ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■目的別
- 無料プランから少人数で始めたい：ジョブカン勤怠管理、oplus
- スマホでシフトを提出・共有したい：勤務シフト作成お助けマン、KAKERUシフト管理、oplus、おまかせシフト
- 勤怠管理や給与計算とあわせて使いたい：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、CAST
- ■業種別
- 飲食店：CAST
- ■料金体系別
- スタッフ数に関係なく店舗単位の定額制：KAKERUシフト管理
- 利用人数に応じた月額課金：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、oplus
- 無料トライアルでシフト自動作成を試したい：勤務シフト作成お助けマン、KAKERUシフト管理
個人事業主がシフト管理システムを検討する場面
個人事業主の店舗では、事業主自身が接客や仕込みをしながらシフトを組むことが少なくありません。シフト作業が本業の時間を圧迫し始めたら、システム化を考える時期です。代表的な場面を3つ紹介します。
アルバイトが増えて調整が追いつかない
スタッフが数人のうちは口頭や紙でも回りますが、人数が増えると希望の組み合わせを考える手間が一気に増えます。誰が何曜日に入れるかを毎回頭の中で整理していると、見落としや入れ忘れが起こる場合があります。
シフト管理システムでは、希望と必要人数を一覧で見比べながら組めるため、確認作業を画面上で済ませられます。営業時間後にシフト表を作る時間が長くなってきたら、検討を始めるとよいでしょう。
学生や掛け持ちスタッフの希望が集めにくい
学生アルバイトは試験期間によって、掛け持ちのパートは他の勤務先の予定によって、希望が月ごとに変わります。紙の提出表では回収に時間がかかり、提出期限を過ぎてから個別に連絡するケースもあります。
スマホから希望を出せる仕組みにすると、スタッフは店に来なくても提出でき、事業主は未提出者をすぐに把握できます。提出期限の通知を自動で送れるかも、確認しておきたい項目です。
2店舗目の出店やスタッフの応援が始まる
店舗が増えると、どちらの店に誰が入るか、応援に行くスタッフの勤務時間をどう数えるかといった管理が加わります。店舗ごとに別のシフト表を作ると、同じ人の勤務が重なっていても気づきにくくなります。
複数店舗をまとめて表示できるシステムなら、応援の調整や合計勤務時間の確認を1つの画面で行えます。出店前に仕組みを整えておくと、開店直後の忙しい時期の負担を減らせます。
紙・Excelと比べたシフト管理システムの違い
紙やExcel、チャットでのシフト管理は費用がかからない一方、集計や共有に手作業が残ります。シフト管理システムとの違いを、希望の回収、変更の伝達、勤務時間の集計の3つに分けて整理します。
希望シフトの回収方法
紙やExcelでは、提出された希望を事業主が1枚のシフト表に転記する作業が発生します。チャットで集める方法も手軽ですが、メッセージが流れてしまい、最新の希望がどれか分かりにくくなる場合があります。
シフト管理システムでは、スタッフが入力した希望がそのままシフト表の下書きに反映されます。転記ミスが起きにくくなり、希望と確定シフトの違いも画面で確認できます。
急な欠勤や変更の伝わり方
体調不良などで急に休みが出たとき、紙のシフト表では代わりに入れる人を電話やメッセージで1人ずつ探す必要があります。変更後のシフト表を全員に配り直す手間もかかります。
システムを使うと、確定シフトを修正するだけで全スタッフのスマホに最新版が届きます。製品によっては代わりに入れる人を募集する機能もあるため、欠員対応の手順をどう変えられるかを確認しましょう。
勤務時間と人件費の集計
Excelでは、勤務時間や深夜時間帯の集計に関数を組む必要があり、計算式の誤りに気づきにくい場合があります。月末に給与計算のため手作業で集計し直している事業者もいます。
シフト管理システムでは、確定したシフトから予定の勤務時間や人件費の見込みを自動で計算できるものがあります。売上の見込みと人件費を見比べながらシフトを組めるため、人の入れすぎを防ぐ判断材料として役立ちます。
個人事業主が重視したいシフト管理・WFMの機能
個人事業主向けには、多機能さよりも、事業主とスタッフがすぐに使えることが重要です。ここでは、少人数の店舗でシフト管理・人員計画（WFM）の製品を選ぶ際に優先したい3つの機能を紹介します。
スマホだけで完結する操作
事業主がパソコンを使う時間を取りにくい場合、シフトの作成から確定、共有までスマホで行えるかが重要です。スタッフ側も、専用アプリの導入が必要か、ブラウザやLINEなど普段使うツールから確認できるかで、使い始めの手間が変わります。
無料トライアルがあれば、事業主と数人のスタッフで1か月分のシフトを実際に作ってみると、操作性を判断しやすくなります。
勤怠管理や給与計算とのつながり
シフトの予定と実際の出退勤を照合できると、遅刻や残業の確認がしやすくなります。勤怠管理まで一体になった製品と、シフト作成に特化した製品があるため、今の打刻方法を続けるかどうかで選ぶ対象が変わります。
給与計算ソフトや会計ソフトを使っている場合は、勤務データをCSVなどで出力して取り込めるかも確認しましょう。月末の転記作業が減れば、確定申告に向けた記帳の負担軽減にもつながります。
人数にあわせた料金体系
シフト管理システムの料金は、スタッフ1人あたりの月額課金や、人数の上限ごとに料金が決まるプランなど、製品によって異なります。少人数であれば、人数制限付きの無料プランを用意している製品もあります。
無料プランでは、利用できる機能や保存期間、店舗数に制限がある場合があります。今の人数だけでなく、繁忙期にスタッフが増えたときの料金も見積もっておくと、乗り換えの手間を避けやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でシフト管理・人員計画（WFM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
導入前に確認したい労務と情報管理のポイント
個人事業主でも、従業員を雇えば労働基準法などの労働関係法令が適用されます。シフト管理システムを導入する際は、労働時間の記録とスタッフの個人情報の扱いもあわせて見直しましょう。
労働時間の記録と保存
事業主には、従業員の労働時間を適正に把握する責任があります。出勤簿や賃金台帳などの記録には保存義務があり、保存期間は原則5年、経過措置により当分の間は3年とされています。
シフト管理システムに記録を残す場合は、過去データを何年分保存できるか、解約時にデータを出力できるかを確認しましょう。無料プランでは閲覧できる期間が短い場合もあるため、必要に応じて定期的に出力して保管する運用を決めておくと安心です。
スタッフの連絡先や個人情報の扱い
シフト管理システムには、スタッフの氏名や連絡先、勤務可能な曜日などの情報を登録します。個人事業主も個人情報を取り扱う事業者として、個人情報保護法にもとづく安全管理が求められます。
退職したスタッフのアカウントを速やかに停止する、事業主のスマホにロックをかけるなど、日常の運用で守れるルールを決めておきましょう。提供会社のデータ保管場所や通信の暗号化についても、公開資料や問い合わせで確認しておきましょう。
事業主に作業が集中しない工夫
システムを入れても、シフト作成や変更承認を事業主1人だけが行う状態では、事業主の不在時に対応が止まる可能性があります。店長代理やベテランのスタッフにも一部の権限を渡せると、負担を分けられます。
権限を渡す際は、誰がどこまで変更できるかを決め、変更履歴を確認できる製品を選ぶと安心です。シフトの組み方のルールも共有しておくと、担当が変わっても同じ考え方で組めます。
個人事業主向けシフト管理システムを比較するポイント
アルバイトやパートが数人から十数人の店舗を営む個人事業主が、シフト管理システムを比べる観点を整理します。
スタッフの人数に合う料金体系
料金は、スタッフ1人あたりで決まる型、店舗単位で決まる型、無料プランで扱える人数に上限がある型などに分かれます。人数が数人から十数人の店舗では、人数が増減しても月額が大きく変わらないか、無料プランの範囲に収まるかを比べましょう。繁忙期だけ人数が増える店舗は、一時的に増えた場合の料金も見ておくと安心です。店舗が増えたときに、同じ契約のまま店舗を追加できるかも確認しておくと、拡張の際の手間を減らせます。
スマートフォンで完結する操作
スタッフに学生や掛け持ちの人がいる場合、希望シフトの提出や変更の確認をスマートフォンだけで行えるかが重要です。専用アプリが必要か、普段使うメッセージアプリの通知に対応するかも比較しましょう。事業主が作成したシフトを確定して一斉に通知できると、紙やチャットで個別に連絡する手間を減らせます。無料プランや試用期間で、実際のスタッフに希望シフトを出してもらい、操作に迷わないかを確かめるのも一案です。
勤怠・給与計算との連携から考える選び方
個人事業主ならではの選び方として、事業主が一人で労務まで担う負担を見ておきましょう。シフトから勤務時間を集計し、勤怠管理や給与計算へ受け渡せるかを確認します。労働時間の記録の保存期間や、スタッフの連絡先を管理できる範囲も比べておくと、導入後に事業主へ作業が集中するのを防げます。スタッフが退職したときに連絡先を削除できるかなど、個人情報の扱いも導入前に確認しておきましょう。
少人数の店舗で始めやすいシフト管理ツール一覧
スタッフが数人から十数人の店舗でも使い始めやすい製品を、希望の集め方や料金の考え方がわかるように一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | 無料プラン・無料トライアルあり。シフト募集・作成や人員の過不足表示に対応 |
| KING OF TIME | 初期費用0円、月額300円/人。シフトと勤怠を一元管理し、30日間の無料体験も用意 |
| 勤務シフト作成お助けマン | 最適化AIが勤務条件を考慮してシフトを自動作成。2か月間の無料トライアルあり |
| KAKERUシフト管理 | LINEでシフトを提出・確認。店舗単位の定額制で、最大60日間の無料トライアルあり |
| oplus | 25ユーザーまで無料のプランあり。希望シフトの自動転記やスタッフへの一斉連絡に対応 |
| CAST | 飲食業向けのアルバイト管理クラウド。シフト・勤怠・給与管理を一元化 |
| おまかせシフト | PCやスマホからシフトの作成・申請・確認が可能。時間帯別の人数や勤務時間を自動集計 |
個人事業主が試しやすいシフト管理システム
無料プランや無料トライアル、スマホでの提出に対応しているかを基準に、少人数の事業者が小さく始めやすい製品を紹介します。
ジョブカン勤怠管理
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、シフトの募集から作成・確定までを効率化するクラウド型のシフト・勤怠管理システムです。無料プランや無料トライアルが用意されており、費用を抑えて導入を検討したい店舗にも適しています。スタッフの希望シフトを集め、1か月分のシフト状況を1つの画面で確認可能。人員の過不足は背景色で表示されるため、配置の偏りも把握しやすくなります。シフトと勤怠を連動させれば、遅刻・早退・欠勤の管理にも活用できます。
KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- パターン登録数無制限。様々な働き方に対応します。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、シフト作成と勤怠管理をまとめて効率化したい企業向けのクラウド型システムです。初期費用0円、月額300円/人で利用でき、30日間の無料体験も用意されています。早番・遅番などの勤務パターンを数に制限なく登録でき、従業員はタイムカード画面から勤務希望を提出可能。欠員シフトの募集や担当業務の設定にも対応しており、シフト作成から勤怠集計までを一元管理できます。
勤務シフト作成お助けマン
- 複雑な勤務条件を考慮したシフト表を最適化AIが自動作成。
- クラウドサービスなので大掛かりなシステム構築は不要。
- 2か月間の無料トライアル中も本契約と同じ機能・サポート付き。
鉄道情報システム株式会社が提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、勤務条件やスタッフの希望を考慮し、最適化AIがシフトを自動作成するクラウドサービスです。パート・アルバイトが中心の職場に適した「Time」では、スタッフの勤務可能な時間帯や必要人数などをもとにシフトを作成します。完成したシフトはスマートフォンから確認でき、作成後の調整にも対応。2か月間の無料トライアルがあり、実際の勤務条件を使って導入効果を確かめられます。
KAKERUシフト管理
- 「LINE」でシフト提出・確認
- マニュアル不要のシンプル機能
- 最大60日間無料で無料トライアル可能！
株式会社ミライクが提供する「KAKERUシフト管理」は、LINEを使ったシフトの提出・確認によって、スタッフと管理者の負担を軽減するクラウド型のシフト管理ツールです。スタッフは専用アプリをインストールせずに勤務希望を提出でき、提出期限にはLINEで自動リマインドが届きます。管理者側では提出内容が自動転記され、必要人数に対する過不足も画面上で確認可能。料金はスタッフ数に関係なく店舗単位の定額制で、最大60日間の無料トライアルも用意されています。
oplus
- スマホやPCからシフトを提出・編集
- 条件に応じたシフトをAIを活用して自動作成
- 多彩な勤怠・労務管理サービスとの外部連携
Oplus株式会社が提供する「oplus」は、少人数の店舗でも費用を抑えて始められるクラウド型のシフト管理サービスです。スタンダードプランは25ユーザーまで初期費用・月額利用料が無料で、スタッフはスマートフォンやパソコンから勤務希望を提出できます。希望シフトは管理画面へ自動転記され、メガホン機能による一斉連絡や提出期限の案内にも対応。人数や業務範囲が増えた場合は、有料プランによる勤怠管理や複数拠点管理、AI自動シフト作成などの追加機能も検討できます。
CAST （クックビズ株式会社）
- シフト・勤怠・給与管理を一つのサービスで一元化
- 店舗スタッフの管理業務を効率化する機能を搭載。
- 飲食業向けアルバイト管理クラウドサービス
おまかせシフト （ピクオス株式会社）
- マウス操作で直感的なシフト作成が可能。
- スマホやＰＣから２４時間シフト申請・確認が可能
- 時間帯別の人数や勤務時間を自動集計し管理を支援。
まとめ
個人事業主にとってシフト管理システムは、スタッフが増えて希望の回収や変更連絡に時間がかかり始めたときに役立つ道具です。選ぶ際は、スマホだけで操作できるか、勤怠管理や給与計算とつながるか、人数にあう料金体系かを確認しましょう。
労働時間の記録やスタッフの個人情報の扱いもあわせて整えると安心です。シフト管理・人員計画（WFM）の資料請求で、自店にあう製品を比較してみてください。
