFMは導入して終わりではなく、予測や計画の精度を継続して見直すことで効果が出やすくなります。乗り換え後も成果を維持するための体制づくりを確認しましょう。
予測と計画の見直しサイクルを決める
月次や四半期ごとに、予測と実績の差や人員の過不足を振り返る場を設けましょう。差が大きい時間帯や業務を特定し、予測の設定や勤務パターンを調整することで、計画の精度向上が期待できます。
振り返りの結果は、変更した設定の内容と理由をあわせて記録しておきます。記録が残っていれば、担当者が変わっても経緯を把握でき、同じ調整を繰り返す手間を減らせます。
操作ルールとナレッジを共有する
計画作成や設定変更の手順を一人の担当者だけが把握している状態は、異動や休暇の際に業務が止まる原因となります。手順書を作成し、複数の担当者が操作できる状態を整えておきましょう。
よくある問い合わせや設定変更の事例を社内で共有すると、現場からの質問対応にかかる時間も短縮できます。権限の範囲と承認の流れもあわせて明文化しておくと、意図しない設定変更を防ぎやすくなります。
WFMの乗り換え先候補と特徴の比較表
乗り換え先を絞り込む際は、需要予測への対応や複数拠点の管理、勤怠・給与との連携方法を比べることが大切です。この記事で紹介する製品の特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | 曜日ごとの必要人数とシフトパターンからシフトを自動作成でき、人員の過不足判定や予実管理の機能を備える |
| KING OF TIME | 時間帯別業務目標設定や人件費概算、ヘルプ勤務スケジュールを備え、勤怠から給与計算まで一元管理できる |
| Qolus（コーラス） | パターンシフトとフリーシフトが混在する勤務表を自動作成し、複数拠点をまたぐ応援管理に対応する |
| ジンジャー勤怠 | 要員需要予測や予実管理に対応し、勤怠の集計データを給与計算へ連携して一体で運用できる |
| 勤務シフト作成お助けマン | 勤務条件にもとづき最適化AIがシフト表を自動作成し、CSV出力で勤怠管理などの外部システムへ連携できる |
| マネーフォワード クラウド勤怠Plus | 生体認証などと連携した打刻とシフト作成に対応し、クラウド給与連携や公開APIを備える |
| 快決！シフト君NEO | シフト管理から人員配置まで勤務計画の業務を効率化し、勤務管理や給与計算と連携して活用できる |
| ハイソルシフト | 売上・客数をもとにモデルシフトを作成し、店舗間のシフト共有で人手の過不足を可視化する |
| SyncUp | 希望シフトの自動収集や労務アラート、人員過不足の可視化、他店舗ヘルプの管理に対応する |
| シフオプ | 複数店舗でのシフト・スタッフ共有や勤怠・給与システムとの連携、コンプライアンス違反アラートを搭載する |
| 作業割当AId | 作業計画とスタッフの能力・勤務条件を連動させ、店舗の作業割当表を自動作成する |
需要予測や連携を見直せるWFMの乗り換え先
現行システムからの移行で見直したい需要予測、拠点管理、勤怠・給与連携の観点から、乗り換え先として比較したい製品を紹介します。
ジョブカン勤怠管理
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、出退勤の打刻から勤務データの管理、シフト作成までを行えるクラウド型の勤怠管理システムです。曜日ごとに必要な人数とシフトパターンを設定してシフト表を自動作成でき、人員の過不足判定や予実管理の機能も備えています。電話・メール・チャットによる基本サポートは無料で、就業規則にあわせた初期設定や検証のサポートも有償で依頼可能です。乗り換え時の設定作業を外部の支援も含めて進めたい場合に検討できます。
KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- パターン登録数無制限。様々な働き方に対応します。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、勤怠管理とシフト管理を一元化できるクラウド型のシステムです。シフト機能には時間帯別業務目標設定や人件費概算、ヘルプ勤務スケジュール、自動スケジュール設定が含まれます。契約後は人事労務や給与などのシリーズ製品を追加料金なしで利用でき、勤怠から給与計算までをまとめて管理可能です。設定サポートセミナーや無料体験期間も用意されており、移行時の初期設定を進める際に役立ちます。
Qolus（コーラス）
- フリー（時間帯）とパターンシフト（日勤、夜勤）を自動作成！
- メンバー間の勤務調整、店舗間調整と複数店舗管理の効率化！
- いつでも、どこからでも簡単に勤務希望の提出と勤務表の確認！
株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズが提供する「Qolus（コーラス）」は、企業と従業員の働き方を支援するシフト管理クラウドサービスです。日勤・夜勤などのパターンシフトと時間帯で組むフリーシフトが混在する勤務表を、従業員の雇用形態や希望、スキルを考慮して自動作成します。複数拠点をまたぐ応援管理や拠点ごとの労働時間集計に対応しており、拠点が増えて計画の調整が煩雑になった企業の乗り換え先として候補に挙がります。導入支援メニューと無料体験も用意。
ジンジャー勤怠
- 給与システムとの連携も簡単！
- アプリも対応！スマホやタブレットで簡単操作
- 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、シフト管理と勤怠管理を一体で運用できるクラウド型のシステムです。予実管理機能では従業員の予算や実績、AIによる残業時間の予測を確認できます。勤怠の集計データはジンジャー給与へ連携でき、既存の給与計算ソフトとの連携にも対応。導入時は打ち合わせから設定、テスト運用までの流れが示されており、乗り換えの段取りを立てる際の参考にできます。
勤務シフト作成お助けマン
- 複雑な勤務条件を考慮したシフト表を最適化AIが自動作成。
- クラウドサービスなので大掛かりなシステム構築は不要。
- 2か月間の無料トライアル中も本契約と同じ機能・サポート付き。
鉄道情報システム株式会社が提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、設定した勤務条件にもとづいて最適化AIがシフト表を自動作成するクラウドサービスです。早番・遅番など1日単位で割り当てる「Day」と、時間帯で割り当てる「Time」の2つのサービスがあります。完成したシフトはCSV出力で勤怠管理などの外部システムへ連携でき、複数店舗のシフトを一元管理して応援要請を出す機能も搭載。2ヶ月間の無料トライアルがあり、本稼働前の試行にも活用できます。
マネーフォワード クラウド勤怠Plus
- 生体認証を活用した打刻で厳格な勤怠記録体制を構築
- 勤怠状況はダッシュボードでリアルタイムに確認可能
- 在宅や出社が混在する環境や、変則勤務にも柔軟に対応
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド勤怠Plus」は、生体認証やパソコンのログと連携した打刻で不正を防ぎ、シフト作成機能も備えた勤怠管理システムです。高度シフト設定や変形労働時間制に対応し、ダッシュボードで残業時間や締め状況を確認できます。CSVのエクスポート・インポートやクラウド給与連携、公開APIを備えているため、乗り換えにあわせて勤怠・給与との連携方法を見直したい企業の候補となるでしょう。
快決！シフト君NEO （株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズ ）
- 2,400法人以上に導入！効率的な勤務計画作成を支援！
- スマートデバイスをフル活用してスタッフの満足度向上！
- 勤務データを有効活用した他システムとのスムーズな連携が可能！
ハイソルシフト （HRソリューションズ株式会社）
- 売上・客数でモデルシフトし、人件費を適正化。
- 店舗間でシフト共有、人手過不足と労働力を可視化。
- 留学生・扶養内勤務者の労働時間をアラート管理
SyncUp （シェアフル株式会社）
- 専用アプリで希望提出・確定共有・連絡を一括管理。
- 労務基準に沿った超過・違反リスクを通知。
- 店舗間ヘルプ・人員配分を可視化・最適化。
シフオプ （株式会社リクルートジョブズ）
- 利用ユーザー数が80,000人を突破したこと。
- 稼働率112%アップ、管理工数72%削減を実現
- リクルートの信頼と実績。
作業割当AId （株式会社リテイルサイエンス）
- マルチジョブ化・人時売上・残業可視化を低コストで実現。
- スマホ完結のシフト管理で、現場と本部の連携を強化。
- 設定上限時間超えシフトにアラート表示で残業代を抑制。
まとめ
WFMの乗り換えは、現行の計画業務と引き継ぐデータを整理したうえで、候補選定、試行、データ移行、並行運用、本稼働の5ステップで進めるのが基本です。並行運用では予測値と実績値の比較や勤怠・給与データとの突合まで確認し、切り替え後は見直しサイクルと情報共有の体制を整えましょう。乗り換え先を比較する際は、需要予測の方法や移行支援の範囲を資料請求で確かめることをおすすめします。
