ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■重視する機能別
- 売上や客数をもとに必要なシフトを検討したい：ハイソルシフト
- 人員数・人件費のシミュレーションを行いたい：Loglass 人員計画
- シフト作成時に人件費の見込みを把握したい：KING OF TIME、oplus
- 計画と実績の差を確認したい：ジョブカン勤怠管理、ジンジャー勤怠、Loglass 人員計画
- 計画の版と変更点を管理したい：Loglass 人員計画
- ■シフト作成との関係別
- 人員の過不足とシフト作成を一体で扱いたい：ジョブカン勤怠管理、oplus、快決！シフト君NEO
- シフトと勤怠実績をまとめて管理したい：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、ジンジャー勤怠、oplus
- 勤務データを給与計算などに連携したい：KING OF TIME、ジンジャー勤怠、快決！シフト君NEO
人員計画システムの機能の全体像
人員計画システムは、必要な人数を見積もり、人員と費用の計画を立て、実行後に結果を振り返るという計画業務の流れを支えます。まずは機能の全体像と、日々のシフト作成を支える機能との関係を整理しましょう。
計画業務の流れと4つの機能
人員計画は、業務量の見込みから必要人数を求め、今いる人員との差を採用や配置転換で埋める計画を立て、人件費を予算に収めるという流れで進みます。計画が始まった後は、実績と比べて計画を修正します。年度予算にあわせて年1回立てる企業もあれば、四半期や月単位で見直す企業もあります。
人員計画システムの機能は、この流れに対応して、必要人数の算出、人件費と人員構成の試算、予実管理、承認と版管理の4つに分けると比べやすくなります。すべてを1つの製品で担うものもあれば、一部の機能に絞った製品もあります。
シフト作成機能との関係
シフト管理・人員計画（WFM）の製品には、月単位や年単位で人数と費用を計画する機能と、日々の勤務を割り当てるシフト作成機能の両方を備えたものがあります。人員計画で決めた人数枠がシフト作成の前提となり、シフトの実績は次回の計画づくりに生かされます。
シフトをすでに別のシステムで作っている場合は、そのシステムから勤務実績を取り込めるかを確認しましょう。反対に、計画と日々の配置を一体で見直したい場合は、両方の機能を持つ製品が比較の対象です。
業務量から必要人数を算出する機能
人員計画の出発点は、どれだけの人が必要かを根拠をもって示すことです。必要人数を算出する機能では、業務量の見込みと、1人が処理できる量を組み合わせて計算します。どの指標を使えるかは製品によって異なります。
業務量の見込みを立てる機能
業務量の見込みは、売上や客数、問い合わせ件数、生産数量など、業務の量を表す指標について、過去の推移をもとに立てます。曜日や季節、キャンペーンなどの影響を考慮して見込みを作れる製品もあります。
自社の業務量を表す指標が何かを先に決め、その指標のデータを取り込めるかを確認することが重要です。指標が店舗ごと、部門ごとに異なる場合は、組織単位で別々の指標を設定できるかも見ておきましょう。見込みの値を担当者が手で修正できるかも、運用上の確認点です。
必要人数に換算する機能
業務量の見込みを必要人数に換算するには、1件あたりの作業時間や1時間あたりの処理件数といった基準を設定します。休暇や研修で実際には働けない時間を差し引く設定ができると、計画上の人数が現場の実感とずれにくくなります。
算出の根拠が画面で確認できるかも大切です。どの基準で何人と計算されたかが分かれば、部門長に説明しやすく、基準を見直す際の議論も進めやすくなります。基準値を組織や職種ごとに変えられるかも確認しましょう。新人とベテランで処理できる量が異なる職場では、経験年数による差を反映できるかも比較の材料です。
人員の過不足を表示する機能
算出した必要人数と、現在の在籍人数や配属予定を比べて、組織ごとに何人足りないか、何人余っているかを表示する機能です。定年退職や契約満了の予定、育児休業からの復帰予定などを反映できると、数か月先の過不足も見通せます。
過不足が分かれば、採用で補うのか、余剰のある部門からの配置転換で補うのかを検討できます。職種や保有スキルごとに過不足を分けて表示できるかも、配置転換の候補を探す際に役立つ確認項目です。
人件費と人員構成をシミュレーションする機能
必要人数が分かったら、どのような雇用形態や等級の組み合わせで満たすか、その場合の人件費はいくらかを試算します。複数の案を並べて比べられることが、表計算ソフトとの大きな違いです。
人件費を試算する機能
人件費の試算では、正社員やパート、派遣といった雇用形態ごとの単価や、等級別の平均給与、社会保険料などの会社負担分をもとに計算します。昇給や賞与、時間外労働の見込みを反映できるかで、試算の精度が変わります。
単価を個人単位で持つか、等級や職種の平均で持つかは、製品の設計や自社の運用方針によって異なります。給与システムの実績から単価を取り込めるか、単価を更新した際に過去の計画との比較ができるかも確認しておきましょう。
複数のシナリオを比べる機能
正社員の採用を増やす案、パートで補う案、業務を見直して必要人数を減らす案など、条件を変えた複数のシナリオを作って比べる機能です。人数と人件費、残業時間の見込みなどを並べて表示できると、経営層への説明資料を作る手間を減らせます。
シナリオの数に上限があるか、シナリオ同士の差分を表示できるかは製品によって異なります。採用には時間がかかるため、採用時期の違いを月単位で反映できるかも確認しておくと、現実に近い計画を立てやすくなります。入社後の研修期間を戦力に数えない設定ができるかも見ておきたい点です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でシフト管理・人員計画（WFM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
計画と実績を比べる予実管理の機能
人員計画は立てて終わりではなく、実績と比べて修正し続けることで精度が上がります。予実管理の機能では、計画した人数や人件費と実際の値を比べ、差が生じた理由を探る作業を支えます。
実績データを取り込む機能
予実管理には、勤怠管理システムの労働時間、給与システムの人件費、人事システムの在籍人数といった実績データが必要です。これらを手作業で集めると、月次の集計に時間がかかり、振り返りが遅れる原因となります。
各システムから実績をどの方法で、どの頻度で取り込めるかを確認しましょう。CSVファイルの取り込みに対応しているか、API（システム同士がデータをやり取りする窓口）で自動連携できるかは、製品と連携先の両方の仕様によって決まります。
差を見つけて分析する機能
計画と実績の差を組織別や月別に一覧表示し、差が大きい部門を強調して示す機能です。ダッシュボード（主要な数値をまとめて表示する画面）で、全社から部門、個別の組織へと絞り込んで確認できる製品もあります。差の大きさに応じて担当者へ通知を送れる製品もあるため、確認の手間を比べておくとよいでしょう。
差が生じた理由を担当者がコメントとして残せると、次の計画を立てる際の材料が蓄積されます。業務量の見込み違いなのか、欠員や採用の遅れなのかを区別して記録できるかも、比較の際に見ておきたい点です。
人員計画を組織で回すための機能
人員計画には、人事部門、経営企画、各部門の責任者など複数の関係者が関わります。計画を部門から集めて調整し、承認を得て確定させるまでの流れを支える機能があると、表計算ファイルのやり取りを減らせます。
部門からの入力と承認の機能
各部門の責任者が自部門の必要人数や採用希望を入力し、上長や人事部門が承認する流れをシステム上で行う機能です。入力の締切や未提出の部門を一覧で確認できると、取りまとめ担当者の催促の手間を減らせます。
承認の経路を組織や金額の条件で変えられるか、差し戻しの理由を記録できるかも確認しましょう。部門の入力画面が使いにくいと提出が遅れやすいため、試用の際は部門の責任者にも操作してもらうと判断材料が増えます。部門ごとに閲覧できる範囲を制限できるかは、人件費などの情報を扱ううえで欠かせない確認項目です。
計画の版と変更履歴を管理する機能
人員計画は、当初計画、修正計画、見込みといったように、年度の途中で何度も見直されます。版ごとに計画を保存し、どの版とどの版を比べるかを選べる機能があると、変更の経緯を説明しやすくなります。
誰がいつどの値を変更したかの履歴が残れば、数値の食い違いが見つかった際に原因を追いやすくなります。担当者が交代しても過去の判断の経緯を引き継げるため、計画業務が特定の人に依存しにくくなる点も利点です。
計画業務の工程別に見るWFM製品の特徴
必要人数の検討、人件費の試算、予実管理など、計画業務のどの工程に対応する機能を持つかがわかるように、この記事で紹介する製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | 人員の過不足判定やシフトの予実管理に対応。曜日ごとの必要人数を設定してシフトを作成 |
| KING OF TIME | シフトと勤怠実績を一元管理。勤務パターンの設定や人件費の概算把握を支援 |
| ジンジャー勤怠 | 予実管理で勤務データや概算人件費を確認。AIによる残業時間の予測にも対応 |
| oplus | 時間帯ごとの配置人数を可視化。複数拠点のシフト管理や人件費計算にも対応 |
| 快決！シフト君NEO | 多様な勤務形態に対応した勤務計画の作成と、勤務データの活用・他システム連携を支援 |
| Loglass 人員計画 | 人員数を人件費へ自動変換。複数シナリオの試算や予実差異分析、版管理に対応 |
| ハイソルシフト | 売上・客数をもとにモデルシフトを作成。店舗間の人員過不足を可視化し人件費を適正化 |
人員計画の工程を支える機能を持つ製品
人員計画に特化した製品と、シフト・勤怠管理の中で予実や人件費を扱える製品があります。自社の計画業務で時間がかかっている工程にあわせて比べてみてください。
ジョブカン勤怠管理
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、シフト作成時の人員の過不足判定や予実管理に対応するクラウド型の勤怠・シフト管理システムです。曜日ごとに必要な人数やシフトパターンを設定でき、スタッフの希望を反映しながらシフト表を作成します。人員の過不足は背景色で表示されるため、配置の偏りを確認しながら調整可能です。シフトと勤怠を連動させれば、遅刻・早退・欠勤の把握や勤務時間の自動集計にも対応。日々の人員配置と勤務実績の管理を効率化します。
KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- パターン登録数無制限。様々な働き方に対応します。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、シフト作成から勤怠実績の集計までを一元管理するクラウド型システムです。早番・遅番などの勤務パターンを登録し、日別・月間のシフトを作成できます。時間帯ごとの人員配置や勤務予定を確認でき、欠員が生じる場合はスタッフへの募集通知にも対応。人件費の概算把握にも活用でき、作成したシフトは従業員のタイムカードに反映されます。予定と実績をあわせて管理し、日々の配置計画を見直したい企業に適しています。
ジンジャー勤怠
- 給与システムとの連携も簡単！
- アプリも対応！スマホやタブレットで簡単操作
- 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、シフト管理と勤怠データの予実管理を効率化するクラウド型システムです。予実管理機能では、従業員の予算と実績、AIによる残業時間の予測などを確認でき、需要予測や原価管理、概算人件費の把握にも活用できます。シフト作成・管理では、勤務希望の収集や要員手配、スキルに応じた人員配置を支援。人員の過不足を確認し、他店舗へのヘルプ依頼にも対応しています。API連携により、日次・月次の勤怠データの取得も可能です。
oplus
- スマホやPCからシフトを提出・編集
- 条件に応じたシフトをAIを活用して自動作成
- 多彩な勤怠・労務管理サービスとの外部連携
Oplus株式会社が提供する「oplus」は、時間帯ごとの人員配置や人件費を確認しながらシフトを管理できるクラウド型サービスです。日別画面ではガントチャート形式でスタッフの配置状況を表示し、時間帯ごとの人数を確認できます。複数拠点のシフト管理にも対応しており、Proプランでは人件費計算や統計・労務管理の機能を利用可能。AIを活用した自動シフト作成のオプションでは、曜日別・日付別の必要人数などを設定できます。日々のシフト作成と人員配置の効率化を支援します。
快決！シフト君NEO （株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズ ）
- 2,400法人以上に導入！効率的な勤務計画作成を支援！
- スマートデバイスをフル活用してスタッフの満足度向上！
- 勤務データを有効活用した他システムとのスムーズな連携が可能！
Loglass 人員計画 （株式会社ログラス）
- 集計作業から解放し、簡単にミスを発見する人員数管理機能
- 事業計画への影響や予実ギャップを正確に把握する人件費管理機能
- 人事情報の閲覧権限管理がより簡単になった権限管理機能
ハイソルシフト （HRソリューションズ株式会社）
- 売上・客数でモデルシフトし、人件費を適正化。
- 店舗間でシフト共有、人手過不足と労働力を可視化。
- 留学生・扶養内勤務者の労働時間をアラート管理
まとめ
人員計画システムの機能は、必要人数の算出、人件費と人員構成の試算、計画と実績を比べる予実管理、承認や版の管理の4つに分けて考えると比較しやすくなります。自社の計画業務で時間がかかっている工程を洗い出し、その工程を支える機能を重点的に確認しましょう。シフト管理・人員計画（WFM）の資料請求で、各製品の機能の範囲を比べてみてください。
