ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■計画の目的別
- 中長期の要員計画：Loglass 人員計画
- 年度の人件費予算の策定：Loglass 人員計画
- 人件費の予実管理：Loglass 人員計画、ジンジャー勤怠
- 日々の業務量にもとづく配置計画：Qolus（コーラス）、快決！シフト君NEO、作業割当AId、ハイソルシフト
- ■連携先システム別
- 給与計算システム連携：ジンジャー勤怠、快決！シフト君NEO
人員計画システムの乗り換えで解決したい課題
人員計画システムとは、部門ごとに必要な人数や人件費を見積もり、採用や配置の計画を立てるためのシステムです。日々の業務量にもとづく配置計画まで扱う製品もあります。乗り換えを検討する前に、現行システムで何が課題になっているのかを整理しましょう。
組織変更のたびにマスタ修正が発生する
部署の統廃合や新設があるたびに、組織マスタを手作業で修正している場合は、乗り換えで負担を減らせる可能性があります。修正に時間がかかると、計画の更新が遅れ、最新の組織で人員を検討できないためです。
人事管理システムから組織情報を自動で取り込めるか、変更前後の組織で計画を比較できるかは、製品によって異なります。年間でどの程度の組織変更があるかを把握し、修正にかかる工数を見積もっておきましょう。
人件費の予実差が把握しにくい
計画した人件費と実際に支払った人件費の差、つまり予実差を確認するのに時間がかかる場合も、乗り換えの理由となります。給与データを別の表計算ソフトで集計し直している状態では、差の原因を早く把握できません。
予実差の原因には、採用時期のずれや残業時間の増加、昇給など複数の要因が考えられます。要因ごとに差を確認できる仕組みがあると、次の計画の精度を高める材料となります。
部門ごとの計画データがばらばらになる
各部門が独自の形式で人員計画を作成し、経営企画や人事が集約に時間をかけている場合は、システムの見直しを検討する時期です。形式が異なると、集計の際に転記ミスや確認漏れが起こるおそれがあります。
部門管理者が共通の画面から計画を入力し、そのまま全社の数字に集約できる仕組みがあれば、集約作業を減らせます。現在の集約にかかる日数と担当者の数を記録しておくと、乗り換えの効果を説明しやすくなります。
人員計画システムを乗り換えるか継続するかの判断基準
課題があっても、乗り換えではなく現行システムの改修や運用変更で対応できる場合があります。費用と工数を比べたうえで、乗り換えが妥当かを判断しましょう。
現行システムの改修で対応できる範囲
最初に、課題のうち現行システムの設定変更やオプション追加で解消できるものがあるかを、ベンダーに確認します。軽微な課題であれば、乗り換えるよりも費用と時間を抑えられる場合があります。
一方で、提供元のサポート終了が予定されている場合や、必要な連携に対応する予定がない場合は、改修での対応が難しいといえます。今後の機能追加の予定もあわせて確認し、数年先まで使い続けられるかを見極めましょう。
乗り換えで生じる費用と工数
乗り換えには、新システムの初期費用と利用料に加えて、データ移行や設定、社内教育の工数がかかります。移行期間中は新旧のシステムを並行して利用するため、一時的に費用が重なる場合もあります。
こうした費用と工数を、乗り換えによって削減できる集約作業や修正作業の時間と比べます。比較の期間は、システムの利用を想定する3～5年程度に設定すると、判断の根拠を示しやすくなります。
判断材料の整理
判断に必要な材料を表にまとめておくと、経営層への説明や関係部署との合意形成に役立ちます。次の表は、継続と乗り換えを比べる際の主な観点です。
| 観点 | 確認する内容 |
|---|---|
| 課題の解消度 | 改修で解消できる課題と、乗り換えでしか解消できない課題の数 |
| 費用と工数 | 改修費用と、乗り換えの初期費用や移行工数の比較 |
| 将来の対応 | 現行システムのサポート期間と機能追加の予定 |
予算編成サイクルにあわせた移行の流れ
人員計画システムの乗り換えは、予算編成の時期と重ならないように進めることが重要です。計画業務を止めないための移行の流れを、3つの段階に分けて紹介します。
予算策定の前に移行期間を確保する
移行は、予算編成や中期計画の策定が始まる数か月前に完了させるのが理想です。予算策定の最中に乗り換えると、データの不整合が起きた際に計画の締め切りに間に合わないおそれがあります。
移行に必要な期間は、データの量や連携するシステムの数によって異なります。ベンダーに目安を確認したうえで、予算編成の開始時期から逆算してスケジュールを組みましょう。
組織・人事マスタを先に移す
移行の最初の段階では、組織や役職、等級、従業員といったマスタ情報を新システムへ登録します。マスタは計画データの土台となるため、ここに誤りがあると後の計画データもずれてしまいます。
人事管理システムと連携できる場合は、連携で取り込んだうえで件数や組織階層を旧システムと照合します。照合結果を人事担当者にも確認してもらうと、登録漏れや所属の誤りに気づきやすくなります。
過去の計画と実績の移行範囲を決める
マスタの登録後、過去の計画データと実績データをどこまで移すかを決めて移行します。前年度との比較に使うデータは移し、それより古いデータは旧システムから出力して保管するといった判断が考えられます。
移行後は、部門別の人数や人件費の合計が旧システムと一致するかを確認しましょう。一致しない場合は、組織変更の反映方法や集計の条件の違いなど、複数の観点から原因を調べる必要があります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でシフト管理・人員計画（WFM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換え先の人員計画システムで確認したい機能
乗り換え先を選ぶ際は、現行システムの課題を解消できるかに加えて、計画業務の進め方にあうかを確認します。比較の際に押さえておきたい機能を3つ紹介します。
複数シナリオの比較
採用人数や昇給率などの条件を変えた複数のシナリオを作成し、人件費への影響を比べられるかを確認します。景気や事業計画の変化に備えて、楽観・標準・慎重といった案を並べて検討できると便利です。
シナリオの数に上限があるか、作成したシナリオを部門ごとに共有できるかも製品によって異なります。経営会議でどのような資料を使っているかを踏まえ、必要な比較の形を事前に整理しておきましょう。
人事・給与システムとの連携
人事管理システムや給与計算ソフトと連携できると、従業員情報や人件費の実績を自動で取り込めます。手作業での転記が減り、予実差の確認にかかる時間を短縮できます。
連携の方式や取り込める項目、更新の頻度は製品ごとに異なります。連携エラーが起きた場合の通知や再取り込みの方法も、ベンダーに確認しておくと移行後の運用が安定します。
権限設定と承認フロー
人員計画には個人の給与など機密性の高い情報が含まれるため、閲覧や編集の権限を細かく設定できるかが重要です。部門管理者には自部門の計画だけを表示するといった設定ができるかを確認しましょう。
あわせて、部門が作成した計画を人事や経営企画が承認する流れをシステム上で管理できるかも確認します。承認の履歴が残ると、計画の変更経緯を後から確認できます。
乗り換えを関係部署と進めるための役割分担
人員計画システムの乗り換えは、一つの部署だけでは進められません。関係部署の役割を明確にし、移行後も計画業務が滞らない体制を整えましょう。
経営企画と人事の役割の整理
経営企画は全社の予算や事業計画との整合性を、人事は組織や従業員のデータの正確性を担当するのが一つの分け方です。役割があいまいなまま進めると、マスタの修正やシナリオの設定で対応が滞る場合があります。
情報システム部門が関わる場合は、連携の設定やアカウント管理の担当範囲も決めておきます。プロジェクトの責任者と各部署の窓口を明記した体制表を作り、関係者で共有しましょう。
部門管理者への入力ルールの周知
新システムで部門管理者が計画を入力する場合は、入力の期限や記入のルールを事前に周知します。ルールが統一されていないと、集約後に修正を依頼する手間が増えるためです。
入力手順をまとめたマニュアルと、よくある質問への回答を用意しておくと、問い合わせの対応を減らせます。最初の計画サイクルが終わったら、部門管理者の意見を集めてルールを見直すとよいでしょう。
乗り換え候補となる人員計画製品の特徴
人員計画システムの乗り換え先は、中長期の要員計画や人件費予算を扱う製品と、日々の業務量にあわせて配置を組む製品に分かれます。この記事で紹介する製品の特徴を一覧で確認しましょう。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジンジャー勤怠 | 予実管理機能で従業員の予算や実績を確認でき、API連携で従業員情報を外部システムと同期できる |
| Qolus（コーラス） | 要員需要予測に対応し、複数拠点の応援管理や労働時間集計を行いながら勤務シフトを自動作成する |
| Optamo | 勤務シフトの最適化により労働計画管理や過重労働対策を支援し、シフト作成時間の短縮をめざす |
| Loglass 人員計画 | 人員・給与情報を過去から未来まで一元管理し、人件費シミュレーションの複数作成や予実管理に対応する |
| 快決！シフト君NEO | シフト管理から人員配置まで勤務計画の業務を効率化し、勤務管理や給与計算と連携して活用できる |
| 作業割当AId | 作業計画とスタッフの能力・勤務条件を連動させ、作業割当表を自動作成する |
| ハイソルシフト | 売上・客数をもとにモデルシフトを作成し、人件費を適正化しつつ、人手の過不足を可視化できる |
| 建設業向けSNS機能付き人員配置システム | 建設業の人員配置予定をWebで管理し、現場の状況を把握しながら誰がどこで働くかを計画できる |
計画の目的別に選ぶ人員計画・配置の製品
予算編成に向けた人件費の計画から、拠点ごとの日々の配置計画まで、乗り換えで解決したい課題にあわせて比較できる製品を紹介します。
ジンジャー勤怠
- 給与システムとの連携も簡単！
- アプリも対応！スマホやタブレットで簡単操作
- 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、シフト管理と勤怠管理を一体で運用できるクラウド型のシステムです。予実管理機能では従業員の予算や実績、AIによる残業時間の予測を確認でき、概算人件費の把握にも活用できます。API連携で従業員情報を外部システムに自動同期でき、勤怠の集計データは給与計算へ連携可能です。人事・給与のデータと日々の配置計画をつなげたい場合に、乗り換え先の候補として比較するとよいでしょう。
Qolus（コーラス）
- フリー（時間帯）とパターンシフト（日勤、夜勤）を自動作成！
- メンバー間の勤務調整、店舗間調整と複数店舗管理の効率化！
- いつでも、どこからでも簡単に勤務希望の提出と勤務表の確認！
株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズが提供する「Qolus（コーラス）」は、勤務シフトの自動作成に対応したシフト管理クラウドサービスです。従業員の雇用形態や希望、スキルを考慮して勤務表を作成でき、複数拠点をまたぐ応援管理や拠点ごとの労働時間集計にも対応。拠点単位の配置計画を全体で調整し、コストの最適化を図りたい企業に向いています。
Optamo
- 労働計画管理、加重労働対策によって職場環境が改善します。
- 勤務シフトの作成時間短縮で業務効率化、コスト削減が可能です。
- 公平な勤務シフトで不平不満の解消などにつながります。
兼松コミュニケーションズ株式会社が提供する「Optamo」は、勤務シフトを最適化するクラウドサービスです。会社とスタッフの条件をマッチングさせて公平・均一な勤務シフト表を自動作成し、労働計画管理や過重労働対策による職場環境の改善を支援します。法令を踏まえた配置計画を効率よく作成したい場合に検討できる製品です。
Loglass 人員計画 （株式会社ログラス）
- 集計作業から解放し、簡単にミスを発見する人員数管理機能
- 事業計画への影響や予実ギャップを正確に把握する人件費管理機能
- 人事情報の閲覧権限管理がより簡単になった権限管理機能
快決！シフト君NEO （株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズ ）
- 2,400法人以上に導入！効率的な勤務計画作成を支援！
- スマートデバイスをフル活用してスタッフの満足度向上！
- 勤務データを有効活用した他システムとのスムーズな連携が可能！
作業割当AId （株式会社リテイルサイエンス）
- マルチジョブ化・人時売上・残業可視化を低コストで実現。
- スマホ完結のシフト管理で、現場と本部の連携を強化。
- 設定上限時間超えシフトにアラート表示で残業代を抑制。
ハイソルシフト （HRソリューションズ株式会社）
- 売上・客数でモデルシフトし、人件費を適正化。
- 店舗間でシフト共有、人手過不足と労働力を可視化。
- 留学生・扶養内勤務者の労働時間をアラート管理
建設業向けSNS機能付き人員配置システム （オープンワークス株式会社）
- 外部から人員配置を即座に把握し機会損失を防止
- 建設業特化の人員配置で効率的な現場運営
- Web経由のクラウド型で社内LAN不要、どこからでもアクセス可能
まとめ
人員計画システムの乗り換えは、現行システムの課題を整理し、改修で対応できるかを確かめたうえで判断することが大切です。乗り換える場合は、予算編成の前に移行期間を確保し、組織・人事マスタ、過去の計画と実績の順に移しましょう。乗り換え先では、シナリオ比較や人事・給与システムとの連携、権限設定を確認することをおすすめします。資料請求で複数の製品を比べ、自社の計画業務にあう製品を見つけてください。
