ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■職場の特徴別
- 希望シフト提出型のパート・アルバイト中心：Qolus（コーラス）、勤務シフト作成お助けマン、bizplaシフト
- 24時間・交代制の施設：Qolus（コーラス）、勤務シフト作成お助けマン、快決！シフト君NEO、ほすぴタッチ
- スキルの組み合わせが必要な職場：Qolus（コーラス）、Optamo、快決！シフト君NEO
- ■条件設定・運用方法別
- 細かな勤務条件を設定して自動作成：Optamo、勤務シフト作成お助けマン、快決！シフト君NEO
- シフト作成の外部委託もあわせて検討：ほすぴタッチ
シフト管理システムのAIの活用方法
シフト管理システムのAIは、主にシフト案の自動作成に使われます。製品によっては、欠員が出たときの代わりの候補探しや、生成AIを使った条件入力に対応するものもあります。まずは、AIが担える作業の範囲を整理しましょう。
希望と条件を満たすシフト案の作成
AIの代表的な使い道は、スタッフが提出した希望を時間帯ごとの必要人数と照合して、シフト案を自動で作ることです。人手で組む場合、誰をどこに入れるかを一つずつ検討するため、作成に長い時間がかかる場合があります。
AIは多数の組み合わせを短時間で試し、条件を満たす案を提示します。作成者のスキルに左右されにくくなるため、担当者が交代しても一定の水準でシフトを作りやすくなります。最終的な確認と修正は作成者が行う前提で使うとよいでしょう。
欠員が出たときの代替候補の提示
急な欠勤が出たとき、AIが勤務可能なスタッフを候補として示す機能を持つ製品もあります。スキルや当月の勤務時間、連続勤務の状況などを考慮して候補を絞り込むため、管理者が一人ずつ確認する手間を減らせます。
候補者へのシフト募集の通知をアプリで送れる製品もあり、電話で連絡を取り合う負担の軽減が期待できます。ただし、誰に依頼するかの最終判断は管理者が行い、特定の人に依頼が偏らないよう配慮することが大切です。
生成AIによる条件入力と問い合わせ対応
生成AIを取り入れた製品では、「土日は経験者を2人以上入れる」のように、自然な言葉で条件を指示できる場合があります。生成AIとは、文章などを新たに作り出すAIのことです。設定画面の操作に慣れていない人でも条件を伝えやすくなる点が利点です。
一方で、言葉のあいまいさから意図と違う解釈がされるおそれもあります。指示した条件がどのように反映されたかを画面で確認できるかが重要です。スタッフからのシフトに関する問い合わせに、チャットで答える使い方を想定した製品もあります。
AI自動作成の精度を左右する条件設定のコツ
AIが作るシフトの質は、登録した条件の内容と正確さに左右されます。条件が足りないと現場で使えない案になり、厳しすぎると案が作れない場合もあります。ここでは、条件を設定するときに押さえたい3つのコツを解説します。
必ず守る条件と、できれば守る条件を分ける
条件設定で最初に行いたいのは、必ず守る条件と、できれば守る条件の区別です。例えば、必要人数や労働時間の上限は必ず守る条件であり、休み希望の反映や勤務回数の平準化は、できれば守る条件に分類できます。
すべてを必ず守る条件にすると、組み合わせが見つからずシフト案が作れないことがあります。優先度を段階的に設定できる製品であれば、どの条件を緩めるかをAIに判断させられます。自社のルールを優先度ごとに書き出してから設定に取りかかると効率的です。
スキルや資格の組み合わせを登録する
人数がそろっていても、レジ担当や調理担当、有資格者などが不足していると、現場は回りません。AIに適切な配置をさせるには、スタッフごとのスキルや資格を登録しておく必要があります。
あわせて、「新人だけの時間帯を作らない」「責任者を必ず1人入れる」といった組み合わせの条件も登録しましょう。スキル情報は異動や研修の修了によって変わるため、更新の担当者とタイミングを決めておくと、AIの作るシフト案の精度を保ちやすくなります。
労働時間や休憩のルールを入れる
シフト案が法令や社内規程に沿っているかは、AIに任せきりにせず確認が必要です。労働基準法では、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えることが定められています。
こうした休憩のルールや、週の労働時間の上限、連続勤務日数、勤務と勤務の間隔などを条件として登録できるかを確認しましょう。扶養の範囲内で働きたいスタッフの勤務時間の上限など、個人ごとの事情を登録できるかどうかもポイントです。
WFMのAI機能が向く職場と向かない職場
AIを使ったシフト作成は、すべての職場で同じ効果を得られるわけではありません。人数や条件の複雑さによって、AIの効果の出方は異なります。自社がどちらに近いかを確認し、WFMのAI機能が必要かどうかを判断しましょう。
人数が多く条件が複雑な職場
AIの効果を得やすいのは、スタッフの人数が多く、勤務希望や必要なスキルが人によって異なる職場です。パートやアルバイトが多い小売店や飲食店、24時間・交代制の介護施設やコンタクトセンターなどが当てはまります。
こうした職場では、組み合わせの数が多いため、人手での調整に時間がかかる傾向があります。複数店舗や複数部署のシフトを1人の担当者がまとめて作っている場合も、AIによる作業時間の短縮が期待できます。
少人数で固定シフトが中心の職場
スタッフが少なく、毎週ほぼ同じ勤務が続く職場では、AIの自動作成を使う場面は限られます。前月のシフトをコピーして一部を直すだけで済むのであれば、AIを使わなくても負担は大きくありません。
この場合は、AIの有無よりも、スマートフォンでの希望提出やシフトの共有、勤怠管理との連携といった基本機能を重視して選ぶとよいでしょう。将来的にスタッフや拠点が増える予定があれば、AI機能を後から追加できるかを確認しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でシフト管理・人員計画（WFM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
AI搭載のシフト管理システムを比較する確認点
AIによる自動作成機能を備えたシフト管理システムは複数あり、条件の設定方法や修正のしやすさに違いがあります。カタログの機能一覧だけでは差がわかりにくいため、試用やデモで次の点を確認しましょう。
自社の実際のシフトで試す
比較で特に重要なのは、自社の実際の条件でシフト案を作ってみることです。無料トライアルやデモ環境がある場合は、過去の1か月分の希望と必要人数を入れ、AIが作った案と実際のシフトを比べてみましょう。
確認したいのは、作成にかかる時間よりも、修正しないとそのまま使えない箇所がどれだけあるかです。修正が多い場合は、条件が登録しきれていないのか、製品の設定項目が足りないのかを切り分けます。判断が難しい場合はベンダーに相談しましょう。
手直しのしやすさと変更履歴を確かめる
AIの案は手直しして使う前提のため、修正の操作がしやすいかも比較のポイントです。画面上で勤務をドラッグして入れ替えられるか、修正したときに条件違反の警告が出るかを確認しましょう。
また、誰がいつシフトを変更したかの履歴が残るかも大切です。履歴があれば、スタッフから問い合わせがあった際に経緯を説明できます。複数の管理者でシフトを作る場合は、編集できる範囲を権限で分けられるかもあわせて確認しておきましょう。
勤怠管理や給与計算との連携範囲を確かめる
シフト管理システムは、勤怠管理システムや給与計算システムと連携すると、予定と実績の比較や人件費の把握を効率化できます。連携がないと、シフトのデータを手作業で転記する手間が残ります。
すでに使っている勤怠管理システムと標準で連携できるか、CSVでの取り込みに対応しているかを確認しましょう。勤怠機能まで一体になった製品を選ぶ方法もあります。連携の範囲は製品ごとに異なるため、資料請求の段階で確認しておくと安心です。
AI搭載のシフト管理システムのAIを運用するコツ｜現場への定着
AIを導入しても、現場のスタッフや管理者が仕組みを理解していないと定着しにくくなります。導入後のトラブルを防ぐため、承認の流れとスタッフへの説明の2点を事前に整えておきましょう。
最終確認と承認の流れを決める
AIが作ったシフト案は、管理者が確認してから公開する流れにしましょう。誰が確認し、どの段階で確定させるかを決めておくと、確認漏れや二重修正を防げます。
確認の際は、必要人数を満たしているか、特定のスタッフに負担の大きい勤務が集中していないかをチェックします。確認方法を手順書にまとめ、複数の管理者で共有しておくと、担当者が不在のときでもシフト作成が止まりにくくなります。
スタッフに決め方を説明する
シフトをAIで作ると伝えると、希望が反映されないのではと不安を感じるスタッフもいます。どのような条件で作り、最終的には管理者が確認していることを説明しておくと、納得感を得やすくなります。
あわせて、希望の提出期限を守ってもらうことも大切です。提出が遅れると、AIが条件として使えず、希望が反映されないおそれがあります。アプリで提出期限を通知できる製品であれば、提出漏れを減らす効果が期待できます。
AI機能搭載のシフト管理システム一覧
この記事で紹介するシフト管理システムのうち、製品ページでAI機能を確認できる製品を一覧にまとめました。AIが担う範囲や機能の違いを比較してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Qolus（コーラス） | 雇用形態や希望、スキルを考慮し、フリーとパターンが混在するシフトを最適化AIで自動作成 |
| Optamo | スタッフのスキルや勤務条件を個別に設定し、最適化された公平な勤務シフトを自動生成 |
| 勤務シフト作成お助けマン | 「遅番の翌日は早番を割り当てない」など細かな勤務条件を設定し、最適化AIがシフトを自動作成 |
| 快決！シフト君NEO | シフト立案AIエンジンで、スキルや連続勤務の規則などを加味したシフト原案を作成できる |
| ほすぴタッチ | 医療・介護福祉などの複雑な勤務シフト表を、AIと数理モデルで自動編成。外部委託にも対応 |
| bizplaシフト | AIでシフト作成を自動化し、従業員はスマホで希望の提出や確定シフトの確認ができる |
| アールシフト | AIで月間シフト表を自動作成でき、小売・飲食・フィットネスなど多様な業種の運用に対応 |
AI機能搭載のシフト管理システムの紹介
ここでは、AI機能を備えたシフト管理システムを紹介します。AIが担う範囲と、対応する業務や機能を確認し、自社の課題にあう製品を選びましょう。
Qolus（コーラス）
- フリー（時間帯）とパターンシフト（日勤、夜勤）を自動作成！
- メンバー間の勤務調整、店舗間調整と複数店舗管理の効率化！
- いつでも、どこからでも簡単に勤務希望の提出と勤務表の確認！
株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズが提供する「Qolus（コーラス）」は、勤務シフトを最適化AIで自動作成できるシフト管理クラウドサービスです。時間帯で組むフリーシフトと、日勤・夜勤などのパターンシフトが同じ職場に混在していても、自動作成の対象にできます。従業員の雇用形態や希望、スキルを考慮した複雑なシフトにも対応します。従業員はスマートデバイスから希望を提出でき、勤務表も確認できます。正社員とパート・アルバイトが一緒に働く職場で、条件の多いシフトを効率よく組みたい企業に適しています。
Optamo
- 労働計画管理、加重労働対策によって職場環境が改善します。
- 勤務シフトの作成時間短縮で業務効率化、コスト削減が可能です。
- 公平な勤務シフトで不平不満の解消などにつながります。
兼松コミュニケーションズ株式会社が提供する「Optamo」は、勤務シフトの自動作成に対応したスケジュール最適化クラウドサービスです。最適化条件の入力、勤務シフトの最適化、勤務表の出力・共有という流れで、公平・均一なシフト表の作成をめざします。スタッフのスキルや勤務条件を業務内容にあわせて個別に設定でき、スキルと勤務希望を加味した自動作成が可能です。希望シフトの申請・確認用のスタッフサイトも用意できます。担当者によってシフトの品質がばらつく状態を改善したい企業に向いています。
勤務シフト作成お助けマン
- 複雑な勤務条件を考慮したシフト表を最適化AIが自動作成。
- クラウドサービスなので大掛かりなシステム構築は不要。
- 2か月間の無料トライアル中も本契約と同じ機能・サポート付き。
鉄道情報システム株式会社が提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、最適化AIによるシフトの自動作成とシフト表の管理ができるクラウドサービスです。法令遵守に加え、「遅番の翌日は早番を割り当てない」「この日は早番3名」といった細かな条件を、部署別・スタッフ別に月単位・週単位で設定できます。すべての条件を満たせない場合も、可能な範囲で最適なシフトを設定します。フルタイム勤務者を中心に1日単位でシフトを組む「Day」と、パート・アルバイトを中心に時間帯単位で組む「Time」があり、自動作成後に微修正して仕上げる運用を想定した製品です。
快決！シフト君NEO （株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズ ）
- 2,400法人以上に導入！効率的な勤務計画作成を支援！
- スマートデバイスをフル活用してスタッフの満足度向上！
- 勤務データを有効活用した他システムとのスムーズな連携が可能！
ほすぴタッチ （シーライヴ株式会社）
- AIが短時間で複雑なシフトを自動編成可能。
- 勤務希望提出やシフト交換、スタッフ可視化と連携を支援。
- シフト作成とBPOで担当者の負荷を大幅軽減。
bizplaシフト （株式会社フューチャート）
- AIが複雑なシフト作成を自動化し、時間を大幅削減
- スマホでシフト提出・確認が可能、従業員の利便性向上
- 法令遵守を自動チェックし、労務リスクを軽減
アールシフト （オーエムネットワーク株式会社）
- 小売業のシフト管理で6年連続No.1
- AIで月間シフト表を最短1分で自動作成
- 800種類以上の標準機能とオーダーメイドの組み合わせ。
まとめ
シフト管理システムのAIは、希望や必要人数、スキル、労務ルールを満たすシフト案を自動で作成し、作成者の負担を減らします。使える案になるかは条件設定で決まるため、必ず守る条件とできれば守る条件の区別や、スキル情報の登録が重要です。WFMのAI機能を比較する際は、自社の実際のシフトで試し、手直しのしやすさや勤怠管理との連携を確認しましょう。資料請求で複数の製品を比べ、自社の職場にあうシステムを選んでください。
