ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■他システムとのデータ連携方式別
- シフト・勤怠を同じサービスで管理：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、ジンジャー勤怠、oplus、マネーフォワード クラウド勤怠Plus
- CSVなどでデータを出力して連携：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、勤務シフト作成お助けマン、oplus、マネーフォワード クラウド勤怠Plus
- APIによる外部システム連携：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、ジンジャー勤怠、oplus、マネーフォワード クラウド勤怠Plus
- ■蓄積データの活用範囲別
- シフトの作成と共有が中心：Qolus（コーラス）、勤務シフト作成お助けマン、KAKERUシフト管理
- 勤怠実績や人件費の集計・分析まで：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、ジンジャー勤怠、oplus、マネーフォワード クラウド勤怠Plus
- 人員計画・人件費のシミュレーション：Loglass 人員計画
- 勤怠データの長期保存（最大5年間）：マネーフォワード クラウド勤怠Plus
シフト管理システムのデータベースに入る情報
シフト管理システムのデータベースは、大きく3種類の情報で構成されます。それぞれの役割を理解しておくと、自作するか製品を選ぶかの判断や、移行時の準備がしやすくなります。
従業員とスキルのマスタ
マスタとは、日々の処理で繰り返し参照する基本情報のことです。シフト管理では、従業員の氏名や雇用形態、所属拠点、担当できる業務やスキル、勤務できる曜日や時間の条件などがマスタにあたります。
マスタは一度登録すれば終わりではなく、入社や退職、異動、資格の取得のたびに更新が必要です。マスタの内容が古いまま残ると、退職者がシフト案に入る、資格のない人が配置されるといった誤りの原因になるため、更新の担当と手順を決めておくことが大切です。
勤務パターンとルールの設定
早番や遅番、夜勤といった勤務パターンの開始・終了時刻と休憩時間、連続勤務や週あたりの労働時間の上限といったルールも、データベースに登録される情報です。時間帯ごとの必要人数の基準もここに含まれます。
これらの設定は、シフト案の作成やルール違反のチェックに使われます。就業規則や労使協定の変更にあわせて更新する必要があるため、いつ、誰が、どの設定を変えたかの履歴が残るかも確認しておくと、後から変更の経緯をたどれます。
希望・確定シフト・勤務実績のデータ
日々の運用で増えていくのが、スタッフの勤務希望、確定したシフト、実際に働いた時間の実績です。これらは日付と従業員ごとに記録され、期間が長くなるほどデータ量が増えます。
確定後に変更されたシフトについては、変更前と変更後のどちらを残すかも重要です。最終版だけが残る仕組みでは、急な交代がどの程度起きていたかを後から分析できません。変更の履歴を保持できるかは、データベースの設計による違いが出る点です。
ExcelやAccessでシフトのデータベースを自作する場合
小規模な職場では、ExcelやAccessでシフトのデータベースを自作して運用している例もあります。自作で対応しやすい範囲と、手間が増えやすい処理を整理しておきましょう。
自作で対応しやすい範囲
従業員数が少なく、勤務パターンが数種類に限られる職場であれば、ExcelのシートやAccessのテーブルで従業員マスタとシフト表を管理する方法でも運用できます。初期費用をかけずに始められ、項目を自由に追加できる点は自作の利点です。
例えば、従業員の一覧と勤務パターンの一覧を別シートに作り、シフト表から参照する形にすれば、名前や時刻の入力ミスを減らせます。月ごとの勤務時間の集計も、関数を使えば自動化できます。
自作で手間が増えやすい処理
手間が増えやすいのは、複数人が同時に更新する処理と、条件を組み合わせたチェックです。ファイルを共有して複数の管理者が編集すると、上書きによるデータの消失や、どれが最新版か分からなくなる問題が起こる場合があります。
また、スタッフからの希望の回収、労働時間の上限チェック、スキルを考慮した配置の確認をすべて自作で実現しようとすると、関数やマクロが複雑化し、修正にも時間がかかります。拠点が増えるとファイルも増え、全体の集計にも手間がかかります。
作成者に頼る運用の注意点
自作のデータベースは、作った人しか構造を理解していない状態になりやすい点に注意が必要です。作成者が異動や退職をすると、マクロの修正やルールの変更ができなくなるおそれがあります。
自作を続ける場合は、表の構成や計算式の意味を文書にまとめ、複数人が修正できる状態を保ちましょう。運用の負担が大きくなってきたら、データをシフト管理システムに移すことも検討してみましょう。
データの持ち方でみるシフト管理システム（WFM）の違い
クラウド型のシフト管理システムでは、データベースを提供会社が管理します。製品による違いが出やすいのは、勤怠管理や給与計算、人事システムとデータをどう共有するかです。代表的な3つの持ち方を紹介します。
勤怠管理と一体になったデータベース
シフト管理と勤怠管理を同じ製品で提供し、データベースを共有している構成です。確定したシフトと打刻の実績が同じ場所にあるため、予定と実績の比較や、遅刻・欠勤の把握をデータの受け渡しなしで行えます。
一方で、すでに別の勤怠管理システムを使っている場合は、乗り換えるか、シフト部分だけを使うかの判断が必要です。既存の勤怠データをどこまで引き継げるかも、事前に確認しておきましょう。
CSVファイルで他システムと連携する構成
シフト管理システムは単独で動かし、確定シフトや実績をCSVファイルで出力して、勤怠管理や給与計算のシステムに取り込む構成です。既存のシステムを変えずに導入できる点が利点です。
ただし、出力と取り込みの作業を定期的に人が行う必要があり、取り込み漏れや二重登録が起こる場合があります。出力する項目や形式を連携先の仕様にあわせて設定できるか、取り込み時にエラーを確認できるかを比べましょう。
APIで人事マスタと自動連携する構成
API（システム同士をつなぐ窓口）を使い、人事システムの従業員情報をシフト管理システムに自動で反映する構成です。入社や退職、異動の情報を二重に入力する必要がなくなり、マスタの更新漏れを防ぎやすくなります。
連携の設定には情報システム部門や提供会社の協力が必要な場合があります。連携が止まったときに通知されるか、手動で再実行できるかも確認しておくと、障害時の影響を抑えられます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でシフト管理・人員計画システム（WFM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
シフトのデータベースを移行するときの準備
ExcelやAccess、または別のシステムからシフト管理システムへデータを移す際は、事前の整理が移行作業の手間を左右します。準備しておきたい2つの作業を確認しましょう。
マスタのコードと表記をそろえる
移行で手間がかかりやすいのは、同じ人や同じ拠点が異なる表記で登録されているケースです。社員番号がない従業員がいる、拠点名の略し方がファイルごとに違うといった状態では、データを正しく結びつけられません。
移行前に、従業員の識別番号、拠点や職種のコードを決め、表記のゆれを直しておきましょう。人事や給与のシステムと同じコードを使うと、移行後の連携もスムーズに進みます。
過去データの移行範囲を決める
過去のシフトや実績を何年分移すかは、移行の作業量に大きく影響します。すべてを移すのではなく、必要人数の分析に使う期間や、問い合わせ対応で参照する期間を目安にして、範囲を決めましょう。
移行しない過去データは、検索できる形式で別に保管しておきます。移行後は、件数や合計時間を移行前のデータと比べ、欠けや重複がないかを確認すると安心です。
蓄積したシフトデータの保存と活用
シフト管理システムに蓄積されたデータは、法令に沿った保存と、人員計画の改善の両面で役立ちます。保存期間の考え方と、活用の方法を確認しましょう。
勤務記録の保存期間の考え方
労働基準法では、出勤簿やタイムカードといった労働時間の記録を保存することが求められており、保存期間は原則5年、経過措置として当分の間は3年とされています。勤怠の実績をシフト管理システムで記録している場合は、この期間を満たせるかを確認しましょう。
クラウド型では、契約を終了するとデータを参照できなくなる場合があります。契約終了時にデータを出力できるか、どの形式で受け取れるかも、導入前に確認しておきたい点です。
人件費や欠員の傾向の分析
蓄積された予定と実績のデータからは、曜日や時間帯ごとの人員の過不足、拠点別の人件費、急な欠勤が起きやすい時期などの傾向が読み取れます。これらは、必要人数の基準や採用計画を見直す材料です。
分析をシステムの画面で行えるか、データを出力して表計算ソフトやBIツール（データを集計・可視化するツール）で扱うかは、製品によって異なります。自社で見たい指標を先に決めておくと、製品を比べやすくなります。
データの持ち方で比べるシフト管理システム一覧
勤怠管理と一体で使えるか、CSVやAPIで他システムと連携できるか、蓄積したデータをどこまで分析に活用できるかという観点から、この記事で紹介する製品を整理しました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | シフトと勤怠が連動。勤務データや出勤簿のダウンロード、API連携に対応 |
| KING OF TIME | シフトと勤怠を一元管理。CSV・API連携に対応し、勤務予定と実績を把握 |
| Qolus（コーラス） | 勤務希望やスキルを考慮したシフトの自動作成と、複数拠点の勤務調整に対応 |
| ジンジャー勤怠 | APIで従業員情報を外部システムに同期。予実管理による概算人件費の把握にも対応 |
| 勤務シフト作成お助けマン | 勤務条件を考慮してシフトを自動作成。作成したシフトを外部システム向けに出力 |
| KAKERUシフト管理 | LINEで提出された希望シフトを自動転記し、シフトの回収・共有を効率化 |
| oplus | シフトと勤怠を同じサービスで管理。Excel・CSV出力や人件費計算、API連携に対応 |
| マネーフォワード クラウド勤怠Plus | 勤怠データを最大5年間保存。CSV出力や公開API、勤怠状況の可視化に対応 |
| Loglass 人員計画 | 人員・給与情報を一元管理し、人件費のシミュレーションや計画と実績の分析を支援 |
蓄積データを連携・活用しやすいシフト管理システム
ExcelやAccessでの自作から移行する際に比べたい、勤怠や人事とのデータのつなぎ方や、蓄積データの出力・分析の機能が異なる製品を紹介します。
ジョブカン勤怠管理
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、シフトと勤怠のデータを一元管理できるクラウド型システムです。確定したシフトと打刻をもとに遅刻・早退・欠勤を把握でき、勤務時間の自動集計や締め機能も備えています。勤務データや出勤簿のダウンロード、打刻データのインポートに対応しており、自作の表で管理していたデータとの照合にも活用可能。API連携にも対応し、既存の業務システムとのデータ連携を支援します。
KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- パターン登録数無制限。様々な働き方に対応します。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、シフトと勤怠実績を一元管理できるクラウド型の勤怠管理システムです。作成したシフトを勤務予定として管理し、打刻データと照合することで、予定と実績の差を把握できます。CSVによるデータのインポート・エクスポートやAPI連携にも対応し、既存システムとのデータ連携を支援。多様な勤務パターンの登録や勤怠集計にも対応しており、シフト作成から実績管理までの業務を効率化します。
Qolus（コーラス）
- フリー（時間帯）とパターンシフト（日勤、夜勤）を自動作成！
- メンバー間の勤務調整、店舗間調整と複数店舗管理の効率化！
- いつでも、どこからでも簡単に勤務希望の提出と勤務表の確認！
株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズが提供する「Qolus（コーラス）」は、勤務希望やスキルなどの情報を活用し、シフトを自動作成するクラウドサービスです。日勤・夜勤などのパターン勤務と、時間帯を指定するフリー勤務の両方に対応しています。従業員の雇用形態や勤務希望、スキルなどの条件を考慮してシフトを作成できるため、Excelの関数やマクロによる条件チェックの負担を軽減。複数拠点をまたぐ勤務調整や応援管理にも対応しています。
ジンジャー勤怠
- 給与システムとの連携も簡単！
- アプリも対応！スマホやタブレットで簡単操作
- 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、人事情報の二重入力や勤怠データの転記を減らしたい企業向けのクラウド型勤怠管理システムです。API連携によって従業員情報を外部システムへ自動同期し、日次・月次の勤怠データを取得できます。ジンジャー給与と併用すれば、集計データをCSV出力せずに給与計算へ連携可能。既存の給与計算ソフトとの連携にも対応しています。予実管理機能では、需要予測や概算人件費の把握にも活用できます。
勤務シフト作成お助けマン
- 複雑な勤務条件を考慮したシフト表を最適化AIが自動作成。
- クラウドサービスなので大掛かりなシステム構築は不要。
- 2か月間の無料トライアル中も本契約と同じ機能・サポート付き。
鉄道情報システム株式会社が提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、既存の勤怠管理システムを活かしながら、シフト作成を効率化したい企業向けのクラウドサービスです。勤務希望や労働条件を設定すると、最適化AIが条件を考慮したシフトを自動作成します。完成したシフトはExcel形式で出力でき、印刷や加工にも対応。外部システム向けのデータ出力も活用できるため、シフト作成部分を自動化し、既存の勤怠管理と組み合わせた運用を検討する企業に適しています。
KAKERUシフト管理
- 「LINE」でシフト提出・確認
- マニュアル不要のシンプル機能
- 最大60日間無料で無料トライアル可能！
株式会社ミライクが提供する「KAKERUシフト管理」は、LINEを活用して希望シフトの回収・転記・共有を効率化するクラウド型サービスです。スタッフがLINEから提出した希望は管理画面に自動転記されるため、ExcelやAccessへの手入力を減らせます。勤務パターンを登録すれば1クリックで希望を提出でき、提出期限には自動でリマインドが届きます。必要人数に対する過不足のハイライト表示にも対応しており、シフト管理をシンプルに進めたい職場に適しています。
oplus
- スマホやPCからシフトを提出・編集
- 条件に応じたシフトをAIを活用して自動作成
- 多彩な勤怠・労務管理サービスとの外部連携
Oplus株式会社が提供する「oplus」は、シフトの提出・作成・確定と勤怠実績を同じサービスで管理できるクラウド型システムです。スタッフが提出した希望は管理画面に自動転記され、打刻・勤怠管理機能を使えば出退勤情報も一元化できます。スタッフ別の勤怠表はExcel形式で出力でき、CSVやカレンダー形式の出力にも対応。複数拠点のシフト状況や人件費計画の把握、人件費計算などの機能も備え、API連携や個別のカスタム開発も相談できます。
マネーフォワード クラウド勤怠Plus
- 生体認証を活用した打刻で厳格な勤怠記録体制を構築
- 勤怠状況はダッシュボードでリアルタイムに確認可能
- 在宅や出社が混在する環境や、変則勤務にも柔軟に対応
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド勤怠Plus」は、勤怠データの保存と活用を効率化したい企業向けのクラウド型勤怠管理システムです。勤怠データを最大5年間保持し、労働基準法にもとづく記録保存義務への対応を支援します。CSVによるデータの入出力や出勤簿のPDF化、公開APIによる外部連携にも対応。シフト管理や残業時間の可視化、36協定の超過リスク検知などの機能も備え、勤怠情報の管理と活用を支援します。
Loglass 人員計画 （株式会社ログラス）
- 集計作業から解放し、簡単にミスを発見する人員数管理機能
- 事業計画への影響や予実ギャップを正確に把握する人件費管理機能
- 人事情報の閲覧権限管理がより簡単になった権限管理機能
まとめ
シフト管理システムのデータベースには、従業員やスキルのマスタ、勤務パターンとルール、希望・確定シフト・実績の3種類の情報が蓄積されます。ExcelやAccessでの自作は小規模なら運用できますが、規模が大きくなると整合性の維持や連携の手間が増えます。勤怠や人事とのデータの持ち方、移行の準備、保存期間を確認したうえで、シフト管理・人員計画（WFM）の資料請求を活用し、自社に適した製品を比較してください。
