ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■スタッフの利用方法別
- LINEでシフトを提出・確認：KAKERUシフト管理
- アプリ不要のWebブラウザで利用：Qolus（コーラス）、Optamo
- 専用アプリでシフトを提出・確認：oplus、SHIFTEE、SyncUp
- ■店舗での利用端末別
- スタッフ個人のスマホ中心：Qolus（コーラス）、Optamo、勤務シフト作成お助けマン、KAKERUシフト管理、oplus、SyncUp
- 店舗の共用タブレット・パソコンも活用：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、ジンジャー勤怠、oplus、SHIFTEE
- ■管理側のセキュリティ対策別
シフト管理をシステム化すると情報の扱いはどう変わるか
シフト管理システムを導入すると、紙やメッセージアプリを使った運用で生じていた情報の露出を減らせる一方、新たな管理点も生まれます。セキュリティを考える前提として、運用方法による違いを整理しましょう。
紙やメッセージアプリの運用で起きていた露出
紙のシフト表をバックヤードに貼り出す運用では、来店者や出入りする業者に、従業員の氏名や勤務時間を見られる可能性があります。メッセージアプリのグループで希望を集める運用では、退職したスタッフがグループに残り続け、その後のシフトや連絡を見られる状態になる場合もあります。
また、休みの理由を全員が見えるグループに書き込んでしまうなど、本来は管理者だけが知るべき情報が共有されるケースもあります。システム化は、こうした露出を減らすきっかけとして期待できます。
システムに集約されることで生じる管理点
シフト管理システムでは、スタッフの氏名や連絡先、勤務希望、勤務実績が1か所に集まります。管理しやすくなる反面、管理者のアカウントが不正に使われると、全スタッフの情報をまとめて閲覧されるおそれがあります。
そのため、システム化した後は、誰がどこまで見られるかという権限の設計と、アカウントの発行と停止の手順が重要です。クラウド型の場合は、提供会社のデータ管理体制も確認の対象に加わります。紙の時代にはなかった「ログイン情報の管理」という新しい仕事が増えると考えるとよいでしょう。
スタッフのスマホ利用で起こりうるリスク
シフト管理システムの主な操作は、スタッフが個人のスマートフォンで行います。会社が端末を管理できない状況で、どのようなリスクがあるかを把握しておきましょう。代表的な3つを紹介します。
端末の紛失や家族との共用
スマートフォンを紛失した場合、画面ロックが設定されていないと、拾った人がシフト管理アプリを開けるおそれがあります。家族とタブレットを共用しているスタッフの場合、ログインしたままの画面を家族が見ることも考えられます。
個人の端末に会社が設定を強制するのは難しいため、端末の画面ロックをお願いする、一定時間操作がない場合に自動でログアウトされる設定を使うといった対策が現実的です。紛失時に会社へ連絡してもらい、管理者側でログイン状態を解除できるかも確認しておきましょう。
ログイン情報の使い回しと貸し借り
スタッフが他のサービスと同じパスワードを使い回していると、別のサービスから流出したパスワードで不正にログインされるおそれがあります。また、仲の良いスタッフ同士でログイン情報を教え合い、代わりにシフトを提出するといった使い方も起こりえます。
パスワードを使い回さないよう周知し、あわせてアカウントは1人1つで貸し借りをしないことを利用ルールとして明示しましょう。外部アカウントとの連携でログインする方式では、スタッフがパスワードを新たに覚える必要がなくなる一方、連携先のアカウントの管理状態に依存する点を理解しておく必要があります。
通知画面に表示される情報
シフトの確定や変更をプッシュ通知やメッセージで知らせる機能は便利ですが、ロック画面に内容が表示されると、周囲の人に勤務予定が見える場合があります。勤務先や勤務時間は、人によっては知られたくない情報です。
通知に表示する内容を「シフトが更新されました」程度にとどめられるか、詳細はログイン後に確認する形にできるかを、製品選定の際に確認しましょう。スタッフ側でも、端末の通知設定で内容を非表示にできることを案内しておくと安心です。
シフト管理システムのセキュリティで確認したい設定
スタッフの入れ替わりが多い職場では、アカウントの発行から停止までの流れと、画面に表示する情報の範囲をどう設定できるかが重要です。導入前に確認したい3つの設定を紹介します。
招待制での登録と退職時の利用停止
スタッフの登録方法が、管理者から送る招待リンクや招待コードに限られているかを確認しましょう。誰でも店舗を検索して参加申請できる方式の場合は、管理者が承認する手順を挟む運用が必要です。
退職したスタッフのアカウントが残っていると、退職後もシフトや同僚の情報を閲覧できる状態が続きます。退職日を登録すると自動で利用停止になるか、勤怠管理や人事のシステムと連携して停止できるかは、製品によって異なります。短期のアルバイトが多い職場では、停止漏れを防ぐ仕組みを重視しましょう。
店舗の共用端末を使う場合の設定
スマートフォンを持たないスタッフのために、店舗に共用のタブレットやパソコンを置いてシフトを確認する運用もあります。この場合、前の人がログアウトし忘れると、次の人が他人の画面を操作できてしまいます。
共用端末では、一定時間で自動的にログアウトする設定や、閲覧専用の表示モードを使えるかを確認しましょう。打刻と兼用する場合は、打刻画面からシフト編集など他の機能に入れないようにできるかも、確認したい点です。
同僚に見せる情報の範囲
シフト管理システムでは、スタッフが同僚の勤務予定を見られるようにしている職場があります。交代の相談がしやすくなる反面、連絡先や休みの理由まで見えると、必要以上に個人の情報が共有されます。
同僚に見せる項目を氏名と勤務時間に限定できるか、他店舗のスタッフを非表示にできるかを確認しましょう。休み希望の理由欄は、管理者だけが閲覧できる設定にするか、理由の入力を求めない運用にする方法もあります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でシフト管理・人員計画システム（WFM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
店長・現場責任者に任せるセキュリティの運用ルール
シフト管理システムの日々の運用は、店長や現場責任者が担う場合があります。本部の情報システム部門が細かく管理できない分、現場で守るルールを具体的に決めておきましょう。
店長に委ねる権限の範囲
店長にはスタッフの登録や停止、シフトの確定といった権限が必要です。一方で、全店舗の人件費や他店舗のスタッフ情報まで見られる権限は、通常の業務には不要な場合があります。
権限の種類を「本部」「店長」「スタッフ」のように分け、店長権限で何ができるかを一覧にしておきましょう。店長が不在の日にシフトを修正できる副店長などの代行者も決め、権限を1人に集中させない体制にしておくと、業務が止まりにくくなります。
シフト表の転送や印刷の扱い
システムで管理していても、シフト表をスクリーンショットで撮影してメッセージアプリに転送したり、印刷してバックヤードに貼り出したりすると、紙の時代と同じ露出が生じます。
転送や印刷を全面的に禁止すると運用が回らない場合もあるため、「印刷物はスタッフ以外が入らない場所に掲示する」「古いシフト表は廃棄する」など、現場が守れる範囲のルールにしましょう。シフト表の出力に操作履歴が残る製品であれば、出力の状況を後から確認できます。
スタッフの利用方法で比べるシフト管理システム一覧
アルバイトやパートがどの端末・方法でシフトを確認するか、管理側でどのような対策をとれるかに注目して、この記事で紹介する製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | 勤怠管理との併用でIP制限や退職機能、グループ管理者機能を利用可能 |
| KING OF TIME | PCやスマホなど多様な打刻方法に対応し、管理者権限や承認フローも設定可能 |
| Qolus（コーラス） | 従業員はスマートデバイスのブラウザから勤務希望を申請し、確定シフトを確認 |
| ジンジャー勤怠 | スマホ・PC・タブレットに対応。タブレットでは顔写真による本人確認つき打刻が可能 |
| Optamo | スタッフ用サイトをブラウザで利用可能。勤務希望の申請やシフトの確認に対応 |
| 勤務シフト作成お助けマン | スマホから希望シフトを提出・確認。スマホを持たないスタッフの希望は管理者が代理入力 |
| KAKERUシフト管理 | スタッフはLINEでシフトを提出・確認。専用アプリ不要で提出期限の自動リマインドにも対応 |
| oplus | スマホアプリやPC・タブレットで利用可能。ISMS・プライバシーマークを取得 |
| SHIFTEE | アプリとPCに対応したクラウド型シフト管理。ISMS/ISO 27001認証の取得を公表 |
| SyncUp | 専用アプリで希望提出・確定シフトの共有・連絡を一元管理。店舗間ヘルプにも対応 |
スマホ利用を前提に選びたいシフト管理システム
スタッフが個人のスマートフォンで使うことを前提に、ログイン方法や店舗の共用端末への対応、管理者側の制御機能が異なる製品を紹介します。
ジョブカン勤怠管理
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、シフト作成と勤怠管理を一元化し、管理者側のアクセス制御も重視したい企業向けのクラウド型システムです。スタッフの希望シフトの収集から作成・確定までをシステム上で行え、スマホからも勤務予定を確認できます。勤怠管理と併用する場合は、IP制限機能や退職機能、グループ管理者機能なども利用可能。ジョブカンシリーズとしてISO/IEC 27001認証を取得しており、指静脈やICカードなど多様な打刻方法にも対応しています。
KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- パターン登録数無制限。様々な働き方に対応します。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、シフト作成から勤怠管理までを一元化し、多様な端末で利用できるクラウド型システムです。PCやスマートフォンなど複数の打刻方法に対応し、従業員は勤務予定や勤怠状況を確認できます。管理者は役割に応じた権限や承認フローを設定でき、シフトの作成・変更から勤務実績の集計までを管理可能。ISMS（ISO/IEC 27001）やプライバシーマークを取得しており、勤怠情報の管理体制を重視する企業にも適しています。
Qolus（コーラス）
- フリー（時間帯）とパターンシフト（日勤、夜勤）を自動作成！
- メンバー間の勤務調整、店舗間調整と複数店舗管理の効率化！
- いつでも、どこからでも簡単に勤務希望の提出と勤務表の確認！
株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズが提供する「Qolus（コーラス）」は、スマートフォンのブラウザから勤務希望の提出やシフト確認を行えるクラウド型シフト管理サービスです。従業員はiOS・Androidのスマートデバイスから利用でき、専用アプリのインストールは不要です。管理者はパソコンのブラウザからシフトを作成し、日勤・夜勤などのパターン勤務と時間帯を指定するフリー勤務を組み合わせた自動作成にも対応。複数拠点のシフト調整や応援管理にも活用できます。
ジンジャー勤怠
- 給与システムとの連携も簡単！
- アプリも対応！スマホやタブレットで簡単操作
- 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、スタッフのスマートフォンと店舗の共用タブレットを組み合わせて運用したい企業向けのクラウド型勤怠管理システムです。PC・スマホ・タブレットなど多様な端末で打刻でき、タブレットでは顔写真による本人確認を行う「笑顔打刻」に対応。スマホ打刻ではGPSによる位置情報の記録が可能です。シフトの申請・承認や勤務時間の確認もアプリ上で行えます。ISO/IEC 27001とプライバシーマークを取得しており、多言語表示にも対応しています。
Optamo
- 労働計画管理、加重労働対策によって職場環境が改善します。
- 勤務シフトの作成時間短縮で業務効率化、コスト削減が可能です。
- 公平な勤務シフトで不平不満の解消などにつながります。
兼松コミュニケーションズ株式会社が提供する「Optamo」は、スタッフがブラウザから勤務希望の申請やシフト確認を行えるクラウド型の勤務シフト最適化サービスです。スタッフ用サイトを用意でき、iOSのSafariやAndroidのGoogle Chromeなどのブラウザで利用できます。勤務表はスマートフォンから確認でき、Googleカレンダーでの共有にも対応。スタッフのスキルや勤務条件を考慮したシフトの自動作成によって、管理者の作業負担を軽減し、公平な人員配置を支援します。
勤務シフト作成お助けマン
- 複雑な勤務条件を考慮したシフト表を最適化AIが自動作成。
- クラウドサービスなので大掛かりなシステム構築は不要。
- 2か月間の無料トライアル中も本契約と同じ機能・サポート付き。
鉄道情報システム株式会社が提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、スマートフォンを持つスタッフと持たないスタッフが混在する職場でも利用しやすいクラウド型シフト作成サービスです。スタッフはスマホから勤務希望を提出でき、スマホを持たない場合は管理者による代理入力に対応しています。勤務条件や希望を考慮して最適化AIがシフトを自動作成し、完成した勤務表はスマホから確認可能。紙での希望提出からシステムへの移行を進めたい職場にも適しています。
KAKERUシフト管理
- 「LINE」でシフト提出・確認
- マニュアル不要のシンプル機能
- 最大60日間無料で無料トライアル可能！
株式会社ミライクが提供する「KAKERUシフト管理」は、スタッフが使い慣れたLINEからシフトの提出や確認を行えるクラウド型シフト管理ツールです。専用アプリのインストールは不要で、あらかじめ勤務パターンを登録しておけば1クリックで希望を提出できます。提出期限にはLINEで自動リマインドが届き、スタッフが提出したシフトは管理画面に自動転記。必要人数に対する過不足も画面上で確認できます。希望回収や催促の負担を軽減したい店舗に適しています。
oplus
- スマホやPCからシフトを提出・編集
- 条件に応じたシフトをAIを活用して自動作成
- 多彩な勤怠・労務管理サービスとの外部連携
Oplus株式会社が提供する「oplus」は、スタッフのスマートフォンと店舗の端末を併用できるクラウド型のシフト・勤怠管理サービスです。iOS・Androidアプリに対応し、シフトの提出・作成・確定から打刻・勤怠管理までを一元化できます。特定のPCやタブレットからの打刻にも対応し、スタッフへの一斉連絡や掲示板機能も搭載。ISMS（ISO/IEC 27001）とプライバシーマークを取得しており、通信データや個人情報の暗号化などのセキュリティ対策も公開しています。
SHIFTEE （株式会社システムサポート）
- 小売・飲食店などで25,000超の導入実績。
- 1日単位のタイムライン表示でシフト作成
- ISMS/ISO27001認証の万全なセキュリティ体制。
SyncUp （シェアフル株式会社）
- 専用アプリで希望提出・確定共有・連絡を一括管理。
- 労務基準に沿った超過・違反リスクを通知。
- 店舗間ヘルプ・人員配分を可視化・最適化。
シフト管理システムのセキュリティに関するFAQ
シフト管理システムのセキュリティについて、店舗や現場の管理者から寄せられやすい質問と回答をまとめました。
- ■Q1：メッセージアプリでのシフト共有をやめるべきですか？
- すぐにやめる必要はありませんが、退職者がグループに残る、休みの理由が全員に見えるといった露出が起こりうる点を理解しておきましょう。シフトの確定版はシステムで確認し、メッセージアプリは連絡用にとどめるなど、役割を分ける方法があります。
- ■Q2：スタッフの個人スマホにアプリを入れてもらっても問題ありませんか？
- 個人端末で利用する運用は可能ですが、端末の画面ロックやパスワードの管理をスタッフに案内することが大切です。アプリのインストールに抵抗があるスタッフには、Webブラウザで利用できるかも確認しましょう。
- ■Q3：無料のシフト管理アプリでもセキュリティは大丈夫ですか？
- 無料か有料かだけでは判断できません。退職者の利用停止や同僚に見せる範囲の設定、データの保管場所、提供会社の情報公開の状況を、有料の製品と同じ項目で確認しましょう。
まとめ
シフト管理システムのセキュリティは、アルバイトやパートが個人のスマートフォンから使う前提で考えることが大切です。端末の紛失やログイン情報の貸し借り、通知画面からの露出に備え、招待制の登録や退職時の利用停止、共用端末の自動ログアウト、同僚に見せる範囲の設定を確認しましょう。店長に任せる権限と運用ルールも欠かせません。シフト管理・人員計画（WFM）の資料請求で、各製品の設定項目を比較してください。
