ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■閲覧範囲・計画データの管理方法別
- 役職・組織・ユーザー別に人件費の閲覧範囲を設定：Loglass 人員計画
- 計画のバージョン管理と変更点の可視化：Loglass 人員計画
- 管理者権限や承認フローの設定：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、ジンジャー勤怠
- ■アクセス・データ保護の仕組み別
- シングルサインオン・多要素認証：Loglass 人員計画
- IPアドレスによるアクセス制限：ジョブカン勤怠管理（勤怠管理との併用時）
- システムログの管理や取得・保管：KING OF TIME、oplus
- 通信データ・機密データの暗号化：oplus
- ■提供会社の第三者認証別
- ISMS（ISO/IEC 27001）認証の取得：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、ジンジャー勤怠、oplus、Loglass 人員計画、SHIFTEE
- プライバシーマーク取得：KING OF TIME、ジンジャー勤怠、oplus
人員計画システムで守るべき情報の特徴
人員計画システムが扱う情報は、シフト表のように現場で広く共有するものとは性質が異なります。まずは、どのような情報が含まれ、漏えいした場合にどのような影響があるのかを整理しましょう。
人件費や給与水準などのお金の情報
人員計画では、部門ごとの人件費予算や平均給与、等級別の単価をもとに、必要な人数と費用を試算します。個人ごとの給与額を扱わなくても、部署の人数と人件費の合計から、個人の給与水準を推測できてしまう場合があります。
こうした情報が意図しない範囲に共有されると、従業員の不信感や処遇に関するトラブルにつながる可能性があります。人件費に関わる項目は、閲覧できる人を経営層や人事部門の担当者などに絞ることを前提に設計しましょう。
採用や配置転換、組織改編の予定
人員計画には、来期の採用人数や配置転換の候補、拠点の統廃合にともなう人員の移動など、まだ社内に公表していない予定が含まれます。発表前に情報が広まると、従業員の動揺や取引先への誤った伝わり方を招くおそれがあります。
上場企業では、組織再編の内容によっては、公表前の重要な情報として扱う必要が生じる場合もあります。計画ごとの機密の度合いは、人事部門だけでなく経営企画や法務の担当者とも確認しておくと安心です。
スキルや評価など個人に関する情報
人員計画で配置転換や育成を検討する際は、従業員ごとの保有スキルや資格、評価の結果、異動の希望を参照することがあります。これらは個人情報にあたり、本人が知らないところで広く共有されることは望ましくありません。
個人単位の情報は、計画の担当者が必要な範囲だけを参照できるようにし、部門ごとの集計値で足りる場面では集計値を使うと、取り扱う人と場面を減らせます。人事システムから取り込む項目も、計画に必要なものだけに絞って連携しましょう。
計画の段階ごとに変わる閲覧範囲
人員計画は、案を作る段階、承認を得る段階、確定して現場に展開する段階で、見せてよい相手が変わります。段階ごとに公開範囲を切り替えられるかが、人員計画システムのセキュリティを考えるうえでの大きなポイントです。
策定中の案とシナリオの扱い
人員計画では、採用を増やす案や配置転換で補う案など、複数のシナリオを並べて比べることがあります。比較段階の案には採用を見送る部署や縮小する拠点の情報が含まれるため、作成者と承認者だけが見られる状態にしておくのが基本です。承認の途中で差し戻しがあった場合も、閲覧範囲が広がらないかを確認しておきましょう。
システムを選ぶ際は、シナリオや計画の版ごとに閲覧できる人を設定できるか、下書きの状態で他の部門から見えないかを確認しましょう。採用されなかったシナリオを削除せずに残す場合も、閲覧範囲を絞ったまま保管できると安心です。
確定後に現場へ展開する範囲
計画が確定した後は、各部門の管理者が自部門の人数枠や採用予定を確認し、配置やシフトの準備を進めます。このとき、全社の計画をそのまま公開すると、他部門の人件費や人数枠まで見えてしまう場合があります。
確定版のうち、自部門に関係する部分だけを部門長に公開できるかを確認しましょう。人数枠は見せても人件費の金額は見せないといった、項目ごとの出し分けができると、現場での活用と情報管理を両立しやすくなります。公開する時期を設定できれば、社内発表の前に計画が見えてしまう事態も避けられます。
人員計画システムの権限設計の考え方
人員計画システムの権限は、組織の範囲、表示する項目、操作の種類の3つを組み合わせて設計すると整理しやすくなります。製品によって設定できる単位が異なるため、自社の組織構造で再現できるかを確かめましょう。
組織階層にあわせた閲覧範囲
本部長は配下の全部門、課長は自分の課だけといったように、組織の階層にあわせて閲覧範囲を設定できるかを確認します。人事システムの組織情報と連携し、異動や組織変更にあわせて権限が自動で変わる仕組みがあると、設定の漏れを減らせます。
一方で、兼務者や複数拠点を担当する管理者がいる場合、組織階層だけでは必要な範囲を設定できないことがあります。例外となる人の権限を個別に追加できるか、その設定を一覧で確認できるかも見ておきましょう。権限を変更した操作が記録に残るかも、あわせて確認したい項目です。
項目と操作ごとの権限
同じ計画でも、人数は見せてよいが人件費は見せない、閲覧はできるが編集はできない、といった細かな制御が必要になる場合があります。項目単位で表示を制限できるか、閲覧と編集、承認、出力の権限を分けて設定できるかを確認しましょう。
権限を細かくするほど、設定の管理は複雑さを増します。役職や役割ごとに権限のひな形を作り、個人ごとの例外設定は最小限にとどめると、設定の誤りを見つけやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でシフト管理・人員計画（WFM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
Excel出力や外部共有による持ち出しへの対策
人員計画は、会議資料や予算資料に転記するために、システムからExcelなどへ出力される場面が少なくありません。システム内の権限を細かく設定しても、出力したファイルの扱いが決まっていなければ情報は広がってしまいます。
出力操作の制限と記録
計画データをファイルに出力できる人を限定できるか、出力した日時や担当者、対象の範囲が記録として残るかを確認しましょう。記録が残れば、情報が意図しない範囲に広がった際に、どこから出たのかを調べる手がかりとして使えます。
あわせて、出力したファイルの保存先や共有方法を社内ルールで決めておくことも重要です。会議用の資料はシステムの画面を投影して確認し、ファイルの配布は必要な場合に限るといった運用も検討できます。配布する場合は、ファイル名に機密区分を入れ、会議後に回収や削除を依頼するとよいでしょう。
外部の協力者とのデータ共有
人員計画の策定では、外部のコンサルタントや社会保険労務士、グループ会社の担当者とデータを共有する場面があります。メールに計画ファイルを添付してやり取りすると、送信先の誤りや転送によって情報が広がる可能性があります。
外部の協力者には、利用期間を区切った専用のアカウントを発行し、必要な範囲だけを閲覧できるようにする方法があります。契約時には秘密保持の取り決めを確認し、プロジェクト終了後にアカウントを停止する手順もあらかじめ決めておきましょう。
異動や年度替わりに見直したい運用
人員計画システムの権限は、一度設定すれば終わりではありません。人事異動や年度替わりで組織や担当者が変わるたびに、設定と実態がずれていないかを確かめる運用が必要です。
権限の定期的な棚卸し
異動した人に前の部署の閲覧権限が残っていたり、退職者のアカウントが停止されていなかったりすると、本来見られない人が計画を閲覧できる状態が生じます。人員計画は年度単位で動くことが多いため、予算編成の前後に権限を一覧で確認する時期を決めておくと実施しやすくなります。
棚卸しは担当者1人に任せず、人事部門と情報システム部門で確認の手順を共有しておきましょう。権限の一覧を出力できる製品であれば、確認作業の負担を減らせます。
操作記録の確認と提供会社の体制
誰がいつどの計画を閲覧、編集、出力したかの操作記録は、残すだけでなく定期的に確認することで意味を持ちます。普段と異なる時間帯の大量出力など、確認したい操作の条件を決めておくと、記録を見るポイントが絞れます。
クラウド型を利用する場合は、提供会社の第三者認証の取得状況や、障害や事故が起きた際の連絡体制も確認しましょう。記録の保存期間や、記録を自社で出力できるかも製品によって異なります。社内の監査で記録の提出を求められることを想定し、必要な期間を保存できるかを確かめておくと安心です。
セキュリティ対策から見るWFM製品一覧
閲覧権限やアクセス制限の機能、第三者認証の取得状況を中心に、この記事で紹介する製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | ISO/IEC 27001認証を取得。勤怠管理との併用でIP制限やグループ管理者機能を利用可能 |
| KING OF TIME | ISMS・プライバシーマークを取得。管理者設定や承認フロー設定、システムログのシリーズ製品に対応 |
| ジンジャー勤怠 | ISO/IEC 27001・プライバシーマークを取得。最大10段階の申請・承認フローに対応 |
| oplus | ISMS・プライバシーマークを取得。通信・機密データの暗号化やログの取得・保管を実施 |
| Loglass 人員計画 | 役職・組織・ユーザー別の閲覧権限、SSO・多要素認証、計画のバージョン管理に対応 |
| SHIFTEE | ISMS/ISO27001認証の取得を公表。アプリ・PCに対応したクラウド型シフト管理システム |
情報管理の仕組みを確認できる人員計画・シフト製品
閲覧権限の設定やアクセス制限、操作ログ、第三者認証など、情報の守り方を比べる手がかりがある製品を紹介します。
ジョブカン勤怠管理
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、アクセス元や管理者権限を制限しながら、シフト・勤怠情報を管理したい企業向けのクラウド型システムです。ジョブカンシリーズとしてISO/IEC 27001認証を取得しています。勤怠管理との併用時には、IP制限機能やグループ管理者機能、退職機能などを利用可能。打刻承認や未承認打刻の一覧、休暇付与ログなど、勤怠情報の確認に役立つ機能も備えています。シフト作成から勤務時間の集計までを一元管理し、現場の運用を支援します。
KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- パターン登録数無制限。様々な働き方に対応します。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、管理者権限や承認フローを設定し、シフト・勤怠情報を管理するクラウド型システムです。ISMS（ISO/IEC 27001）とプライバシーマークを取得しており、契約後は「システムログ」などのシリーズ製品を利用できます。シフト作成から勤怠集計、休暇申請・承認までを一元管理でき、アラート機能にも対応。情報管理の体制と日々の勤怠業務の効率化を両立したい企業に適しています。
ジンジャー勤怠
- 給与システムとの連携も簡単！
- アプリも対応！スマホやタブレットで簡単操作
- 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、申請・承認の経路を組織にあわせて設定できるクラウド型の勤怠管理システムです。ISO/IEC 27001とプライバシーマークを取得しており、申請・承認のワークフローは最大10段階まで設定可能。勤怠の申請や承認、勤務時間の集計に対応するほか、API連携によって従業員情報を外部システムへ同期できます。ジンジャー給与との連携にも対応しており、人事・労務情報を扱う業務の効率化を支援します。
oplus
- スマホやPCからシフトを提出・編集
- 条件に応じたシフトをAIを活用して自動作成
- 多彩な勤怠・労務管理サービスとの外部連携
Oplus株式会社が提供する「oplus」は、提供会社のセキュリティ対策やデータ管理体制を重視する企業向けのクラウド型シフト管理サービスです。ISMS（ISO/IEC 27001）とプライバシーマークを取得しており、通信データや個人情報などの機密データの暗号化、サーバーへの接続制限、侵入検知システムの設置、セキュリティ診断などの対策を公開しています。ログの取得・保管に加え、確定後のシフト編集を制限するロック機能も備え、従業員情報の管理を支援します。
Loglass 人員計画 （株式会社ログラス）
- 集計作業から解放し、簡単にミスを発見する人員数管理機能
- 事業計画への影響や予実ギャップを正確に把握する人件費管理機能
- 人事情報の閲覧権限管理がより簡単になった権限管理機能
SHIFTEE （株式会社システムサポート）
- 小売・飲食店などで25,000超の導入実績。
- 1日単位のタイムライン表示でシフト作成
- ISMS/ISO27001認証の万全なセキュリティ体制。
まとめ
人員計画システムのセキュリティは、人件費や採用、組織改編の予定といった経営に近い情報を、誰にどこまで見せるかを制御できるかで判断します。計画の段階や組織階層、項目ごとに閲覧範囲を分けられるか、出力操作を制限して記録できるかを確認しましょう。導入後も異動や年度替わりに権限を見直す運用が欠かせません。シフト管理・人員計画（WFM）の資料請求で、権限設定の細かさを比較してみてください。
